Økonomiforvaltningens effektiviseringsforslag til Budget 2021

Se alle bilag

Økonomiudvalget skal beslutte, hvilke effektiviseringsforslag, der skal arbejdes videre med frem mod Budget 2021. I sagen forelægges Økonomiudvalget en bruttoliste med effektiviseringsforslag til godkendelse. Derudover forelægges Økonomiudvalget hhv. tre investeringsforslag og tre innovationsforslag, som kan indgå i overførselssagen 2019/2020, til godkendelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at det godkendes, at der frem mod Økonomiudvalgets andenbehandling den 21. april 2020 arbejdes videre med ti effektiviseringsforslag til Budget 2021, jf. tabel 1,
at det godkendes, at tre investeringsforslag, hvori der ansøges om i alt 8,6 mio. kr. i finansiering fra investeringspuljen, indgår i forhandlingerne til overførselssagen 2019-2020 (bilag 2-4),
at det godkendes, at tre innovationsforslag, hvori der ansøges om finansiering fra innovationspuljen på i alt 6,4 mio. kr., indgår i forhandlingerne til overførselssagen 2019/2020 (bilag 5-7).

Problemstilling

Med vedtagelsen af Indkaldelsescirkulæret for Budget 2021, som blev behandlet i Økonomiudvalget den 22. januar 2020, blev alle Københavns Kommunes udvalg pålagt et måltal for effektiviseringer til Budget 2021. Økonomiudvalgets måltal er 19,0 mio. kr.

I tidligere budgetter er der vedtaget effektiviseringer på Økonomiudvalgets område, som i 2021 indebærer effektiviseringer for 16,9 mio. kr. (for uddybning se bilag 1). Det betyder, at der skal godkendes nye effektiviseringer for 2,2 mio. kr. til Budget 2021 for at opfylde måltallet.

Med denne sag indstilles til godkendelse en bruttoliste med effektiviseringsforslag for i alt 8,0 mio. kr. Effektiviseringsforslagene på bruttolisten overopfylder altså måltallet og indebærer en overskydende finansiering på 5,8 mio. kr., som kan anvendes til at finansiere bevillingsudløb og iværksætte nye initiativer.

Gennemførelse af budgetanalyse i 2019
Med budgetaftalen for 2019 blev det besluttet, at Københavns Kommune skal nedbringe sine administrationsudgifter med 10 pct. per indbygger i perioden 2019-2022.

Derfor har Økonomiforvaltningen i 2019 fået gennemført en budgetanalyse af, hvorledes der kan effektiviseres på områder i Københavns Ejendomme og Indkøb og Koncernservice, herunder hvordan ressourcerne kan anvendes mere hensigtsmæssigt og processerne kan optimeres.

Budgetanalysen har medført en række effektiviseringsanbefalinger, som koncernenhederne har anvendt konkret i forbindelse med deres effektiviserings-, investerings- og innovationsforslag i denne indstilling.

Løsning

Af tabel 1 fremgår der effektiviseringsforslag for i alt 8,0 mio. kr., som det indstilles, at der arbejdes videre med frem mod Økonomiudvalgets andenbehandling. Af bilag 9 fremgår der yderligere beskrivelser af effektiviseringsforslagene. I indstillingen til andenbehandlingen, vil de enkelte effektiviseringsforslag blive beskrevet i selvstændige bilag.

Tabel 1: Bruttoliste med Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag til Budget 2021 (1.000 kr.)

Titel	Beskrivelse	Beløb
1. Aktivitetsbaseret indretning	Aktivitetsbaseret indretning i Københavns Ejendomme og Indkøbs bygninger på Fuglebakken.	750
2. Reduktion i antallet af ledere	I 2019 har KEID omorganiseret og reduceret med tre chefer. Én var finansieret af anlæg, mens nettoprovenu fra de to øvrige kan indgå som serviceeffektivisering.	1.500
3. Optimering af kommunes proces for ansættelse af nye medarbejdere	Udvikling af aftalemodul til lønsammensætning og forbedring af anciennitetsberegning.	700
4. Effektivisering af visitationsprocessen for løn- og personalesager	Udnyttelse af machine learning-teknologi til at analysere og validere data og dokumenter ifm. visitation af sager på løn- og personaleområdet.	300
5. Automatiseret kortlægning af processer og arbejdsgange	Anskaffelse og tilpasning af projektteknologi og projektledelse til IT-understøttet kortlægning af processer og arbejdsgange for at identificere automatiseringspotentialer.	400
6. Det Kongelige Teater – Reduceret prisfremskrivning	Principbeslutning om, at tilskuddet pris- og lønfremskrives i et omfang, så Københavns Kommunes andel af det samlede budget til Det Kongelige Teater i 2021 svarer til kommunens andel i 2020.	500
7. Lokaludvalgenes puljemidler – Ingen prisfremskrivning	Lokaludvalgenes puljemidler pris- og lønfremskrives ikke fra 2020-2021.	500
8. Generelle administrative effektiviseringer	Mindreforbrug, hvor en lang række budgetter kan reduceres varigt.	850
9. Reduktion af konsulent- og advokatydelser	Reduktion af konsulent- og advokatydelser i Økonomiforvaltningen ved at reducere efterspørgslen, bl.a. ved at fokusere på, om opgaverne kan løses af enhederne selv eller på tværs af forvaltningen.	2.000
10. Tværgående effektiviseringer og eventuelle besparelser på fællesordninger	Københavns Ejendomme og Indkøb, Koncernservice og Koncern IT forventes at bidrage med tværgående effektiviseringsforslag, der kan indgå i opfyldelse af udvalgenes måltal, herunder Økonomiudvalgets.	500
Effektiviseringsforslag i alt		8.000
Effektiviseringsmåltal		2.117
Overskydende finansiering		5.883
Forslag til anvendelse af overskydende finansiering
Den Tværgående Analyseenhed – Bevillingsudløb		5.300
Styrkelse af grønne indkøb		500
Anvendelse af overskydende finansiering		5.800

KEID = Københavns Ejendomme & Indkøb

Overskydende finansiering
Det indstilles, at Økonomiforvaltningen arbejder videre med forslag til effektiviseringer med et potentiale, der er 5,8 mio. kr. over Økonomiudvalgets måltal. Økonomiforvaltningen foreslår, at den overskydende finansiering anvendes til en delvis finansiering af bevillingsudløbet af Den Tværgående Analyseenhed, og dels til at styrke arbejdet med grønne, miljøvenlige indkøb.

Den Tværgående Analyseenhed blev oprettet i 2017 og udarbejder analyser på baggrund af registerdata fra Danmarks Statistik for Økonomiforvaltningen og for de øvrige forvaltninger. Bevillingen til enheden på 7,2 mio. kr. udløber i 2021.

Det foreslås, at der anvendes 5,3 mio. kr. til en delvis finansiering af bevillingsudløbet. I det reducerede budget på 5,3 mio. kr. er der indarbejdet besparelser, så der ikke længere er budget til eksterne konsulentudgifter, samtidig med at der er et reduceret budget til tilkøb af IT-ydelser.

I det reducerede budget vil Den Tværgående Analyseenhed fortsat udarbejde samfundsøkonomiske analyser, effektmålinger, analyser i forhold til Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi og statusopgørelser på baggrund af registerdata fra Danmarks Statistik for alle forvaltninger.

Såfremt der ikke findes finansiering til Den Tværgående Analyseenhed vil både Økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger skulle indkøbe registerbaserede analyser fra eksterne konsulentbureauer. Dermed vil Økonomiforvaltningen ikke kunne realisere effektiviseringsforslaget om at spare 2,0 mio. kr. på konsulentudgifter til Budget 2021.

Økonomiforvaltningen foreslår desuden, at der tilføres 0,5 mio. kr. til at styrke kommunens indsats inden for grønne indkøb. Arbejdet med grønne indkøb blev flyttet fra Teknik- og Miljøforvaltningen til Økonomiforvaltningen i 2019, uden at der blev overført finansiering.

Finansiering fra investeringspulje og innovationspulje
I forbindelse med overførselssagen 2019-2020, kan udvalgene ansøge om finansiering til investeringsforslag i en central investeringspulje samt til innovationsforslag i en central innovationspulje til projekter, der på et senere tidspunkt kan give konkrete effektiviseringer.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender, at tre investeringsforslag, hvor der søges om finansiering fra investeringspuljen for i alt 8,6 mio. kr., jf. tabel 2, indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2019/2020. Forslagene er beskrevet i bilag 2-4.

Tabel 2: Finansiering fra investeringspuljen (1.000 kr. 2021 p/l)

Investeringsforslag	Styringsområde	2020	2021-2025	Beløb
3. Optimering af kommunens proces for ansættelse af nye medarbejdere	Anlæg	1.540	2.845	4.385
4. Effektivisering af visitationsprocessen for løn- og personalesager	Anlæg	800	410	1.210
5. Automatiseret kortlægning af processer og arbejdsgange	Service	1.953	1.079	3.032
Finansiering fra investeringspuljen i alt		4.293	4.334	8.627

Økonomiforvaltningen indstiller desuden, at Økonomiudvalget godkender, at tre innovationsforslag, hvor der søges om finansiering fra innovationspuljen for i alt 6,4 mio. kr., jf. tabel 3, indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2019/2020. Forslagene er beskrevet i bilag 5-7.

Tabel 3: Finansiering fra innovationspuljen (1.000 kr. 2021 p/l)

Innovationsforslag	Styringsområde	2020	2021-2025	Beløb
Kompetencecenter for kunstig intelligens	Service	1.411	2.823	4.234
Forbedring af serviceplatformen	Service	750		750
Udvikling af IT-værktøj til understøttelse og optimering af udnyttelsen af kommunens ejendomme	Service	1.442		1.442
Finansiering fra innovationspuljen i alt		3.603	2.823	6.426

Bevillingsudløb
I 2021 udløber midlertidige bevillinger fra tidligere budgetaftaler for i alt 24,6 mio. kr. I tabel 4 fremgår en oversigt over bevillingsudløbene. Det indstilles, at bevillingsudløbet vedrørende Den Tværgående Analyseenhed videreføres med et reduceret budget som beskrevet ovenfor. Af bilag 8 fremgår de enkelte bevillingsudløb med beskrivelser.

Tabel 4: Bevillingsudløb i 2021 (1.000 kr. 2021 p/l)

Titel	Beløb
Den Tværgående Analyseenhed	7.018
Social dumping	6.463
Sikker By	8.530
Vækst og Erhverv	2.616
Bevillingsudløb i alt	24.627

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser af Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag vil blive indarbejdet i Københavns Kommunes samlede budget for 2021 i forbindelse med Borgerrepræsentationens andenbehandling af budgettet i oktober 2020.

Videre proces

Efter Økonomiudvalgets behandling af denne sag, vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med effektiviseringsforslagene og forelægge dem til udvalgets andenbehandling på mødet den 21. april 2020. I denne indstilling vil de enkelte effektiviseringsforslag blive beskrevet i selvstændige bilag. På dette møde tager Økonomiudvalget endelig stilling til udvælgelse af effektiviseringsforslag og til eventuel anvendelse af overskydende finansiering.

Søren Hartmann Hede /Mads Grønvall