Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 16. august 2005

 

 

J.nr. ØU 313/2005

 

7. Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender

at    nærværende redegørelse tages til efterretning.

at    styrkelsen af Strategisk Indkøb gøres permanent fra og med 2007, jf. afsnit 8.

at    der til dette med virkning fra 1. januar 2007 afsættes 3 mill.kr. årligt, som finansieres via opkrævning hos udvalgene.

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2005

Mikkel Warming (Ø) stillede følgende ændringsforslag til indstillingens 3. at:

"At Økonomiforvaltningen afholder udgifterne inden for egen budgetramme med virkning fra 1. januar 2007 og frem."

Overborgmesteren stillede ændringsforslag om, at det tilføjes indstillingens 3. at, at udgifterne fordeles mellem udvalgene på baggrund af deres andel af den samlede indkøbsvolumen.

Der blev begæret afstemning om Mikkel Warmings ændringsforslag:

For stemte 2 medlemmer: Ø

Imod stemte 9 medlemmer: A, B, C, F, O

1 medlem undlod at stemme: Søren Pind (V)

Ændringsforslaget blev dermed forkastet.

Overborgmesterens ændringsforslag blev godkendt uden afstemning.

Indstillingen blev herefter anbefalet med bemærkningen om, at udgifterne fordeles mellem udvalgene på baggrund af deres andel af den samlede indkøbsvolumen med virkning fra 1. januar 2007 og frem.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

Redegørelsen indeholder en status over de opnåede resultater med indgåelse og brug af fælles indkøbsaftaler og kommunens elektroniske indkøbssystem, samt de realiserede besparelser i perioden 2002-2004. Desuden indeholder redegørelsen en evaluering af indkøbsområdet. Endvidere beskriver redegørelsen fokusområderne på indkøbsområdet i 2005-2006.

Siden oprettelsen af Strategisk Indkøb (tidligere Den Fælles Indkøbsenhed) i 2002, er der foretaget 29 udbud (bestående af 85 delaftaler med en realiseret besparelse på ca. 41,5 mill.kr.). Resultatet viser, at kommunen, via sit store indkøbsvolumen, kan opnå markante besparelser ved anvendelse af fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Strategisk Indkøb havde som målsætning for 2004, at de indgåede aftaler skulle medføre en besparelse på 36 mio.kr.. Anvendelsen af aftalerne betyder, at kommunen har realiseret denne besparelse i 2004. Imidlertid er anvendelsesgraden af såvel de fælles indkøbsaftaler som af indkøbssystemet stadig utilfredsstillende lav, selvom forvaltningerne er forpligtet til at anvende aftalerne. Der er mange institutioner som endnu ikke anvender alle aftalerne. Dette har som konsekvens, at selvom kommunen har realiseret de forventede besparelser i 2004, udnyttes besparelsespotentialet kun i begrænset omfang.

Der kan være flere grunde til den manglende loyalitet over for de fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Primært kræver det for mange en adfærdsændring at omstille sig til at betragte sig som en del af en større helhed. Man ønsker ikke sin medbestemmelse indskrænket, man betragter indkøbssystemets funktionalitet som besværlig, man mener at kunne købe varer billigere andre steder, man kan ikke benytte sine hidtidige leverandører og aftalerne tilgodeser ikke lokale handlende.

Imidlertid er forudsætningen for fællesaftalerne, at man slutter op omkring dem, således at leverandøren får den omsætning, der er en forudsætning for de for hele kommunen fordelagtige priser og leveringsbetingelser. Samtidigt kræver det forståelse for, at den tid, der anvendes ved at bestille på det elektroniske indkøbssystem, frem for blot at ringe til leverandøren, spares i den videre administration og er et krav for at få det fulde udbytte af elektronisk fakturering.

Kommunen står således overfor et skifte i fokus og mål på indkøbsområdet. Fra at fokusere på organisering og opbygning af indkøbsorganisationen, vil fokus fremover i højere grad være på implementering og organisatorisk forankring. Der vil således være større fokus på at udbrede kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet. Samtidig vil der fortsat være kraftig fokus på udvælgelse af egnede aftaleområder og indgåelse af attraktive indkøbsaftaler.

Der er sket en betydelig videreudvikling af kommunens indkøbssystem, hvilket i 2004 blev belønnet med 2. præmien ved e-handelsprisen. Siden tildelingen af prisen, er systemet yderligere blevet forbedret og er derfor teknisk helt på højde med de bedste offentlige indkøbssystemer i Danmark. Til gengæld er anvendelsen og anvendelsesgraden over for kommunens elektroniske indkøbssystem fortsat utilfredsstillende. Forvaltninger har udsat udrulningen af systemet til 2005. Således er der ikke kommet flere institutioner og indkøbere på systemet, hvilket forklarer en del af den manglende anvendelse. Men der er også problemer med at øge loyaliteten blandt dem, som har adgang til systemet, og der kan forekomme tilfælde af manglende opbakning i forvaltningerne.

På den baggrund anbefales der en række tiltag i denne redegørelse, for at sikre, at forvaltningerne realiserer det fulde besparelsespotentiale ved den styrkede organisering af indkøbsområdet, og fortsat er i front med IT-understøttelse af sine forretningsprocesser.

Et specielt tiltag er, i samarbejde med Information og Kommunikation, udsendelse af et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert kvartal. Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, udgaver med fokus på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse områder understøttes af de fælles indkøbsaftaler. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns Amt har anvendt i en årrække med megen succes. Som i amtet er det ligeledes hensigten at gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret i en opstartsperiode, idet de leverandører, med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan promovere deres produkter i begrænset omfang, dels gennem informative artikler, dels gennem decideret annoncering.

For at kunne opnå de ønskede besparelser på indkøbsområdet, må der fremover bruges endnu flere ressourcer på at øge anvendelsesgraden af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, idet selv den bedste indkøbsaftale kræver, at den anvendes, for at opnå den forventede besparelse. Dette, sammenholdt med afholdelse af EU-udbud på nye produktområder og forlængelse/fornyelse af eksisterende gennem nye udbud, kræver en medarbejderstab, der føler sig motiveret til også at tænke flere år frem. Økonomiforvaltningen indstiller derfor, at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet gøres permanent fra og med 2007.

Den permanente styrkelse indebærer, at de nuværende 5 medarbejdere fortsætter og der opnormeres til de oprindelige 6 medarbejdere. Udgiften hertil udgør 3 mill.kr. inkl. udgifter til nødvendig ekstern rådgivningsbistand. Finansieringen dækkes af udvalgene.