Kvalitet i sagsbehandling og økonomistyring i Socialforvaltningen

Økonomiudvalget skal orienteres om sagsbehandling og økonomistyring i Socialforvaltningen, herunder:

• Fejl i sagsbehandlingen på handicapområdet (Servicelovens §§ 41, 42 og 100) og vedrørende enkeltydelser (Aktivlovens §§ 81-85), som forventes at medføre krav om tilbagebetaling af statsrefusion.
• Fejl i takstberegning, hjemtagning af refusion og manglende gennemgang af personsager på kvindekrisecentre og herberger (Servicelovens §§ 109 og 110).
• Uregelmæssigheder i økonomistyringen i 18+-enheden.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget

1. at sagsbehandling og økonomistyring i Socialforvaltningen drøftes
2. at det godkendes, at Socialforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionen fremlægger handlingsplan for økonomistyringen i Socialforvaltningen for Økonomiudvalget i september 2011

Intern Revision og Deloitte har haft en række bemærkninger til økonomistyringen i Socialforvaltningen. Det drejer sig blandt andet om nedenstående problemstillinger.

Områder med statsrefusion, jf. Socialministeriets decisionsskrivelse vedr. 2008 og 2009
I Direktionsnotat af 28. marts 2011 vedr. løbende revision for 2010 på områder med statsrefusion har Deloitte i lighed med foregående år konstateret en høj fejlandel i de gennemgåede sager. Det drejer sig om sager på følgende områder omfattet af statsrefusion:

• § 41 - merudgifter til børn med handicap (nødvendige merudgifter ved forsørgelse i hjemmet af et barn under 18 år med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse)
• § 42 - tabt arbejdsfortjeneste (hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste til personer, der i hjemmet forsørger et barn under 18 år med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse)
• § 100 - merudgifter til voksne med handicap (hjælp til dækning af nødvendige merudgifter som følge af nedsat funktionsevne)
• §§ 81 og 85 - udgifter til dækning af enkeltudgifter og udgifter til flytning, samt problemstilling vedrørende udgifter der fuldt ud afholdes af kommunen til modtagere af starthjælp.
• § 82 - udgifter til sygebehandling, medicin, tandbehandling eller lignede, samt problemstilling vedrørende udgifter, der fuldt ud afholdes af kommunen til modtagere af starthjælp.
• §§ 83 og 84 – udgifter vedrørende opretholdelse af samværsret mv. med børn, samt hjælp til udgifterne ved at forsørge et barn når forældremyndigheden er tillagt en person, der ikke har forsørgelsespligt over for barnet

I stikprøven gav 67 % af sagerne anledning til bemærkninger. Der tages dog forbehold for, at en direkte opskalering til fejlandelen i hele sagsmængden ikke er mulig. Vedrørende ydelserne efter §§ 41 og 42  bemærkes endvidere, at sager vedrørende 2008, som forvaltningen har gennemgået på Socialministeriets foranledning, ikke er blevet genoprettet, hvilket betyder, at fejl fra 2008 fortsat optræder i 2010. Den manglende genopretning skyldes for nogle sagers vedkommende, at der er en uafklaret uenighed om afgrænsningen mellem servicelovens § 41 og § 44.

Socialforvaltningen forventer som følge af fejlene i sagsbehandlingen i lighed med tidligere år at skulle tilbagebetale statsrefusion vedrørende 2009 og 2010. Socialforvaltningen oplyser, at den tidligst i december 2011 forventer endelig afklaring med ministeriet om omfanget af tilbagebetalingen.

Deloitte bemærker, at Socialforvaltningen har iværksat en række tiltag for at forbedre kvaliteten af afgørelserne, og at fejlandelen som følge heraf forventes faldende fra ultimo 2010 og frem, givet at indsatsen fastholdes.

Socialudvalget har i april 2011 yderligere godkendt en handleplan for bedre sagsbehandling i 2011-12, som indebærer investeringer i initiativer, der skal sikre genopretning af ældre afgørelser (løbende bevillinger), sikker og effektiv drift fremadrettet (tilfredsstillende kvalitet i nye bevillinger), overholdelse af sagsbehandlingsfrister (bunkeafvikling) samt bedre forventningsafstemning med borgerne.

§§ 109 og 110 - kvindekrisecentre og herberger: Takstberegninger og gennemgang af personsager
Deloitte har ved sin revision af takster i april 2011 påpeget problemstillinger i Socialforvaltningens takstberegningsmetode for botilbud til voksne §§ 109-110, som omfatter kvindekrisecentre samt forsorgshjem og herberger, herunder vedrørende indregning af udgifter til ”ukendte borgere”. Socialforvaltningen har på baggrund heraf ændret metoden, og Deloitte har den 8. juli 2011 påtegnet metoden og takster for 2009 og 2010. Den godkendte takstberegningsmetode medfører reduktion i forvaltningens indtægter fra salg af pladser til andre kommuner og statsrefusion, da taksten vedrørende den enkelte plads reduceres.

Deloitte har i forbindelse med påtegning på refusionsskemaet for 2009 og 2010 taget forbehold for udgifterne på området for kvindekrisecentre og boformer efter servicelovens §§ 109 og 110, da kommunen ikke (på tidspunktet for Deloittes revision) havde fremsendt en belægningsliste (registrantliste) som grundlag for revision af refusionsopgørelsen.  Herudover har kommunen ikke foretaget gennemgang af personsager i forbindelse med udført ledelsestilsyn.

Deloitte har efterfølgende modtaget en registrantliste vedrørende sager for 2009 og 2010. Deloitte vil herefter foretage gennemgang af personsager for 2009 og 2010. Formålet med denne gennemgang er især at efterprøve, om alle personer er omfattet af målgruppen. Da Deloitte endnu ikke har gennemgået personsager for perioden 2008 til 2010 og kommunens ledelsestilsyn på området ikke har omfattet gennemgang af personsager, er det endnu ikke vurderet, om der indgår personer uden for målgruppen, hvilket i givet fald kan give tab af statsrefusion.

Handicappede uledsagede flygtninge og udgifter til lejetab

Refusionsopgørelsen for Københavns Kommune indeholder kun et mindre beløb til handicappede og uledsagede flygtninge samt udgifter til lejetab, som er 100% refusionsberettiget. Der er efter Deloittes opfattelse risiko for, at kommunen ikke har hjemtaget tilstrækkelig refusion af udgifter på området.

Uregelmæssigheder i økonomistyringen under 18+
Socialforvaltningen har i samarbejde med Intern Revision afdækket en række problemer vedrørende administration samt dokumentation af gennemførte indkøb i 18+-enheden. Det drejer sig om,

•  at enheden i 2010 er gået for langt ift. hjælp til de unge, herunder har betalt en ungs husleje
•  utilstrækkelig håndtering af bilag samt dokumentation af indkøb og udlæg
• at enheden har afholdt udgifter, hvor sammenhængen med det overordnede formål ikke er dokumenteret. Herunder udgifter til to restaurantbesøg samt 50.000 kr. til en julefrokost for medarbejderne, der jf. Socialforvaltningens retningslinjer skulle være afholdt af medarbejderne selv
• anvendelse af gavekort som betalingsmiddel for indsats ydet af unge – med risiko for, at skattereglerne ikke overholdes

Orientering på Økonomiudvalgets møde
I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af dagsordenpunktet orienterer Deloitte og Intern Revision om revisionsbemærkningerne, og Socialforvaltningens direktion orienterer om de iværksatte initiativer til genopretning af områderne.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomiudvalgets beslutning den 16. august 2011

Lynge Skovgaard, Deloitte, Kurt Wagner, Intern revision samt Anette Laigaard, Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt med den bemærkning, at handlingsplanen skal forelægges for såvel Socialudvalget som Økonomiudvalget.