Mødedato: 17.05.2016, kl. 15:00
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal

Fælles materielstyring i Københavns Kommune

Se alle bilag
Der skal tages stilling til forslag om at gennemføre trin 1 af 3 i en proces, der fuldt implementeret samler al materielstyring i Københavns Kommune.

Tidligere beslutninger

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

  1. at business case for ”Fælles materielstyring trin 1” godkendes med henblik på at søge om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering af trin 1,
  2. at der frigives en anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. i 2016 og afsættes en servicebevilling på 1,3 mio. kr. i 2016 og 2017 samt en servicebevilling på 1,2 mio. kr. i 2018 til investeringsforslaget vedr. Fælles materielstyring i Københavns Kommune (se bilag 1). Anlægsbevillingen frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg og driftsbevillingerne afsættes på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift. Bevillingerne er finansieret af den pulje, der i Budget 2016, blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærd, se også Økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget lægger til grund for indstillingen, at Teknik- og Miljøudvalget i budgetbidraget for budget 2018 redegør for udvalgets andel af business casen med samlet effektivisering på 1,538 mio. kr. i 2016, 3,077 mio. kr. i 2017 - 2019 og 2,642 mio. kr. i 2020 og frem.

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning ift. den samlede investeringspulje.

Udmøntning af investeringspuljen

(1.000 kr., 2016 pl)

Anlæg

Drift

Herunder grundinvestering IT

Innovation

Samlet effektivisering ved fuld indfasning

Samlet pulje (VB2016)

221.000

221.000

-

10.000

-

 

 

 

 

 

 

Vedtaget af BR

145.853

140.347

16.204

3.525

-148.764

Status efter BR vedtagelse

75.147

80.653

-

6.475

-

 

 

 

 

 

 

Til godkendelse i ØU 17. maj (SOF, KFF, TMF, BIF, ØKF)*

78.706

16.700

0

2.600

-22.747

herunder 1 business case fra TMF

12.135

            3.800

0

0

-2.790

 

 

 

 

 

 

Status givet ovenstående godkendes i BR

-3.559

63.953

-

3.875

-171.511

Note: Opgørelse pr. 4. maj 2016.            

*Det angivne investeringsniveau inkluderer en business case fra KFF om Nyt bibliotekstilbud på Nørrebro, som Økonomiforvaltningen anbefaler ikke nyder fremme. Såfremt  casen bliver vedtaget, vil Økonomiforvaltningen med juniindstillingen foretage en omflytning af midler fra driftspuljen til anlægspuljen

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen varetager i dag udbud, indkøb og den løbende drift af alle Københavns Kommunes personbiler, der kører på el og brint, mens de tilsvarende opgaver for alle andre køretøjer og andet materiel varetages af de enkelte forvaltninger. Forvaltningerne i Københavns Kommune ser et stort potentiale for effektivisering og optimering af den samlede bil- og materielportefølje gennem en fælles materielstyring i Københavns Kommune.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der arbejdes hen imod at placere den fælles materielstyring for hele kommunen i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor en del af de tværgående opgaver med materielstyring allerede er placeret i dag. Etablering af fælles materielstyring forudsætter, at der søges om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering. Teknik- og Miljøforvaltningen har derfor i samarbejde med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune udarbejdet den business case, der her forelægges Teknik- og Miljøudvalgets til godkendelse. Godkendelsen omfatter alene trin 1 i vedlagte business case, som beskriver forslaget og økonomien i detaljer og er vedlagt i bilag 1.

Forslaget kort:

Fælles materielstyring i Københavns Kommune vil give væsentlige stordriftsfordele på indkøb, drift og administration af køretøjer og materiel, herunder synergi og merværdi i markedskendskab, udbudsproces og transportplaner. Den realiserede effekt hos forvaltningerne findes ved at forvaltningerne får en mindre og nyere vognpark, og at drift administration og indkøb foretages samlet.

Fælles materielstyring vil på sigt sikre større fleksibilitet og en bæredygtig anvendelse af kommunens materiel. Den fulde implementering af én samlet materielstyring i Københavns Kommune foregår i tre trin, der er beskrevet herunder.  Denne indstilling, business case og den beskrevne økonomi vedrører alene implementering af trin 1. Business cases for trin 2 og trin 3 vil blive fremlagt for Teknik- og Miljøudvalget i 2018 såfremt det besluttes.

Den langsigtede effektivisering og optimering af kommunens flådestyring sker over seks år:

Trin I - Implementeres fra 2016-2019:

  • Udskiftning af resterende konventionelle biler til elbiler. Effekten er lavere omkostninger til drift og administration.
  • Systematisk registrering af samtlige forvaltningers køretøjer, maskiner og materiel samt udvidelse af den nuværende GPS-ordning, som giver det nødvendige overblik over alt materiel i kommunen i forhold til at opnå en optimeret kapacitetsstyring. Effekten er optimal udnyttelse af materiel.
  • Afdækning og analyse af de øvrige forvaltningers indkøbsmønstre i forhold til optimering af materielindkøb. Effekten er bl.a. målrettede og billigere indkøb grundet bedre overblik.
  • Den indsamlede viden og data danner grundlag for etablering af en fælles central indkøbsfunktion på materielområdet. Effekten er tværgående strategiske og målrettede indkøb, til optimale priser.

Trin 2 - Implementeres i 2019-2020 såfremt det besluttes:

  • Her opnås yderligere driftsoptimeringer gennem anvendelsen af tværgående puljeordninger, f.eks. en fælleskommunal bilflåde, mv., som følge af den databaserede flådestyring.

Trin 3 - Implementeres i 2020-2021 såfremt det besluttes:

  • Fuld udnyttelse af kommunens stordriftspotentiale, hvor samlingen af materielopgaven og de dertilhørende effekter implementeres fuldt ud.

 

Det er den optimerede kapacitetsstyring og etablering af fælles indkøb, som opnås i ”Trin 1”, der skaber effektiviseringsgevinster hos alle forvaltninger i Københavns Kommune.

Økonomi

Forslaget (trin 1) vil medføre en årlig nettobesparelse på 1,54 mio. kr. i 2016 og herefter en årlig nettobesparelse på 3,08 mio. kr. Omkostningerne til etablering af fælles materielstyring i Teknik- og Miljøforvaltningen, herunder omkostninger til projektstyring, er medtaget i business casen og søges finansieret af kernevelfærdsmidler. Der skal på den baggrund overføres en serviceinvestering på 1,30 mio. kr. i 2016, 1,30 mio. kr. i 2017 og 1,20 mio. kr. i 2018 og en anlægsinvestering på 12,14 mio. kr. i 2016 fra ”Kernevelfærdspuljen 2016” til projektet ”Fælles materielstyring". De i alt 15,94 mio. kr. skal overføres fra Økonomiudvalget til Teknik- og Miljøudvalget jf. tabellen nedenfor:

 

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt

Udvalg

Bevilling

(nr. og navn)

Funk-tion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

Beløb i 1.000 kr.*

(2016 p/l)

Varig?
ja/nej

 

År 2016

År 2017

År 2018

2.

ØU

1112 – Fælles rammepulje

6.45.50.1

U

-1.300

-1.300

-1.200

Nej

2.

TMU

1400 – Ordinær drift

2.22.01.1

U

1.300

1.300

1.200

Nej

2.

ØU

1112 – Fælles rammepulje

6.45.50.3

U

-12.135

0

0

Nej

2.

TMU

3400 – Ordinær anlæg

2.22.01.3

U

12.135

0

0

Nej

I alt

-

-

-

-

0

0

0

0

 

 *Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg, funktion 2.22.01.3 i 2016.

Tabel 3. Fordeling af netto besparelse mellem udvalg.

Udvalg

 

Fordelings- nøgle

Beløb i 1.000 kr. (2017 p/l)

2016

2017

2018

2019

2020

2021

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Økonomiudvalget

Besparelse,
service

3 %

-64

-127

-127

-127

-122

-122

 

Omkostninger

1 %

3

6

6

6

6

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kultur- og Fritidsudvalget

Besparelse,
service

10 %

-181

-361

-361

-361

-356

-356

Omkostninger

1 %

3

6

6

6

6

6

 

 

Børne- og Ungdoms-
udvalget

Besparelse,
service

14 %

-259

-519

-519

-519

-494

-494

Omkostninger

5 %

14

29

29

29

29

29

 

 

Sundheds- og Omsorgs-
udvalget

Besparelse,
service

3 %

-55

-111

-111

-111

-96

-96

Omkostninger

3 %

9

17

17

17

17

17

 

 

Socialudvalget

Besparelse,
service

58 %

-1.073

-2.146

-2.146

-2.146

-1.831

-1.831

Omkostninger

78 %

243

486

486

486

486

486

 

 

Teknik- og Miljøudvalget

Besparelse, service

5 %

-86

-172

-172

-172

-142

-142

Omkostninger

5 %

18

35

35

35

35

35

 

 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

Besparelse, service

1 %

-23

-46

-46

-46

-38

-38

Besparelse, efterspørgsels-
styret indsats

6 %

-110

-220

-220

-220

-188

-188

Omkostninger

7 %

23

46

46

46

46

46

 

 

Total

Besparelse

100 %

-1.851

-3.702

-3.702

-3.702

-3.267

-3.267

Omkostninger

100 %

313

625

625

625

625

625

Samlet varig

ændring

100 %

-1.538

-3.077

-3.077

-3.077

-2.642

-2.642

Videre proces

Når business casen vedtages af udvalget, skal den fremlægges for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til godkendelse. Når denne er godkendt, vil Teknik- og miljøforvaltningen påbegynde implementeringen af Trin 1 af den fælles materielstyring i Københavns kommune. Trin 2 og 3 er næste skridt i processen og skal besluttes særskilt. Business cases for trin 2 og trin 3 forventes fremlagt i 2018. Teknik- og Miljøudvalgets gevinst indgår i budgetudmøntningen for 2017.

Pernille Andersen

                                /Carsten Riis

Oversigt over politisk behandling

Teknik og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at business case for ”Fælles materielstyring trin 1” godkendes med henblik på at søge om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering af trin 1.
  2. at der frigives en anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. i 2016 og afsættes en servicebevilling på 1,3 mio. kr. i 2016 og 2017 samt en servicebevilling på 1,2 mio. kr. i 2018 til investeringsforslaget vedr. Fælles materielstyring i Københavns Kommune (se bilag 1). Anlægsbevillingen frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg og driftsbevillingerne afsættes på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift. Bevillingerne er finansieret af den pulje, der i Budget 2016, blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærd, se også Økonomiafsnittet.

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 25. april 2016  

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning

Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning: 
”Vi bakker op om initiativet og ser gerne, at det implementeres så hurtigt som muligt af hensyn til de økonomiske besparelser såvel som for nedbringelse af Co2 udledningen”

 

Beslutning

Dagsordenspunkt 27: Fælles materielstyring i Københavns Kommune (2016-0059733)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. maj 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Til top