Mødedato: 16.08.2005, kl. 15:00

Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005

Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 16. august 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 313/2005

 

 

7.                   Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender

at    nærværende redegørelse tages til efterretning.

at    styrkelsen af Strategisk Indkøb gøres permanent fra og med 2007, jf. afsnit 8.

at    der til dette med virkning fra 1. januar 2007 afsættes 3 mill.kr. årligt, som finansieres via opkrævning hos udvalgene.

 

 

 

RESUME

Redegørelsen indeholder en status over de opnåede resultater med indgåelse og brug af fælles indkøbsaftaler og kommunens elektroniske indkøbssystem, samt de realiserede besparelser i perioden 2002-2004. Desuden indeholder redegørelsen en evaluering af indkøbsområdet. Endvidere beskriver redegørelsen fokusområderne på indkøbsområdet i 2005-2006.

Siden oprettelsen af Strategisk Indkøb (tidligere Den Fælles Indkøbsenhed) i 2002, er der foretaget 29 udbud (bestående af 85 delaftaler med en realiseret besparelse på ca. 41,5 mill.kr.). Resultatet viser, at kommunen, via sit store indkøbsvolumen, kan opnå markante besparelser ved anvendelse af fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Strategisk Indkøb havde som målsætning for 2004, at de indgåede aftaler skulle medføre en besparelse på 36 mio.kr.. Anvendelsen af aftalerne betyder, at kommunen har realiseret denne besparelse i 2004. Imidlertid er anvendelsesgraden af såvel de fælles indkøbsaftaler som af indkøbssystemet stadig utilfredsstillende lav, selvom forvaltningerne er forpligtet til at anvende aftalerne. Der er mange institutioner som endnu ikke anvender alle aftalerne. Dette har som konsekvens, at selvom kommunen har realiseret de forventede besparelser i 2004, udnyttes besparelsespotentialet kun i begrænset omfang.

Der kan være flere grunde til den manglende loyalitet over for de fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Primært kræver det for mange en adfærdsændring at omstille sig til at betragte sig som en del af en større helhed. Man ønsker ikke sin medbestemmelse indskrænket, man betragter indkøbssystemets funktionalitet som besværlig, man mener at kunne købe varer billigere andre steder, man kan ikke benytte sine hidtidige leverandører og aftalerne tilgodeser ikke lokale handlende.

Imidlertid er forudsætningen for fællesaftalerne, at man slutter op omkring dem, således at leverandøren får den omsætning, der er en forudsætning for de for hele kommunen fordelagtige priser og leveringsbetingelser. Samtidigt kræver det forståelse for, at den tid, der anvendes ved at bestille på det elektroniske indkøbssystem, frem for blot at ringe til leverandøren, spares i den videre administration og er et krav for at få det fulde udbytte af elektronisk fakturering.

Kommunen står således overfor et skifte i fokus og mål på indkøbsområdet. Fra at fokusere på organisering og opbygning af indkøbsorganisationen, vil fokus fremover i højere grad være på implementering og organisatorisk forankring. Der vil således være større fokus på at udbrede kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet. Samtidig vil der fortsat være kraftig fokus på udvælgelse af egnede aftaleområder og indgåelse af attraktive indkøbsaftaler.

Der er sket en betydelig videreudvikling af kommunens indkøbssystem, hvilket i 2004 blev belønnet med 2. præmien ved e-handelsprisen. Siden tildelingen af prisen, er systemet yderligere blevet forbedret og er derfor teknisk helt på højde med de bedste offentlige indkøbssystemer i Danmark. Til gengæld er anvendelsen og anvendelsesgraden over for kommunens elektroniske indkøbssystem fortsat utilfredsstillende. Forvaltninger har udsat udrulningen af systemet til 2005. Således er der ikke kommet flere institutioner og indkøbere på systemet, hvilket forklarer en del af den manglende anvendelse. Men der er også problemer med at øge loyaliteten blandt dem, som har adgang til systemet, og der kan forekomme tilfælde af manglende opbakning i forvaltningerne.

På den baggrund anbefales der en række tiltag i denne redegørelse, for at sikre, at forvaltningerne realiserer det fulde besparelsespotentiale ved den styrkede organisering af indkøbsområdet, og fortsat er i front med IT-understøttelse af sine forretningsprocesser.

Et specielt tiltag er, i samarbejde med Information og Kommunikation, udsendelse af et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert kvartal. Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, udgaver med fokus på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse områder understøttes af de fælles indkøbsaftaler. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns Amt har anvendt i en årrække med megen succes. Som i amtet er det ligeledes hensigten at gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret i en opstartsperiode, idet de leverandører, med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan promovere deres produkter i begrænset omfang, dels gennem informative artikler, dels gennem decideret annoncering.

For at kunne opnå de ønskede besparelser på indkøbsområdet, må der fremover bruges endnu flere ressourcer på at øge anvendelsesgraden af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, idet selv den bedste indkøbsaftale kræver, at den anvendes, for at opnå den forventede besparelse. Dette, sammenholdt med afholdelse af EU-udbud på nye produktområder og forlængelse/fornyelse af eksisterende gennem nye udbud, kræver en medarbejderstab, der føler sig motiveret til også at tænke flere år frem. Økonomiforvaltningen indstiller derfor, at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet gøres permanent fra og med 2007.

Den permanente styrkelse indebærer, at de nuværende 5 medarbejdere fortsætter og der opnormeres til de oprindelige 6 medarbejdere. Udgiften hertil udgør 3 mill.kr. inkl. udgifter til nødvendig ekstern rådgivningsbistand. Finansieringen dækkes af udvalgene.

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Strategisk Indkøb (tidligere benævnt Den Fælles Indkøbsenhed), der blev oprettet i 2002, har til formål at indgå fælles bindende indkøbsaftaler for hele kommunen. Denne redegørelse er den årlige status for indkøbspolitikken i henhold til Økonomiudvalgets beslutning om løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003).

I forbindelse med behandlingen af indkøbsredegørelsen for 2004 tiltrådte Borgerrepræsentationen kommunens nye indkøbsstrategi for 2004-2007 (BR 162/04). Københavns Kommunes Indkøbsstrategi 2004-2007 danner sammen med indkøbspolitikken og herunder de årlige redegørelser om kommunens indkøb rammen for aktiviteterne i Strategisk Indkøb.

 

2. Indkøbspolitikken og modsatrettede hensyn

Gennemførelsen af indkøbspolitikken kræver adfærdsændringer. Selvom der altid deltager repræsentanter fra institutionerne i de arbejdsgrupper, som indgår de enkelte aftaler, vil man i institutionerne tillægge friheden til selv at vælge leverandører stor værdi. Ligeledes opleves tilknytningen til lokalområdet gennem brug af de lokale forretningsdrivende positivt.

                   

Selvom institutionerne ved 'slagtilbud' ofte kan matche priserne i de centrale indkøbsaftaler skal de øvrige omkostninger medregnes, herunder hver enkelt medarbejders arbejdstid til 'tilbudsjagt', markant øget administration af udlæg, registrering af kasseboner (i forhold til almindelige fakturaer) og evt. kørsel. Samtidigt kan der være kvalitetsforskelle, herunder i forhold til miljø og arbejdsmiljø.

Værdien af institutionernes handlefrihed og mulighed for at støtte lokalområdet skal derfor vægtes i forhold til værdien af målene med indkøbspolitikken. Det er kun gennem anvendelse af de centrale aftaler, at kommunen realiserer sine mål om miljøbevidste indkøb.

 

3. Indkøbsstrategiens vision

De strategiske mål for indkøbsområdet kan simpelt illustreres ved vort visionshjul:

 

                              

 

Målet med en effektiv indkøbsforvaltning er at realisere fordele i form af bedre priser, højere kvalitet, bedre miljø og arbejdsmiljø mv. samt procesbesparelser og serviceløft.

Målene skal opnås gennem en øget anvendelse af de fælles indkøbsaftaler og elektronisk indkøb.

Grundlaget for dette er - ud over attraktive indkøbsaftaler - et bæredygtigt fundament i form af klar organisering og teknisk understøttelse af området, effektiv kommunikation til brugerne/indkøberne samt systematisk måling og opfølgning på indkøb og indkøbsadfærd i organisationen.

 

4. Indkøbsstrategien og indkøbspolitikken

Det fremgår af kommunens indkøbsstrategi, at forvaltningerne skal anvende de obligatoriske aftaler, samt at de, som har mulighed for at anvende indkøbssystemet, er forpligtet til at købe varer via systemet, enten som katalogvarekøb eller som ikke-katalogkøb.

Københavns Kommune vil med indkøbspolitikken opnå en række mål, samt leve op til udefrakommende krav, hvilket fremgår af nedenstående model:

 

              

 

I de følgende afsnit vil der blive givet en kort status over arbejdet med indkøbspolitikken.

 

4.1 Love og regler:

4.1.1 EU-udbudsregler

Københavns Kommune er, som alle offentlige organisationer, underlagt EU's udbudsregler. Reglerne medfører, at kommunen for de fleste indkøb har pligt til at gennemføre EU-udbud og indgå bindende aftaler. Derfor er indførelsen af den fælles indkøbspolitik en afgørende forudsætning for at Københavns Kommune efterlever EU's udbudsregler.

Udbudsreglerne fastsætter nogle formelle procedurer, som offentlige ordregivende myndigheder skal følge ved indkøb og anskaffelser, hvis værdier overstiger nogle nærmere fastsatte tærskelværdier.

Kommunens praksis og afgørelser i forhold til EU´s udbudsregler kan indbringes og efterprøves af Klagenævnet for udbud eller af de almindelige domstole.

4.1.2 Lov om Offentlige Betalinger

Lov om Offentlige Betalinger trådte i kraft den 1. februar 2005. Loven indebærer, at alle leverandører, som handler med offentlige institutioner, fra og med denne dag skal fremsende alle regninger i elektronisk format. Formålet med loven er hurtigst muligt at få Danmark til at digitalisere indkøbsprocessen, hvilket Københavns Kommune allerede har arbejdet på gennem flere år.

Det betyder, at indkøb som foretages via kommunens "elektroniske indkøbssystem" i KØR, altid sikrer, at kommunen både efterlever kommunens Indkøbspolitik og Indkøbsstrategi (BR 162/04) og Lov om Offentlige Betalinger.

Ud fra en indkøbsmæssig synsvinkel er den største udfordring således ikke teknisk men organisatorisk, hvilket skyldes den lave anvendelsesgrad af indkøbssystemet. Strategisk indkøb arbejder derfor også i lyset heraf, sammen med forvaltningerne, på at øge anvendelsen af kommunens elektroniske indkøbssystem.

En nærmere redegørelse for loven og dens betydning for kommunen findes i Bilag 1: Lov om Offentlige Betalinger.

 

4.2 Det samfundsmæssige ansvar (Miljøhensyn, arbejdsmiljø, etiske hensyn)

ØU har på sit møde den 23. november 2004 bedt om en nærmere definition af hvilke etiske hensyn, der kan tages i forbindelse med indgåelse af aftaler med eksterne leverandører.

Kommunens indkøb er underlagt den danske lovgivning omkring miljø, arbejdsmiljø og etiske hensyn, foruden Borgerrepræsentationens beslutninger vedrørende miljøkrav, etiske og etniske hensyn mm.

EU's udbudsdirektiver tillader ikke, at offentlige indkøbere i alle tilfælde direkte efterspørger varer med et bestemt miljømærke. Men det er tilladt at forlange dokumentation for, at produkterne kan overholde de samme kriterier, som findes i miljømærket.

Københavns Kommunes Miljøkontrol deltager altid i Strategisk Indkøbs indgåelse af indkøbsaftaler i henhold til kommunens miljøhandlingsplan (BR 463/01) og indkøbsprocessen i Strategisk Indkøb er miljøcertificeret efter ISO 14.001 og EMAS. I miljøhandlingsplanen er der fastsat en procedure for indgåelse af fælles indkøbsaftaler, der sikrer, at miljø- og arbejdsmiljøhensyn bliver inddraget i indkøbsbeslutningen på lige fod med bl.a. pris, kvalitet og service.

Hermed sikres, at indkøbsaftalerne kun indeholder miljøvurderede varer. Samtidigt sikres efterlevelse af BR's beslutninger på området.

Ligeledes deltager Københavns Kommunes Bedriftssundhedstjeneste altid ved indgåelse af aftaler i Strategisk Indkøbs regi. Dette sikrer, at indkøbsaftalerne kun indeholder arbejdsmiljøvurderede varer.

Når Strategisk Indkøb indgår en leverandøraftale, indgår miljø, arbejdsmiljøet og etiske hensyn derfor i en samlet vurdering sammen med f.eks. pris, service og leveringssikkerhed.

I de aftaler Strategisk Indkøb indgår, fremgår det, at såfremt leverandøren og dennes underleverandører ikke lever op til deres forpligtelser i denne forbindelsen, er kommunen berettiget til med øjeblikkeligt varsel helt eller delvist at hæve kontrakten, uden at der kan rejses krav om økonomisk kompensation mod kommunen i denne anledning.

Man skal dog være opmærksom på, at denne sikkerhed gælder for det sortiment, aftalen dækker, og ikke nødvendigvis leverandørens samlede sortiment. Ved køb af katalogvarer på indkøbssystemet er disse aftaledækket, men ved køb af ikke-katalogvarer uden for det aftaledækkede sortiment er det ikke sikkert, at disse opfylder kommunens miljøkrav. 

I Bilag 2: Københavns Kommunes samfundsmæssige ansvar, uddybes forholdene omkring dette emne.

 

4.3  Besparelser

4.3.1 Realiserede besparelser på indkøb

Strategisk Indkøb har i perioden indtil udgangen af 2004 aftaledækket en årsomsætning på ca. 400 mio.kr. af en samlet efterspørgsel på ca. 3 mia.kr. efter varer og tjenesteydelser i Københavns Kommune.

 

År

Forventet besparelse (mio. kr.)*

Realiseret besparelse (mio. kr.)

Difference (mio. kr.)

2004

36

41,5

+ 5,5

2005

56

 

 

2006

80

 

 

2007

85

 

 

* Kilde: Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - februar 2004 

Den realiserede besparelse ved udgangen af 2004 beløb sig til ca. 41,5 mio.kr. Besparelsen er beregnet ud fra den kendte omsætning året inden aftalen trådte i kraft, samt de opnåede prisforbedringer ved den fælles indkøbsaftale. Den reelle omsætning på et område er antageligt større end den kendte omsætning, idet tallene er baseret på udtræk fra KØR af betalinger foretaget til kendte leverandører på området. Betalinger til andre leverandører samt betalinger foretaget af institutioner, der ikke bogfører direkte i KØR (selvejende institutioner), er dermed ikke inkluderet.

Besparelsen er beregnet ud fra den bedst kendte aftale i Københavns Kommune ved aftalens indgåelse. Oftest vil denne aftale kun være brugt ved en mindre del af kommunens indkøb, og dermed ikke være udtryk for et generelt prisniveau. Den reelle besparelse vil derfor typisk være større end anført.

Eksempel:  Ud fra en analyse af en produktgruppes egnethed til EU-udbud er den årlige omsætning med det eksisterende købemønster beregnet til 20 mio.kr.

Efter udbud og indgåelse af leverandøraftale vil den årlige omsætning herefter med uændret forbrug beløbe sig til 17 mio.kr. Dvs. umiddelbart en besparelse på 3 mio.kr. Imidl ertid har Strategisk Indkøb efter at have benchmarket øvrige aftaler fundet frem til, at f.eks. SKI's aftale på området er så fordelagtig, at man (såfremt man havde anvendt denne) ville have haft en omsætning på 18 mio.kr. Den realiserede besparelse er derfor opgjort til at være 2 mio.kr. i stedet for 3 mio.kr.

4.3.2 Forvaltningernes omkostninger/besparelser

ØU har på sit møde den 23. november 2004 forespurgt, hvilke omkostninger forvaltningerne måtte have ved efterlevelse af indkøbspolitikkens krav om anvendelse af indkøbsaftaler og -system.

Da det ikke er muligt isoleret set at opgøre omkostningerne ved de fælles indkøbsaftaler – herunder anvendelsen af indkøbssystemet, har forvaltningerne skullet angive deres omkostninger i følgende situationer:

1.      Strategisk Indkøb er ansvarlig for aftaleindgåelse og opfølgning herunder anvendelsen af KØR´s elektroniske indkøbssystem.

2.      Den enkelte forvaltning er selv ansvarlig for aftaleindgåelsen og opfølgning men uden anvendelse af kommunens indkøbssystem.

Forvaltningerne er blevet forelagt detaljerede skemaer over tidsforbruget for de enkelte processer i aftaleindgåelse og -opfølgning.

Disse indeholder samtidigt de forudsætninger, herunder lovgivning samt politiske beslutninger, der ligger til grund for de fælles indkøbsaftaler.

Forvaltningernes besvarelser har afstedkommet følgende resultater:

Ved at Strategisk Indkøb indgår fælles indkøbsaftaler aflastes hver enkelt forvaltning med et tidsforbrug på ca. 683 timer pr. udbud. Desuden opnår hver forvaltning en aflastning på ca.158 timer årligt pr. aftale til aftaleopfølgning. Denne organisering giver desuden mulighed for anvendelsen af indkøbssystemet, hvorved der kan opnås en tidsmæssig aflastning på godt 7 minutter ved et gennemsnitligt "standard indkøb" på 5 standardvarer i forhold til at foretage indkøbet pr. telefon el. lign.

På baggrund af dette må den nuværende organisering med Strategisk Indkøb anses for at være mere omkostningsbesparende for de enkelte forvaltninger, end hvis man overlod aftaleindgåelsen, -opfølgningen og manuel ordreafgivelse til disse.

Den detaljerede redegørelse forefindes i Bilag 3: Forvaltningernes omkostninger/besparelser vedrørende indkøb.

4.3.3  Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler

Beregning af anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler er baseret på statistikker over 5.000 af kommunens leverandører og behæftet med megen usikkerhed, idet det - delvis på grund af den nuværende kontoplan - er meget vanskeligt at få et billede af, hvor meget indkøb, der foretages uden om aftalerne på det enkelte område. Mange leverandører handler med forskellige varegrupper, som for Strategisk Indkøb kan være svære at identificere, især da de "ulovlige" leverandører ikke er interesserede i at levere salgsstatistikker. Det kræver derfor mange arbejdstimer at klarlægge indkøbsmønsteret for en varegruppe, der er omfattet af en obligatorisk indkøbsaftale. En forøget anvendelse af det elektroniske indkøbssystem vil sammen med en videreudvikling af rapportværktøjet Discover kunne bidrage til at skabe et bedre billede, men der kan allerede nu identificeres en række leverandører og brugere, der går uden om de fælles indkøbsaftaler, således at Strategisk Indkøb kan rette henvendelse til disse under henblik på at få flyttet indkøbet over på de fælles indkøbsaftaler.

I Bilag 4: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system vil anvendelsesgrader for de enkelte produktområder og forvaltninger blive nærmere gennemgået.

 

År

Forventet anvendelsesgrad for de fælles indkøbsaftaler

Realiseret anvendelsesgrad for de fælles indkøbsaftaler

Difference   (procent points)

2004

60%

53%

- 7,0

2005

70%

 

 

2006

80%

 

 

2007

85%

 

 

* Kilde: Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - februar 2004 

Fordelene ved anvendelse af de fælles indkøbsaftaler er, at kommunen - udover de miljømæssige fordele - derigennem kan realisere en større del af besparelsespotentialet. Derudover bør der tages hensyn til de besparelser forvaltningerne opnår på anden måde ved at anvende indkøbsaftalerne. Jo højere anvendelsesgrad, jo mere troværdigt kan kommunen optræde som én kunde over for leverandørerne, med de deraf følgende forretningsmæssige fordele og administrative gevinster.

Såfremt et "slagtilbud" anvendes, kan det derfor medføre en umiddelbar besparelse ved det enkelte indkøb, men højere priser for de øvrige brugere af den fælles aftale, idet det ikke er muligt at opnå de mest konkurrencedygtige priser på kommunens fælles indkøbsaftaler, hvis leverandørerne ikke kan garanteres en given omsætning.

Samtidig bruges der mange ressourcer på at afsøge markedet, vurdere et tilbud og gennemføre anskaffelsen. Disse ressourcer indgår sjældent i vurderingen af de samlede omkostninger.

Det er dog stadig tilladt ifølge indkøbspolitikken at foretage de såkaldte "pædagogiske indkøb". Dvs. indkøb, der foretages som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces, der f.eks. har til formål at lære børn at købe ernæringsrigtige fødevarer i det lokale supermarked. Eventuelle andre konkrete undtagelser til brugen af en fælles indkøbsaftale fastlægges i forbindelse med indgåelsen af den enkelte aftale eller efter aftale med Strategisk Indkøb.

Det er Strategisk Indkøbs opfattelse, at disse indkøb er relativt begrænsede, og ikke bør påvirke den lave anvendelsesgrad i væsentlig omfang.

4.3.4 Anvendelse af kommunens indkøbssystem

Det elektroniske indkøbssystem, integreret til Den Offentlige IndkøbsPortal, medfører korrekt brugt en række fordele for Københavns Kommune:

·      Administrative besparelser gennem forbedrede forretningsgange omkring indkøb (fra rekvisition til betaling).

·      Bedre ledelsesinformation, både decentralt og centralt, hvilket giver den enkelte institution og indkøber bedre styring over omkostningerne. Samtidigt giver øget information mulighed for at målrette aftaleindgåelsen og derved bedre aftaler.

·      Mulighed for anvendelse af elektronisk indkøbsordre og faktura, hvilket er en betingelse for at høste den fulde gevinst ved Lov om Offentlige Betalinger

·        Fordele for kommunens leverandører og derved på sigt bedre priser for kommunen

Anvendelsesgraden over for indkøbssystemet bliver nærmere gennemgået i Bilag 3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system. Det er svært at få et retvisende billede af den total anvendelsesgrad på grund af de meget forskelligartede produktområder. Der er i første omgang foretaget en analyse på et meget e-handelsegnet produkt, nemlig kaffe, samt et mere komplekst område som kontormøbler, hvilket giver anledning til den formodning, at anvendelsesgraden ligger et sted mellem 5 og 17 %. Der er ikke tidligere opstillet formelle forventninger til denne anvendelsesgrad, men i forbindelse med de fortsatte analyser, vil beregningerne blive mere nøjagtige, og der vil kunne opstilles mål for den fremtidige anvendelsesgrad.

4.3.4.1 E-handelsprisen 2004

Kommunens indkøbssystem blev i 2004 tildelt 2. præmien ved årets e-handelsprisuddeling. Kun overgået af Danmarks Radio (DR), som har en næsten identisk Oracle løsning.

Forskellen mellem 1. præmien og 2. præmien var, at DR anvendte den elektroniske faktura i den daglige drift, mens kommunen "kun" havde den elektroniske faktura i pilottest. Københavns Kommune har indført den elektroniske faktura 1. februar 2005.

Primo 2005 er automatiseringen i kommunens indkøbssystem (KØR) så veludviklet, at indkøbsprocessen fra bestilling til betaling således er blandt de mest avancerede i Danmark.

4.3.4.2 Status på anvendelsen af e-faktura

Status på anvendelsen af den elektroniske faktura primo april er oplyst af Økonomiforvaltningens 3. kontor til en daglig modtagelse af 1.400-1.800 elektroniske fakturaer ud af et beregnet gennemsnit på ca. 3.000 fakturaer dagligt. Dvs. at der stadig modtages og betales en del fakturaer i forvaltningerne, der ikke er fremsendt elektronisk. Af de modtagne elektroniske fakturaer er ca. halvdelen succeser, forstået på den måde, at der kun mangler kontostreng for at behandle dem elektronisk.   

4.3.4.3 Vareudbudet i indkøbssystemet

I indkøbssystemets elektroniske varekataloger er der ved udgangen af 2004 adgang til at købe alt lige fra kaffe, arbejdsbeklædning og kontor- og rengøringsartikler til kontormøbler og pc'er. Der findes p.t. i alt ca. 50.000 elektroniske varelinier i indkøbssystemet.

Selvom indkøbssystemet derfor har en stor spændvidde, er antallet af varelinier endnu ikke fyldestgørende nok til at dække kommunens samlede behov. Der mangler kataloger på adskillige varegrupper. Dette kan dels skyldes, at aftaleleverandøren endnu ikke har lagt sit katalog på Den Offentlige IndkøbsPortal, dels at Strategisk Indkøb endnu ikke har gennemført EU-udbud på produktområdet. Det må dog understreges, at indkøbssystemet også bør/skal anvendes til ikke-katalogvarer.

4.3.4.4 Rapportværktøjet "Discover".

I slutningen af 2004 blev rapportværktøjet "Discover" implementeret i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil gøre det muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner, og således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at indkøbssystemet anvendes.

5. EU-udbud i 2004

5.1 Indkøbsaftaler

Strategisk Indkøb har i perioden indtil udgangen af 2004 gennemført i alt 29 udbud, bestående af 85 delaftaler. Årsomsætningen for disse områder udgjorde inden de nye aftaler ca. 407 mio.kr. Der er pt. yderligere 12 udbud i gang.

Udbudene omfatter følgende områder:

Læskedrikke og øl (forlænget 2004)                          Elevatorservice

Aftørringspapir  (forlænget 2004)                           Hårde hvidevarer

Benzin mm.  (forlænget 2004)                                Vinduespolering

Kildevand  (forlænget 2004)                                 Håndværkerydelser

Budkørsel                  Buskørsel 

Vikarassistance (forlænget 2004)                            Storkøkkenudstyr og service (2004)

Kaffe/the  (forlænget 2004)                                 Legepladsudstyr  (2004)

Skærmbriller               Lyskilder  (2004)

Arbejdstøj                 Kopipapir  (2004)

Flytning                   IT-hardware  (2004)

Kontormøbler               Økolog. fødevarer (små inst.) (2004)

Rengøringskemi             Økolog. fødevarer (storkøkken) (2004)

Rengøringsrekvisitter      Taxikørsel  (2004)

Børnebleer                 Legetøj  (2004)

Engangsservice

Igangværende udbud:

Kontorartikler             Skolemøbler

Lamper                     Rengøringsmidler/artikler (nyt udbud)

Beskæftigelsesmaterialer   Konventionelle fødevarer

Institutionsmøbler         Flytning  (nyt udbud)

Business Intelligence      Vagt/sikring

Kopimaskiner               Madkørsel for SUF

To af disse er på områder, der tidligere har været udbudt, men hvor man har valgt ikke at forlænge aftalen. (En aftale laves normalt for 2 år, med option på forlængelse i op til 2 x 1 år). Man kan normalt ikke forvente samme besparelse anden gang området går i udbud. Desuden er 6 aftaler efter konsultation med arbejdsgrupperne blevet forlænget.

Potentielle emner vurderes af Strategisk Indkøb i samarbejde med forvaltningerne. Der forefindes derfor en række områder, hvor de indledende analyser enten er sat i værk eller vil blive det med henblik på kommende udbud.

Et af disse områder, elektricitet, bør nævnes, idet emnet tidligere har været behandlet i Økonomiudvalget under punktet "Strategi for Københavns Kommunes fremtidige el-indkøb", jf. ØU 318/2002. Det blev dengang vedtaget, at kommunens indkøb af el på det liberaliserede elmarked skulle koordineres tværgående og varetages af Strategisk Indkøb.

Elektricitet er derfor på listen over områder, der kan/bør tages i udbud. El kan købes på to måder. Enten laves en fælles kontrakt for hele Københavns Kommune. Det kræver nedsættelse af en arbejdsgruppe til at analysere kommunens samlede strømforbrug og med den fornødne ekspertise inden for området. Den anden mulighed er at lave en rammekontrakt, hvor den enkelte institution kan handle el ud fra deres individuelle forbrug, hvis det kan betale sig.

Sidstnævnte løsning er meget lettere at administrere, men tilbydes i forvejen af SKI, og vi forventer ikk e at kunne gøre det markant bedre, da der er tale om en børsvare, der formentlig ikke er den store administrationsavance på.

Strategisk Indkøb finder det formålstjenligt nu at samle en arbejdsgruppe, der kan begynde at analysere på området for at kunne beregne besparelsespotentialet.

5.2  Samfundsmæssige hensyn i forbindelse med årets udbud

ØU har på sit møde den 23. november 2004 forespurgt, hvilke etiske hensyn, der er taget i det forløbne år.

I de af Strategisk Indkøb indgåede aftaler i løbet af 2004 er der taget en række miljø- og arbejdsmiljøhensyn samt etiske hensyn:

·        Buskørsel:  Strategisk Indkøb har i efteråret 2004 indhentet dokumentation for, at alle busser under aftalen om buskørsel lever op til Borgerrepræsentations beslutning om partikelfiltre. Samtidigt er der løbende, i samarbejde med 6. kontor i FAF, blevet fulgt op på, at alle busser, der anvendes til transport af institutionsbørn, har installeret godkendte sikkerhedsseler på alle pladser. På grund af manglende efterlevelse af kravet om partikelfiltre, samt problemer med overholdelsen af sikkerhedsseler mm. måtte kommunen ophæve en kontrakt i utide.

·        Legepladsudstyr:  Leverandørerne er valgt på baggrund af følgende vurderinger:

§        Miljøkrav: Der må kun bruges uimprægneret træ, alt plast skal være uden PVC og Phtalater.

§        Sikkerhedskrav: Alle redskaber/legepladser er godkendte i forhold til de gældende Europæiske standarder for legeplads sikkerhed EN 1176 og EN 1177.

·        Lyskilder: Leverandørerne er valgt ud fra at få størst muligt udvalg af lavenergi lyskilder (A-energi), samt miljøet omkring bortskaffelse og genbrug af brugte lyskilder.

·        Taxikørsel:  Der er stillet krav om, at leverandøren ikke forskelsbehandler sine ansatte på baggrund af deres etniske oprindelse eller på anden vis udøver diskrimination. Kravet er gjort eksplicit for at undgå enhver tvivl om kommunens holdning til forskelsbehandling, især i forbindelse med en i visse kredse gældende praksis i forbindelse med bestilling af taxi.

·        Kopipa pir:  Det er gennem aftalen sikret, at kommunens institutioner kan leve op til Borgerrepræsentationens beslutning af 12. marts 1992, hvor det blev bestemt, at "… det pålægges magistraten at sørge for, at alle kommunens institutioner fremover benytter ubleget 100% genbrugspapir." Der er tidligere typisk benyttet miljøskadeligt klor til at blege papiret, hvilket er årsagen til kravet om ubleget papir. Der er siden udviklet genbrugspapirtyper, der er bleget ved hjælp af kalk, og som derfor ikke belaster miljøet i samme grad som klorblegningen. Disse blegede papirtyper er det også muligt at købe via aftalen.

I forbindelse med indgåelsen af aftalen for kopipapir har et element været, hvorvidt de tilbudte papirer lever op til kravene i et anerkendt miljømærke. Via kravspecifikationens spørgsmål er der endvidere opnået sikkerhed for, at leverandørerne har fokus på deres miljøstyring, herunder fokus på, at der skal stilles miljøkrav til underleverandører og distributører.

Miljøkontrollen har i forbindelse med gennemførelsen af udbudet sikret, at papirerne som minimum overholder kommunernes krav, hvilket både sikrer et sundt arbejdsmiljø for kommunens medarbejdere og miljøet som helhed.

·        Økologiske fødevarer:  Der er specielt efterspurgt økologiske fødevarer for at kommunens kantiner og institutioner får de bedste forudsætninger for at efterleve kommunens Agenda 21 forpligtelse til at 75% af al den mad, som serveres i kommunens køkkener og kantiner, skal være økologisk inden udgangen af 2008.

·        Legetøj:  Der er bl.a. efterspurgt "økologisk legetøj" (legetøj, der er produceret bæredygtigt og med hensyntagen til natur og miljø), så kommunens institutioner får mulighed for at prioritere disse hensyn ved de enkelte indkøb.

·        Adm. IT-udstyr:  Den væsentlige miljøbelastning er relateret til brugsfasen, da der er tale om el-forbrugende apparater (pc'er, fladskærme mv.) El-produktionen giver anledning til:

§        Globale miljøproblemer, som er knyttet til anvendelse af fossile brændsler og udledning af CO2, der bidrager til drivhuseffekt.

§        Regionale miljøproblemer, der er forbundet med udledning af SO2 og NO2, der bidrager med forsuring.

§        Der findes mere end 100.000 forskellige produkter indenfor Adm. IT-udstyr. Derfor arbejder kommunen via indkøbsmodellen for aftalen vedr. Adm. IT-udstyr med minimumskrav i relation til miljø og arbejdsmiljø ved indhentningen af tilbud. Miljøkontrollen og Bedriftssundhedstjenesten er via stikprøvekontrol ansvarlige for, at leverandørerne overholder disse minimumskrav i relation til miljøet og er via stikprøvekontrol ansvarlig for at leverandørerne overholder disse minimumskrav i relation til arbejdsmiljøet.

·        Kaffe:  Der er mulighed for at købe økologisk kaffe eller bæredygtigt produceret kaffe, hvor kaffebønderne bliver hjulpet til at forbedre dyrkningsmetoderne og de enkelte bondesamfund får hjælp til etablering og drift af bl.a. skoler. I hele 2004 blev der på denne aftale indkøbt 55,2 tons ristet kaffe, heraf 8,5 tons økologisk kaffe eller godt 15%.

 

6.  Forvaltningernes aktiviteter vedrørende indkøb

Strategisk Indkøb har været i dialog med de enkelte forvaltningers repræsentant i indkøbschefsgruppen for at få belyst forvaltningernes aktiviteter på indkøbsområdet. De hovedområder og emner, der er blevet berørt, er bl.a. indkøbsorganiseringen, anvendelse af indkøbsaftaler og indkøbssystem samt hvordan kommunikationen foregår i de enkelte forvaltninger. På alle områderne har der været fokus på såvel de fordele, som de kritikpunkter og barrierer man i forvaltningen oplever vedrørende indkøb. Man har samtidigt opfordret til at komme med forslag til, både hvad den enkelte forvaltning og Strategisk Indkøb kan gøre bedre i relation til indkøbsområdet.

I bilag 5 er resultaterne fra de enkelte forvaltninger beskrevet ud fra de belyste områder.

 

7. Fokusområder for det videre arbejde med udmøntning af indkøbsstrategien

Strategisk Indkøb vil i de kommende år sætte større fokus på implementering og organisatorisk forankring. Formålet er at øge både kendskabet og anvendelsesgraden til såvel indkøbsaftaler som indkøbssystemet, således at kommunen kan realisere de fulde besparelsespotentialer.

Fokusområderne, for de tiltag Strategisk Indkøb har planlagt for den kommende periode, er følgende:

 

7.1    Bedre kommunikation

7.2    Øget anvendelse af indkøbsaftalerne

7.3    Øget anvendelse af indkøbssystemet

7.4    Øget anvendelse af Rapportværktøjet "Discover"

7.5    Brugerundersøgelse

Interviewene med repræsentanterne fra indkøbschefgruppen viser tydeligt, at der er et klart behov for en række tiltag indenfor disse fokusområder.

I forbindelse med interviewene har Strategisk Indkøb præsenteret indkøbscheferne for de fleste af de tiltag, afdelingen har planlagt at igangsætte. Samtlige forvaltninger ser meget positivt på de kommende tiltag. Desuden er der stor enighed omkring, at Strategisk Indkøb skal synliggøres, og at der skal større fokus på indkøbsområdet.

Udover de ovenstående fokusområder, der retter sig internt i kommunen, er et andet vigtigt fokusområde:

7.6    Leverandørsamarbejdet

7.7    Erfaringsdeling med andre offentlige organisationer i ind- og udland

I det følgende vil de tiltag, som Strategisk Indkøb er i gang med eller planlægger at igangsætte i 2005, blive beskrevet for hvert enkelt fokusområde. Flere tiltag relateres dog til mere end ét fokusområde. Tiltagene skal også ses som en del af en handlingsplan, idet ingen af tiltagene vil få den ønskede og tiltænkte virkning ved at stå alene.

7.1  Bedre kommunikation

I interviewene med repræsentanterne fra indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende kommunikation:

·        Ikke tilstrækkelig information og samarbejde mellem den enkelte forvaltnings indkøbschef og slutbrugerne.

·        Manglende ressourcer i de enkelte forvaltninger til at repræsentanten i indkøbschefsgruppen kan arbejde med at fremme indkøbsområdet.

·        Manglende ressourcer til at arbejdet i arbejdsgrupperne bliver prioriteret højt.

·        Manglende direkte kommunikation vedr. indkøbsområdet til slutbrugerne.

Der er således et klart behov for fokus på information og kommunikation på alle niveauer i organisationen. Strategisk Indkøb har på dette område planlagt følgende tiltag.

7.1.1  Seminar med indkøbschefsgruppen

Strategisk Indkøb planlægger at afholde et seminar med indkøbschefgruppen omkring kommunikationsindsatsen og de fremtidige tiltag i forhold til indkøbsområdet. Målsætningen er at få afdækket kommunikationsvejene i organisationen, samt se på mulighederne for en mere direkte kommunikation ud til slutbrugerne i forvaltningerne.

Formålet er således, at Strategisk Indkøb i samarbejde med indkøbschefsgruppen prøver at afdække mulighederne for, hvordan man kan øge og målrette kommunikationen med henblik på at øge anvendelsesgraden for både anvendelsen af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet i forvaltningerne.

7.1.2 Indkøbsnyt

Strategisk Indkøb sender løbende nyheder ud i form af et elektronisk nyhedsbrev "Sidste Nyt". "Sidste Nyt" indeholder nyheder om nye aftaler, forlængelse af aftaler mv. Det udsendes via e-mail samt offentliggøres på indkøbswebben. Mindre nyheder bliver udelukkende offentliggjort på indkøbswebben.

Som supplement til det elektroniske nyhedsbrev arbejder Strategisk Indkøb på at udsende et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert kvartal. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns Amt har anvendt i en årrække med megen succes.

Formålet med "Indkøbsnyt" er at øge kendskabet til indkøbsområdet. Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, i form af succeshistorier om gode erfaringer med at anvende de fælles indkøbsaftaler, udgaver med fokus på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse områder understøttes af de fælles indkøbsaftaler. Konceptet for "Indkøbsnyt" er ved at blive udarbejdet i samarbejde med Information og Kommunikation.

Strategisk Indkøb har valgt at udsende "Indkøbsnyt" i en papirudgave, da man på denne måde mener, at man bedst når den brede målgruppe, som er indkøbere både fra centralforvaltning og helt ud til den enkelte institution. Samtidig vil en papirudgave – i modsætning til en elektronisk udgave - ikke blot være rettet mod de enkelte indkøbere, men det vil også være tilgængeligt for de øvrige medarbejdere, og dermed vil man kunne synliggøre indkøbsområdet. På sigt vil "Indkøbsnyt" efter en indarbejdningsfase blive gjort elektronisk, som det også nu er sket i Københavns Amt.

Som i amtet er det ligeledes hensigten at gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret, idet de leverandører, med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan promovere deres produkter i begrænset omfang, dels gennem informative artikler, dels gennem decideret annoncering.

7.1.3  Kommunikation er også at være synlig

"Indkøbsnyt" skal ikke stå alene, men hver udgave skal følges op af synlige tiltag, som til tider vil være så målrettet, at det kun har relevans for enkelte indkøbsgrupper eller for en enkelt forvaltning.

Der arbejdes eksempelvis på at skabe en biografaftale, som skal sikre at skolerne og dermed eleverne får en billig og informativ biografoplevelse.

Det informative opnås ved, at der som oftest inden biografforestillingen vil være et oplæg fra en kvalificeret foredragsholder, således at eleverne ikke bare får en filmisk oplevelse, men forhåbentlig en dybere oplevelse i relation til eksempelvis etiske, historiske og miljømæssige aspekter.

Dette tiltag bygger på filosofien om, at kommunikation af og til også bare består af at være synlig. Synligheden e r vigtig for at skabe opmærksomhed på de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, og således skabe større forankring og dermed forståelse af kommunens vision for indkøbsområdet.

7.1.4 Pjece om miljøaspekter og kommunens miljøpolitiske beslutninger

Miljøkontrollen udarbejder i samarbejde med Strategisk Indkøb i 2005 en pjece, der omhandler synliggørelse af miljøaspekter, kommunens miljøpolitiske beslutninger, signaler om hvad kommunen prioriterer, samt overholdelse af kommunens indkøbspolitik.

Formålet med pjecen er at informere kommunens indkøbere om de miljøaspekter, der inddrages i forbindelse med indgåelse af fælles indkøbsaftaler. Samtidig kan den også bruges til at orientere leverandørerne om kommunens miljøpolitiske beslutninger.

Den udarbejdede pjece vil blive lagt ud på KK-net. I prækvalifikationsfasen vil pjecen blive udsendt til de anmodende leverandører. I udbudsfasen vil leverandørerne blive henvist til et link om pjecen.

Strategisk Indkøb afventer at modtage et udkast til pjecen fra miljøkontrollen.

7.2 Øget anvendelse af indkøbsaftalerne

I interviewene med repræsentanterne fra indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af indkøbsaftalerne:

·        Manglende kendskab til aftalerne, bl.a. hvorvidt aftalerne er obligatoriske at anvende, samt hvilke områder der er aftaledækket.

·        Manglende overskuelighed, da bl.a. aftaleinformationer findes flere steder.

·        Det er svært at overbevise brugerne om, at de skal anvende aftalerne, når der ingen sanktioner er forbundet med ikke at anvende dem.

Der er således et klart behov for fokus på information om indkøbsaftalerne for at anvendelsesgraden af aftalerne kan øges. Strategisk Indkøb har på dette område planlagt følgende tiltag.

7.2.1  Leverandørkort

Strategisk Indkøb er i øjeblikket ved at udsende leverandørkort til alle kommunens leverandører. Formålet med et leverandørkort er, at de enkelte institutioner kan se dokumentation for, at den pågældende leverandør har indgået aftale med Københavns Kommune inden for det på kortet angivne vareområde. Leverandørerne skal således i hvert salgsøjemed forevise deres kort i institutionerne.

Det forventes, at leverandørkortet vil være med til at hindre, at institutionerne køber varer uden om de fælles indkøbsaftaler. Kortet vil således også være med til at øge kendskabet til de fælles indkøbsaftaler i de enkelte institutioner.

7.2.2  Leverandørdage

Strategisk indkøb har planlagt at afholde en leverandørdag i 2005. En leverandørdag skal give leverandørerne mulighed for at præsentere sig selv, demonstrere deres produkter, servicetilbud mv. overfor kommunens indkøbere. Formålet med en leverandørdag er at øge kendskabet til de fælles indkøbsaftaler ved at indkøberne og leverandørerne får et bedre kendskab til hinanden. Det er målet, at arrangementet besøges af mindst 200 indkøbere

Strategisk Indkøb har ansøgt om at afholde dette arrangement i Rådhushallen.

7.2.3  Roadshows

Strategisk Indkøb har planlagt at afholde en række roadshows. Formålet med afholdelse af roadshows er at informere omkring kommunens indkøbspolitik og de fælles indkøbsaftaler.

Der kan fokuseres på, hvilke fordele indkøbsaftalerne giver de enkelte institutioner i form af f.eks. økonomiske og miljømæssige fordele. Kendskabet til de fælles indkøbsaftaler vil således være med til at øge anvendelsen.

Der er flere dimensioner af roadshows . Et roadshow kan blive afholdt på den måde, at Strategisk Indkøb besøger forvaltninger eller institutioner, hvor man samler en række indkøbere og fortæller om et bredt udsnit af de fælles indkøbsaftaler, samt orienterer om indkøbspolitikken.

Et roadshow kan også være i form af et temamøde, hvor man i forbindelse med et lokalmøde i en forvaltning møder op, og blot informerer om en enkelt indkøbsaftale og dennes fordele, der er relevant for det pågældende mødes tema.

7.2.4 Fælles indkøbsadgang

Som supplement til det elektroniske indkøbssystem (KØR) anvender kommunen stadig aftalekataloget "Rakat", der indeholder oplysninger om de fælles indkøbsaftaler med beskrivelser af leverandører, aftalevilkår mv. Kataloget indeholder desuden aftaler vedrørende tjenesteydelser og andre varer, der ikke kan bestilles elektronisk. Aftalekataloget giver indkøberne et overblik over kommunens samlede aftaleportefølje, leverandører på de enkelte områder, samt hvorvidt varer skal bestilles via KØR eller på anden vis.

Rakat-kataloget er ikke så fleksibelt og brugervenligt, som det kunne ønskes. Samtidigt virker det for mange brugere uoverskueligt og forvirrende, at man skal finde aftaleinformationerne flere steder.

Strategisk Indkøb arbejder på at skabe et nyt samlet aftalekatalog på Den Offentlige IndkøbsPortal. I marts 2005 deltog Strategisk Indkøb i et kursus hos Gatetrade for at lære at lave kataloger på portalen. Kursets formål var bl.a. at hente inspiration til det videre arbejde med at skabe et nyt samlet aftalekatalog, som vil kunne erstatte "Rakatten" i løbet af 2005.

Det forventes, at man med et nyt samlet aftalekatalog vil kunne øge anvendelsen af indkøbsaftalerne, idet aftaleinformationerne bliver samlet ét sted og det bliver lettere for brugerne at orientere sig omkring, hvilke områder der er aftaledækket.

 

7.3  Øget anvendelse af indkøbssystemet

I interviewene med repræsentanterne fra indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af indkøbssystemet:

·        Brugernes holdning til systemet er, at det er langsomt og besværligt at anvende. Systemet mangler brugervenlighed, og det burde gøres mere fleksibelt og overskueligt.

·        Manglende udrulning af indkøbssystemet i flere forvaltninger.

·        Manglende undervisning i indkøbssystemet af både nye brugere samt genopfriskning, da flere forvaltninger ikke har ressourcer til den undervisningsindsats, der reelt er behov for.

·        Flere e-handelsegnede varer i indkøbssystemet.

·        Svært at få brugerne til at anvende systemet, da de ikke ser nogen umiddelbare fordele forbundet herved.

Der er således et klart behov for fokus på uddannelse og opfølgning i anvendelsen af indkøbssystemet, samt forankring af indkøbssystemet i hele organisationen, for at anvendelsesgraden af indkøbssystemet kan øges.

7.3.1  E-handelsegnede varer

Strategisk indkøb arbejder løbende med at identificere nye aftaleområder, der kan give besparelser. Strategisk Indkøb arbejder efter en prioriteret liste over aftaleområder, som det vil være fordelagtigt at bringe i udbud. Denne liste arbejder man fortsat efter i 2005, men med fokus på at vælge aftaleområder, der er e-handelsegnede, med det formål at jo flere varer, der er i indkøbssystemet, jo flere øns ker at anvende systemet.

7.3.2  Forbedret katalogkvalitet

Som sagt vil Strategisk Indkøb deltage i et kursus hos Gatetrade for at lære at lave kataloger på Den Offentlige IndkøbsPortal. Formålet med kurset er bl.a. at skabe en bedre sproglig referenceramme, og dermed at yde leverandørerne endnu mere kvalificeret rådgivning i relation til udarbejdelsen af køberspecifikke kataloger til Københavns Kommune.

I forbindelse med tiltaget vil kommunens leverandører af flere omgange i 2. kvartal blive indbudt til seance, hvor Strategisk Indkøb gennemgår gode og dårlige eksempler på elektroniske indkøbskataloger. Formålet er at få leverandørerne til at forstå, at katalogkvaliteten af elektronisk indkøbskatalog er et vigtigt konkurrenceparameter (udstillingsvindue), som kan være forskellen mellem økonomisk succes og fiasko.

Tiltaget skal sikre, at katalogkvaliteten i kommunens indkøbssystem bliver endnu bedre, hvilket i sidste instans skal gøre det nemmere for indkøberen at fremsøge varer.

7.3.3 Fokus er nøglen til forankringen

I forhold til anvendelsen af indkøbssystemet vil Strategisk Indkøb fokusere sin indsats på at:

·        Skabe større ledelsesmæssig opbakning ved at afholde informationsmøder for ledere for at få skabt opmærksomhed på de effektiviseringsgevinster som anvendelsen af indkøbssystemet bevirker.

·        Få de centrale enheder i hver forvaltning til at øge anvendelsen af indkøbssystemet. Kan man få de centrale enheder til i større omfang at anvende indkøbssystemet vil det også have en afsmittende effekt på resten af forvaltningens enheder – succes avler succes.

·        Forvaltningerne løbende kan modtage rådgivning i relation til deres udrulning af indkøbssystemet eller andre tiltag som forsøger at øge anvendelsen af indkøbssystemet.

 

7.4  Rapportværktøjet "Discover"

Rapportværktøjet "Discover" blev implementeret i slutningen af 2004 i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil gøre det muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner, og således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at indkøbssystemet anvendes.

Strategisk Indkøb vil i samarbejde med KØR arbejde for, at medarbejderne bliver opmærksomme på rapportværktøjets meget store informationspotentiale. Et informationspotentiale som både kan give såvel den menige medarbejder og kontorchefen et bedre beslutningsgrundlag i forhold til de daglige udfordringer.

Ud fra et ønske om at skabe bedre ledelsesmæssig information er det vigtigt, at forvaltningerne hurtigst muligt og i største mulige omfang anvender indkøbssystemet, idet informationspotentialet ikke kan realiseres til fulde, før datagrundlaget har en vis historik.

 

7.5  Brugerundersøgelser

Strategisk indkøb har sammen med Indkøbschefgruppen som led i den løbende rapportering vedrørende indkøbsområdet igangsat en brugerundersøgelse i samarbejde med EKG - Research & Planning. Formålet er at undersøge brugernes holdninger til de fælles indkøbsaftaler, indkøbssystemet samt informationen på indkøbsområdet.

Undersøgelsen kan/skal både tjene som en tilfredshedsundersøgelse, men også som platform til nye idéer til forbedring af funktionen. Der udarbejdes elektronisk interaktive rapporter, således at der er mulighed for selv at arbejde videre med undersøgelsen. Der vil være mulighed for bench-mark studier og tracking ved en årlig gentagelse af undersøgelsen. Resultatet vil blive forelagt Økonomiudvalget.

Brugerundersøgelsen var planlagt gennemført i foråret 2005. Indkøbschefsgruppen opfordrede til først at gennemføre brugerundersøgelsen efter sommerferien, dels på grund af skolernes ferie, dels på grund af ikrafttræden af Lov om Offentlige Betalinger og dennes indflydel se på anvendelsen af indkøbssystemet. Undersøgelsen ville på nuværende tidspunkt ikke give et retvisende billede af situationen i de enkelte forvaltninger.

EKG er i gang med udvikling af spørgeramme, således at udsendelse af spørgeskemaer til 500 respondenter vil finde sted medio august. Ultimo september vil den endelige rapport blive afleveret.

 

7.6  Leverandørsamarbejdet

I arbejdet med bedre kommunikation, forbedret anvendelse af såvel indkøbsaftaler som indkøbssystem, er leverandørerne en vigtig medspiller. Strategisk Indkøb ser det derfor som særdeles vigtigt fortsat at styrke samarbejdet med leverandørerne.

Det er derfor vigtigt med fortsat fokus på leverandørsamarbejdet. Strategisk Indkøb har følgende nye tiltag rettet mod leverandørerne.

7.6.1 Nytårskur

Strategisk Indkøb afholdt i januar 2005 en "nytårskur" for kommunens leverandører, hvor indkøbschefsgruppen var inviteret med. Formålet med nytårskuren var bl.a. at informere leverandørerne om Lov om Offentlige Betalinger, demonstration af indkøbssystemet, samt information om kommunens indkøbspolitik. Samtidig havde leverandørerne mulighed for at hilse på og snakke med medarbejderne fra Strategisk Indkøb. Strategisk Indkøb har modtaget mange positive tilkendegivelser fra leverandørerne. Nytårskuren vil være en årligt tilbagevendende begivenhed.

7.6.2  Nyhedsbreve til leverandørerne

Strategisk Indkøb planlægger at udsende nyhedsbreve til leverandørerne. Formålet med disse nyhedsbreve er at informere om nyt fra Strategisk Indkøb, samt om de tiltag som foregår på indkøbsområdet i kommunen.

7.7  Erfaringsdeling med andre offentlige organisationer

Under devisen, at viden er det eneste, der bliver mere af, når man deler det med andre, holder Strategisk Indkøb sig løbende orienteret om, hvad der sker uden for Københavns Kommune, som medlem af diverse fora, f.eks.

·        IKA – Foreningen af offentlige indkøbere

·        Regionale Indkøbere – Det tidligere SINERFA/AMERFA

·        Panel for professionelt miljøbevidst indkøb

·        KISH – Kommunale Indkøbschefers Samarbejde i Hovedstadsområdet

·        Skandinavisk ERFA-gruppe – København, Århus, Göteborg, Malmö, Oslo og Helsinki

·        DILF – Dansk Indkøbs- og Logistikforum

 

8. Fortsat styrkelse af Strategisk Indkøb

Strategisk Indkøb har med udgangspunkt i kommunens indkøbspolitik ansvaret for den overordnede indkøbsstyring og udvikling af indkøbsområdet i Københavns Kommune, etableringen af fælles indkøbsaftaler og implementeringen af kommunens elektroniske indkøbssystem. Strategisk Indkøb varetager formandskabet i kommunens indkøbschefgruppe, og er således hovedansvarlig for den overordnede koordinering af indkøbsaktiviteterne i kommunen. Koordineringsindsatsen består herudover i løbende opfølgning og udarbejdelse af redegørelser til ØU og BR vedr. brugen af kommunens fælles indkøbsaftaler og kommunens elektroniske indkøbssystem. Målet for området er en øget anvendelsesgrad for kommunens aftaler og indkøbssystem. 

Etableringen af fælles indkøbsaftaler gennemføres efter en ISO 14001 certificeret procedure, der sikrer en høj kvalitet i både aftaleprocessen og i den endelige aftale. Strategisk Indkøb er i den forbindelse som den første institution i kommunen blevet registreret efter den europæiske EMAS-forordning. Indkøbsaftalerne etableres primært via EU-udbud, men der etableres i mindre omfang indkøbsaftaler via forhandling og i samarbejde med eksterne parter. Strategisk Indkøb er ansvarlig for koordinering af implementeringen af kommunens elektroniske indkøbssystem, der er integreret med Den Offentlige IndkøbsPortal (DOIP)., udarbejdelse og vedligeholdelse af uddannelsesmateriale, vejledning til forvaltninger i forbindelse med indkøbssystemet, uddannelse af forvaltningernes undervisere og superbrugere.

Herudover varetager Strategisk Indkøb den løbende kontrol med og opdatering af de elektroniske varekataloger, der findes i systemet.

Strategisk Indkøb varetager også sammen med Økonomiforvaltningens 3. kontor (som er ansvarlig for den tekniske del) den videre udvikling af funktionaliteten i indkøbssystemet, herunder elektronisk fakturering samt udbygning af systemet med endnu flere leverandører og elektroniske varekataloger. Herudover deltager Strategisk Indkøb i forretningsudvalget for DOIP, diverse erfa- og arbejdsgrupper vedr. udbredelse af e-handel i den offentlige sektor samt øvrige samarbejder vedr. e-handel.

I forbindelse med brugen af indkøbssystemet, skal der designes rapporter til brug ved rapportering og opfølgning på brugen af såvel systemet som indkøbsaftalerne. Der er i efteråret 2003 implementeret et analyseværktøj (Discover), der kan benyttes til at generere disse rapporter. Arbejdet består i udvikling, test og implementering af rapporterne, ligeledes i samarbejde med Økonomiforvaltningens 3. kontor, som er ansvarlige for den tekniske del.

Strategisk Indkøb gennemfører en række aktiviteter med henblik på at understøtte brugen af de fælles indkøbsaftaler og kommunens indkøbssystem. Opgaverne omhandler bl.a. opfølgning på brugen af aftaler og indkøbssystem, opfølgning på leverandørernes performance, vejledning i brugen af aftaler, kommunikation vedr. nye aftaler og vedligeholdelse af enhedens miljøledelsessystem.

I Strategisk Indkøb er 6 medarbejdere fastansat. Økonomiudvalget tiltrådte i forbindelse med tiltrædelse af aftalen om de økonomiske rammer for 2003, at der skulle afsættes en pulje på 5 mio.kr. til styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed (Strategisk Indkøb). Midlerne skulle benyttes til, i en midlertidig 2-årig periode, at ansætte 6 indkøbere, der dels skulle indgå en række nye, attraktive indkøbsaftaler, dels medvirke til at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Den midlertidige styrkelse skulle ophøre medio 2004.

I forbindelse med indkøbsredegørelsen 2004 tiltrådte ØU, at denne styrkelse blev forlænget med yderligere 2 år, dog med 5 indkøbere.

Såfremt kommunen fortsat skal kunne høste besparelserne ved de fælles indkøbsaftaler kræver det en koncentreret indsats for dels at foretage EU-udbud på nye produktgrupper, dels at forlænge/forny eksisterende aftaler gennem nye EU-udbud.

Imidlertid bør der fremover også bruges endnu flere ressourcer end hidtil på implementering og organisatorisk forankring. Der må nødvendigvis være større fokus på at øge anvendelsesgraden af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet. En aftale kan være nok så god på papiret, men det kræver, at man anvender den.

For at kunne fortsætte arbejdet med dels at løfte de hidtidige opgaver, dels med at varetage de påtrængende opgaver af drifts-, vedligeholdelses- og implementeringsmæssig karakter, indstiller Økonomiforvaltningen, at den midlertidige styrkelse fra og med 2007 gøres permanent med de oprindelige 6 indkøbere.

Der er i denne redegørelse i afsnit 4.3 blevet gjort rede for de opnåede besparelser og anvendelsesgraderne for indkøbsaftalerne og indkøbssystemet. Dette bliver desuden uddybet i Bilag 3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system. Her bliver også opstillet mål for de kommende år. Afsnit 7 behandler de planlagte tiltag for at indfri disse mål.

9.  Afrunding

Det må kunne konkluderes, at Strategisk Indkøb i lyset af den utilfredsstillende anvendelsesgrad over for den af Borgerrepræsentationen vedtagne indkøbspolitik, må arbejde intensivt på at forbedre denne.

I tæt samarbejde med Indkøbs chefsgruppen og forvaltningerne må der arbejdes på:

at forbedre kommunikationen mellem Strategisk Indkøbs, Indkøbschefsgruppen og forvaltningerne, såvel som direkte til slutbrugerne.

at indgå attraktive indkøbsaftaler.

at       øge kendskabet til indkøbsaftalerne.

at få indkøbssystemet gjort endnu mere fleksibelt og overskueligt.

at få indkøbssystemet udrullet i hele kommunen.

og ikke mindst

at    få brugerne til forstå, hvilke fordele, der for hele kommunen som helhed er forbundet med den rigtige anvendelse af indkøbsaftaler og det elektroniske indkøbssystem.   .kl..

ØKONOMI

I perioden 2002-2004 har Strategisk Indkøb gennem indgåelse af fordelagtige fælles indkøbsaftaler realiseret en besparelse på ca. 41,5 mill.kr. Målsætningen var 36 mill.kr. Gennem fortsat arbejde med aftaleindgåelse forventes intet problem med at nå målsætningen for 2006 på 80 mill.kr.

De gode resultater kunne opnås gennem den midlertidige styrkelse af indkøbsfunktionen med 6 medarbejdere. For at vedligeholde aftalerne og bearbejde nye produktområder, samt at varetage de vigtige opgaver af drifts- og implementeringsmæssig karakter, ikke mindst med at øge anvendelsesgraden af indkøbsaftaler og indkøbssystem bør denne midlertidige styrkelse gøres permanent. Hertil bør afsættes 3 mill.kr. årligt som foreslås fordelt blandt forvaltningerne i forhold til antallet af opkoblinger til IT-systemet.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

Kredsen af administrerende direktører

Økonomichefkredsen

Indkøbschefgruppen

 

BILAG

Bilag 1: Lov om Offentlige Betalinger

Bilag 2: Københavns Kommunes samfundsmæssige ansvar

Bilag 3: Forvaltningernes omkostninger/besparelser vedrørende indkøb

Bilag 4: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system

Bilag 5: Forvaltningernes aktiviteter vedrørende indkøb

 

 

 

 

Erik Jacobsen

                                                                                       /Bjarne Winge

 

 

 

 


Til top