Indtægtsbevilling til gennemførsel af projekt om kortere svartid på byggeansøgninger

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til at modtage tilskud fra Digitaliseringsstyrelsen til at gennemføre et KL-signaturprojekt om automatisering på byggesagsområdet.

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen modtager tilskud på 4,0 mio. kr. fra Investeringsfonden for nye teknologier og digitale velfærdsløsninger under Digitaliseringsstyrelsen til at gennemføre KL-signaturprojektet ”Kortere svartid på byggeansøgninger og hjælp til indsendelse af rette dokumenter”. De 4,0 mio. kr. gives som en indtægts- og udgiftsbevilling på 4,0 mio. kr. på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift, jf. økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Af Københavns Kommunes Bevillingsregler, vedtaget af Borgerrepræsentationen den 15. december 2016, fremgår, at Borgerrepræsentationen skal tage stilling til indtægter til kommunale aktiviteter. Teknik- og Miljøforvaltningen fik den 20. december 2019 tilsagn (bilag 2) om, at Digitaliseringsstyrelsen, via Investeringsfonden for nye teknologier og digitale velfærdsløsninger, vil finansiere det tværkommunale samarbejdsprojekt ”Kortere svartid på byggeansøgninger og hjælp til indsendelse af rette dokumenter”.

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til, om tilskud til dette arbejde kan modtages og anvendes til projektet.

Løsning

Med økonomiaftalen for 2020 besluttede Regeringen, KL og Danske Regioner at etablere en investeringsfond, der blandt andet skal medfinansiere signaturprojekter om kunstig intelligens i kommuner og regioner. Hvert signaturprojekter er forankret i en kommune, der går forrest og afprøver teknologien, og har projektledelsen for samarbejde og videndeling med andre kommuner. Ambitionen er, at de øvrige kommuner efterfølgende kan gøre brug af erfaringer og løsninger fra projektet.

Der igangsættes syv kommunale signaturprojekter i 2019, og Teknik- og Miljøforvaltningen har fået tilsagn om støtte på 4.0 mio. kr. til projektet ”Kortere svartid på byggeansøgninger og hjælp til indsendelse af rette dokumenter”, der skal afprøve brug af kunstig intelligens på byggesagsområdet. Projektet er beskrevet i bilag 3.

Projektet skal i sidste ende munde ud i en kortere gennemløbstid for ansøgere på byggesagsområdet og forbedret hjælp til indsendelse af de rette dokumenter. Projektet gennemføres i tæt samarbejde med Økonomiforvaltningen.

Projektets indhold

Nogle borgere oplever, at byggesagsbehandlingen i kommunerne er langsomlig, hvor en sag typisk tager seks-syv uger. I visse tilfælde opstår der desuden fejl i vurderingen af byggesager, der betyder en længere proces og utilfredse borgere.

For at reducere sagsbehandlingstiden for borgernes byggesager vil Københavns Kommune ved hjælp af kunstig intelligens automatisk screene byggeansøgninger for relevante dokumenter. Såfremt byggeansøgningen mangler oplysninger, vil borgeren få besked herom med det samme, hvilket vil reducere tiden fra en byggesag indsendes til ansøgningen kan vurderes.

Derudover vil projektet med automatisk sagsstøtte præsentere tidligere afgørelser i sammenlignelige sager for sagsbehandleren og derved reducere tidsforbruget i selve byggesagsbehandlingen. Den automatiske sagsstøtte kan desuden medføre mere ensartethed i afgørelserne på sammenlignelige sager og forkorte oplæringsperioden af nye medarbejdere. Automatisk sagsstøtte kan i denne sammenhæng være en løsning, der kan kvalitetssikre ansøgninger, indsamle nødvendige data samt udføre administrative opgaver og kontroller, så en ansøgning kan sendes videre fuldt oplyst til en fagteknisk sagsbehandler og derved sikre hurtig og effektiv sagsbehandling.

Københavns Kommune har ansvaret for gennemførelse af projektet, og skal årligt rapportere projektets resultater til Digitaliseringsstyrelsen. Københavns Kommune har desuden ansvar for at inddrage interesserede kommuner i projektet og sikre, at projektet kan danne grundlag for, at udviklet teknologi kan modnes til brug i andre kommuner.

Forvaltningen vil sikre, at ansøgere fortsat har mulighed for at indsende ansøgninger, uanset om løsningen foreslår, at der vedhæftes yderligere dokumentation. På den måde sikres det, at ingen fratages muligheden for at ansøge på baggrund af automatiserede processer.

Projektet gennemføres i sammenhæng med projektet ”Digital sagsbehandlingsassistent til byggesagsområdet”, hvor Teknik- og Miljøforvaltningen har opnået tilskud via Københavns Kommunes investeringspulje. I dette projekt arbejdes der med en kombination af flere forskellige teknologier som billedgenkendelse, machine learning og robot proces automation (RPA). Med brug af de teknologier udvikles der en sagsbehandlingsassistent, som skal forberede byggesager til medarbejderne og assistere på udvalgte delprocesser og lette sagsbehandlingen.

Økonomi

Teknik- og Miljøforvaltningen forventer ingen afledte driftsudgifter i forbindelse med projektet.

De bevillingsmæssige ændringer i forbindelse med modtagelse af 4,0 mio. kr. fra Investeringsfonden for nye teknologier og digitale velfærdsløsninger fremgår af tabel 1. Der skal ikke betales fondsmoms i forbindelse med tilskuddet.

Tabel 1 Bevillingsmæssige konsekvenser

TMU = Teknik- og Miljøudvalget

Anvendelsen af de 4,0 mio. kr. fremgår af budgettet i tabel 2.

Tabel 2 Budget for projekttilskud

Videre proces

Når Borgerrepræsentationen har godkendt indstillingen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen påbegynde analyser af byggesager med henblik på at kunne opbygge en algoritme, der kan scanne og vurdere om byggeansøgninger er tilstrækkelig oplyst.

Søren Wille                                                                  / Thomas Højlt

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen modtager tilskud på 4,0 mio. kr. fra Investeringsfonden for nye teknologier og digitale velfærdsløsninger under Digitaliseringsstyrelsen til at gennemføre KL-signaturprojektet ”Kortere svartid på byggeansøgninger og hjælp til indsendelse af rette dokumenter”. De 4,0 mio. kr. gives som en indtægts- og udgiftsbevilling på 4,0 mio. kr. på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift, jf. økonomiafsnittet.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 24. februar 2020

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.