Granskning af anlægsporteføljen

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til håndtering af identificerede udfordringer i den eksterne granskning af anlægsporteføljen i Teknik- og Miljøforvaltningens bygherreorganisation, som Teknik- og Miljøforvaltningen igangsatte i oktober 2014.

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at anlægsprojektet ”Vejbro ved Vejlands Allé/Amager Fælled”, jf. bilag 2, annulleres for at finde finansiering svarende til 2,8 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1,
2. at det forventede mindreforbrug på ibrugtagne ikke-regnskabsforklarede projekter, jf. bilag 2, omdisponeres i 2015 for at finde finansiering svarende til 8,45 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1,
3. at der disponeres 42,95 mio. kr. (2015 p/l) fra Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede anlægsramme i 2018 til finansiering af risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1,
4. at der frigives særskilte anlægsbevillinger på i alt 54,2 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af det samlede merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1. Anlægsbevillingerne finansieres af midlerne tilvejebragt i 1.-3. at-punkt. De bevillingsmæssige konsekvenser vil blive indarbejdet i indstillingen vedr. 2. reperiodisering af Teknik- og Miljøudvalgets anlægsramme.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at der i 8 ud af de i alt 17 anlægsprojekter er afholdt udgifter uden bevilling, hvilket er i strid med kommunens bevillingsregler. 

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

I forlængelse af arbejdet med analyse af anlægsområdet i Københavns Kommune igangsatte Teknik- og Miljøforvaltningen i september 2014 en intern granskning af økonomiske udfordringer og risici i den nuværende anlægsportefølje i forvaltningens bygherreorganisation.

Den 5. oktober 2014 tog Teknik- og Miljøudvalget til efterretning, at den interne granskning blev suppleret med inddragelse af ekstern konsulentbistand.

Konklusionerne fra det samlede arbejde foreligger nu, og Borgerrepræsentationen skal tage stilling til, hvordan de identificerede udfordringer skal håndteres.

Med afsæt i væsentlighedskriterier som samlet projektøkonomi, aktuelt forbrug, budgetaftaler forud for 2014 og projektstadie har samlet set 101 ud af 298 projekter i bygherreorganisationen været særligt vurderet i forhold til risici og økonomiske udfordringer. Det er forvaltningens vurdering, at den resterende del af bygherreorganisationens anlægsportefølje ikke på nuværende tidspunkt indeholder væsentlige risici.

Resultaterne peger samlet på et forventet merforbrug incl. risikohåndtering på i alt 54,2 mio. kr. Indeholdt heri er eksempelvis projekter som Israels Plads, Købmagergade (incl. Hauser Plads og Kultorvet) samt Ny Nørreport. Sidstnævnte blev udvalget orienteret om 1. december 2014 via sagen om 4. reperiodisering 2014. Særligt i forhold til Ny Nørreport er der tale om en atypisk projektorganisering og et komplekst projekt, som nu er i den afsluttende fase. Selvom forvaltningen løbende forsøger at sikre sig mod krav fra entreprenøren, vurderes det som en væsentlig risiko, at nye ukendte krav kan blive fremsat inden endelig slutafregning.

De samlede udgifter til risikohåndtering udgør i alt 12,2 mio. kr. I fald disse økonomiske risici ikke realiseres, tilbageføres et mindreforbrug til Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede anlægsramme 2018. Merforbrug eller risikohåndtering på de enkelte anlægsprojekter fremgår af bilag 1, hvor baggrunden herfor også kort er beskrevet.

Forvaltningen har ved projektgranskningen også afdækket mulighederne for at tilvejebringe finansiering inden for egen ramme til håndtering af merforbrug og risikohåndtering.

Som en del af løsningen indstiller Teknik- og Miljøforvaltningen, at projektet ”Vejbro ved Vejlands Allé/Amager Fælled” annulleres, da licitationsresultatet var 1 mio. kr. højere end forudsat i budgettet (jf. bilag 2). Dette vil frigøre 2,8 mio. kr.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at mindreforbrug på ibrugtagne ikke-regnskabsforklarede projekter, jf. bilag 2, omdisponeres i 2015 for at finde finansiering svarende til 8,45 mio. kr.

Endelig indstiller Teknik- og Miljøforvaltningen, at den resterende del af merforbruget svarende til 42,95 mio. kr. finansieres af Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede ordinære anlægsmidler i 2018.

Det kan desuden indgå i løsningen, at projektet ”Opsætning af toiletter” tilpasses, således at opstillingen af et enkelt toilet annulleres. Udvælgelsen af dette projekt sker på baggrund af forvaltningens vurdering af, hvor en tilpasning kan foretages uden påvirkning af resten af projektet, jf. bilag 2. Dette vil i givet fald frigøre 1,0 mio. kr. og medføre en tilsvarende nedskrivning af finansieringen fra Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede ordinære anlægsmidler i 2018.

Den eksterne analyse har desuden resulteret i en række anbefalinger, der blandt andet sætter fokus på kompetenceudvikling, bedre systemunderstøttelse og forretningsgange i forvaltningen:

• Ensartet anvendelse af styringsværktøjer gennem kompetenceudvikling med henblik på at skabe et bedre fundament for central controlling
• Øget governance ift. håndtering af risici samt afsøge mulighederne for tilvejebringelse af central pulje til uforudsete udgifter og central administration af samme
• Fokus på forretningsgange for håndtering af fondsmoms
• Afsøge perspektiverne i tekniske løsninger, der kan sikre mere entydige og automatiserede datasammenhænge mellem enkeltprojekter og centrale opfølgningssystemer og derved understøtte udarbejdelse af ledelsesinformation.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil implementere disse anbefalinger og integrere dem i den fremadrettede styring på anlægsområdet, således at der skabes en kobling til anbefalingerne fra den reviderede anlægsstrategi (august 2013) og anlægsanalysen (august 2014). Som et led i dette arbejde koordineres også med anbefalingerne fra Økonomiforvaltningens anlægsanalyse, som blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 2. september 2014.

Til risikohåndtering og håndtering af det samlede merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1, skal der med denne indstilling frigives særskilte anlægsbevillinger på i alt 54,20 mio. kr. (2015 p/l) på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg i 2015.

Tabel 1. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

2,8 mio. kr. (2015 p/l) af de 54,20 mio. kr. (2015 p/l) findes ved at annullere anlægsprojektet ”Vejbro ved Vejlands Allé/Amager Fælled”. Desuden skal forventede mindreforbrug på ibrugtagne ikke-regnskabsforklarede projekter, jf. bilag 2, omdisponeres i 2015 for at finde finansiering svarende til 8,45 mio. kr. (2015 p/l).

De projekter, der findes finansiering fra (se bilag 2) vurderes at være beslægtede med de projekter, som mangler finansiering (se bilag 1). De resterende 42,95 mio. kr. (2015 p/l) finansieres af Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede ordinære anlægsramme i 2018. De bevillingsmæssige konsekvenser vil blive indarbejdet i indstillingen ved.r 2. reperiodisering af Teknik- og Miljøudvalgets anlægsramme, som forventes fremlagt for Teknik- og Miljøudvalget den 8. juni 2015.

Teknik- og Miljøudvalget forelægges en status på implementeringen af anbefalinger om forvaltningens fremadrettede styring af anlægsområdet tages til efterretning primo 2016.




Pernille Andersen                                                    /Anders Møller

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at anlægsprojektet ”Vejbro ved Vejlands Allé/Amager Fælled”, jf. bilag 2, annulleres for at finde finansiering svarende til 2,8 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1.
2. at det forventede mindreforbrug på ibrugtagne ikke-regnskabsforklarede projekter, jf. bilag 2, omdisponeres i 2015 for at finde finansiering svarende til 8,45 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1.
3. at der disponeres 42,95 mio. kr. (2015 p/l) fra Teknik- og Miljøudvalgets udisponerede anlægsramme i 2018 til finansiering af risikohåndtering og håndtering af merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1.
4. at der frigives særskilte anlægsbevillinger på i alt 54,2 mio. kr. til risikohåndtering og håndtering af det samlede merforbrug på de anlægsprojekter, der fremgår af bilag 1. Anlægsbevillingerne finansieres af midlerne tilvejebragt i 1.-3. at-punkt. De bevillingsmæssige konsekvenser vil blive indarbejdet i indstillingen vedr. 2. reperiodisering af Teknik- og Miljøudvalgets anlægsramme.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

Dagsordenspunkt 25: Granskning af anlægsporteføljen

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. marts 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.