Deloittes revision af parkeringsindtægter, Teknik- og Miljøforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.  at udvalget tager Deloittes rapport omkring revision af parkeringsindtægter til efterretning.

Problemstilling

I Deloittes rapport omkring revision af parkeringsindtægter, der blev modtaget d. 12. maj 2016, indgår følgende kritiske bemærkninger.

Kortbetaling

Deloitte har foretaget en gennemgang af Center for Parkerings (CPK) håndtering af indtægter fra kortindbetaling med henblik på at opnå overbevisning for fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering af indtægter.

Gennemgangen viste, at CKP hverken foretaget en kortafstemning, det vil sige om alle data fra korttransaktioner er modtaget fra p-billetautomaterne, eller en bankafstemning, dvs. en kontrol af, om betalinger på p-automaterne stemmer med afregnet beløb fra bank og kortudbyder.

Grundet ovenstående har Deloitte derfor alene kunne foretage en stikprøvevis afstemning af transaktioner mellem bank og bogføring, hvilket ikke afdækker, om CPK har modtaget alle indtægter vedr. betaling med kort.

Det er Deloittes vurdering, at manglende afstemning af transaktioner af kortregistrering mellem p-automater, over til kortudbyder, til faktisk modtagne betalinger i banken, medfører risiko for, at CPK ikke modtager alle kortindbetalinger.

Mobilbetaling

Betaling for parkering med mobiltelefonen er en betalingsformidlig på lige vilkår med betaling via kreditkort. Mobilbetaling håndteres af eksterne leverandører, som er formidlere af betaling mellem bilisten og CPK.

Hver måned sender mobilselskaber en saldoafregning fordelt på betalingszoner. Bogføring af afregningen fra betalingsformidleren foretages hver måned af CPK i selvbetjeningsløsning, og herefter afstemmer KS dette til bank. Vi har konstateret, at ikke alle mobilbetalinger afregnes systematisk fra et af mobilindbetalingsselskaberne

Deloitte har ligeledes fået oplyst, at betalingsformidleren en gang om året skal fremsende en redegørelse, der godtgør, at det afregnede beløb modsvarer det faktiske salg, og som skal underskrives af en statsautoriseret revisor. CPK modtager denne erklæring hver juni i det efterfølgende år.

Deloitte har gennemlæst de seneste modtagne erklæringer, som er fra 2014, og konstateret, at en erklæring er udarbejdet på finsk, og en anden erklæring slet ikke afdækker, at CPK opnår sikkerhed for mobilbetalinger.

Deloitte har ikke kunne opnå overbevisning om, at CPK behandler og vurderer de modtagne revisorerklæringer.

Det er Deloittes vurdering, at manglende indhentelse af korrekt revisorerklæring fra mobilbetalingsselskaberne medfører risiko for, at CPK ikke får sikkerhed om, at mobilbetalingerne er fuldstændige og nøjagtige i forhold til faktisk solgt parkeringstid.

Det er Deloittes vurdering, at når der først modtages en revisorerklæring et halvt år efter regnskabsårets udløb, øges risikoen for, at eventuelle uoverensstemmelser med mobilbetalingsselskaberne ikke håndteres med rettidigt omhu.

P-afgifter

Deloittes gennemgang for processen af P-afgifter givet anledning til bemærkninger, da problemer med KMD OPUS-debitor og KØR ikke muligt at foretage en afstemning mellem debitormodulet og KØR.

Deloittes vurdere at manglende mulighed for afstemning mellem KMD OPUS debitor og KØR øger risikoen for, at indtægter fra parkeringsafgifter registreres nøjagtigt og fuldstændigt i KØR.

Løsning

Den 20. juni 2015 fremlagde Teknik- og Miljøforvaltningen følgende handlingsplan for Teknik- og Miljøudvalget:

Kortbetaling

Teknik- og Miljøforvaltningen kan oplyse, at der som led i ’Projekt God Økonomistyring’, der kørte i 2008-10, er blevet udarbejdet en række centerspecifikke forretningsgange i forhold til håndtering og administration af parkeringsindtægter, herunder afstemning af kortbetalinger. Pga. manglende datavaliditet i det IT-system, der blev anskaffet, som en konsekvens af ovenstående projekt, til at foretage afstemning af kortbetalingerne mellem billetautomaterne og data fra kortindløserne, har det ikke været teknisk muligt at afstemme 100 % korrekt. Det har heller ikke været teknisk muligt at lave et system, som kan afstemme 1:1 i Navision, mellem Nets/Teller og banken. De forskellige korttyper har forskellige kreditregler og afregnes derfor forskelligt, hvilket gør afstemningen vanskelig. Dette gør sig også gældende i andre virksomheder, med meget store daglige transaktioner, som f.eks. Københavns Lufthavn. Intensionen var desuden, at IT-systemet tillige skulle foretage afstemning over til kreditkortafregningerne mellem kortindløserne og banken, men funktionaliteten virker ikke.

I forbindelse med den nyligt implementerede digitalisering af parkeringsområdet (1. maj 2016) er der opstået nye muligheder. Forvaltningen er p.t. i dialog med den nye leverandør af systemet af parkeringsautomater og leverandøren af kommunens nye økonomisystem for at afklare, om de kan tilbyde den efterspurgte funktionalitet, der kan sikre en fyldestgørende afstemning. Det forventes afklaret i løbet af efteråret/vinter 2016. Hvis det ikke er muligt for de to udbydere at understøtte det efterspurgte, vil forvaltningen igangsætte en proces for afklaring af muligheden for fremtidig afstemning.

Mobilbetaling

Teknik- og Miljøforvaltningens mobilbetalinger vedrører EasyPark, ParkMan og ParkPark. Forvaltningen er i dialog med mobilparkeringsselskaberne med henblik på at få de seneste revisorerklæringer samt at sikre, at revisorerklæringerne dækker relevante forhold vedrørende afregning af fuldstændige og nøjagtige indtægter.

Fremadrettet vil forvaltningen selv ligge inde med al information om mobilselskabernes transaktioner pga. den nyligt implementerede digitalisering, og kan dermed afstemme det faktiske salg med mobilselskabernes afregninger automatisk ved at foretage afstemning mellem data genereret af mobilselskaberne og egne data.

P-afgifter

Teknik- og Miljøforvaltningen er i løbende kontakt med Kultur- og Fritidsforvaltningen, der varetager systemejerskabet på KMD Opus Debitor og har kontakten med leverandøren på systemet, KMD. Så snart afstemningsproblemet med KMD Opus Debitor er løst, genoptages afstemningerne fra og med sidste gang, der blev foretaget en afstemning af P-afgifterne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen forventer, at alle tiltag er implementeret ved udgangen af 2016.

Mikkel Hemmingsen                        / Mads Grønvall