Plan for videre arbejde med Tillidsdagsordenen i Økonomiforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at tage Økonomiforvaltningens plan for videre arbejde med Tillidsdagsordenen til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune har siden budget 2012 arbejdet målrettet med Tillidsdagsordenen. Det er sket i erkendelse af, at efterspørgslen efter kommunens ydelser bliver stadigt større samtidig med, at der er pres på ressourcerne til at løse opgaverne. En øget tillid til de ansattes faglighed og dømmekraft frigør mere tid til kerneopgaven og højner arbejdsglæden – og er dermed med til at sikre, at kommunen også i fremtiden kan levere velfærdsydelser af høj kvalitet til borgerne.

Borgerrepræsentationen vedtog den 23. maj 2013 Kodeks for tillid, som har til formål at guide det politiske og øverste embedsniveau i deres styring og ledergerning i det tillidsbaserede perspektiv. Kodeks for tillid fordrer bl.a., at forvaltningen tilpasser tillidsrummet i forhold til typen af opgaver, og at medarbejdere og ledere tager ansvar for kerneopgaverne og den faglige udvikling.

Det fremgår af Borgerrepræsentationens beslutning, at ansvaret for oversættelsen af kodeks i en forvaltningskontekst ligger hos de enkelte udvalg (dvs. for Økonomiforvaltningens vedkommende i Økonomiudvalget).

På denne baggrund har Økonomiforvaltningen gennemført en række afbureaukratiseringsprojekter. I 2013/2014 gennemførte forvaltningen et forvaltningsspecifikt tillidsprojekt, som var båret at et ønske om afskaffelse af unødig kontrol og om produktivitetsforbedringer, og i forbindelse med en gennemgang af kommunes planer, politikker og strategier (PPS'er) i 2014 blev over halvdelen af forvaltningens PPS'er afmeldt.

Med budget 2016 har Tillidsdagsordenen fået et fornyet fokus. Tillidsdagsordenen har i en vis forstand bevæget sig videre fra afbureaukratisering til et fokus på, hvordan den enkelte arbejdsplads får skabt et arbejdsfællesskab, som støtter og udvikler medarbejderne og giver dem bedre forudsætninger for at løse de stadigt mere komplekse kerneopgaver i deres hverdag.

I nedenstående præsenteres Økonomiudvalget derfor for en plan for det videre arbejde med Tillidsdagsordenen i Økonomiforvaltningen. Planen består dels af en række overordnede principper og tværgående tiltag i Økonomiforvaltningens koncern og dels af en række initiativer, som er udviklet decentralt i de enkelte koncernenheder.  

Løsning

I tråd med de tværgående principper i Tillidsdagsordenen, som det bl.a. er udtrykt i Kodeks for tillid, handler arbejdet med tillid i Økonomiforvaltningen fortsat om, at forvaltningen bidrager til at realisere Borgerrepræsentationens beslutninger så effektivt som muligt. Tillidsdagsordenen skal tilvejebringe forudsætningerne for, at alle ansatte i Økonomiforvaltningen kan fokusere på deres kerneopgave og udfolde deres faglighed, så forvaltningen hele tiden sikrer, at den daglige opgaveløsning giver størst mulig værdi for borgerne i Københavns Kommune.

I Økonomiforvaltningen handler tillid ikke om fravær af kontrol, men om at kontrollen skal opfattes som understøttende for kerneopgaven og de ansattes faglige udfoldelse. Den skal være afpasset den konkrete risiko i hver opgave og tilpasset til den enkelte chef og medarbejder. Processtyring skal i denne sammenhæng erstattes med målstyring.

Denne tilgang forudsætter en klarhed omkring rammerne for opgaveløsningen samt klarhed omkring ansvar og opgavefordelingen i organisationen. Chefernes og medarbejdernes spillerum, ansvar og opgaveportefølje skal være klart, så der skabes rum for at fokusere på kerneopgaven og den faglige udvikling. Klarhed om rammer, ansvar og opgaver danner endvidere fundamentet for, at chefer og medarbejdere kan agere selvstændigt, træffe beslutninger i dagligdagen og levere høj kvalitet i opgaveløsningen, samtidig med at der opnås en højere trivsel.

Tillidsdagsordenen i Økonomiforvaltningen er således baseret på tre grundlæggende principper, som gælder på tværs af hele organisationen: Klare rammer, klart ansvar og klare opgaver.

Med udgangspunkt i de tre tillidsprincipper arbejder Økonomiforvaltningen med en række tiltag, der går på tværs af forvaltningen, såvel som en række decentrale initiativer, der er forankret lokalt i de enkelte koncernenheder. Disse præsenteres nedenfor.

Tværgående principper og initiativer i Økonomiforvaltningens koncern

Klare rammer

Økonomiforvaltningen skal skabe rammerne for tillidsbårne samarbejdsformer, og ledelsen skal arbejde på at skabe de rette rammebetingelser for opgaveløsningen.

Derfor har Økonomiforvaltningen implementeret en række tiltag, der understøtter dette:

• Et nyt styrings-setup, der består af en koncerndirektion, som skaber rammerne for en fælles strategisk ledelse af organisationen.
• Princip om afvigerapportering, hvilket indebærer, at der er tillid til, at den daglige opgaveløsning og projektledelse fungerer, og at der kun rapporteres ved afvigelser fra fx budget- og tidsplan.
• Kompetenceudvikling der sikrer, at alle ansatte har de nødvendige redskaber til at udføre relevante faglige vurderinger og agere inden for rammerne af Tillidsdagsordenen. Herunder arbejder forvaltningen med et særligt lederudviklingsprogram, hvori ledere klædes på til at agere inden for rammerne af Tillidsdagsordenen.

Klart ansvar

En væsentlig forudsætning i forbindelse med implementeringen af Tillidsdagsordenen i Økonomiforvaltningen er, at chefer og medarbejdere er bekendt med og bevidste om deres ansvar. Det er således et generelt princip for hele Økonomiforvaltningens koncern, at ansvar afstemmes gensidig med den nærmeste chef. Denne afstemning understøttes af følgende tiltag:

• Delegationsbeskrivelser, der beskriver den enkelte chefs ansvar for kerneopgaver i enheden.
• Et risikobaseret ledelsestilsyn, hvor den enkelte chef forpligtes til at have særligt fokus på de områder og opgaver, som indebærer størst sandsynlighed for, at der vil kunne forekomme fejl og mangler.

Klare opgaver

En central forudsætning for at udfolde Tillidsdagsordenen i Økonomiforvaltningen er, at alle ansatte har klarhed over deres kerneopgaver og betydningen af disse for forvaltningen som helhed. Der skabes klarhed om kerneopgaver gennem følgende tiltag:

• Strategisk styring på mål og milepæle i form af tavlemøder, hvor de enkelte enheders chefer rapporterer, hvis målopfyldelsen er usikker (i overensstemmelse med princippet om afvigerapportering).
• Fokus på kerneopgaven og tillidsbaserede relationer mellem medarbejdere indbyrdes (styrkede arbejdsfællesskaber) og mellem medarbejdere og chefer bidrager til arbejdet med at skabe sunde, robuste og fleksible arbejdspladser.

Lokale initiativer i Økonomiforvaltningens koncernenheder

Koncernenhederne i Økonomiforvaltningen er forskellige; faglige, økonomiske og juridiske hensyn varierer afhængig af den konkrete kerneydelse. For at sikre, at det faglige råderum til varetagelse af kerneopgaven er størst muligt, er der således ikke en "one size fits all"-model for udfoldelsen. Derfor skal Tillidsdagsordenen oversættes og udvikles i de enkelte koncernenheder med udgangspunkt i en lokal forståelse af de tre overordnede tillidsprincipper.

Det lokale arbejde med Tillidsdagsordenen er forankret i de enkelte koncernenheders MED-udvalg, som har udarbejdet initiativer for, hvordan Tillidsdagsordenen vil blive udfoldet i den pågældende koncernenhed. Koncernenhedernes bidrag er vedlagt som bilag (Bilag 2a-2d) og præsenteres kort i Bilag 1.