Årsopgørelse over sygefravær i Københavns Kommune 2019 samt måltal for 2020-2022

Økonomiudvalget orienteres med denne sag om årsopgørelsen over sygefraværet blandt kommunens ansatte for 2019. Herudover skal Økonomiudvalget tage stilling til det politiske mål for sygefraværet samt de nye måltal for sygefraværet for 2020-2022.

Årsopgørelsen for 2019 viser, at sygefraværet endte på 12,1 dage i gennemsnit pr. medarbejder, hvilket er en stigning på 0,6 dag ift. 2018. Hermed er sygefraværet steget med 0,8 dag samlet de sidste to år. Stigningen i sygefraværet skyldes en stigning i langtidssygefraværet på 0,7 dag, hvorimod det korte sygefravær faldt med 0,1 dag.

Økonomiforvaltningen indstiller, at det politiske mål for sygefraværet om, at Københavns Kommune skal ligge i den bedste fjerdedel af kommuner med lavest sygefravær videreføres. I den seneste opgørelse lå Københavns Kommune på en 49. plads. For at nå målet fastsættes der et måltal på 10,6 fraværsdage i gennemsnit pr. medarbejder, som skal være opfyldt i 2022. Det betyder, at sygefraværet i Københavns Kommune skal falde med 1,5 dage de næste tre år. Dette måltal vurderes fortsat at være ambitiøst.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at årsopgørelsen over sygefraværet i Københavns Kommune 2019, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at det godkendes, at det politiske mål for sygefraværet blandt Københavns Kommunes ansatte for de næste tre år (2020-2022) er en videreførelse af det nuværende mål om, at Københavns Kommune skal ligge i den bedste fjerdedel af kommuner med lavest sygefravær, herunder at de konkrete måltal pr. forvaltning og på kommuneniveau, jf. tabel 1 nedenfor, godkendes.

Problemstilling

Ad.1. Årsopgørelse over sygefraværet i KK i 2019
Fra 2007 til 2017 faldt sygefraværet blandt de ansatte i Københavns Kommune hvert år, og det samlede fald udgjorde 5,1 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Men sygefraværet steg med 0,2 dag i 2018 og med 0,6 dag i 2019. Sygefraværet endte på 12,1 dage i gennemsnit pr. medarbejder i 2019. Udviklingen i sygefraværet fra 2017 - 2019 fordelt på forvaltning fremgår af tabel 1 i afsnittet løsning. Det bemærkes, at det samlede sygefravær for alle landets kommuner også steg i 2018, nemlig med 0,3 dag, men i modsætning til den relativt store stigning i Københavns Kommune viser de foreløbige tal for kommunerne, at sygefraværet kun er 0,1 dag højere i 2019.

De største stigninger i sygefraværet er i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), hvor sygefraværet steg med 0,9 dag i 2019. De to forvaltninger har ligeledes det højeste sygefravær i kommunen; hhv. 14,0 dage og 12,8 dage. I SUF er det især SoSu-personalet og syge- og sundhedspersonalet, der har markante stigninger i sygefraværet i 2019. I BUF ligger stigningerne især hos det pædagogiske personale. 

Der var også mindre stigninger i sygefraværet i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), (0,7 dag), i Økonomiforvaltningen (ØKF), (0,5 dag) og i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), (0,4 dag).

Sygefraværet faldt med 0,3 dag i Socialforvaltningen (SOF) i 2019. Hermed ligger sygefraværet på 12,4 dage, der dog fortsat er højere end i 2017. Faldet ses bl.a. hos omsorgs- og pædagogmedhjælperne. Sygefraværet faldt også i Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) i 2019 med 0,4 dag. Hermed er sygefraværet faldet to år i træk i TMF, og det ligger nu på 8,8 dage.  

Stigningerne i sygefraværet skyldes primært stigninger i det lange sygefravær. På Københavns Kommune-niveau steg langtidssygefraværet med 0,7 dag, hvorimod korttidssygefraværet (1-14 dage) faldt med 0,1 dag. Langtidssygefraværet steg med 1,0 dag i BUF og med 0,7 dag i SUF, BIF, KFF og ØKF. De lange sygefraværsforløb på 15 dage og derover er oftest begrundet i alvorlig og/eller kritisk sygdom eller stressforløb. 

Ad.2. Mål og måltal for sygefravær i Københavns Kommune 2017-2019
Målet for den afsluttede målperiode (2017-2019) var, at Københavns Kommune skulle ligge i den bedste fjerdedel (mindst på 25. pladsen, når kommunerne sorteres efter stigende sygefravær). I 2018 nåede kommunen dette mål, idet Københavns Kommune lå på en 24. plads. Men pga. den relativt store stigning i sygefraværet i Københavns Kommune i 2019 er denne placering ikke fastholdt i 2019. Med udgangspunkt i de foreløbige tal for kommunernes sygefravær i 2019 estimeres det, at Københavns Kommune lander på en 49. plads i 2019. De endelige tal for kommunernes sygefravær i 2019 offentliggøres først i maj måned 2020.

På grund af stigningerne i sygefraværet i 2018 og 2019 er der ingen af forvaltningerne, der nåede deres måltal for 2019. Forvaltningerne lå 0,7-1,6 dage fra deres måltal.

Løsning

Politisk mål om fortsat at ligge i den bedste fjerdedel
Som også beskrevet i den tværgående "Sygefraværsstrategi 2020", der er vedtaget af Økonomiudvalget, er brugen af måltal for sygefravær et nyttigt styringsredskab ift. sygefraværsindsatsen. Økonomiudvalget har løbende siden 2007 besluttet måltal for kommunen samlet set og for forvaltningerne. Tydelige mål og dialog på baggrund af opfølgning på måltal kan erfaringsmæssigt medvirke til at nedbringe sygefraværet.

Der er opbakning på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune til at videreføre målet om, at Københavns Kommune skal ligge i den bedste fjerdedel (min. 25 pladsen), når kommunerne oplistes efter stigende sygefravær. Både kommunens administrative HR-kreds og Kredsen af administrerende direktører har godkendt målet, den bagvedliggende beregningsmodel og de konkrete måltal pr. forvaltning. Ønsket om at anvende samme beregningsmodel har vejet højt, men samtidigt er der gjort opmærksom på, at reduktionsmålene for flere af forvaltningerne er meget høje. Og målet er ambitiøst: Det er 0,3 dag lavere end det nuværende måltal, der er rekrutteringsudfordringer i flere forvaltninger, og der er andre personalepolitiske hensyn om fastholdelse og social ansvarlighed, der også skal tilgodeses.

Som det fremgik af status for implementering af Sygefraværsstrategi 2020, der blev forelagt Økonomiudvalget den 10. december 2019, arbejder alle forvaltninger vedholdende med sygefraværsindsatsen. Det fremgik samtidigt, at der fortsat er områder, der kan optimeres og styrkes yderligere, og på denne baggrund vurderes det realistisk at kunne løfte kommunen tilbage fra den nuværende placering midt i feltet til den bedste fjerdedel.

Sammenlignes sygefraværet i Københavns Kommune med resten af landet, er den generelle tendens, at sygefravær stiger, jo længere østpå i landet man kommer. Ift. 6-by kommunerne ligger Københavns Kommune i 2019 på næstsidste pladsen, hvorimod Københavns Kommune ligger midt i feltet ift. de syv nabokommuner og på en 9. plads ift. de 29 kommuner i Region Hovedstaden.

Konkrete måltal pr. forvaltning
For at nå det overordnede politiske mål for Københavns Kommune anvendes en beregningsmodel til udregning af forvaltningernes måltal, hvor der fastlægges måltal for alle faggrupper i hver forvaltning baseret på en sammenligning med sygefraværet blandt tilsvarende faggrupper i landets kommuner. Måltallet for faggruppen fastlægges sådan, at Københavns Kommune samlet set fortsat stiler mod at ligge i den bedste fjerdedel. Forvaltningernes måltal beregnes altså på baggrund af forvaltningens sammensætning af faggrupper og ud fra den samme beregningsmodel.

Tabel 1. Måltal for sygefravær pr. forvaltning og Københavns Kommune i alt 2020-2022

Som det fremgår af tabel 1, betyder de nye måltal, at kommunen samlet set skal reducere sygefraværet med 1,5 dage; fra 12,1 dage i gennemsnit pr. medarbejder i 2019 til 10,6 i 2022.

BUF og SUF skal gennemføre de største reduktioner i sygefraværet; hhv. 2,1 dage og 1,6 dage. Det er kendetegnende for de to forvaltninger, at de har mange faggrupper med et relativt højt sygefravær ift. tilsvarende faggrupper i landets øvrige kommuner. I BUF er det primært faggrupper på det pædagogiske område, som har relativt højt sygefravær. I SUF er det primært syge- og sundhedspersonalet samt de erhvervsfaglige EUD-elever, som har højt sygefravær, når man sammenligner med landets kommuner. TMF skal reducere med 1,2 dage, hvilket især skyldes relativt højt sygefravær blandt personalet indenfor teknisk service samt specialarbejderne.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at alle erhvervsfaglige EUD-elever i Københavns Kommune administrativt er forankret i SUF. Eleverne er i praksis ansat i andre forvaltninger, men indgår i SUF’s sygefraværsopgørelse og dermed også i måltallet for SUF. Eftersom eleverne i Københavns Kommune har et markant højere sygefravær end de fastansatte medarbejdere (17,6 dage i 2019), påvirker dette SUF’s sygefravær.

Som det fremgår af tabel 1, indgår de rengøringsmedarbejdere fra BUF, som overflyttes til ØKF i Københavns Kommunes nye rengøringsfællesskab, KK Rengøringsservice, i beregningen af ØKF’s måltal, idet medarbejderne blev overflyttet fra BUF til ØKF pr. 1.1.2020. Det drejer sig om ca. 610 årsværk, og deres sygefravær er indregnet i ØKF’s sygefravær i tabel 1 og fraregnet BUF’s sygefravær i 2017-2019.

IT-understøttelse af opfølgning på fraværssamtaler
I Københavns Kommune modtager lederne en elektronisk advis, hvis en medarbejders sygefravær betyder, at der skal indkaldes til en sygefraværs- eller omsorgssamtale ifølge forvaltningens sygefraværspolitik. Når fraværssamtalen er afholdt, skal det registreres, så den øverste ledelse i hver forvaltning kan følge op på, om lederne gennemfører de obligatoriske samtaler. I november 2018 skiftede Københavns Kommune system til at understøtte denne proces. Efter ibrugtagningen kunne det desværre konstateres, at der var en række uhensigtsmæssigheder og fejl i systemet. I november 2019 blev selve registreringen af sygefraværssamtaler på den baggrund midlertidigt deaktiveret, men lederne bliver dog fortsat adviseret om, at de skal afholde sygefraværssamtaler. Forvaltningerne har derfor manglet et vigtigt styringsredskab ift. opfølgningen på sygefraværet. 

Københavns Kommune arbejder intensivt sammen med leverandøren af sygefraværssystemet på at finde en hensigtsmæssig, langsigtet løsning på registreringen af afholdte fraværssamtaler i adviseringssystemet, og det forventes, at registreringen af sygefraværssamtaler vil kunne genaktiveres i maj 2020.

Økonomi

Der er et stort økonomisk potentiale i et lavere sygefravær. Nedbringelse af sygefraværet med én dag i gennemsnit for ansatte i Københavns Kommune svarer til en lønsum på ca. 54 mio. kr. Resursebesparelsen relateret til den ønskede nedbringelse af sygefraværet på 1,5 dag realiseres ikke centralt, men kommer de enkelte lokale arbejdspladser til gode.

Videre proces

Der følges løbende op på, hvordan det går med at realisere måltallene. Økonomiudvalget får Halvårsstatus på sygefravær 2020 i september 2020. Samtidigt præsenteres den endelige opgørelse over Københavns Kommunes placering ift. øvrige kommuner i 2019.

Søren Hartmann Hede  /Mads Grønvall