Overflytning af Center for Parkerings kundebetjening til Københavns Borgerservice

For at understøtte Københavns Kommunes kanalstrategi og ønsket om færre indgange for borgerne foreslås det at overflytte Center for Parkerings kundebetjening i Teknik- og Miljøforvaltningen til Københavns Borgerservice under Økonomiforvaltningen.

Teknik og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler

1.      at kundebetjeningen i Center for Parkering overflyttes til Københavns Borgerservice, Økonomiforvaltningen med virkning fra den 27. april 2012,

2.      at der til driften af kundebetjeningen i 2012 og frem foretages en varig omplacering af 4.049 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, funktion 6.45.51.1 og 2.22.07.1 fra Teknik- og Miljøudvalgets bevilling, Ordinær drift og Parkering, funktion 6.45.51.1 og 2.22.07.1 (se økonomiafsnittet samt bilag 1 vedr. bevillingsmæssige konsekvenser).

Formålet med at overflytte kundebetjeningen i Center for Parkering til Københavns Borgerservice er at understøtte Københavns Kommunes kanalstrategi samt princippet om, at borgerne kun har én indgang til Københavns Kommune.

Siden midten af 2010 har der fundet fire overflytninger af opgaver sted fra Teknik- og Miljøforvaltningen til Københavns Borgerservice. Disse omfatter: opkald til Vintertjenesten til kommunens hovednummer, betjening af Teknik- og Miljøforvaltningens lokale hovednummer, Affaldsservice-telefonbetjening samt telefonbetjening af Center for Parkering.

Kundebetjeningen i Center for Parkering løser i dag opgaver, der har relation til parkering og parkeringsfaglige forhold. De opgaver, der som udgangspunkt kan løses med en basal viden om de almindelige parkeringsregler, herunder kommunens regler for udstedelse af licenser mv., overgår til Københavns Borgerservice.

Udlægning af opgaver til Københavns Borgerservice, sker ud fra nedenstående politisk vedtagne principper:

· opgaverne skal være karakteriseret ved relativt mange borgerhenvendelser af samme art

· opgaverne skal være it-understøttet

· opgaverne kan ekspederes inden for et rimeligt tidsrum

· opgaveløsningen må ikke forudsætte en kompliceret sagsbehandling

· opgaverne må ikke omfatte myndighedsafgørelser, der forudsætter udøvelse af væsentlige skøn

· opgaverne skal kunne varetages af hovedparten af frontmedarbejderne

Forventningen er, at der vil være et synergipotentiale ved at overføre kundebetjeningen af Center for Parkering til Københavns Borgerservice. Det er forventningen, at borgerne vil opleve en forbedring i serviceniveauet, når flere borgerrettede ydelser samles:

Opgaver der overflyttes til Borgerservice omfatter således:

• Ekspedition af alle fysiske henvendelser
• Ekspedition af alle bestillinger i webshoppen
• Besvarelse af mailhenvendelser, der kan straksafklares
• Alle opgaver i tilknytning til kundeekspeditionerne, f.eks. kasse, administration af skrabebilletter

Det er alene ekspeditionsopgaven, der overgår til Borgerservice. Ekspeditionsopgaven omfatter også udstedelse af licenser, som formelt er dispensationer fra den almindelige betalingsparkering. Tildeling eller afslag på tildeling af licens er derfor at betragte som en afgørelse i forvaltningsretlig forstand.

Center for Parkering fastsætter fortsat takster og regler. Det er også fortsat Center for Parkering, der har systemejerskabet, da der er en tæt og nødvendig integration mellem systemerne i parkeringsøkonomien. Se også bilag 2.

Tildelingskriterierne er simple og modtager Borgerservice henvendelser, der giver anledning til skøn vedr. myndighedsopgaverne sendes disse til Center for Parkering. Henvendelser vedrørende parkeringsfaglige, tekniske og politiske spørgsmål sendes ligeledes til besvarelse i Center for Parkering.

Fysisk såvel som organisatorisk vil opgaven med kundebetjening på parkeringsområdet blive placeret i Borgerservice i Hans Nansens Gård, Nyropsgade 1, 1601 København V.

Den fysiske flytning og indgang for kundehenvendelser finder sted den 28.- 29. april 2012 fra Borgergade 24B. Flytningen er sammenfaldende med, at Center for Parkering også fraflytter Borgergade til Teknik- og Miljøforvaltningens adresse på Islands Brygge 37. Den organisatoriske overdragelse til Københavns Borgerservice har virkning umiddelbart efter Borgerrepræsentationens godkendelse.

Når Københavns Borgerservice har fået flere erfaringer med opgaven, vurderes det, om det er muligt at tilbyde betjening inden for parkeringsområdet i øvrig borgerservice regi.

De medarbejdere, der i dag er beskæftiget med opgaverne i kundebetjeningen, flytter med deres opgaver til Københavns Borgerservice og har fremover ansættelse i Københavns Borgerservice, Økonomiforvaltningen. I alt svarer det til 7,3 årsværk.

Overflytningen har været forelagt MED i Teknik- og Miljøforvaltningen den 29. februar og forelægges HSU i Økonomiforvaltningen den 22. marts 2012.

Udgifterne til drift af kundeserviceopgaven fremgår af tabel 1.

Københavns Borgerservice afholder udgifter til den fysiske tilpasning i Borgerservicecenter Indre By, herunder maling, indretning og div. el-arbejde, indenfor egen ramme. Udgiften er estimeret til at udgøre ca. 200 t. kr. 

I 2012 overføres det samlede budget for opgaven til Københavns Borgerservice, hvorefter de afholdte udgifter til løn og overhead i perioden fra årets start til overdragelsestidspunktet afregnes med Teknik- og Miljøforvaltningen efterfølgende. For 2013 og frem flyttes budgettet varigt. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af bilag 1.

Såfremt det viser sig, at der ved overflytning af kundebetjeningens budget er overset væsentlige beløb til fx dækning af it-udgifter mm., vil budgettet senest 6 måneder efter, at Københavns Borgerservice har overtaget opgaveansvaret blive gennemgået med henblik på at fastlægge at de økonomiske forudsætninger er realistiske, samt en vurdering af hvorvidt der skal foretages en efterregulering.

Indstillingen behandles af Teknik- og Miljøudvalget den 26. marts, af Økonomiudvalget den 17. april 2012 og af Borgerrepræsentationen den 26. april 2012.

Claus Juhl                                 /Hjalte Aaberg

Teknik og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler

1.      at kundebetjeningen i Center for Parkering overflyttes til Københavns Borgerservice, Økonomiforvaltningen med virkning fra den 27. april 2012,

2.      at der til driften af kundebetjeningen i 2012 og frem foretages en varig omplacering af 4.049 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, funktion 6.45.51.1 og 2.22.07.1 fra Teknik- og Miljøudvalgets bevilling, Ordinær drift og Parkering, funktion 6.45.51.1 og 2.22.07.1 (se økonomiafsnittet samt bilag 1 vedr. bevillingsmæssige konsekvenser).

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 26. marts 2012

Indstillingen blev anbefalet.

Økonomiudvalgets beslutning den 17. april 2012

Indstillingen blev anbefalet.