Gebyroprydning i gamle byggesager

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til forvaltningens forslag og plan for oprydning i gebyrrestancer på gamle byggesager.

Tidligere beslutninger

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

2. at der budgetteres med 91,05 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Med udgangspunkt i Økonomiudvalgets principper for tværgående omdisponeringer lægges 45,52 mio. kr. i kassen og de resterende 45,52 mio. kr. afsættes som finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Økonomiudvalgets bevilling Finansposter (Kommunekassen) og Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg skal på den baggrund opskrives med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.

3. at der frigives en anlægsbevilling på 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet. De 45,52 mio. kr. til skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg fordelt med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at det ifølge ØU’s principper for tværgående prioriteringer af mindreforbrug på service (ØU 22/5 2012) gælder, at et udvalg kan vælge at gøre brug af 50/50 – reglen, hvormed udvalget kan omprioritere 50 pct. af det indmeldte mindreforbrug til nye aktiviteter inden for eget udvalg (på service og anlæg), mens de resterende 50 pct. tilgår kassen.

Økonomiudvalget bemærker, at muligheden for at omdisponere merindtægterne er under forudsætning af, at Teknik- og Miljøudvalgets forventet regnskab 2016 er i balance.

Teknik- og Miljøudvalget vedtog d. 20. juni 2016 følgende ændringsforslag til indstillings 1. at-punkt: "dog således, at færdiggørelsesperioden fastsættes til to år, herunder forslagene til anvendelse af inddrevne midler." Den kortere gennemførselsperiode medfører merudgifter på 6 mio. kr. til opnormering samt ansættelse af eksterne medarbejdere på korte kontrakter.

Efter aftale med Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår Økonomiudvalget på den baggrund følgende tekniske ændringsforslag, hvor 2. og 3. at-punkt ændres fra:

”2. at der budgetteres med 91,05 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer lægges 45,52 mio. kr. i kassen og de resterende 45,52 mio. kr. afsættes som finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Økonomiudvalgets bevilling Finansposter (Kommunekassen) og Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg skal på den baggrund opskrives med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.

3. at der frigives en anlægsbevilling på 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet. De 45,52 mio. kr. til skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg fordelt med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.”

Til:

”2. at der budgetteres med 85,05 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer lægges 42,525 mio. kr. i kassen og de resterende 42,525 mio. kr. afsættes som finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Økonomiudvalgets bevilling Finansposter (Kommunekassen) og Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg skal på den baggrund opskrives med 7,525 mio. kr. i 2016, 20,0 mio. kr. i 2017 og 15,0 mio. kr. i 2018 jf. bilag 2.

3. at der frigives en anlægsbevilling på 42,525 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet. De 42,525 mio. kr. skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg fordelt med 7,525 mio. kr. i 2016, 20,0 mio. kr. i 2017 og 15,0 mio. kr. i 2018 jf. bilag 2.”

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Deloitte har på forvaltningens foranledning foretaget en gennemgang, der viser, at der er ca. 5.000 uafsluttede sager med udeståender i størrelsesordenen 100-200 mio. Heraf stammer 90 % af sagerne fra perioden 2005-2012.

Derudover behandlede Teknik- og Miljøudvalget den 2. maj 2016 Intern Revisions revisionsrapport om byggesagsgebyrer. Revisionsrapporten påpeger behov for skærpet ledelsestilsyn med kommunens tilgodehavender fremover samt at der er udeståender på gamle byggesager fra før 2013.

Teknik- og Miljøforvaltningen har taget disse udfordringer til efterretning, og vil agere på dem. I forhold til den manglende opfølgning og opkrævning vedrørende ikke afsluttede sager fremlægges hermed en plan for genopretning, der lukker disse gamle byggesager med inddrivelse af gebyrerne i videst muligt omfang.

Løsning

Sagsoprydning

Hver enkelt sag skal gennemgås manuelt, og der skal indhentes materiale fra bygherren til sagens afslutning og gebyrinddragelsen, da byggesagsgebyrerne før 2013 beregnes efter byggeomkostningerne. Det er derfor en forholdsvis tidskrævende proces. Forvaltningen ønsker inden for en periode på tre år at afslutte og lukke alle åbne byggesager fra før 2013 og har derfor projektorganiseret arbejdet. Der er nedsat et team til at få afsluttet de gamle byggesager.

Den overordnede målsætning med projektet er at arbejde systematisk og opsøgende i forhold til de gamle byggesager, så alle sager gennemgås, afsluttes og afregnes. Rækkefølgen af sagerne prioriteres ud fra en vurdering af størrelse og alder for at minimere risikoen for eventuelle tab. Målet er endvidere at den daglige drift ikke forstyrres af dette oprydningsarbejde.

Økonomi

Nogle sager vil være forældede, og bygherrer kan være gået konkurs, men Teknik- og Miljøforvaltningens foreløbige vurdering er, at der vil kunne hentes indtægter for 140 mio. kr. fra gamle byggesager. En del af disse indtægter vil gå til indkrævning og andre nødvendige aktiviteter i forbindelse med byggesagsbehandlingen samt investeringer i den nødvendige systemunderstøttelse og midler til den forventede erstatning i forhold til Provstevej. Se bilag 1 for uddybning. Det drejer sig om i alt 48,95 mio. kr. over tre år. jf. tabel 1.

Tabel 1. Samlet overblik (alle beløb i mio. kr. i 2016 p/l)

Aktivitet	Beløb
Indtægter	-140,00
Oprydning og nødvendige aktiviteter samt investeringer i systemunderstøttelse og erstatning i forhold til Provstevej	48,95
Midler, der foreslås disponeret til scanning af byggesagsarkivet	-45,52
Midler, der foreslås tilbageført til kommunekassen	-45,52

De resterende 91,05 mio. kr. disponeres med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer. Det betyder, at 50 pct. (45,52 mio. kr.) lægges i kassen. Disse kan disponeres så der kan opnås fuld finansiering til scanning af byggesagsarkivet i forbindelse med budgetforhandlinger til Budget 2017. De resterende 45,52 mio. kr. afsættes som delvis finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Hvis det samlede beløb på 91,05 mio. kr. udmøntes til indscanning af byggesagsarkivet kan opgaven afsluttes om ca. 5 år, ved delvis finansiering kan opgaven afsluttes om ca. 7 år og ellers ved de forventede 10 år. Såvel medarbejdere, borgere og bygherrer får med indscanningen en væsentlig hurtigere adgang til arkivet

Med denne indstilling skal der budgetteres med de 91,05 mio. kr. Periodiseringen af de 91,05 mio. kr. fremgår af nedenstående tabel. Det budgetterede indtægtsniveau på 91,05 mio. kr. er udtryk for forvaltningens nuværende vurdering. Såfremt der sker i væsentlige ændringer til det budgetterede indtægtsniveau vil Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen indarbejde de nødvendige korrektioner til det budgetterede indtægtsniveau i forbindelse med udmøntningen af det enkelte års budget.

i forbindelse med udmøntningen af det enkelte års budget.

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.*				Varig? ja/nej
At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	2016	2017	2018	2019	Varig? ja/nej
1.	TMU	1400 - Ordinær drift	6.45.56.1	I	-13.200	-29.050	-26.000	-22.800	Nej
1.	TMU	3400 - Ordinær anlæg	6.45.56.3	U	6.600	14.525	13.000	11.400	Nej
1.	ØU	Finansposter	8.22.05.5	U	6.600	14.525	13.000	11.400	Nej
I alt					0	0	0	0	-

*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

De 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg jf. nedenstående tabel:

Tabel 3 Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Udvalg	Aktivitet/projekt	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Beløb i 1.000 kr. (2016 p/l)
Udvalg	Aktivitet/projekt	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	2016	2017	2018	2019
TMU	Scanning af byggesagsarkivet	3400 – Ordinær anlæg	6.45.56.3	6.600	14.525	13.000	11.400
I alt				6.600	14.520	13.000	11.400

Videre proces

Når indstillingen er godkendt iværksætter forvaltningen de beskrevne aktiviteter.

Pernille Andersen

/ Anne-Sofie Degn

Oversigt over politisk behandling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

at forvaltningens forslag og plan for oprydning af gebyrudeståender i gamle byggesager godkendes, herunder forslagene til anvendelse af inddrevne midler. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af Økonomiafsnittet.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
at der budgetteres med 91,05 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer lægges 45,52 mio. kr. i kassen og de resterende 45,52 mio. kr. afsættes som finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Økonomiudvalgets bevilling Finansposter (Kommunekassen) og Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg skal på den baggrund opskrives med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.
at der frigives en anlægsbevilling på 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet. De 45,52 mio. kr. til skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg fordelt med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 20. juni 2016

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag:
”at provenuet fra byggesagsgebyret anvendes til at nedsætte gebyret.”

Ændringsforslaget blev ikke tiltrådt med 3 stemmer mod 8. Ingen undlod at stemme.

For stemte: C og V.
Imod stemte: A, B, F og Ø.

Enhedslisten fremsatte ændringsforslag om, at der til 1. at-punkt tilføjes:

”dog således, at færdiggørelsesperioden fastsættes til to år, herunder forslagene til anvendelse af inddrevne midler."

Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev anbefalet overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Beslutning

Dagsordenspunkt 20: Gebyroprydning i gamle byggesager (2016-0238581)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.