Mødedato: 17.03.2015, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal
Ændringer i Koncernservice
Se alle bilag
Helt konkret kommer der i KS en tydelig opdeling mellem udviklingsopgaver, servicefunktioner og teknologifunktioner - fokus skærpes. Dertil kommer, at driftsprocesserne skal være transparente og ensartede, så høj faglighed i løsning af driftsopgaverne styrkes og sikre, at uregelmæssigheder i sagsbehandlingen lettere kan imødegås
Styrkelse af driften på løn- og personaleområdet
For at imødegå det store antal løn- og personalesager, har KS allerede igangsat en række konkrete initiativer med henblik på at opnå normal drift på det personaleadministrative område. Konkret har KS igangsat følgende:
1. Allokeret ekstra interne ressourcer til sagsbehandlingen på Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) område samt til indtastning af ferie og fravær.
2. Oprettet en BUF-taskforce bestående af direktionerne i BUF og ØKF, samt Intern Revision og Deloitte. Taskforcen vil følge driftsudviklingen i KS i relation til BUF, følge op på fremdrift af allerede igangsatte indsatser samt initiere og implementere nye indsatser, som har til formål at forbedre de administrative processer.
3. Projekter, som skal standardisere processer end-to-end. BUF og KS er i fællesskab i gang med at kortlægge eksisterende administrative udfordringer og mulige forbedringstiltag samt identificere yderligere potentialer for afbureaukratisering. Herefter vil KS understøtte BUF ved at drive en reel procestransformation og træning af de decentrale ledere i de nye arbejdsgange. Der er igangsat tilsvarende aktiviteter med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Socialforvaltningen (SOF).
Det bemærkes, at KS aktuelt er i gang med forberedelsen og implementeringen af et nyt lønsystem i Københavns Kommune, som efter planen skal idriftsættes 1/7 2015. I lyset af den aktuelle driftssituation er der risiko for, at idriftsættelsen må udsættes. Koncernservice vender tilbage med et notat til Økonomiudvalget, såfremt det måtte blive aktuelt.
KS har endvidere igangsat en række initiativer til at sikre styring på det økonomiske område. KS har f.eks. udarbejdet 26 nye fælles obligatoriske forretningsgange, der skal sikre:
1. Klar rolle og ansvarsdeling i processerne.
2. Standardisering af processer.
3. Sikrer effektive interne kontroller og dermed reducerer risici i kommunens administrative processer.
Bedre inddragelse af forvaltningerne ved udvikling af nye systemløsninger
KS vil fremadrettet, på baggrund af de modtagne udviklingsønsker, inddrage forvaltningerne via Økonomikredsen i en fælles prioritering af de udviklingstiltag, som er vigtigt at igangsætte. Økonomikredsen skal således træffe de endelige beslutninger omkring, hvilke udviklingstiltag der skal igangsættes samt finansieringen heraf.
Mikkel Hemmingsen /Bjarne Winge
Til top
Økonomiudvalget forelægges ændringer i Koncernservice.
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
1. at status på organisationsændringer i Koncernservice tages til efterretning,
2. at evalueringen af samlingen af administrative opgaver (SAO) udskydes fra foråret 2015 og først gennemføres efter lukning af regnskab 2015, i foråret 2016.
Problemstilling
Gennem de seneste syv år er en stor del af kommunens administrative opgaver samlet i Koncernservice (KS). KS varetager som koncernenhed services for kommunens forvaltninger på det løn- og personaleadministrative område, herunder størstedelen af IT-området samt dele af økonomiområdet. KS’ opgavevaretagelse af de administrative opgaver blev yderligere cementeret, da KS den 1. marts 2014, fik tilført de sidste af i alt 350 årsværk i forbindelse med samlingen af alle løn- og personaleadministrative opgaver samt størstedelen af forvaltningernes økonomiopgaver, således at Koncernservice nu samlet set beskæftiger 897 medarbejdere (januar 2015).
I perioden 2008 - 2015 har KS tilvejebragt effektiviseringer til politisk omprioriteringer på i alt 183 mio. kr. KS har dermed i væsentlig grad opfyldt én af de væsentlige forudsætninger for dannelsen af KS tilbage i 2007. Et andet og helt afgørende parameter er at vurdere kvaliteten af den opgaveløsning, som KS udfører på vegne af forvaltningerne.
På IT området har KS løftet kvaliteten betragteligt over de seneste 7 år. Antallet af IT-sager er steget fra lidt over 30.000 i 2009 til ca. 65.000 i 2014 (bilag 1, figur 1). I samme periode er antallet sager løst inden for løsningsfristen steget fra lidt over 80 % til lidt over 90 % (bilag 1, figur 2), og brugertilfredsheden er steget fra lidt over 65 % i 2009 til over 85 % i 2014 (bilag 1, figur 2). Brugertilfredsheden på IT-området indgår også som et strategisk mål i KS’ Key Performance Indicator (mål for hvordan en virksomhed klarer sig) (vedlagt bilag 1, tabel 2).
På baggrund af de faktiske målinger og mere subjektive tilbagemeldinger fra ledere og brugere, vurderer KS, at der i dag er en generel velfungerende opgavevaretagelse på IT-området.
Økonomiområdet var ved overtagelsen af de første opgaver tilbage i 2007 kendetegnet ved en betydelig umodenhed. Brugertilfredsheden er høj og generelt er overtagelsen af yderligere 120 medarbejdere i 2013 og 2014 gået godt. KS har et mål om, at brugertilfredsheden på økonomiområdet er mellem 80 % og 100 % Hvilket pt. forventes kunne opfyldes (bilag 1, tabel 2). Det står imidlertid klart, at bedragerisagen i efteråret 2014 også peger på en række af svagheder. Der vil være fuld fokus i den kommende tid på at sikre et helt og dækkende billede af udeståender samt planer for udbedringer.
På det personalejuridiske område udtrykker brugerne stor tilfredshed med både kvalitet og service, og det fremhæves af lederne, at de føler sig trygge ved den juridiske rådgivning samt samarbejdsformen mellem den enkelte leder og tilknyttede jurist. Brugerne oplever at få kompetent rådgivning og føler sig understøttet af KS' services. KS arbejder på en separat brugertilfredshedsundersøgelse for det personalejuridiske område, som kan belyse dette yderligere. Arbejdet med løn- og personaleadministrative opgaver har ikke været helt gnidningsfrit. Der skulle derfor i forbindelse med opgaveovertagelsen etableres et helt nyt serviceområde med nye processer og snitflader mellem forvaltningerne og KS. Dette kan bl.a. ses i brugertilfredsheden på området, hvor KS har et mål om, at 80-100 % af brugerne er tilfredse ved telefonisk henvendelse. I øjeblikket er det kun godt 74 % af brugerne, der er tilfredse, hvorfor der er taget initiativer til styrke indsatsten på området (bilag 1, tabel 2).
KS har i hele perioden – med enkelte undtagelser – været bagud med sagsbehandlingen, idet der er oprettet flere sager, end der er lukket i samme periode. Årsagerne hertil er bl.a., at forudsætningerne blandt medarbejderne ikke har været tilstrækkelige til at håndtere de ekstraordinære mange sager fra Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), som følge af eksempelvis folkeskolereformen. Dertil kommer, at digitaliseringen ikke har været fuldt gennemført, og at processerne til at understøtte arbejdet ikke har været fuldt standardiserede, dette gælder både i KS, men også i institutionerne. En af Koncernservices strategiske KPI'er er at reducere antallet af aktive sager, der pt. er på over 12.000 sager, til under 6.000 aktive sager ved årets udgang. Det mål forventes at kunne opfyldes (se bilag 1, tabel 1).
I perioden 2008 - 2015 har KS tilvejebragt effektiviseringer til politisk omprioriteringer på i alt 183 mio. kr. KS har dermed i væsentlig grad opfyldt én af de væsentlige forudsætninger for dannelsen af KS tilbage i 2007. Et andet og helt afgørende parameter er at vurdere kvaliteten af den opgaveløsning, som KS udfører på vegne af forvaltningerne.
På IT området har KS løftet kvaliteten betragteligt over de seneste 7 år. Antallet af IT-sager er steget fra lidt over 30.000 i 2009 til ca. 65.000 i 2014 (bilag 1, figur 1). I samme periode er antallet sager løst inden for løsningsfristen steget fra lidt over 80 % til lidt over 90 % (bilag 1, figur 2), og brugertilfredsheden er steget fra lidt over 65 % i 2009 til over 85 % i 2014 (bilag 1, figur 2). Brugertilfredsheden på IT-området indgår også som et strategisk mål i KS’ Key Performance Indicator (mål for hvordan en virksomhed klarer sig) (vedlagt bilag 1, tabel 2).
På baggrund af de faktiske målinger og mere subjektive tilbagemeldinger fra ledere og brugere, vurderer KS, at der i dag er en generel velfungerende opgavevaretagelse på IT-området.
Økonomiområdet var ved overtagelsen af de første opgaver tilbage i 2007 kendetegnet ved en betydelig umodenhed. Brugertilfredsheden er høj og generelt er overtagelsen af yderligere 120 medarbejdere i 2013 og 2014 gået godt. KS har et mål om, at brugertilfredsheden på økonomiområdet er mellem 80 % og 100 % Hvilket pt. forventes kunne opfyldes (bilag 1, tabel 2). Det står imidlertid klart, at bedragerisagen i efteråret 2014 også peger på en række af svagheder. Der vil være fuld fokus i den kommende tid på at sikre et helt og dækkende billede af udeståender samt planer for udbedringer.
På det personalejuridiske område udtrykker brugerne stor tilfredshed med både kvalitet og service, og det fremhæves af lederne, at de føler sig trygge ved den juridiske rådgivning samt samarbejdsformen mellem den enkelte leder og tilknyttede jurist. Brugerne oplever at få kompetent rådgivning og føler sig understøttet af KS' services. KS arbejder på en separat brugertilfredshedsundersøgelse for det personalejuridiske område, som kan belyse dette yderligere. Arbejdet med løn- og personaleadministrative opgaver har ikke været helt gnidningsfrit. Der skulle derfor i forbindelse med opgaveovertagelsen etableres et helt nyt serviceområde med nye processer og snitflader mellem forvaltningerne og KS. Dette kan bl.a. ses i brugertilfredsheden på området, hvor KS har et mål om, at 80-100 % af brugerne er tilfredse ved telefonisk henvendelse. I øjeblikket er det kun godt 74 % af brugerne, der er tilfredse, hvorfor der er taget initiativer til styrke indsatsten på området (bilag 1, tabel 2).
KS har i hele perioden – med enkelte undtagelser – været bagud med sagsbehandlingen, idet der er oprettet flere sager, end der er lukket i samme periode. Årsagerne hertil er bl.a., at forudsætningerne blandt medarbejderne ikke har været tilstrækkelige til at håndtere de ekstraordinære mange sager fra Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), som følge af eksempelvis folkeskolereformen. Dertil kommer, at digitaliseringen ikke har været fuldt gennemført, og at processerne til at understøtte arbejdet ikke har været fuldt standardiserede, dette gælder både i KS, men også i institutionerne. En af Koncernservices strategiske KPI'er er at reducere antallet af aktive sager, der pt. er på over 12.000 sager, til under 6.000 aktive sager ved årets udgang. Det mål forventes at kunne opfyldes (se bilag 1, tabel 1).
Løsning
Organisationsændring
Pr. 1. marts 2015 gennemføres der en organisationsændring i KS, således at der fremadrettet bliver mulighed for et øget fokus på både at optimere servicefunktionerne, men samtidig også at sikre rum til udvikling og implementering (bilag 2). Endvidere skal opgaver inden for strategi, budget og servicering af det politiske niveau alene varetages af Økonomiforvaltningen på Rådhuset. Koncernservice vil have fokus på at udvikle og implementere de besluttede politikker og løsninger.Helt konkret kommer der i KS en tydelig opdeling mellem udviklingsopgaver, servicefunktioner og teknologifunktioner - fokus skærpes. Dertil kommer, at driftsprocesserne skal være transparente og ensartede, så høj faglighed i løsning af driftsopgaverne styrkes og sikre, at uregelmæssigheder i sagsbehandlingen lettere kan imødegås
Styrkelse af driften på løn- og personaleområdet
For at imødegå det store antal løn- og personalesager, har KS allerede igangsat en række konkrete initiativer med henblik på at opnå normal drift på det personaleadministrative område. Konkret har KS igangsat følgende:
1. Allokeret ekstra interne ressourcer til sagsbehandlingen på Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) område samt til indtastning af ferie og fravær.
2. Oprettet en BUF-taskforce bestående af direktionerne i BUF og ØKF, samt Intern Revision og Deloitte. Taskforcen vil følge driftsudviklingen i KS i relation til BUF, følge op på fremdrift af allerede igangsatte indsatser samt initiere og implementere nye indsatser, som har til formål at forbedre de administrative processer.
3. Projekter, som skal standardisere processer end-to-end. BUF og KS er i fællesskab i gang med at kortlægge eksisterende administrative udfordringer og mulige forbedringstiltag samt identificere yderligere potentialer for afbureaukratisering. Herefter vil KS understøtte BUF ved at drive en reel procestransformation og træning af de decentrale ledere i de nye arbejdsgange. Der er igangsat tilsvarende aktiviteter med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Socialforvaltningen (SOF).
Det bemærkes, at KS aktuelt er i gang med forberedelsen og implementeringen af et nyt lønsystem i Københavns Kommune, som efter planen skal idriftsættes 1/7 2015. I lyset af den aktuelle driftssituation er der risiko for, at idriftsættelsen må udsættes. Koncernservice vender tilbage med et notat til Økonomiudvalget, såfremt det måtte blive aktuelt.
Opfølgning på bedragerisagen
Som opfølgning på den aktuelle bedragerisag igangsætter KS i samarbejdet med Intern Revision og Økonomiforvaltningen på Rådhuset en analyse af hele kommunens interne kontrolmiljø, herunder hvorvidt eksisterende kontroller allerede er implementeret.KS har endvidere igangsat en række initiativer til at sikre styring på det økonomiske område. KS har f.eks. udarbejdet 26 nye fælles obligatoriske forretningsgange, der skal sikre:
1. Klar rolle og ansvarsdeling i processerne.
2. Standardisering af processer.
3. Sikrer effektive interne kontroller og dermed reducerer risici i kommunens administrative processer.
Bedre inddragelse af forvaltningerne ved udvikling af nye systemløsninger
KS vil fremadrettet, på baggrund af de modtagne udviklingsønsker, inddrage forvaltningerne via Økonomikredsen i en fælles prioritering af de udviklingstiltag, som er vigtigt at igangsætte. Økonomikredsen skal således træffe de endelige beslutninger omkring, hvilke udviklingstiltag der skal igangsættes samt finansieringen heraf.
SAO (samling af administrative opgaver) evaluering
Økonomiudvalget har tidligere besluttet, at der skal gennemføres en evaluering af SAO hos slutbrugerne (besluttet af Økonomiudvalget den 12. august 2014). Det anbefales, at evalueringen af SAO, som skulle være afviklet i foråret 2015, udskydes til efter lukningen af regnskabet 2015. Årsagen hertil er, at overtagelsen af administrative opgaver fra forvaltningerne endnu ikke kan siges at være i normal drift. Det vil derfor give mere mening at måle på værdiskabelsen, når en række af de åbenbare udfordringer er løst.
Mikkel Hemmingsen /Bjarne Winge
Beslutning
Dagsordenspunkt 11: Ændringer i Koncernservice
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. marts 2015
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.