Anmeldelse til Datatilsynet af Borgerrådgiverens retsinformationssystem

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 16. august 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 308/2005

 

 

4.                   Anmeldelse til Datatilsynet af Borgerrådgiverens retsinformationssystem

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at Borgerrådgiveren kan behandle personoplysninger til brug for et retsinformationssystem.

 

 

 

RESUME

Økonomiudvalget godkendte den 18. januar 2005, at Borgerrådgiveren kan behandle personoplysninger i relation til klager over kommunens sagsbehandling, betjening og faktiske forvaltningsvirksomhed indenfor samtlige forvaltningsområder. Det blev tillige godkendt, at personoplysninger i relation til vejvisning og vejledning for så vidt angår kommunens afgørelser kan behandles af Borgerrådgiveren.

Efter drøftelser med Datatilsynet i juni 2005 er det Borgerrådgiverens opfattelse, at udarbejdelsen af sagsresumeer i den årlige beretning bør gøres til genstand for en særskilt anmeldelse til Datatilsynet, hvorunder det anmeldes, at Borgerrådgiveren behandler personoplysninger til brug for et retsinformationssystem med henblik på at offentliggøre udtalelser i anonymiseret form.

Det følger af § 47, stk. 2, i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune", at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget. Det er derfor Borgerrådgiverens opfa ttelse, at Økonomiudvalgets godkendelse heraf bør indhentes, inden der kan ske anmeldelse.

Borgerrådgiveren har derfor rettet henvendelse til Økonomiforvaltningen med henblik på at få truffet beslutning om, at anmeldelse kan ske.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget godkendte den 18. januar 2005, at Borgerrådgiveren kan behandle personoplysninger i relation til klager over kommunens sagsbehandling, betjening og faktiske forvaltningsvirksomhed indenfor samtlige forvaltningsområder. Det blev tillige godkendt, at personoplysninger i relation til vejvisning og vejledning for så vidt angår kommunens afgørelser kan behandles af Borgerrådgiveren.

Behandlingen blev herefter anmeldt til Datatilsynet, der ved brev af 9. juni 2005 meddelte, at anmeldelsen ikke gav anledning til bemærkninger.

Borgerrådgiverens behandling af klager skal bruges til at forbedre kommunens sagsbehandling og betjening, både i kraft af Borgerrådgiverens udtalelser i konkrete sager og i kraft af en årlig beretning til Borgerrepræsentationen.

I den første beretning fra Borgerrådgiveren (Borgerrådgiverens beretning 2004), der blev taget til efterretning af Borgerrepræsentationen i mødet den 15. juni 2005, var medtaget udvalgte resumeer af konkrete sager. Resumeerne var medtaget for at underbygge beretningens forslag og anbefalinger for det politiske niveau og forvaltningerne og for at synliggøre Borgerrådgiverens virksomhed, samt som opslagsværk for borgere og kommunens medarbejdere som en kilde til viden om rettigheder og krav til sagsbehandling, god forvaltningsskik mv. Resumeerne var baseret på konkrete sager ved Borgerrådgiveren i beretningsperioden. Resumeerne indeholdt ikke andre oplysninger end dem, der indgik i de sager som Borgerrådgiveren havde behandlet i overenstemmelse med den ovenfor nævnte anmeldelse. Sagerne var anonymiserede, således at udenforstående ikke ville kunne genkende sagernes personer og de personoplysninger, der indgik i sagerne. Sagerne var alene genkendelige via angivelse af et journalnummer.

Det var Borgerrådgiverens opfattelse, at den behandling af personoplysninger, der foregik i forbindelse med udarbejdelsen af sagsresumeerne og offentliggørelsen heraf i beretningen kunne dækkes af Borgerrådgiverens generelle anmeldelse af sin virksomhed som nævnt ovenfor.

Efter drøftelser med Datatilsynet i juni 2005 i forbindelse med tilsynets behandling af den nævnte anmeldelse, er det imidlertid nu Borgerrådgiverens opfattelse at udarbejdelsen af sagsresumeer i den årlige beretning og offentliggørelsen heraf, bør gøres til genstand for en særskilt anmeldelse til Datatilsynet, hvorunder det anmeldes, at Borgerrådgiveren behandler personoplysninger til brug for et retsinformationssystem med henblik på at offentliggøre udtalelser i anonymiseret form.

Dette for at sikre, at anmeldelsen også omfatter den del af formålet med behandlingen, der består i at stille resumeerne til rådighed i et opslagsværk, som er tilgængeligt for borgere og kommunens medarbejdere.

Det følger af § 47, stk 2 i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune", at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget. Det er derfor Borgerrådgiverens  opfattelse, at Økonomiudvalgets godkendelse heraf bør indhentes, inden der kan ske anmeldelse.

 

Borgerrådgiveren har derfor rettet henvendelse til Økonomiforvaltningen med henblik på at få truffet en sådan beslutning, således at anmeldelse kan ske.

For en uddybning af behandlingens omfang og karakter henvises til vedlagte udkast til anmeldelse, som –forudsat Økonomiudvalgets godkendelse af denne indstilling – vil blive sendt til Datatilsynet i henhold til persondatalovens § 45.

 

ØKONOMI

-

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet.

 

 

                             

                                                Erik Jacobsen

 

                                                                                      /Flemming Dubgaard Hansen