Implementering af Nemkonto

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 16. august 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 307/2005

 

 

3.                   Implementering af Nemkonto

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller:

 

·        at Økonomiudvalget tager redegørelsen om implementering af NemKonto i Københavns Kommune til efterretning

 

 

RESUME

Med lov om offentlig betaling indføres verdens første fælles bankkontoregister, der er et nationalt register i lighed med CPR- registeret. Bankkontien i systemet kaldes en NemKonto. Fra den 7. november 2005 skal alle offentlige myndigheder sende deres udbetalinger, dvs. børnefamilie­ydelse, løn, boligsikring mv. til borgere og virksomheder via NemKonto.

Formålet er at styrke digitaliseringen og herigennem effektivisere alle betalinger fra det offentlige til borgere og virksomheder. Det betyder, at alle kommunens udbeta­lende systemer skal tilpasses og kobles til ét stort udbetalingssystem, Nemkonto­re­gisteret.

Københavns Kommunen arbejder efter en målsætning om at indfri de fordele der er ved NemKonto, herunder princippet om, at kommunen ikke anvender checks og som almindeligt betalingsmiddel.

NemKonto berører næsten alle kommunens borgere og virksomheder. I praksis vil borgere og virksomheder ikke opleve nogen ændring i udbetalingerne. Økonomi­styrelsen sender i oktober brev ud til alle borgere og virksomheder, med oplysning om hvilke af deres eksisterende bankkonti, der er udpeget til NemKonto. 

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med de øvrige forvaltnin­ger etableret en projektorganisation, som skal styre Københavns Kommune igennem implementeringsforløbet. Opgaven er omfattende og kompleks, men håndterbar og vil kræve en stor indsats og berøre mange medarbejdere i kommunen.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Med lov om offentlig betaling indføres verdens første fælles bankkontoregister, der er et nationalt register i lighed med CPR- registeret. Via bankkontoregisteret skal alle offentlige myndigheder sende deres udbetalinger, dvs. børnefamilie­ydelse, løn, boligsikring mv. til borgere og virksomheder. Staten, amterne og kommunerne har hvert år 60 til 80 millioner udbetalinger til virksomheder og borgere. Størstedelen af udbetalingerne ventes fra 7. november 2005 at gå gennem NemKontore­gis­teret.

Baggrunden herfor er Lov om offentlig betaling, som blev vedtaget af Folketinget i december 2003 og består som af to dele:

1. Elektronisk faktu­rering, der blev indført med virkning 1. februar 2005.

2. Implementering af NemKonto med start 7. november 2005.

Formål med NemKonto

Formålet med NemKonto er at styrke digitaliseringen i den offentlige sektor. Loven om NemKonto betyder således, at alle borgere og virksomheder skal have én NemKonto, og at alle myndigheder skal anvende NemKonto, hver gang de foretager en udbetaling. Der ventes flere effektiviseringsfordele ved NemKonto, herunder:

·        Opdatering af bankkontooplysninger i udbetalende fagsystemer af den enkelte sagsbehandler falder bort. Borgernes og virksomhederne bankkontooplysninger ligger og vedligeholdes fremover alene i NemKontoregisteret.

·        Checkudbetalinger ophører som almindeligt betalingsmiddel. Borgere og virk­som­heder, der har en NemKonto, vil få pengene overført elektronisk til deres NemKonto.

·        Der ventes færre fejludbetalinger til borgernes og virksomhedernes konti. Når en borger skifter bankkonto, er pengeinstitutterne forpligtet til at melde en ny NemKonto ind til NemKontoregisteret.

·        Borgere og virksomheder skal kun angive og ændre bankkonto ét sted i forhold til den offentlige sektor.

Borgere, der har et særligt behov for at få overført udbetalinger til en specifikkonto, kan henvende sig hos kommunen eller hos deres bank. En specifikkonto er for eksempel en konto til børnetilskud, der går direkte ind på en anden konto end den normale i NemKontosystemet.

Konsekvenser af indførelse af NemKonto i Københavns Kommune

Indførelse af NemKonto i Københavns Kommune kræver mange systemtilpasninger, ændrede arbejdsgange og et stor ressourcetræk i implementeringsfasen i kommunens forvaltninger, herunder især i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og i Økonomiforvaltningen. Som led i omlægningen til NemKonto vil der fra de relevante forvaltninger være fokus på at effektivisere de bagvedliggende administrative arbejdsgange.

I dag foretages der for eksempel en del udbetalinger til borgere og virksomheder pr. check. Disse udbetalinger er administrativt og økonomisk ressourcekrævende sammenlignet med elektroniske betalinger. Som led i indførelse af NemKonto har Økonomiforvaltningen i samarbejde med de relevante forvaltninger derfor sat fokus på, at udbetalinger via checks principielt afskaffes.

København Kommune har knap 20 udbetalende fagsystemer, som skal tilpasses NemKonto. Se vedlagte bilag 1. Et eksempel er kommunens sociale pensionssystem, som udbetaler folkepension til knap 75.000 pensionister hver måned.

En borger der i dag modtager 500 kr. i boligydelse, har registreret sin bankkonto i boligydelsessystemet og kommunen foretager udbetalingen på 500 kr. til borgerens bankkonto og er ansvarlig for vedligeholdelse af oplysningerne om borgerens bankkonto.

Med NemKonto er oplysningerne om borgerens bankkonto registreret i NemKonto­systemet. Kommu­nen sender de 500 kr. sammen med borgere ns CPR nummer til NemKontosystemet, som herefter foretager udbetalingen.

Københavns Kommune venter, at NemKonto berører næsten alle kommunens borgere og virksomheder. I praksis vil borgere og virksomheder ikke opleve nogen ændring i udbetalingerne fra det offentlige, hvor de i dag modtager udbetalinger fra det offentlige på deres bankkonti. Det skyldes, at både banker og offentlige myndigheder som led i oprettelse af NemKontoregisteret indmelder de eksisterende oplysninger om bankkonti for borgere og virksomheder.

Økonomistyrelsen forventer således at sende et brev ud til alle borgere og virksomheder i Danmark i oktober måned med oplysning om den valgte NemKonto.

Principper for NemKonto i Københavns Kommune

Københavns Kommune arbejder efter en målsætning om, at kommunen skal tilstræbe at indfri de fordele, der kan være for kommunen som for borgere og virksomheder ved NemKonto. Det betyder, at en implementering sker efter følgende principper:

·        Alle kommunens borgere og virksomheder, som kommunen sender betalinger til, skal have en NemKonto.

Dette indebærer, at kommunen på linie med andre offentlige myndigheder overfor borgere og virksomheder understreger, at de er forpligtede til at anvise en bankkonto som NemKonto til udbetalinger fra det offentlige.

Anvendelse af NemKonto til udbetalinger betyder, at der som hovedregel går tre dag før en betaling er på borgerens konto, hvilket er en dag ekstra i forhold til i dag. Den­ne ekstra dag mærkes kun, hvis en borger skal have udbetalt et beløb straks. Hvis der undtagelsesvis er tilfælde, hvor der kan være risiko for, at en borger er i akut penge­nød som følge heraf, kan der foretages en straksudbetaling efter konkret vurdering.

Kommunen arbejder for at finde løsninger til borgere, der i dag ikke kan få en bank­konto. Borgere der af egen vilje ikke vil anvende en NemKonto, kan pålægges et gebyr, svarende til kostprisen for en alternativ udbetalingsform, forudsat der er lovhjemmel til det.

·        Borgere og virksomheder sættes i centrum.

Det betyder, at kommunen vil arbejde ud fra et princip om, at der kun er én indgang i kommunen for borgere og virksomheder.

Kommunen vil arbejde på, at bankerne i praksis bliver den primære indgang for borgere og virksomheder, der skal anvise en NemKonto til udbetalinger fra det offentlige.

Borgerservicecentrene er en indgang, hvor borgere kan få hjælp og vejledning i oprettelse af en NemKonto og her oprettes en hotline funktion for kommunens borgere. Lokalcentrene, Pensions- og Omsorgskontorerne er en anden indgang.

Princippet indebærer, at hvis en borger eller en virksomhed tilkendes en ydelse, skal den pågældende enhed tjekke, at borgeren eller virksomheden har en NemKonto.

·        Kommunen anvender ikke checks eller kontanter som betalingsmiddel.

Det betyder, at kommunen overfor borgere og virksomheder vil understrege deres forpligtelse til at anvise en bankkonto som deres NemKonto. Kommunen vil kun anvende ucrossede checks eller lignende til borgere, der ikke har mulighed for at få en NemKonto og hvor anden løsning ikke er mulig. Det skønnes, at der er under 1.000 borgere uden en bankkonto i Københavns Kommune. Der arbejdes herunder på alternative elektroniske betalingsmetoder som for eksempel hævekort til borgere, der ikke kan få adgang til en bank.

Kommunens få kontantkasser til indbetaling opretholdes kun i de tilfælde, hvor der kan opstå usikkerhed om, hvorvidt kommunen kan få pengene ind via anden betalingsform. Kommunens indbetalende kasser samles og antallet reduceres mest muligt.

Som led i at sikre anvendelse af elektroniske betalinger via NemKonto overvejer implementeringsgruppen, om det er relevant at opbygge incitamentsstrukturer internt i kommunen, der sikrer, at ovenstående principper anvendes i praksis. Det kan f.eks. være relevant at indføre interne gebyrer i forhold til forvaltningsenheder med henblik på at sikre en hurtig overgang til NemKonto.

Baggrunden herfor er, at effektiviseringsgevinsten ved indførelse af NemKonto er afhængig af, om kommunens medarbejdere ændrer adfærd og derigennem sikrer at ovenstående principper efterleves i praksis.

Organiseringen af arbejdet i kommunen

Implementering af NemKonto med start den 7. november betyder en stram tidsplan og heraf stor fokus på processen, organisering og involvering af de relevante forvaltninger, medarbejdere og leverandører. Det er også en stor udfordring at indføre NemKonto sideløbende med, at mange medarbejdere i kommunen er optaget af ressortomlægningen i kommunen.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med de øvrige forvaltnin­ger etableret en projektorganisation, som skal styre Københavns Kommune igennem implementeringsforløbet. Opgaven er omfattende og kompleks, men håndterbar og vil kræve en stor indsats af mange medarbejdere i kommunen.

Økonomiforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Sundheds­for­valt­ningen og Borgerservicecentrene er de bærende kræfter i implementeringsforløbet.

Kommunens sagsbehandlere, der arbejder med kommunens udbetalende sociale fagsystemer og lønmedarbejdere bliver berørt i form af ændrede arbejdsgange og rutiner. Hertil kommer, at alle breve, blanketter mv. skal tilpasses indførelse af NemKonto.

Når implementerings­forløbet er afsluttet, ventes der lettelser for forvaltningernes sagsbehandlere i form af mindre kontrol, færre fejludbetalinger mv. som følge af den øgede digitalisering i forbindelse med udbetalinger fra kommunen.

Som led i arbejdet med at implementere NemKonto er der nedsat to tværgående projekter, der henholdsvis håndterer hele kommunens informations- og kommu­ni­kationsopgave samt IT- og sikkerhedsopgave.

Desuden er det en udfordring, at NemKonto har mange eksterne interessenter, herunder alle landets pengeinstitutter, Økonomi­styrelsen og KMD som udvikler systemet. Københavns Kommune indgår som led i projektet i et meget tæt samarbejde med Økonomistyrelsen og KMD. Det er Økonomistyrelsen, der er dataansvarlig, jf. § 37 i bekendt­gørel­sen om NemKontoordningen. Økonomi styrelsen har anmeldt NemKonto til Datatilsynet. www.datatilsynet.dk (Journalnummer: 2005-54-1734).

Yderligere oplysninger kan hentes på www.NemKonto.dk, som er indgangen for alle borgere, virksomheder og myndigheder.

Særlige forhold for overgangen til NemKonto

Lønudbetalinger er omfattet af NemKonto og kommunens ansatte vil få deres løn udbetalt til medarbejderens NemKonto. I samarbejde med kommu­nens nye lønleverandør (KMD) arbejdes der for en overgang til NemKonto, der ikke får mærkbare konsekvenser for kommunens medarbejdere.

Københavns Kommune bliver i relation til NemKonto selv en virksomhed, der modtager penge fra andre offentlige myndigheder. Det betyder, at der bliver et behov for at opbygge en entydig SE-nummerstruktur i kommunen.

Kommunens IT- og sikkerhedssystem og SE-nummer struktur skal yderligere justeres i forhold til kommunens nye struktur per 1. januar 2006, hvilket er en ekstraordinær udfordring omkring årsskiftet 2005/2006.

Implementeringen af NemKonto er afhængig af kommunens egne og andre eksterne systemers driftssikkerhed. Implementeringsgruppen arbejder generelt for høj driftssikkerhed og klare ansvarsplaceringer i egne systemers overgang til NemKonto. Kommunen har ikke indflydelse på driftssikkerheden for selve NemKontosystemet, som KMD driftsafvikler for Økonomistyrelsen. Driftsforstyrrelser herfra vil påvirke kommunens borgere og virksom­heder.

Økonomi

Implementeringsomkostninger

Omkostningerne til implementering af NemKonto er endnu ikke fuldt ud afdækket. Omkostninger til systemtilpasningerne og -tilkoblinger samt digitale signaturer kendes endnu ikke. Det ventes, at alle omkostninger opgøres og opdeles i fagspecifikke og generelle omkostninger og at mindre beløb ventes afholdt inden for udvalgets ramme.

Effektiviseringspotentialet

Økonomiudvalget har bedt om en redegørelse for DUT konsekvenserne vedr. NemKonto. Når den foreligger, vil det blive forelagt Økonomiudvalget.

 

Bilag 1: Oversigt over Københavns Kommunes udbetalende fagsystemer

 

 

 

Erik Jacobsen

 

                                                                 /Bjarne Winge