Fælles materielstyring i Københavns Kommune

Der skal tages stilling til forslag om at gennemføre trin 1 af 3 i en proces, der fuldt implementeret samler al materielstyring i Københavns Kommune.

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at business case for ”Fælles materielstyring trin 1” godkendes med henblik på at søge om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering af trin 1,
2. at der frigives en anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. i 2016 og afsættes en servicebevilling på 1,3 mio. kr. i 2016 og 2017 samt en servicebevilling på 1,2 mio. kr. i 2018 til investeringsforslaget vedr. Fælles materielstyring i Københavns Kommune (se bilag 1). Anlægsbevillingen frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg og driftsbevillingerne afsættes på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift. Bevillingerne er finansieret af den pulje, der i Budget 2016, blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærd, se også Økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget lægger til grund for indstillingen, at Teknik- og Miljøudvalget i budgetbidraget for budget 2018 redegør for udvalgets andel af business casen med samlet effektivisering på 1,538 mio. kr. i 2016, 3,077 mio. kr. i 2017 - 2019 og 2,642 mio. kr. i 2020 og frem.

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning ift. den samlede investeringspulje.

Udmøntning af investeringspuljen (1.000 kr., 2016 pl)	Anlæg	Drift	Herunder grundinvestering IT	Innovation	Samlet effektivisering ved fuld indfasning
Samlet pulje (VB2016)	221.000	221.000	-	10.000	-
Vedtaget af BR	145.853	140.347	16.204	3.525	-148.764
Status efter BR vedtagelse	75.147	80.653	-	6.475	-
Til godkendelse i ØU 17. maj (SOF, KFF, TMF, BIF, ØKF)*	78.706	16.700	0	2.600	-22.747
herunder 1 business case fra TMF	12.135	3.800	0	0	-2.790
Status givet ovenstående godkendes i BR	-3.559	63.953	-	3.875	-171.511

Note: Opgørelse pr. 4. maj 2016.            

*Det angivne investeringsniveau inkluderer en business case fra KFF om Nyt bibliotekstilbud på Nørrebro, som Økonomiforvaltningen anbefaler ikke nyder fremme. Såfremt  casen bliver vedtaget, vil Økonomiforvaltningen med juniindstillingen foretage en omflytning af midler fra driftspuljen til anlægspuljen

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen varetager i dag udbud, indkøb og den løbende drift af alle Københavns Kommunes personbiler, der kører på el og brint, mens de tilsvarende opgaver for alle andre køretøjer og andet materiel varetages af de enkelte forvaltninger. Forvaltningerne i Københavns Kommune ser et stort potentiale for effektivisering og optimering af den samlede bil- og materielportefølje gennem en fælles materielstyring i Københavns Kommune.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der arbejdes hen imod at placere den fælles materielstyring for hele kommunen i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor en del af de tværgående opgaver med materielstyring allerede er placeret i dag. Etablering af fælles materielstyring forudsætter, at der søges om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering. Teknik- og Miljøforvaltningen har derfor i samarbejde med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune udarbejdet den business case, der her forelægges Teknik- og Miljøudvalgets til godkendelse. Godkendelsen omfatter alene trin 1 i vedlagte business case, som beskriver forslaget og økonomien i detaljer og er vedlagt i bilag 1.

Forslaget kort:

Fælles materielstyring i Københavns Kommune vil give væsentlige stordriftsfordele på indkøb, drift og administration af køretøjer og materiel, herunder synergi og merværdi i markedskendskab, udbudsproces og transportplaner. Den realiserede effekt hos forvaltningerne findes ved at forvaltningerne får en mindre og nyere vognpark, og at drift administration og indkøb foretages samlet.

Fælles materielstyring vil på sigt sikre større fleksibilitet og en bæredygtig anvendelse af kommunens materiel. Den fulde implementering af én samlet materielstyring i Københavns Kommune foregår i tre trin, der er beskrevet herunder.  Denne indstilling, business case og den beskrevne økonomi vedrører alene implementering af trin 1. Business cases for trin 2 og trin 3 vil blive fremlagt for Teknik- og Miljøudvalget i 2018 såfremt det besluttes.

Den langsigtede effektivisering og optimering af kommunens flådestyring sker over seks år:

Trin I - Implementeres fra 2016-2019:

• Udskiftning af resterende konventionelle biler til elbiler. Effekten er lavere omkostninger til drift og administration.
• Systematisk registrering af samtlige forvaltningers køretøjer, maskiner og materiel samt udvidelse af den nuværende GPS-ordning, som giver det nødvendige overblik over alt materiel i kommunen i forhold til at opnå en optimeret kapacitetsstyring. Effekten er optimal udnyttelse af materiel.
• Afdækning og analyse af de øvrige forvaltningers indkøbsmønstre i forhold til optimering af materielindkøb. Effekten er bl.a. målrettede og billigere indkøb grundet bedre overblik.
• Den indsamlede viden og data danner grundlag for etablering af en fælles central indkøbsfunktion på materielområdet. Effekten er tværgående strategiske og målrettede indkøb, til optimale priser.

Trin 2 - Implementeres i 2019-2020 såfremt det besluttes:

• Her opnås yderligere driftsoptimeringer gennem anvendelsen af tværgående puljeordninger, f.eks. en fælleskommunal bilflåde, mv., som følge af den databaserede flådestyring.

Trin 3 - Implementeres i 2020-2021 såfremt det besluttes:

• Fuld udnyttelse af kommunens stordriftspotentiale, hvor samlingen af materielopgaven og de dertilhørende effekter implementeres fuldt ud.

 

Det er den optimerede kapacitetsstyring og etablering af fælles indkøb, som opnås i ”Trin 1”, der skaber effektiviseringsgevinster hos alle forvaltninger i Københavns Kommune.

Økonomi

Forslaget (trin 1) vil medføre en årlig nettobesparelse på 1,54 mio. kr. i 2016 og herefter en årlig nettobesparelse på 3,08 mio. kr. Omkostningerne til etablering af fælles materielstyring i Teknik- og Miljøforvaltningen, herunder omkostninger til projektstyring, er medtaget i business casen og søges finansieret af kernevelfærdsmidler. Der skal på den baggrund overføres en serviceinvestering på 1,30 mio. kr. i 2016, 1,30 mio. kr. i 2017 og 1,20 mio. kr. i 2018 og en anlægsinvestering på 12,14 mio. kr. i 2016 fra ”Kernevelfærdspuljen 2016” til projektet ”Fælles materielstyring". De i alt 15,94 mio. kr. skal overføres fra Økonomiudvalget til Teknik- og Miljøudvalget jf. tabellen nedenfor:

 

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funk-tion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.* (2016 p/l)			Varig? ja/nej
					År 2016	År 2017	År 2018
2.	ØU	1112 – Fælles rammepulje	6.45.50.1	U	-1.300	-1.300	-1.200	Nej
2.	TMU	1400 – Ordinær drift	2.22.01.1	U	1.300	1.300	1.200	Nej
2.	ØU	1112 – Fælles rammepulje	6.45.50.3	U	-12.135	0	0	Nej
2.	TMU	3400 – Ordinær anlæg	2.22.01.3	U	12.135	0	0	Nej
I alt	-	-	-	-	0	0	0	0

 

 *Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg, funktion 2.22.01.3 i 2016.

Tabel 3. Fordeling af netto besparelse mellem udvalg.

Udvalg		Fordelings- nøgle	Beløb i 1.000 kr. (2017 p/l)
			2016	2017	2018	2019	2020	2021
Økonomiudvalget	Besparelse, service	3 %	-64	-127	-127	-127	-122	-122
	Omkostninger	1 %	3	6	6	6	6	6
Kultur- og Fritidsudvalget	Besparelse, service	10 %	-181	-361	-361	-361	-356	-356
	Omkostninger	1 %	3	6	6	6	6	6
Børne- og Ungdoms- udvalget	Besparelse, service	14 %	-259	-519	-519	-519	-494	-494
	Omkostninger	5 %	14	29	29	29	29	29
Sundheds- og Omsorgs- udvalget	Besparelse, service	3 %	-55	-111	-111	-111	-96	-96
	Omkostninger	3 %	9	17	17	17	17	17
Socialudvalget	Besparelse, service	58 %	-1.073	-2.146	-2.146	-2.146	-1.831	-1.831
	Omkostninger	78 %	243	486	486	486	486	486
Teknik- og Miljøudvalget	Besparelse, service	5 %	-86	-172	-172	-172	-142	-142
	Omkostninger	5 %	18	35	35	35	35	35
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	Besparelse, service	1 %	-23	-46	-46	-46	-38	-38
	Besparelse, efterspørgsels- styret indsats	6 %	-110	-220	-220	-220	-188	-188
	Omkostninger	7 %	23	46	46	46	46	46
Total	Besparelse	100 %	-1.851	-3.702	-3.702	-3.702	-3.267	-3.267
	Omkostninger	100 %	313	625	625	625	625	625
	Samlet varig ændring	100 %	-1.538	-3.077	-3.077	-3.077	-2.642	-2.642

Videre proces

Når business casen vedtages af udvalget, skal den fremlægges for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til godkendelse. Når denne er godkendt, vil Teknik- og miljøforvaltningen påbegynde implementeringen af Trin 1 af den fælles materielstyring i Københavns kommune. Trin 2 og 3 er næste skridt i processen og skal besluttes særskilt. Business cases for trin 2 og trin 3 forventes fremlagt i 2018. Teknik- og Miljøudvalgets gevinst indgår i budgetudmøntningen for 2017.

Pernille Andersen

                                /Carsten Riis

Teknik og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at business case for ”Fælles materielstyring trin 1” godkendes med henblik på at søge om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering af trin 1.
2. at der frigives en anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. i 2016 og afsættes en servicebevilling på 1,3 mio. kr. i 2016 og 2017 samt en servicebevilling på 1,2 mio. kr. i 2018 til investeringsforslaget vedr. Fælles materielstyring i Københavns Kommune (se bilag 1). Anlægsbevillingen frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg og driftsbevillingerne afsættes på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift. Bevillingerne er finansieret af den pulje, der i Budget 2016, blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærd, se også Økonomiafsnittet.

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 25. april 2016  

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning

Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning: 
”Vi bakker op om initiativet og ser gerne, at det implementeres så hurtigt som muligt af hensyn til de økonomiske besparelser såvel som for nedbringelse af Co2 udledningen”

 

Dagsordenspunkt 27: Fælles materielstyring i Københavns Kommune (2016-0059733)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. maj 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.