Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 16. august 2005
J.nr. ØU 313/2005
7. Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at
Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender
at nærværende redegørelse tages til efterretning.
at styrkelsen af Strategisk Indkøb gøres permanent fra og med 2007, jf.
afsnit 8.
at der
til dette med virkning fra 1. januar 2007 afsættes 3 mill.kr. årligt, som finansieres
via opkrævning hos udvalgene.
RESUME
Redegørelsen indeholder en status over de
opnåede resultater med indgåelse og brug af fælles indkøbsaftaler og kommunens
elektroniske indkøbssystem, samt de realiserede besparelser i perioden
2002-2004. Desuden indeholder redegørelsen en evaluering af indkøbsområdet.
Endvidere beskriver redegørelsen fokusområderne på indkøbsområdet i 2005-2006.
Siden oprettelsen af Strategisk Indkøb
(tidligere Den Fælles Indkøbsenhed) i 2002, er der foretaget 29 udbud
(bestående af 85 delaftaler med en realiseret besparelse på ca. 41,5 mill.kr.).
Resultatet viser, at kommunen, via sit store indkøbsvolumen, kan opnå markante besparelser
ved anvendelse af fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Strategisk Indkøb havde
som målsætning for 2004, at de indgåede aftaler skulle medføre en besparelse på
36 mio.kr.. Anvendelsen af aftalerne betyder, at kommunen har realiseret denne
besparelse i 2004. Imidlertid er anvendelsesgraden af såvel de fælles
indkøbsaftaler som af indkøbssystemet stadig utilfredsstillende lav, selvom
forvaltningerne er forpligtet til at anvende aftalerne. Der er mange institutioner
som endnu ikke anvender alle aftalerne. Dette har som konsekvens, at selvom
kommunen har realiseret de forventede besparelser i 2004, udnyttes besparelsespotentialet
kun i begrænset omfang.
Der kan være flere grunde til den manglende
loyalitet over for de fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Primært kræver det
for mange en adfærdsændring at omstille sig til at betragte sig som en del af
en større helhed. Man ønsker ikke sin medbestemmelse indskrænket, man betragter
indkøbssystemets funktionalitet som besværlig, man mener at kunne købe varer
billigere andre steder, man kan ikke benytte sine hidtidige leverandører og aftalerne
tilgodeser ikke lokale handlende.
Imidlertid er forudsætningen for
fællesaftalerne, at man slutter op omkring dem, således at leverandøren får den
omsætning, der er en forudsætning for de for hele kommunen fordelagtige priser
og leveringsbetingelser. Samtidigt kræver det forståelse for, at den tid, der anvendes
ved at bestille på det elektroniske indkøbssystem, frem for blot at ringe til
leverandøren, spares i den videre administration og er et krav for at få det
fulde udbytte af elektronisk fakturering.
Kommunen står således overfor et skifte i
fokus og mål på indkøbsområdet. Fra at fokusere på organisering og opbygning af
indkøbsorganisationen, vil fokus fremover i højere grad være på implementering
og organisatorisk forankring. Der vil således være større fokus på at udbrede
kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles indkøbsaftaler og
indkøbssystemet. Samtidig vil der fortsat være kraftig fokus på udvælgelse af
egnede aftaleområder og indgåelse af attraktive indkøbsaftaler.
Der er sket en betydelig videreudvikling af
kommunens indkøbssystem, hvilket i 2004 blev belønnet med 2. præmien ved
e-handelsprisen. Siden tildelingen af prisen, er systemet yderligere blevet
forbedret og er derfor teknisk helt på højde med de bedste offentlige
indkøbssystemer i Danmark. Til gengæld er anvendelsen og anvendelsesgraden over
for kommunens elektroniske indkøbssystem fortsat utilfredsstillende.
Forvaltninger har udsat udrulningen af systemet til 2005. Således er der ikke
kommet flere institutioner og indkøbere på systemet, hvilket forklarer en del
af den manglende anvendelse. Men der er også problemer med at øge loyaliteten
blandt dem, som har adgang til systemet, og der kan forekomme tilfælde af
manglende opbakning i forvaltningerne.
På den baggrund anbefales der en række tiltag
i denne redegørelse, for at sikre, at forvaltningerne realiserer det fulde
besparelsespotentiale ved den styrkede organisering af indkøbsområdet, og
fortsat er i front med IT-understøttelse af sine forretningsprocesser.
Et specielt tiltag er, i samarbejde med
Information og Kommunikation, udsendelse af et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert
kvartal. Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, udgaver med fokus
på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse områder understøttes af
de fælles indkøbsaftaler. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation,
Københavns Amt har anvendt i en årrække med megen succes. Som i amtet er det
ligeledes hensigten at gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret
i en opstartsperiode, idet de leverandører, med hvilke der er indgået fælles
indkøbsaftaler, kan promovere deres produkter i begrænset omfang, dels gennem
informative artikler, dels gennem decideret annoncering.
For at kunne opnå de ønskede besparelser på
indkøbsområdet, må der fremover bruges endnu flere ressourcer på at øge anvendelsesgraden
af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, idet selv den bedste indkøbsaftale
kræver, at den anvendes, for at opnå den forventede besparelse. Dette,
sammenholdt med afholdelse af EU-udbud på nye produktområder og
forlængelse/fornyelse af eksisterende gennem nye udbud, kræver en medarbejderstab,
der føler sig motiveret til også at tænke flere år frem. Økonomiforvaltningen
indstiller derfor, at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet gøres
permanent fra og med 2007.
Den permanente styrkelse indebærer, at de
nuværende 5 medarbejdere fortsætter og der opnormeres til de oprindelige 6
medarbejdere. Udgiften hertil udgør 3 mill.kr. inkl. udgifter til nødvendig
ekstern rådgivningsbistand. Finansieringen dækkes af udvalgene.
SAGSBESKRIVELSE
1.
Baggrund
Strategisk Indkøb
(tidligere benævnt Den Fælles Indkøbsenhed), der blev oprettet i 2002, har til
formål at indgå fælles bindende indkøbsaftaler for hele kommunen. Denne
redegørelse er den årlige status for indkøbspolitikken i henhold til Økonomiudvalgets
beslutning om løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003).
I forbindelse med behandlingen af
indkøbsredegørelsen for 2004 tiltrådte Borgerrepræsentationen kommunens nye
indkøbsstrategi for 2004-2007 (BR 162/04). Københavns Kommunes Indkøbsstrategi
2004-2007 danner sammen med indkøbspolitikken og herunder de årlige
redegørelser om kommunens indkøb rammen for aktiviteterne i Strategisk Indkøb.
2. Indkøbspolitikken og modsatrettede hensyn
Gennemførelsen af indkøbspolitikken kræver
adfærdsændringer. Selvom der altid deltager repræsentanter fra
institutionerne i de arbejdsgrupper, som indgår de enkelte aftaler, vil man i
institutionerne tillægge friheden til selv at vælge leverandører stor værdi.
Ligeledes opleves tilknytningen til lokalområdet gennem brug af de lokale
forretningsdrivende positivt.
Selvom institutionerne ved 'slagtilbud' ofte
kan matche priserne i de centrale indkøbsaftaler skal de øvrige omkostninger
medregnes, herunder hver enkelt medarbejders arbejdstid til 'tilbudsjagt',
markant øget administration af udlæg, registrering af kasseboner (i forhold til
almindelige fakturaer) og evt. kørsel. Samtidigt kan der være kvalitetsforskelle, herunder i forhold til miljø og
arbejdsmiljø.
Værdien af institutionernes handlefrihed og
mulighed for at støtte lokalområdet skal derfor vægtes i forhold til værdien af
målene med indkøbspolitikken. Det er kun gennem anvendelse af de centrale
aftaler, at kommunen realiserer sine
mål om miljøbevidste indkøb.
3. Indkøbsstrategiens vision
De strategiske mål for indkøbsområdet kan
simpelt illustreres ved vort visionshjul:
Målet med en effektiv indkøbsforvaltning er
at realisere fordele i form af bedre priser, højere kvalitet, bedre miljø og
arbejdsmiljø mv. samt procesbesparelser og serviceløft.
Målene skal opnås gennem en øget anvendelse
af de fælles indkøbsaftaler og elektronisk indkøb.
Grundlaget for dette er - ud over attraktive
indkøbsaftaler - et bæredygtigt fundament i form af klar organisering og
teknisk understøttelse af området, effektiv kommunikation til
brugerne/indkøberne samt systematisk måling og opfølgning på indkøb og
indkøbsadfærd i organisationen.
4.
Indkøbsstrategien og indkøbspolitikken
Det fremgår af kommunens indkøbsstrategi, at
forvaltningerne skal anvende de obligatoriske aftaler, samt at de, som har
mulighed for at anvende indkøbssystemet, er forpligtet til at købe varer via
systemet, enten som katalogvarekøb eller som ikke-katalogkøb.
Københavns Kommune vil
med indkøbspolitikken opnå en række mål, samt leve op til udefrakommende krav,
hvilket fremgår af nedenstående model:
I de følgende afsnit vil der blive givet en
kort status over arbejdet med indkøbspolitikken.
4.1 Love og regler:
4.1.1 EU-udbudsregler
Københavns Kommune er, som alle offentlige
organisationer, underlagt EU's udbudsregler. Reglerne medfører, at kommunen for
de fleste indkøb har pligt til at gennemføre EU-udbud og indgå bindende
aftaler. Derfor er indførelsen af den fælles indkøbspolitik en afgørende
forudsætning for at Københavns Kommune efterlever EU's udbudsregler.
Udbudsreglerne fastsætter nogle formelle
procedurer, som offentlige ordregivende myndigheder skal følge ved indkøb og anskaffelser, hvis værdier overstiger
nogle nærmere fastsatte tærskelværdier.
Kommunens praksis og afgørelser i forhold til
EU´s udbudsregler kan indbringes og efterprøves af Klagenævnet for udbud
eller af de almindelige domstole.
4.1.2 Lov om
Offentlige Betalinger
Lov om Offentlige Betalinger trådte i kraft den 1. februar 2005. Loven
indebærer, at alle leverandører, som handler med offentlige institutioner, fra
og med denne dag skal fremsende alle regninger i elektronisk format. Formålet med loven er hurtigst muligt at få
Danmark til at digitalisere indkøbsprocessen, hvilket Københavns Kommune
allerede har arbejdet på gennem flere år.
Det betyder, at indkøb som foretages via
kommunens "elektroniske indkøbssystem" i KØR, altid sikrer, at kommunen både
efterlever kommunens Indkøbspolitik og Indkøbsstrategi (BR 162/04) og Lov om
Offentlige Betalinger.
Ud fra en indkøbsmæssig
synsvinkel er den største udfordring således ikke teknisk men organisatorisk,
hvilket skyldes den lave anvendelsesgrad af indkøbssystemet. Strategisk indkøb
arbejder derfor også i lyset heraf, sammen med forvaltningerne, på at
øge anvendelsen af kommunens elektroniske indkøbssystem.
En nærmere redegørelse for loven og dens betydning for kommunen findes i Bilag
1: Lov om Offentlige Betalinger.
4.2 Det
samfundsmæssige ansvar (Miljøhensyn, arbejdsmiljø, etiske hensyn)
ØU har på sit møde den 23.
november 2004 bedt om en nærmere definition af hvilke etiske hensyn, der kan
tages i forbindelse med indgåelse af aftaler med eksterne leverandører.
Kommunens indkøb er underlagt den danske lovgivning omkring miljø, arbejdsmiljø
og etiske hensyn, foruden Borgerrepræsentationens
beslutninger vedrørende miljøkrav,
etiske og etniske hensyn mm.
EU's udbudsdirektiver tillader ikke, at offentlige indkøbere i alle tilfælde
direkte efterspørger varer med et bestemt miljømærke. Men det er tilladt at
forlange dokumentation for, at produkterne kan overholde de samme kriterier,
som findes i miljømærket.
Københavns Kommunes Miljøkontrol deltager
altid i Strategisk Indkøbs indgåelse af indkøbsaftaler i henhold til kommunens
miljøhandlingsplan (BR 463/01) og indkøbsprocessen i Strategisk Indkøb er miljøcertificeret
efter ISO 14.001 og EMAS. I miljøhandlingsplanen er der fastsat en procedure
for indgåelse af fælles indkøbsaftaler, der sikrer, at miljø- og
arbejdsmiljøhensyn bliver inddraget i indkøbsbeslutningen på lige fod med bl.a.
pris, kvalitet og service.
Hermed sikres, at indkøbsaftalerne kun
indeholder miljøvurderede varer. Samtidigt sikres efterlevelse af BR's
beslutninger på området.
Ligeledes deltager Københavns Kommunes
Bedriftssundhedstjeneste altid ved indgåelse af aftaler i Strategisk Indkøbs
regi. Dette sikrer, at indkøbsaftalerne kun indeholder arbejdsmiljøvurderede
varer.
Når Strategisk Indkøb indgår en
leverandøraftale, indgår miljø, arbejdsmiljøet og etiske hensyn derfor i en
samlet vurdering sammen med f.eks. pris, service og leveringssikkerhed.
I de aftaler Strategisk Indkøb indgår, fremgår det, at såfremt leverandøren
og dennes underleverandører ikke lever op til deres forpligtelser i denne
forbindelsen, er kommunen berettiget til med øjeblikkeligt varsel helt eller
delvist at hæve kontrakten, uden at der kan rejses krav om økonomisk
kompensation mod kommunen i denne anledning.
Man skal dog være opmærksom på, at denne sikkerhed gælder for det sortiment, aftalen dækker, og ikke nødvendigvis leverandørens samlede sortiment. Ved køb af katalogvarer på indkøbssystemet er disse aftaledækket, men ved køb af ikke-katalogvarer uden for det aftaledækkede sortiment er det ikke sikkert, at disse opfylder kommunens miljøkrav.
I Bilag 2: Københavns Kommunes
samfundsmæssige
ansvar, uddybes forholdene
omkring dette emne.
4.3 Besparelser
4.3.1 Realiserede besparelser på indkøb
Strategisk Indkøb har i perioden indtil udgangen af 2004 aftaledækket
en årsomsætning på ca. 400 mio.kr. af en samlet efterspørgsel på ca. 3 mia.kr.
efter varer og tjenesteydelser i Københavns Kommune.
|
År |
Forventet besparelse
(mio. kr.)* |
Realiseret
besparelse (mio. kr.) |
Difference
(mio. kr.) |
|
2004 |
36 |
41,5 |
+ 5,5 |
|
2005 |
56 |
|
|
|
2006 |
80 |
|
|
|
2007 |
85 |
|
|
* Kilde: Redegørelse om
Københavns Kommunes indkøb - februar 2004
Den realiserede besparelse ved udgangen af 2004 beløb sig til ca. 41,5
mio.kr. Besparelsen er beregnet ud fra den kendte omsætning året inden aftalen
trådte i kraft, samt de opnåede prisforbedringer ved den fælles indkøbsaftale.
Den reelle omsætning på et område er antageligt større end den kendte
omsætning, idet tallene er baseret på udtræk fra KØR af betalinger foretaget til
kendte leverandører på området. Betalinger til andre leverandører samt
betalinger foretaget af institutioner, der ikke bogfører direkte i KØR
(selvejende institutioner), er dermed ikke inkluderet.
Besparelsen er beregnet ud fra den bedst kendte aftale i Københavns
Kommune ved aftalens indgåelse. Oftest vil denne aftale kun være brugt ved en
mindre del af kommunens indkøb, og dermed ikke være udtryk for et generelt
prisniveau. Den reelle besparelse vil derfor typisk være større end anført.
Eksempel: Ud fra en analyse af
en produktgruppes egnethed til EU-udbud er den årlige omsætning med det eksisterende
købemønster beregnet til 20 mio.kr.
Efter
udbud og indgåelse af leverandøraftale vil den årlige omsætning herefter med
uændret forbrug beløbe sig til 17 mio.kr. Dvs. umiddelbart en besparelse på 3
mio.kr. Imidl
ertid har Strategisk Indkøb efter at have benchmarket øvrige
aftaler fundet frem til, at f.eks. SKI's aftale på området er så fordelagtig,
at man (såfremt man havde anvendt denne) ville have haft en omsætning på 18
mio.kr. Den realiserede besparelse er derfor opgjort til at være 2 mio.kr. i
stedet for 3 mio.kr.
4.3.2 Forvaltningernes omkostninger/besparelser
ØU har på sit møde den 23. november 2004 forespurgt, hvilke
omkostninger forvaltningerne måtte have ved efterlevelse af indkøbspolitikkens
krav om anvendelse af indkøbsaftaler og -system.
Da det ikke er muligt isoleret set at opgøre omkostningerne ved de fælles indkøbsaftaler – herunder anvendelsen af indkøbssystemet, har forvaltningerne skullet angive deres omkostninger i følgende situationer:
1. Strategisk Indkøb er ansvarlig for aftaleindgåelse og opfølgning herunder anvendelsen af KØR´s elektroniske indkøbssystem.
2. Den enkelte forvaltning er selv ansvarlig for aftaleindgåelsen og opfølgning men uden anvendelse af kommunens indkøbssystem.
Forvaltningerne er blevet forelagt detaljerede skemaer over tidsforbruget for de enkelte processer i aftaleindgåelse og -opfølgning.
Disse indeholder samtidigt de forudsætninger, herunder lovgivning samt politiske beslutninger, der ligger til grund for de fælles indkøbsaftaler.
Forvaltningernes besvarelser har afstedkommet følgende resultater:
Ved at Strategisk Indkøb indgår fælles indkøbsaftaler aflastes hver enkelt forvaltning med et tidsforbrug på ca. 683 timer pr. udbud. Desuden opnår hver forvaltning en aflastning på ca.158 timer årligt pr. aftale til aftaleopfølgning. Denne organisering giver desuden mulighed for anvendelsen af indkøbssystemet, hvorved der kan opnås en tidsmæssig aflastning på godt 7 minutter ved et gennemsnitligt "standard indkøb" på 5 standardvarer i forhold til at foretage indkøbet pr. telefon el. lign.
På baggrund af dette må den nuværende organisering med Strategisk Indkøb anses for at være mere omkostningsbesparende for de enkelte forvaltninger, end hvis man overlod aftaleindgåelsen, -opfølgningen og manuel ordreafgivelse til disse.
Den
detaljerede redegørelse forefindes i Bilag
3: Forvaltningernes omkostninger/besparelser vedrørende indkøb.
4.3.3 Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
Beregning af anvendelsesgraden
for de fælles indkøbsaftaler er baseret på statistikker over 5.000 af kommunens
leverandører og behæftet med megen usikkerhed, idet det - delvis på grund af
den nuværende kontoplan - er meget vanskeligt at få et billede af, hvor meget
indkøb, der foretages uden om aftalerne på det enkelte område. Mange
leverandører handler med forskellige varegrupper, som for Strategisk Indkøb kan
være svære at identificere, især da de "ulovlige" leverandører ikke er
interesserede i at levere salgsstatistikker. Det kræver derfor mange
arbejdstimer at klarlægge indkøbsmønsteret for en varegruppe, der er omfattet
af en obligatorisk indkøbsaftale. En forøget anvendelse af det elektroniske
indkøbssystem vil sammen med en videreudvikling af rapportværktøjet Discover
kunne bidrage til at skabe et bedre billede, men der kan allerede nu
identificeres en række leverandører og brugere, der går uden om de fælles
indkøbsaftaler, således at Strategisk Indkøb kan rette henvendelse til disse
under henblik på at få flyttet indkøbet over på de fælles indkøbsaftaler.
I Bilag 4: Loyaliteten over
for indkøbsaftaler og -system vil anvendelsesgrader for de enkelte
produktområder og forvaltninger blive nærmere gennemgået.
|
År |
Forventet anvendelsesgrad
for de fælles indkøbsaftaler |
Realiseret anvendelsesgrad
for de fælles indkøbsaftaler |
Difference (procent
points) |
|
2004 |
60% |
53% |
- 7,0 |
|
2005 |
70% |
|
|
|
2006 |
80% |
|
|
|
2007 |
85% |
|
|
* Kilde: Redegørelse om
Københavns Kommunes indkøb - februar 2004
Fordelene ved anvendelse af de fælles indkøbsaftaler er, at kommunen -
udover de miljømæssige fordele - derigennem kan realisere en større del af
besparelsespotentialet. Derudover bør der tages hensyn til de besparelser
forvaltningerne opnår på anden måde ved at anvende indkøbsaftalerne. Jo højere
anvendelsesgrad, jo mere troværdigt kan kommunen optræde som én kunde over for
leverandørerne, med de deraf følgende forretningsmæssige fordele og
administrative gevinster.
Såfremt et "slagtilbud" anvendes, kan det derfor medføre en umiddelbar besparelse
ved det enkelte indkøb, men højere priser for de øvrige brugere af den fælles
aftale, idet det ikke er muligt at opnå de mest konkurrencedygtige priser på
kommunens fælles indkøbsaftaler, hvis leverandørerne ikke kan garanteres en
given omsætning.
Samtidig bruges der mange ressourcer på at afsøge markedet, vurdere et
tilbud og gennemføre anskaffelsen. Disse ressourcer indgår sjældent i vurderingen
af de samlede omkostninger.
Det er dog stadig tilladt ifølge
indkøbspolitikken at foretage de såkaldte "pædagogiske indkøb". Dvs.
indkøb, der foretages som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces, der
f.eks. har til formål at lære børn at købe ernæringsrigtige fødevarer i det
lokale supermarked. Eventuelle andre konkrete undtagelser til brugen af en
fælles indkøbsaftale fastlægges i forbindelse med indgåelsen af den enkelte
aftale eller efter aftale med Strategisk Indkøb.
Det er Strategisk Indkøbs
opfattelse, at disse indkøb er relativt begrænsede, og ikke bør påvirke den
lave anvendelsesgrad i væsentlig omfang.
4.3.4 Anvendelse af kommunens indkøbssystem
Det elektroniske indkøbssystem, integreret
til Den Offentlige IndkøbsPortal, medfører korrekt brugt en række fordele for
Københavns Kommune:
· Administrative besparelser gennem forbedrede
forretningsgange omkring indkøb (fra rekvisition til betaling).
· Bedre ledelsesinformation, både decentralt og
centralt, hvilket giver den enkelte institution og indkøber bedre styring over
omkostningerne. Samtidigt giver øget information mulighed for at målrette aftaleindgåelsen
og derved bedre aftaler.
· Mulighed for anvendelse af elektronisk
indkøbsordre og faktura, hvilket er en betingelse for at høste den fulde
gevinst ved Lov om Offentlige Betalinger
·
Fordele
for kommunens leverandører og derved på sigt bedre priser for kommunen
Anvendelsesgraden over for
indkøbssystemet bliver nærmere gennemgået i Bilag
3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system. Det er svært at få et
retvisende billede af den total anvendelsesgrad på grund af de meget
forskelligartede produktområder. Der er i første omgang foretaget en analyse på
et meget e-handelsegnet produkt, nemlig kaffe, samt et mere komplekst område
som kontormøbler, hvilket giver anledning til den formodning, at
anvendelsesgraden ligger et sted mellem 5 og 17 %. Der er ikke tidligere
opstillet formelle forventninger til denne anvendelsesgrad, men i forbindelse
med de fortsatte analyser, vil beregningerne
blive mere nøjagtige, og der vil
kunne opstilles mål for den fremtidige anvendelsesgrad.
4.3.4.1 E-handelsprisen 2004
Kommunens indkøbssystem blev i 2004 tildelt
2. præmien ved årets e-handelsprisuddeling. Kun overgået af Danmarks Radio
(DR), som har en næsten identisk Oracle løsning.
Forskellen mellem 1. præmien og 2. præmien
var, at DR anvendte den elektroniske faktura i den daglige drift, mens kommunen
"kun" havde den elektroniske faktura i pilottest. Københavns Kommune har
indført den elektroniske faktura 1. februar 2005.
Primo 2005 er automatiseringen i kommunens
indkøbssystem (KØR) så veludviklet, at indkøbsprocessen fra bestilling til
betaling således er blandt de mest avancerede i Danmark.
4.3.4.2 Status på anvendelsen af e-faktura
Status på anvendelsen af den elektroniske
faktura primo april er oplyst af Økonomiforvaltningens 3. kontor til en daglig
modtagelse af 1.400-1.800 elektroniske fakturaer ud af et beregnet gennemsnit
på ca. 3.000 fakturaer dagligt. Dvs. at der stadig modtages og betales en del
fakturaer i forvaltningerne, der ikke er fremsendt elektronisk. Af de modtagne
elektroniske fakturaer er ca. halvdelen succeser, forstået på den måde, at der
kun mangler kontostreng for at behandle dem elektronisk.
4.3.4.3 Vareudbudet i indkøbssystemet
I indkøbssystemets elektroniske varekataloger
er der ved udgangen af 2004 adgang til at købe alt lige fra kaffe,
arbejdsbeklædning og kontor- og rengøringsartikler til kontormøbler og pc'er.
Der findes p.t. i alt ca. 50.000 elektroniske varelinier i indkøbssystemet.
Selvom indkøbssystemet derfor har en stor
spændvidde, er antallet af varelinier endnu ikke fyldestgørende nok til at
dække kommunens samlede behov. Der mangler kataloger på adskillige varegrupper.
Dette kan dels skyldes, at aftaleleverandøren endnu ikke har lagt sit katalog
på Den Offentlige IndkøbsPortal, dels at Strategisk Indkøb endnu ikke har
gennemført EU-udbud på produktområdet. Det må dog understreges, at indkøbssystemet
også bør/skal anvendes til ikke-katalogvarer.
4.3.4.4 Rapportværktøjet "Discover".
I slutningen af 2004 blev rapportværktøjet
"Discover" implementeret i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil
gøre det muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner,
og således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at
indkøbssystemet anvendes.
5. EU-udbud i
2004
5.1 Indkøbsaftaler
Strategisk Indkøb har i perioden indtil udgangen af 2004 gennemført i
alt 29 udbud, bestående af 85 delaftaler. Årsomsætningen for disse områder udgjorde
inden de nye aftaler ca. 407 mio.kr. Der er pt. yderligere 12 udbud i gang.
Udbudene
omfatter følgende områder:
Læskedrikke
og øl (forlænget 2004) Elevatorservice
Aftørringspapir (forlænget 2004) Hårde hvidevarer
Benzin mm.
(forlænget 2004) Vinduespolering
Kildevand
(forlænget 2004) Håndværkerydelser
Budkørsel Buskørsel
Vikarassistance (forlænget 2004) Storkøkkenudstyr og
service (2004)
Kaffe/the
(forlænget 2004) Legepladsudstyr (2004)
Skærmbriller Lyskilder (2004)
Arbejdstøj Kopipapir (2004)
Flytning IT-hardware (2004)
Kontormøbler Økolog.
fødevarer (små inst.) (2004)
Rengøringskemi Økolog. fødevarer (storkøkken) (2004)
Rengøringsrekvisitter Taxikørsel (2004)
Børnebleer Legetøj (2004)
Engangsservice
Igangværende udbud:
Kontorartikler Skolemøbler
Lamper Rengøringsmidler/artikler
(nyt udbud)
Beskæftigelsesmaterialer Konventionelle fødevarer
Institutionsmøbler Flytning (nyt udbud)
Business Intelligence Vagt/sikring
Kopimaskiner Madkørsel
for SUF
To af disse er på områder, der tidligere har været udbudt, men hvor man
har valgt ikke at forlænge aftalen. (En aftale laves normalt for 2 år, med
option på forlængelse i op til 2 x 1 år). Man kan normalt ikke forvente samme besparelse
anden gang området går i udbud. Desuden er 6 aftaler efter konsultation med
arbejdsgrupperne blevet forlænget.
Potentielle emner vurderes af Strategisk Indkøb i samarbejde med forvaltningerne.
Der forefindes derfor en række områder, hvor de indledende analyser enten er
sat i værk eller vil blive det med henblik på kommende udbud.
Et af disse områder, elektricitet, bør nævnes, idet emnet tidligere har været behandlet i Økonomiudvalget under punktet "Strategi for Københavns Kommunes fremtidige el-indkøb", jf. ØU 318/2002. Det blev dengang vedtaget, at kommunens indkøb af el på det liberaliserede elmarked skulle koordineres tværgående og varetages af Strategisk Indkøb.
Elektricitet er derfor på listen over områder, der kan/bør tages i udbud. El kan købes på to måder. Enten laves en fælles kontrakt for hele Københavns Kommune. Det kræver nedsættelse af en arbejdsgruppe til at analysere kommunens samlede strømforbrug og med den fornødne ekspertise inden for området. Den anden mulighed er at lave en rammekontrakt, hvor den enkelte institution kan handle el ud fra deres individuelle forbrug, hvis det kan betale sig.
Sidstnævnte løsning er meget lettere at administrere, men tilbydes i forvejen af SKI, og vi forventer ikk e at kunne gøre det markant bedre, da der er tale om en børsvare, der formentlig ikke er den store administrationsavance på.
Strategisk Indkøb finder det formålstjenligt nu at samle en arbejdsgruppe, der kan begynde at analysere på området for at kunne beregne besparelsespotentialet.
5.2 Samfundsmæssige hensyn i forbindelse med
årets udbud
ØU har på sit møde den 23.
november 2004 forespurgt, hvilke etiske hensyn, der er taget i det forløbne år.
I de af
·
Buskørsel: Strategisk Indkøb har i efteråret 2004
indhentet dokumentation for, at alle busser under aftalen om buskørsel lever op
til Borgerrepræsentations beslutning om partikelfiltre. Samtidigt er der løbende,
i samarbejde med 6. kontor i FAF, blevet fulgt op på, at alle busser, der
anvendes til transport af institutionsbørn, har installeret godkendte
sikkerhedsseler på alle pladser. På grund af manglende efterlevelse af kravet
om partikelfiltre, samt problemer med overholdelsen af sikkerhedsseler mm.
måtte kommunen ophæve en kontrakt i utide.
·
Legepladsudstyr:
Leverandørerne er valgt på baggrund af følgende vurderinger:
§
Miljøkrav:
Der må kun bruges uimprægneret træ, alt plast skal være uden PVC og Phtalater.
§
Sikkerhedskrav:
Alle redskaber/legepladser er godkendte i forhold til de gældende Europæiske
standarder for legeplads sikkerhed EN 1176 og EN 1177.
·
Lyskilder: Leverandørerne er valgt ud fra at få størst
muligt udvalg af lavenergi lyskilder (A-energi), samt miljøet omkring
bortskaffelse og genbrug af brugte lyskilder.
·
Taxikørsel: Der er stillet krav om, at leverandøren ikke
forskelsbehandler sine ansatte på baggrund af deres etniske oprindelse eller på
anden vis udøver diskrimination. Kravet er gjort eksplicit for at undgå enhver
tvivl om kommunens holdning til forskelsbehandling, især i forbindelse med en i
visse kredse gældende praksis i forbindelse med bestilling af taxi.
·
Kopipa
pir: Det er gennem aftalen sikret, at kommunens
institutioner kan leve op til Borgerrepræsentationens beslutning af 12. marts
1992, hvor det blev bestemt, at "… det pålægges magistraten at sørge for, at
alle kommunens institutioner fremover benytter ubleget 100% genbrugspapir." Der
er tidligere typisk benyttet miljøskadeligt klor til at blege papiret, hvilket
er årsagen til kravet om ubleget papir. Der er siden udviklet
genbrugspapirtyper, der er bleget ved hjælp af kalk, og som derfor ikke belaster
miljøet i samme grad som klorblegningen. Disse blegede papirtyper er det også
muligt at købe via aftalen.
I forbindelse med indgåelsen af aftalen for
kopipapir har et element været, hvorvidt de tilbudte papirer lever op til
kravene i et anerkendt miljømærke. Via kravspecifikationens spørgsmål er der
endvidere opnået sikkerhed for, at leverandørerne har fokus på deres
miljøstyring, herunder fokus på, at der skal stilles miljøkrav til
underleverandører og distributører.
Miljøkontrollen har i forbindelse med
gennemførelsen af udbudet sikret, at papirerne som minimum overholder
kommunernes krav, hvilket både sikrer et sundt arbejdsmiljø for kommunens medarbejdere
og miljøet som helhed.
·
Økologiske fødevarer: Der er specielt efterspurgt økologiske
fødevarer for at kommunens kantiner og institutioner får de bedste
forudsætninger for at efterleve kommunens Agenda 21 forpligtelse til at 75% af
al den mad, som serveres i kommunens køkkener og kantiner, skal være økologisk
inden udgangen af 2008.
·
Legetøj: Der er bl.a. efterspurgt "økologisk legetøj"
(legetøj, der er produceret bæredygtigt og med hensyntagen til natur og miljø),
så kommunens institutioner får mulighed for at prioritere disse hensyn ved de
enkelte indkøb.
·
Adm. IT-udstyr: Den væsentlige miljøbelastning er relateret
til brugsfasen, da der er tale om el-forbrugende apparater (pc'er, fladskærme
mv.) El-produktionen giver anledning til:
§
Globale miljøproblemer, som er knyttet til anvendelse af fossile
brændsler og udledning af CO2, der bidrager til drivhuseffekt.
§
Regionale miljøproblemer, der er forbundet med udledning af SO2 og
NO2, der bidrager med forsuring.
§
Der findes mere end 100.000 forskellige produkter indenfor Adm.
IT-udstyr. Derfor arbejder kommunen via indkøbsmodellen for aftalen vedr.
Adm. IT-udstyr med minimumskrav i relation til miljø og arbejdsmiljø ved
indhentningen af tilbud. Miljøkontrollen og Bedriftssundhedstjenesten er
via stikprøvekontrol ansvarlige for, at leverandørerne overholder disse minimumskrav
i relation til miljøet og er via stikprøvekontrol ansvarlig for at
leverandørerne overholder disse minimumskrav i relation til arbejdsmiljøet.
·
Kaffe: Der er mulighed for at købe økologisk kaffe
eller bæredygtigt produceret kaffe, hvor kaffebønderne bliver hjulpet til at
forbedre dyrkningsmetoderne og de enkelte bondesamfund får hjælp til etablering
og drift af bl.a. skoler. I hele 2004 blev der på denne aftale indkøbt 55,2
tons ristet kaffe, heraf 8,5 tons økologisk kaffe eller godt 15%.
6. Forvaltningernes aktiviteter vedrørende indkøb
Strategisk Indkøb har været i dialog med de
enkelte forvaltningers repræsentant i indkøbschefsgruppen for at få belyst
forvaltningernes aktiviteter på indkøbsområdet. De hovedområder og emner, der
er blevet berørt, er bl.a. indkøbsorganiseringen, anvendelse af indkøbsaftaler
og indkøbssystem samt hvordan kommunikationen foregår i de enkelte
forvaltninger. På alle områderne har der været fokus på såvel de fordele, som
de kritikpunkter og barrierer man i forvaltningen oplever vedrørende indkøb.
Man har samtidigt opfordret til at komme med forslag til, både hvad den enkelte
forvaltning og Strategisk Indkøb kan gøre bedre i relation til indkøbsområdet.
I bilag 5 er resultaterne fra de enkelte
forvaltninger beskrevet ud fra de belyste områder.
7. Fokusområder
for det videre arbejde med udmøntning af indkøbsstrategien
Strategisk Indkøb vil i de kommende år sætte
større fokus på implementering og organisatorisk forankring. Formålet er at øge
både kendskabet og anvendelsesgraden til såvel indkøbsaftaler som
indkøbssystemet, således at kommunen kan realisere de fulde
besparelsespotentialer.
Fokusområderne, for de tiltag Strategisk
Indkøb har planlagt for den kommende periode, er følgende:
7.1 Bedre
kommunikation
7.2 Øget
anvendelse af indkøbsaftalerne
7.3 Øget
anvendelse af indkøbssystemet
7.4 Øget
anvendelse af Rapportværktøjet "Discover"
7.5 Brugerundersøgelse
Interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefgruppen viser tydeligt, at der er et klart behov for en række tiltag
indenfor disse fokusområder.
I forbindelse med interviewene har Strategisk
Indkøb præsenteret indkøbscheferne for de fleste af de tiltag, afdelingen har
planlagt at igangsætte. Samtlige forvaltninger ser meget positivt på de
kommende tiltag. Desuden er der stor enighed omkring, at Strategisk Indkøb skal
synliggøres, og at der skal større fokus på indkøbsområdet.
Udover de ovenstående fokusområder, der
retter sig internt i kommunen, er et andet vigtigt fokusområde:
7.6 Leverandørsamarbejdet
7.7 Erfaringsdeling
med andre offentlige organisationer i ind- og udland
I det følgende vil de tiltag, som Strategisk
Indkøb er i gang med eller planlægger at igangsætte i 2005, blive beskrevet for
hvert enkelt fokusområde. Flere tiltag relateres dog til mere end ét
fokusområde. Tiltagene skal også ses som en del af en handlingsplan, idet ingen
af tiltagene vil få den ønskede og tiltænkte virkning ved at stå alene.
7.1 Bedre kommunikation
I interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende kommunikation:
·
Ikke
tilstrækkelig information og samarbejde mellem den enkelte forvaltnings
indkøbschef og slutbrugerne.
·
Manglende
ressourcer i de enkelte forvaltninger til at repræsentanten i indkøbschefsgruppen
kan arbejde med at fremme indkøbsområdet.
·
Manglende
ressourcer til at arbejdet i arbejdsgrupperne bliver prioriteret højt.
·
Manglende
direkte kommunikation vedr. indkøbsområdet til slutbrugerne.
Der er således et klart behov for fokus på
information og kommunikation på alle niveauer i organisationen. Strategisk
Indkøb har på dette område planlagt følgende tiltag.
7.1.1 Seminar med
indkøbschefsgruppen
Strategisk Indkøb planlægger at afholde et
seminar med indkøbschefgruppen omkring kommunikationsindsatsen og de fremtidige
tiltag i forhold til indkøbsområdet. Målsætningen er at få afdækket kommunikationsvejene
i organisationen, samt se på mulighederne for en mere direkte kommunikation ud
til slutbrugerne i forvaltningerne.
Formålet er således, at Strategisk Indkøb i
samarbejde med indkøbschefsgruppen prøver at afdække mulighederne for, hvordan
man kan øge og målrette kommunikationen med henblik på at øge anvendelsesgraden
for både anvendelsen af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet i
forvaltningerne.
7.1.2 Indkøbsnyt
Strategisk Indkøb sender løbende nyheder ud i
form af et elektronisk nyhedsbrev "Sidste Nyt". "Sidste Nyt" indeholder nyheder
om nye aftaler, forlængelse af aftaler mv. Det udsendes via e-mail samt
offentliggøres på indkøbswebben. Mindre nyheder bliver udelukkende
offentliggjort på indkøbswebben.
Som supplement til det elektroniske
nyhedsbrev arbejder Strategisk Indkøb på at udsende et "Indkøbsnyt" i papirformat
hvert kvartal. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns
Amt har anvendt i en årrække med megen succes.
Formålet med "Indkøbsnyt" er at øge
kendskabet til indkøbsområdet. Indholdet vil være fokuseret omkring
temaartikler, i form af succeshistorier om gode erfaringer med at anvende de
fælles indkøbsaftaler, udgaver med fokus på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og
på hvordan disse områder understøttes af de fælles indkøbsaftaler. Konceptet
for "Indkøbsnyt" er ved at blive udarbejdet i samarbejde med Information og Kommunikation.
Strategisk Indkøb har valgt at udsende
"Indkøbsnyt" i en papirudgave, da man på denne måde mener, at man bedst når den
brede målgruppe, som er indkøbere både fra centralforvaltning og helt ud til
den enkelte institution. Samtidig vil en papirudgave – i modsætning til en
elektronisk udgave - ikke blot være rettet mod de enkelte indkøbere, men det
vil også være tilgængeligt for de øvrige medarbejdere, og dermed vil man kunne
synliggøre indkøbsområdet. På sigt vil "Indkøbsnyt" efter en indarbejdningsfase
blive gjort elektronisk, som det også nu er sket i Københavns Amt.
Som i amtet er det ligeledes hensigten at
gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret, idet de
leverandører, med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan promovere
deres produkter i begrænset omfang, dels gennem informative artikler, dels
gennem decideret annoncering.
7.1.3 Kommunikation er også at være
synlig
"Indkøbsnyt" skal ikke stå alene, men hver
udgave skal følges op af synlige tiltag, som til tider vil være så målrettet,
at det kun har relevans for enkelte indkøbsgrupper eller for en enkelt forvaltning.
Der arbejdes eksempelvis på at skabe en
biografaftale, som skal sikre at skolerne og dermed eleverne får en billig og
informativ biografoplevelse.
Det informative opnås ved, at der som oftest
inden biografforestillingen vil være et oplæg fra en kvalificeret
foredragsholder, således at eleverne ikke bare får en filmisk oplevelse, men
forhåbentlig en dybere oplevelse i relation til eksempelvis etiske, historiske
og miljømæssige aspekter.
Dette tiltag bygger på filosofien om, at
kommunikation af og til også bare består af at være synlig. Synligheden e
r
vigtig for at skabe opmærksomhed på de fælles indkøbsaftaler og
indkøbssystemet, og således skabe større forankring og dermed forståelse af
kommunens vision for indkøbsområdet.
7.1.4 Pjece om miljøaspekter og kommunens miljøpolitiske beslutninger
Miljøkontrollen udarbejder i
samarbejde med Strategisk Indkøb i 2005 en pjece, der omhandler synliggørelse
af miljøaspekter, kommunens miljøpolitiske beslutninger, signaler om hvad
kommunen prioriterer, samt overholdelse af kommunens indkøbspolitik.
Formålet med pjecen er at informere kommunens
indkøbere om de miljøaspekter, der inddrages i forbindelse med indgåelse af
fælles indkøbsaftaler. Samtidig kan den også bruges til at orientere
leverandørerne om kommunens miljøpolitiske beslutninger.
Den udarbejdede pjece vil blive lagt ud på
KK-net. I prækvalifikationsfasen vil pjecen blive udsendt til de anmodende
leverandører. I udbudsfasen vil leverandørerne blive henvist til et link om
pjecen.
Strategisk Indkøb afventer at modtage et
udkast til pjecen fra miljøkontrollen.
7.2 Øget anvendelse af indkøbsaftalerne
I interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af
indkøbsaftalerne:
·
Manglende
kendskab til aftalerne, bl.a. hvorvidt aftalerne er obligatoriske at anvende,
samt hvilke områder der er aftaledækket.
·
Manglende
overskuelighed, da bl.a. aftaleinformationer findes flere steder.
·
Det er
svært at overbevise brugerne om, at de skal anvende aftalerne, når der ingen
sanktioner er forbundet med ikke at anvende dem.
Der er således et klart behov for fokus på
information om indkøbsaftalerne for at anvendelsesgraden af aftalerne kan øges.
Strategisk Indkøb har på dette område planlagt følgende tiltag.
7.2.1 Leverandørkort
Strategisk Indkøb er i øjeblikket ved at
udsende leverandørkort til alle kommunens leverandører. Formålet med et
leverandørkort er, at de enkelte institutioner kan se dokumentation for, at den
pågældende leverandør har indgået aftale med Københavns Kommune inden for det
på kortet angivne vareområde. Leverandørerne skal således i hvert salgsøjemed
forevise deres kort i institutionerne.
Det forventes, at leverandørkortet vil være
med til at hindre, at institutionerne køber varer uden om de fælles
indkøbsaftaler. Kortet vil således også være med til at øge kendskabet til de
fælles indkøbsaftaler i de enkelte institutioner.
7.2.2 Leverandørdage
Strategisk indkøb har planlagt at afholde en
leverandørdag i 2005. En leverandørdag skal give leverandørerne mulighed for at
præsentere sig selv, demonstrere deres produkter, servicetilbud mv. overfor
kommunens indkøbere. Formålet med en leverandørdag er at øge kendskabet til de
fælles indkøbsaftaler ved at indkøberne og leverandørerne får et bedre kendskab
til hinanden. Det er målet, at arrangementet besøges af mindst 200 indkøbere
Strategisk Indkøb har ansøgt om at afholde
dette arrangement i Rådhushallen.
7.2.3 Roadshows
Strategisk Indkøb har planlagt at afholde en
række roadshows. Formålet med afholdelse af roadshows er at informere omkring
kommunens indkøbspolitik og de fælles indkøbsaftaler.
Der kan fokuseres på, hvilke fordele
indkøbsaftalerne giver de enkelte institutioner i form af f.eks. økonomiske og
miljømæssige fordele. Kendskabet til de fælles indkøbsaftaler vil således være
med til at øge anvendelsen.
Der er flere dimensioner af roadshows
. Et
roadshow kan blive afholdt på den måde, at Strategisk Indkøb besøger
forvaltninger eller institutioner, hvor man samler en række indkøbere og
fortæller om et bredt udsnit af de fælles indkøbsaftaler, samt orienterer om
indkøbspolitikken.
Et roadshow kan også være i form af et
temamøde, hvor man i forbindelse med et lokalmøde i en forvaltning møder op, og
blot informerer om en enkelt indkøbsaftale og dennes fordele, der er relevant
for det pågældende mødes tema.
7.2.4 Fælles indkøbsadgang
Som supplement til det elektroniske
indkøbssystem (KØR) anvender kommunen stadig aftalekataloget "Rakat", der
indeholder oplysninger om de fælles indkøbsaftaler med beskrivelser af
leverandører, aftalevilkår mv. Kataloget indeholder desuden aftaler vedrørende
tjenesteydelser og andre varer, der ikke kan bestilles elektronisk.
Aftalekataloget giver indkøberne et overblik over kommunens samlede aftaleportefølje,
leverandører på de enkelte områder, samt hvorvidt varer skal bestilles via KØR
eller på anden vis.
Rakat-kataloget er ikke så fleksibelt og
brugervenligt, som det kunne ønskes. Samtidigt virker det for mange brugere
uoverskueligt og forvirrende, at man skal finde aftaleinformationerne flere
steder.
Strategisk Indkøb arbejder på at skabe et nyt
samlet aftalekatalog på Den Offentlige IndkøbsPortal. I marts 2005 deltog
Strategisk Indkøb i et kursus hos Gatetrade for at lære at lave kataloger på
portalen. Kursets formål var bl.a. at hente inspiration til det videre arbejde
med at skabe et nyt samlet aftalekatalog, som vil kunne erstatte "Rakatten" i
løbet af 2005.
Det forventes, at man med et nyt samlet
aftalekatalog vil kunne øge anvendelsen af indkøbsaftalerne, idet aftaleinformationerne
bliver samlet ét sted og det bliver lettere for brugerne at orientere sig
omkring, hvilke områder der er aftaledækket.
7.3 Øget anvendelse af indkøbssystemet
I interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af
indkøbssystemet:
·
Brugernes
holdning til systemet er, at det er langsomt og besværligt at anvende. Systemet
mangler brugervenlighed, og det burde gøres mere fleksibelt og overskueligt.
·
Manglende
udrulning af indkøbssystemet i flere forvaltninger.
·
Manglende
undervisning i indkøbssystemet af både nye brugere samt genopfriskning, da flere
forvaltninger ikke har ressourcer til den undervisningsindsats, der reelt er
behov for.
·
Flere
e-handelsegnede varer i indkøbssystemet.
·
Svært at
få brugerne til at anvende systemet, da de ikke ser nogen umiddelbare fordele
forbundet herved.
Der er således et klart behov for fokus på uddannelse
og opfølgning i anvendelsen af indkøbssystemet, samt forankring af
indkøbssystemet i hele organisationen, for at anvendelsesgraden af
indkøbssystemet kan øges.
7.3.1 E-handelsegnede varer
Strategisk indkøb arbejder løbende med at
identificere nye aftaleområder, der kan give besparelser. Strategisk Indkøb arbejder
efter en prioriteret liste over aftaleområder, som det vil være fordelagtigt at
bringe i udbud. Denne liste arbejder man fortsat efter i 2005, men med fokus på
at vælge aftaleområder, der er e-handelsegnede, med det formål at jo flere
varer, der er i indkøbssystemet, jo flere øns
ker at anvende systemet.
7.3.2 Forbedret katalogkvalitet
Som sagt vil Strategisk Indkøb deltage i et
kursus hos Gatetrade for at lære at lave kataloger på Den Offentlige
IndkøbsPortal. Formålet med kurset er bl.a. at skabe en bedre sproglig
referenceramme, og dermed at yde leverandørerne endnu mere kvalificeret rådgivning
i relation til udarbejdelsen af køberspecifikke kataloger til Københavns
Kommune.
I forbindelse med tiltaget vil kommunens
leverandører af flere omgange i 2. kvartal blive indbudt til seance, hvor
Strategisk Indkøb gennemgår gode og dårlige eksempler på elektroniske
indkøbskataloger. Formålet er at få leverandørerne til at forstå, at
katalogkvaliteten af elektronisk indkøbskatalog er et vigtigt konkurrenceparameter
(udstillingsvindue), som kan være forskellen mellem økonomisk succes og fiasko.
Tiltaget skal sikre, at katalogkvaliteten i
kommunens indkøbssystem bliver endnu bedre, hvilket i sidste instans skal gøre
det nemmere for indkøberen at fremsøge varer.
7.3.3 Fokus er nøglen til forankringen
I forhold til anvendelsen af indkøbssystemet
vil Strategisk Indkøb fokusere sin indsats på at:
·
Skabe
større ledelsesmæssig opbakning ved at afholde informationsmøder for ledere for
at få skabt opmærksomhed på de effektiviseringsgevinster som anvendelsen af
indkøbssystemet bevirker.
·
Få de
centrale enheder i hver forvaltning til at øge anvendelsen af indkøbssystemet.
Kan man få de centrale enheder til i større omfang at anvende indkøbssystemet
vil det også have en afsmittende effekt på resten af forvaltningens enheder –
succes avler succes.
·
Forvaltningerne
løbende kan modtage rådgivning i relation til deres udrulning af
indkøbssystemet eller andre tiltag som forsøger at øge anvendelsen af indkøbssystemet.
7.4 Rapportværktøjet "Discover"
Rapportværktøjet "Discover" blev implementeret
i slutningen af 2004 i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil
gøre det muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner,
og således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at
indkøbssystemet anvendes.
Strategisk Indkøb vil i samarbejde med KØR
arbejde for, at medarbejderne bliver opmærksomme på rapportværktøjets meget
store informationspotentiale. Et informationspotentiale som både kan give såvel
den menige medarbejder og kontorchefen et bedre beslutningsgrundlag i forhold
til de daglige udfordringer.
Ud fra et ønske om at skabe bedre
ledelsesmæssig information er det vigtigt, at forvaltningerne hurtigst muligt
og i største mulige omfang anvender indkøbssystemet, idet
informationspotentialet ikke kan realiseres til fulde, før datagrundlaget har
en vis historik.
7.5 Brugerundersøgelser
Strategisk indkøb har sammen med
Indkøbschefgruppen som led i den løbende rapportering vedrørende indkøbsområdet
igangsat en brugerundersøgelse i samarbejde med EKG - Research & Planning.
Formålet er at undersøge brugernes holdninger til de fælles indkøbsaftaler,
indkøbssystemet samt informationen på indkøbsområdet.
Undersøgelsen kan/skal både tjene som en
tilfredshedsundersøgelse, men også som platform til nye idéer til forbedring af
funktionen. Der udarbejdes elektronisk interaktive rapporter, således at der er
mulighed for selv at arbejde videre med undersøgelsen. Der vil være mulighed
for bench-mark studier og tracking ved en årlig gentagelse af undersøgelsen.
Resultatet vil blive forelagt Økonomiudvalget.
Brugerundersøgelsen var planlagt gennemført i
foråret 2005. Indkøbschefsgruppen opfordrede til først at gennemføre
brugerundersøgelsen efter sommerferien, dels på grund af skolernes ferie, dels
på grund af ikrafttræden af Lov om Offentlige Betalinger og dennes indflydel
se
på anvendelsen af indkøbssystemet. Undersøgelsen ville på nuværende tidspunkt
ikke give et retvisende billede af situationen i de enkelte forvaltninger.
EKG er i gang med udvikling af spørgeramme,
således at udsendelse af spørgeskemaer til 500 respondenter vil finde sted
medio august. Ultimo september vil den endelige rapport blive afleveret.
7.6 Leverandørsamarbejdet
I arbejdet med bedre kommunikation, forbedret
anvendelse af såvel indkøbsaftaler som indkøbssystem, er leverandørerne en
vigtig medspiller. Strategisk Indkøb ser det derfor som særdeles vigtigt
fortsat at styrke samarbejdet med leverandørerne.
Det er derfor vigtigt med fortsat fokus på
leverandørsamarbejdet. Strategisk Indkøb har følgende nye tiltag rettet mod
leverandørerne.
7.6.1 Nytårskur
Strategisk Indkøb afholdt i januar 2005 en
"nytårskur" for kommunens leverandører, hvor indkøbschefsgruppen var inviteret
med. Formålet med nytårskuren var bl.a. at informere leverandørerne om Lov om Offentlige
Betalinger, demonstration af indkøbssystemet, samt information om kommunens
indkøbspolitik. Samtidig havde leverandørerne mulighed for at hilse på og
snakke med medarbejderne fra Strategisk Indkøb. Strategisk Indkøb har modtaget
mange positive tilkendegivelser fra leverandørerne. Nytårskuren vil være en
årligt tilbagevendende begivenhed.
7.6.2 Nyhedsbreve til
leverandørerne
Strategisk Indkøb planlægger at udsende
nyhedsbreve til leverandørerne. Formålet med disse nyhedsbreve er at informere
om nyt fra Strategisk Indkøb, samt om de tiltag som foregår på indkøbsområdet i
kommunen.
7.7 Erfaringsdeling med andre
offentlige organisationer
Under devisen, at viden er det eneste, der
bliver mere af, når man deler det med andre, holder Strategisk Indkøb sig
løbende orienteret om, hvad der sker uden for Københavns Kommune, som medlem af
diverse fora, f.eks.
·
IKA –
Foreningen af offentlige indkøbere
·
Regionale
Indkøbere – Det tidligere SINERFA/AMERFA
·
Panel
for professionelt miljøbevidst indkøb
·
KISH –
Kommunale Indkøbschefers Samarbejde i Hovedstadsområdet
·
Skandinavisk
ERFA-gruppe – København, Århus, Göteborg, Malmö, Oslo og Helsinki
·
DILF –
Dansk Indkøbs- og Logistikforum
8.
Fortsat styrkelse af Strategisk Indkøb
Etableringen af fælles
indkøbsaftaler gennemføres efter en ISO 14001 certificeret procedure, der
sikrer en høj kvalitet i både aftaleprocessen og i den endelige aftale.
Strategisk Indkøb er i den forbindelse som den første institution i kommunen
blevet registreret efter den europæiske EMAS-forordning. Indkøbsaftalerne
etableres primært via EU-udbud, men der etableres i mindre omfang
indkøbsaftaler via forhandling og i samarbejde med eksterne parter.
Herudover varetager
I forbindelse med brugen af
indkøbssystemet, skal der designes rapporter til brug ved rapportering og opfølgning
på brugen af såvel systemet som indkøbsaftalerne. Der er i efteråret 2003
implementeret et analyseværktøj (Discover), der kan benyttes til at generere
disse rapporter. Arbejdet består i udvikling, test og implementering af
rapporterne, ligeledes i samarbejde med Økonomiforvaltningens 3. kontor, som er
ansvarlige for den tekniske del.
I Strategisk Indkøb er 6 medarbejdere
fastansat. Økonomiudvalget tiltrådte i forbindelse med tiltrædelse af aftalen
om de økonomiske rammer for 2003, at der skulle afsættes en pulje på 5 mio.kr.
til styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed (Strategisk Indkøb). Midlerne
skulle benyttes til, i en midlertidig 2-årig periode, at ansætte 6 indkøbere,
der dels skulle indgå en række nye, attraktive indkøbsaftaler, dels medvirke
til at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Den midlertidige styrkelse
skulle ophøre medio 2004.
I forbindelse med indkøbsredegørelsen 2004
tiltrådte ØU, at denne styrkelse blev forlænget med yderligere 2 år, dog med 5
indkøbere.
Såfremt kommunen fortsat skal kunne høste
besparelserne ved de fælles indkøbsaftaler kræver det en koncentreret indsats
for dels at foretage EU-udbud på nye produktgrupper, dels at forlænge/forny
eksisterende aftaler gennem nye EU-udbud.
Imidlertid bør der fremover også bruges endnu
flere ressourcer end hidtil på implementering og organisatorisk forankring. Der
må nødvendigvis være større fokus på at øge anvendelsesgraden af de fælles
indkøbsaftaler og indkøbssystemet. En aftale kan være nok så god på papiret, men
det kræver, at man anvender den.
For at kunne fortsætte arbejdet med dels at
løfte de hidtidige opgaver, dels med at varetage de påtrængende opgaver af
drifts-, vedligeholdelses- og implementeringsmæssig karakter, indstiller
Økonomiforvaltningen, at den midlertidige styrkelse fra og med 2007 gøres
permanent med de oprindelige 6 indkøbere.
Der er i denne redegørelse i afsnit 4.3
blevet gjort rede for de opnåede besparelser og anvendelsesgraderne for
indkøbsaftalerne og indkøbssystemet. Dette bliver desuden uddybet i Bilag 3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler
og -system. Her bliver også opstillet mål for de kommende år. Afsnit 7
behandler de planlagte tiltag for at indfri disse mål.
9.
Afrunding
Det må kunne konkluderes, at Strategisk Indkøb i lyset af den utilfredsstillende
anvendelsesgrad over for den af Borgerrepræsentationen vedtagne indkøbspolitik,
må arbejde intensivt på at forbedre denne.
I tæt samarbejde med Indkøbs
chefsgruppen og forvaltningerne må der arbejdes
på:
at forbedre
kommunikationen mellem Strategisk Indkøbs, Indkøbschefsgruppen og
forvaltningerne, såvel som direkte til slutbrugerne.
at indgå
attraktive indkøbsaftaler.
at øge kendskabet til indkøbsaftalerne.
at få
indkøbssystemet gjort endnu mere fleksibelt og overskueligt.
at få indkøbssystemet
udrullet i hele kommunen.
og ikke mindst
at få brugerne til forstå, hvilke fordele, der
for hele kommunen som helhed er forbundet med den rigtige anvendelse af indkøbsaftaler og det
elektroniske indkøbssystem. .kl..
ØKONOMI
I perioden 2002-2004 har Strategisk Indkøb
gennem indgåelse af fordelagtige fælles indkøbsaftaler realiseret en besparelse
på ca. 41,5 mill.kr. Målsætningen var 36 mill.kr. Gennem fortsat arbejde med
aftaleindgåelse forventes intet problem med at nå målsætningen for 2006 på 80
mill.kr.
De gode resultater kunne opnås gennem den
midlertidige styrkelse af indkøbsfunktionen med 6 medarbejdere. For at
vedligeholde aftalerne og bearbejde nye produktområder, samt at varetage de
vigtige opgaver af drifts- og implementeringsmæssig karakter, ikke mindst med
at øge anvendelsesgraden af indkøbsaftaler og indkøbssystem bør denne
midlertidige styrkelse gøres permanent. Hertil bør afsættes 3 mill.kr. årligt
som foreslås fordelt blandt forvaltningerne i forhold til antallet af
opkoblinger til IT-systemet.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Kredsen af administrerende direktører
Økonomichefkredsen
Indkøbschefgruppen
BILAG
Bilag 1: Lov om Offentlige Betalinger
Bilag 2: Københavns Kommunes samfundsmæssige
ansvar
Bilag 3: Forvaltningernes
omkostninger/besparelser vedrørende indkøb
Bilag 4: Loyaliteten over for indkøbsaftaler
og -system
Bilag 5: Forvaltningernes aktiviteter
vedrørende indkøb
Erik Jacobsen
/Bjarne
Winge