Revisionsrapport - Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomisk tilsyn med private institutioner

Kommunens interne revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2019 foretaget en gennemgang og vurdering af det økonomiske tilsyn med private institutioner, som udføres i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Revisionen konkluderer, at det økonomiske tilsyn er gennemført hensigtsmæssigt og betryggende i forhold til at sikre, at midlerne i disse tilbud alene anvendes til det primære formål. Det påpeges dog, at der er behov for forbedringer i forhold til det fremadrettede økonomiske tilsyn. Rapporten indeholder en gul (prioritet 2) bemærkning.

Rapporten og forvaltningens handleplan forelægges Økonomiudvalget som en B-sag, da Økonomiforvaltningen ikke har bemærkninger til sagen. Handleplanen blev forelagt på Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 11. marts 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport om det økonomiske tilsyn med private institutioner, samt Børne- og Ungdomsforvaltningens handleplaner hertil til efterretning.

Problemstilling

Kommunens interne revision har gennem det økonomiske tilsyn med private institutioner i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Revisionen konkluderer overordnet, at det økonomiske tilsyn i al væsentlighed er gennemført hensigtsmæssigt og betryggende i forhold til at sikre, at midlerne i disse tilbud alene anvendes til det primære formål. Der gives med rapporten en gul (prioritet 2) bemærkning, på den baggrund forventes det ikke, at forholdet vil give anledning til en revisionsbemærkning til årsregnskabet.

Revisionsrapporten og den udarbejdede handleplan blev forelagt Børne- og Ungdomsudvalget den 11. marts 2020 og forelægges Økonomiudvalget, jf. kommunens regler (vedlagt som bilag 3) om Økonomiudvalgets indseende i revisionsrapporter. Sagen forelægges som en B-sag med henblik på, at Økonomiudvalget får mulighed for at behandle sagen, såfremt der måtte være ønske herom.

Intern Revision peger i alt på tre områder, hvor der er behov for forbedring. Disse gennemgås i det nedenstående.

Manglende dokumentation for, at der er foretaget kontrol af de risici, der er forbundet med tilbud organisereret i koncernlignende forhold

Revisionen vurderer, at Børne- og Ungdomsforvaltningen bør være mere tydelig i forhold til at dokumentere, at forvaltningens tilsyn omfatter kontrol rettet mod de særlige risici, der er forbundet med tilbud i koncerner eller koncernlignende forhold. Koncernlignende forhold finder sted, når selskaber eller lignende juridiske enheder er i en sammenslutning, hvor én enhed kan udøve bestemmende indflydelse over et eller flere af de andre enheders økonomiske og driftsmæssige beslutninger. Koncernlignende forhold er forbundet med særlige risici, der kræver at der sker en vurdering af, hvorvidt eventuelle koncerninterne betalinger foregår til markedspriser, eller om der over tid kan ske en formuedannelse i koncern-forbundne virksomheder. Intern Revision påpeger, at Børne- og Ungdomsforvaltningen mangler dokumentation ift. at deres kontrol med de fire dagbehandlingstilbud også omfatter kontrol rettet mod disse særlige risici. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen skal indhente revisionspåtegning vedr. 2018 samt revisionsprotokol for Skolen ved Sorte Hest

For det andet påpeger Intern Revision, at Børne- og Ungdomsforvaltningen skal indhente revisionspåtegning for 2018 og revisionsprotokol for Skolen ved den Sorte Hest, idet Børne- og Ungdomsforvaltningen indtil videre kun har indhentet revisorerklæring for de tre andre institutioner. Det betyder, at det økonomiske tilsyn ikke er gennemført på et fuldt oplyst grundlag.

Børne- og Ungdomsforvaltningen skal beskrive og dokumentere forretningsgangen for økonomiske tilsyn

For det tredje skal Børne- og Ungdomsforvaltningen beskrive og dokumentere forretningsgangen for sit økonomiske tilsyn. Intern Revision påpeger, at Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke har beskrevet sit økonomiske tilsyn med de fire institutioner i henhold til kommunens kvalitetsstandard, hvor der skal identificeres de særlige risici og kontrolforanstaltninger, som kan hindre potentiel uhensigtsmæssigt overførsel af midler fra tilbuddet til andre koncernsammenhængende enheder.  

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet en handleplan, der fremgår af revisionsrapporten.

Handleplanen adresserer de tre anbefalinger fra Intern Revision med følgende tiltag:

1. Efter gennemført udbud i marts 2020, forventes der ikke at være koncernlignende forhold i de tilbud, som Børne- og Ungdomsforvaltningen stadig vil føre økonomisk tilsyn med. Dette vil reducere tilsynsopgaven. Hvis der efter gennemført udbud - mod forventning - fortsat er tilbud med koncernlignede forhold, vil Børne- og Ungdomsforvaltningen fremadrettet sørge for, at der bliver indarbejdet en koncernnote i undervisningsoverenskomsten, som Intern Revision anbefaler, hvor pengestrømme mellem koncernens enkelte dele skal fremgå.
2. Det er aftalt med Intern Revision, at Børne- og Ungdomsforvaltningen indhenter revisionspåtegning vedr. 2018 samt revisionsprotokol for Skolen ved Sorte Hest. Børne- og Ungdomsforvaltningen har forsøgt at indhente disse tidligere, men skolen har hidtil henvist til overenskomsten, der er indgået mellem institutionen og BUF, hvoraf det fremgår, at det kun er det reviderede regnskab inklusive protokoller samt udskrift af kontoplanen for det pågældende år, der skal fremsendes til Børne- og Ungdomsforvaltningen. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil dog endnu en gang forsøge at indhente det efterspurgte.
3. Børne- og Ungdomsforvaltningen har ikke tidligere beskrevet det økonomiske tilsyn og forretningsgangen herfor samt formaliseringen af dette. Børne- og Ungdomsforvaltningen har nu iværksat dette. Den færdige beskrivelse af det økonomiske tilsyn vil blive sendt til Intern Revision til validering.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 i august 2020.