Nedlæggelse af Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Borgerrådgiverudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS nedlægges.  

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget anbefaler i overensstemmelse med Borgerrådgiverudvalgets indstilling, at Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS nedlægges. 

Med baggrund i anbefalingen i Hortens evalueringsrapport af borgerrådgiverfunktionen, samt den opnåede generelle udvikling, som Borgerrådgiveren har kunnet se i de tre FOKUS-evalueringer, vurderer Økonomiudvalget ligeledes, at Borgerrådgiverens ressourcer kan udnyttes bedre på anden vis.

Arbejdet med FOKUS-evalueringerne er omfattende og ressourcekrævende både for Borgerrådgiveren og forvaltningerne, og det er tvivlsomt, om udbyttet af evalueringerne står mål med ressourceforbruget.

Problemstilling

Borgerrådgiverens evalueringsordning blev iværksat i 2013 som følge af en beslutning i Borgerrepræsentationen (Se bilag 1 – Referat fra dagsordenspunkt 4 til Borgerrepræsentationens møde den 19. juni 2013). Formålet med evalueringsordningen var at muliggøre et individuelt og sammenligneligt overblik over de syv forvaltningers indsats for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen.

Baggrunden for Borgerrepræsentationens beslutning var bl.a. Borgerrådgiverens Beretning 2012 – og konstateringen heri af, at der igennem flere år var flere sager med fejl eller lange sagsbehandlingstider end sager uden – og Økonomiudvalgets erklæring i forbindelse med behandlingen af beretningen (se bilag 1 s. 6 – 10).

Evalueringsordningen har ikke indeholdt en detaljeret analyse af målbare effekter og resultater mv. i forhold til forvaltningernes sagsbehandling og borgerbetjening. I stedet har Borgerrådgiveren evalueret forvaltningernes indsats for at nå de mål, som forvaltningerne og Borgerrepræsentationen har fastsat.

I sin essens har evalueringsordningen således haft til sigte at kaste lys over, om forvaltningerne har iværksat kvalificerede indsatser baseret på et oplyst grundlag. Herved har ordningen også kunne bruges til at skabe overblik over, hvilke forvaltninger der skal støttes i allerede igangværende indsatser, og hvilke der skal støttes i at få sat gang i nye indsatser.

Evalueringsordningen blev gennemført i 2013, 2015 og 2017. Borgerrådgiveren har set en generel udvikling i alle forvaltningernes opmærksomhed på kvaliteten i sagsbehandlingen samt på identifikation af indsatsområder (se bilag 2 – FOKUS 2017, bilag 1 - Overblik over forvaltningernes udvikling gennem de tre evalueringsperioder).

Følgende fremgår i Horten Advokatpartnerselskabs rapport ”Evaluering af Borgerrådgiverfunktionen i Københavns Kommune” af 25. juni 2019 (Bilag 3 s. 40 og 43):

”FOKUS

Det er vores vurdering, at BRF [Borgerrådgiverfunktionen] inden for de politiske vedtagne rammer for FOKUS-evalueringerne gør et godt og grundigt stykke arbejde, og at den anvendte metode med klassificeringer (rød, gul og grøn) er egnet til nemt at skabe overblik over indsatserne.

Det er positivt, at FOKUS er med til at sætte fokus på de respektive forvaltningers opmærksomhed på kvaliteten i forvaltningens sagsbehandling samt på identifikation af indsatsområder.

Det er imidlertid vores vurdering, at arbejdet med FOKUS-evalueringerne er relativt omfattende og ressourcekrævende både for BRF og forvaltningerne, og at det er tvivlsomt, om udbyttet af evalueringerne står mål med ressourceforbruget. Det skyldes, at evalueringerne beror på skønsmæssige vurderinger, ikke giver et samlet og fuldstændigt billede af sagsbehandlingen i forvaltningerne, og fordi evalueringerne ikke siger noget om den konkrete kvalitet i forvaltningernes sagsbehandling. Det er endvidere en svaghed ved FOKUS, at der i en vis grad er tale om selv-evaluering fra forvaltningernes side.

(…)

BRF bør fortsætte med vejledninger som KlarRet og eventuelt lave flere indsatser af denne karakter, da dette i høj grad opleves som værdiskabende, mens det bør overvejes, om ressourcetrækket i forbindelse med FOKUS står mål med udbyttet, eller om ressourcerne kan udnyttes bedre på anden vis.”

Løsning

På baggrund af ovenstående anbefaling i Hortens evalueringsrapport samt den opnåede generelle udvikling, som Borgerrådgiveren har kunne se i de tre FOKUS-evalueringer, indstilles det, at Borgerrådgiverudvalget beslutter at indstille til Borgerrepræsentationen, at Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS nedlægges.  

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis udvalget beslutter at indstille til Borgerrepræsentationen, at Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS nedlægges, vil udvalget sekretariat videreformidle udvalgets indstilling til videre behandling i Økonomiforvaltningen.

Anne-Sophie Hermansen /Emilie Ramstad

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2020

Udvalget besluttede at indstille til Borgerrepræsentationen, at Borgerrådgiverens evalueringsordning FOKUS nedlægges.