Økonomiforvaltningens overførsler fra 2004 til 2005
Økonomiforvaltningens overførsler fra 2004 til 2005
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 16. august 2005
J.nr. ØU 320/2005
1. Økonomiforvaltningens overførsler fra 2004 til 2005
INDSTILLING
At Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen, at:_
- At Økonomiforvaltningens overførelsesanmodning imødekommes
- At Økonomiforvaltningen gives en tillægsbevilling på 13.258 t.kr., til at finansiere aktiviteter under prioritet 1
- At Økonomiforvaltningen gives en tillægsbevilling på 12.459 t.kr., , til at finansiere aktiviteter under prioritet 2
- At Økonomiforvaltningen gives en tillægsbevilling på 8.543 t.kr. , til at finansiere aktiviteter under prioritet 3
- At de resterende 1.319 t.kr. af Økonomiforvaltningens mindreforbrug fra 2004 tilfalder kassen.
RESUME
Af BR 393/05 fremgår
det, at Økonomiforvaltningen bedes udarbejde en redegørelse med henblik på, at
få resterende mindreforbrug fra 2004 udmøntet. Denne overførelsesredegørelse er
den 5. vedrørende 2004 mindreforbruget, og bygger i høj grad på de oplysninger,
der tidligere er blevet præsenteret i disse sammenhænge:
- Økonomiudvalget 23. november
2004 ØU 381/04
-
Borgerrepræsentationen 10.
februar 2005 BR 94/05
-
Borgerrepræsentationen 28.
april 2005 BR
245/05
-
Borgerrepræsentationen 15.
juni 2005 BR
393/05
Økonomiforvaltningen anmoder om, at der
tildeles Økonomiforvaltningen en tillægsbevilling på 34.260 t.kr., bestående af
forvaltningens mindreforbrug fra 2004, til at gennemføre aktiviteter indenfor 3
aktivitetskategorier.
- Prioritet 1 (essentielle aktiviteter)
omfatter aktiviteter hvor der er politisk beslutning, aftale med ekstern
leverandør eller tale om tekniske forskydninger. Såfremt prioritet 1 ikke
imødekommes er konsekvensen at politiske beslutninger ikke kan gennemføres
eller aftalebrud i forhold til eksterne leverandører.
- Prioritet 2 (vigtige aktiviteter) omfatter
aktiviteter der er igangsat eller aftalt igangsat og som beror på at
overførelsesadgangen fortsat er et grundprincip i kommunens økonomistyring.
Såfremt prioritet 2 ikke imødekommes vil konsekvensen være, at
incitamentsstrukturen ændres således at disponenter i forvaltningen fremover
vil være motiveret til at bruge ressourcerne indenfor budgetåret frem for at
foretage fornuftige disponeringer i et flerårigt perspektiv. Endvidere vil det
være meget svært fremover at skabe tiltro til at forvaltningen kan gennemføre
projekter på tværs af budgetår.
- Prioritet 3 (ikke kritiske aktiviteter)
omfatter aktiviteter, hvor aktiviteten kan afbrydes uden at der begås
aftalebrud i forhold til eksterne eller interne parter. Prioritet 3 er
aktiviteter, som Økonomiforvaltningen betragter som væsentlige. Der er således
tale om aktiviteter, der kan stoppes – de præcise konsekvenser er beskrevet i
bilag 1 under prioritet 3. En beslutning om, at tilbageholde prioritet 3
midler vil være en beslutning om, at disse aktiviteter ikke skal gennemføres.
Disse aktiviteter kan således ikke gennemføres medmindre Borgerrepræsentationen
på et senere tidspunkt aktivt beslutter at gennemføre aktiviteten.
- Prioritet 4 omfatter mindreforbrug som følge
af, at forvaltningen enten ikke forventer at aktiviteten skal gennemføres eller
hvor aktiviteten kan dækkes under andre aktiviteter der har særskilt finansiering.
Finansiel konsekvens af manglende
overførelse
Såfremt Økonomiforvaltningen ikke tildeles overførelsesadgang for prioritet 1-3, vil der være en række finansielle konsekvenser. De finansielle konsekvenser vil blive behandlet på følgende måde:
1) Hvis aktiviteten kan stoppes vil den blive det
2) Hvis aktiviteten ikke kan stoppes helt eller delvist, vil udgifterne til aktiviteten, så vidt muligt, blive modregnet i aktivitetens budget i efterfølgende år. Således betyder den manglende overførelsesadgang at aktiviteten nedjusteres i kommende år.
3)
Hvis aktiviteten ikke kan stoppes helt eller delvist,
og det ikke er muligt at modregne udgifterne i aktivitetens budget i
efterfølgende år, vil omkostningerne optræde som et merforbrug på
Økonomiforvaltningens regnskab 2005.
Således skal finansieringen findes ved at nedjustere andre aktiviteter indenfor
Økonomiforvaltningen.
SAGSBESKRIVELSE
Af BR 393/05 fremgår
det, at Økonomiforvaltningen bedes udarbejde en redegørelse med henblik på, at
få resterende mindreforbrug fra 2004 udmøntet. Denne overførelsesredegørelse er
den 5. vedrørende 2004 mindreforbruget, og bygger i høj grad på de oplysninger,
der tidligere er blevet præsenteret i disse sammenhænge:
- Økonomiudvalget 23. november
2004 ØU 381/04
-
Borgerrepræsentationen 10.
februar 2005 BR 94/05
-
Borgerrepræsentationen 28.
april 2005 BR
245/05
- Borgerrepræsentationen
15. juni 2005 BR
393/05
Økonomiforvaltningen
havde i 2004 et samlet mindreforbrug på 268.509 t.kr. på driftsbevillingerne.
Mindreforbruget er blevet behandlet flere gange af Borgerrepræsentationen og
blevet fordelt som det fremgår af tabel 1. Med nærværende indstilling vil den
fælles kommunale kasse få tilført yderligere 1.319 t.kr., hvilket bringer
kassens andel af forvaltningens mindreforbrug op på 60.118 t.kr. Dette er
midler, som Økonomiforvaltningen har vurderet, der ikke er behov for i 2005.
Med nærværende
indstilling anmoder Økonomiforvaltningen om en tillægsbevilling på 34.260 t.kr.
til aktiviteter der er i bilag 1 er prioriteret som 1, 2 eller 3.
|
Tabel 1
– Udmøntning og fordeling af mindreforbrug 2004 på Rammebelagt, drift i 1.000
kr. |
Afvigelse Netto 2004 |
Til kassen (BR 245/05) |
Tidlige overførelsessag (BR 94/05) |
BR besluttet (BR 393/05) |
Tekniske justeringer og strukturreform
(BR 393/05) |
Prioritet 1-3 |
Prioritet 4, kassen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Rammebelagt,
drift |
-268.509 |
58.799 |
44.009 |
84.576 |
45.546 |
34.260 |
1.319 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fælles
driftspuljer |
-22.420 |
16.820 |
1.500 |
4.100 |
- |
- |
- |
|
Økonomisk
forvaltning |
-239.306 |
35.196 |
42.509 |
80.476 |
45.546 |
34.260 |
1.319 |
|
Forsikringer |
-6.783 |
6.783 |
- |
- |
- |
- |
- |
Fælles for de projekter der i bilag 1 er beskrevet og som ligger i prioritet 1-3 er, at det alle er aktiviteter som Økonomiforvaltningen ønsker at afholde for at kunne honorere aftaler der er indgået mellem politikere, i forhold til eksterne parter, internt i forvaltningen eller i forhold til andre forvaltninger.
Prioriteringen
er udtryk for et skøn over hvor alvorligt det er såfremt Økonomiforvaltningen
ikke er i stand til at opfylde de aftaler der er indgået. De midler Økonomiforvaltningen
ikke forventer at have brug for, er placeret i kategori 4.
|
Tabel 2 –
Prioritering af aktiviteter. Beløb i 1.000 kr. |
||
|
Prioritet |
Beskrivelse |
Ansøgt |
|
-
Prioritet
1 (essentielle aktiviteter) |
Omfatter aktiviteter hvor der er
politisk beslutning, aftale med ekstern leverandør eller tale om tekniske
forskydninger. Såfremt prioritet 1 ikke imødekommes er konsekvensen at
politiske beslutninger ikke kan gennemføres eller aftalebrud i forhold til
eksterne leverandører. |
13.258 |
|
-
Prioritet
2 (vigtige aktiviteter) |
Omfatter aktiviteter der er
igangsat eller aftalt igangsat og som beror på at overførelsesadgangen
fortsat er et grundprincip i kommunens økonomistyring. Såfremt prioritet 2
ikke imødekommes vil konsekvensen være, at incitamentsstrukturen ændres
således at disponenter i forvaltningen fremover vil være motiveret til at bruge
ressourcerne indenfor budgetåret frem for at foretage fornuftige
disponeringer i et flerårigt perspektiv. Endvidere vil det være meget svært
fremover at skabe tiltro til at forvaltningen kan gennemføre projekter på
tværs af budgetår og endelig vil der være et væsentligt tab af anseelse og
troværdighed for Økonomiforvaltningen. |
12.459 |
|
-
Prioritet
3 (ikke kritiske aktiviteter) |
Omfatter aktiviteter, hvor
aktiviteten kan afbrydes uden at der begås aftalebrud i forhold til eksterne
eller interne parter. Prioritet 3 er aktiviteter, som Økonomiforvaltningen
betragter som væsentlige. Der er således tale om aktiviteter, der kan stoppes
– de præcise konsekvenser er beskrevet i bilag 1 under prioritet 3. En
beslutning om, at tilbageholde prioritet 3 midler vil være en beslutning om,
at disse aktiviteter ikke skal gennemføres. Disse aktiviteter kan således
ikke gennemføres medmindre Borgerrepræsentationen på et senere tidspunkt
aktivt beslutter at gennemføre aktiviteten. |
8.543 |
|
-
Prioritet
4 (kassen) |
Omfatter mindreforbrug som følge
af, at forvaltningen enten ikke forventer at aktiviteten skal gennemføres
eller hvor aktiviteten kan dækkes under andre aktiviteter der har særskilt
finansiering. |
1.319 |
Finansiel konsekvens af manglende
overførelse
Såfremt Økonomiforvaltningen ikke tildeles overførelsesadgang for prioritet 1-3, vil der være en række finansielle konsekvenser. De finansielle konsekvenser vil blive behandlet på følgende måde:
1) Hvis aktiviteten kan stoppes vil den blive det
2) Hvis aktiviteten ikke kan stoppes helt eller delvist, vil udgifterne til aktiviteten, så vidt muligt, blive modregnet i aktivitetens budget i efterfølgende år. Således betyder den manglende overførelsesadgang at aktiviteten nedjusteres i kommende år.
3)
Hvis aktiviteten ikke kan stoppes helt eller delvist,
og det ikke er muligt at modregne udgifterne i aktivitetens budget i
efterfølgende år, vil omkostningerne optræde som et merforbrug på
Økonomiforvaltningens regnskab 2005.
Således skal finansieringen findes ved at nedjustere andre aktiviteter indenfor
Økonomiforvaltningen.
Økonomi
Økonomiforvaltningen anmoder om, at der tildeles Økonomiforvaltningen en tillægsbevilling på 34.260 t.kr., bestående af forvaltningens mindreforbrug fra 2004. Bevillingen skal tildeles Økonomiforvaltningen, drift, funktion 6.51.1 Sekretariat og forvaltning.
Baggrund
Baggrunden for indstillingen er de fire forudgående behandlinger af overførelsessagen, der med behandlingen af BR 393/05 resulterede i, at Økonomiforvaltningen blev anmodet om at komme med en yderligere beskrivelse af hvilke aktiviteter der søgtes overførelse til. Disse oplysninger fremgår af bilag 1.
Mere overordnet er baggrunden for overførelsessagen, at Økonomiforvaltningen er en organisation præget af en lang række projektaktiviteter, der ikke følger de cykluser som finansårene opstiller. Endvidere har den hidtidige praksis været at man foretog en jævn budgettering, hvor aktiviteterne budgetteres med det samme beløb alle år, selvom man ved, at udgifterne er meget fluktuerende. Det skyldes eksempelvis problemstilling vist i tabel 3.
|
Tabel 3 – Eksempel på hvordan overførelser opstår. |
|||||
|
|
År 1 |
År 2 |
År 3 |
År 4 |
Total |
|
Budget |
2,5 |
2,5 |
2,5 |
2,5 |
10,0 |
|
Udgiftsprofil |
0,5 |
4,5 |
4,0 |
1,0 |
10,0 |
|
Balance |
+2,0 |
-2,0 |
-1,5 |
+1,5 |
0 |
Årsagen til at udgiftsprofil og budget ikke er i overensstemmelse skyldes blandt andet at udgiftsprofilen til tider ikke kendes når budgettet besluttes. Dette ændrer dog ikke ved at aktiviteten har et samlet udgiftsniveau der skal finansieres.
Alternativer
Alternativer til nærværende indstilling om en
tillægsbevilling på 34.260 t.kr., er at det vurderes hvorvidt enkelte
aktiviteter ikke skal gennemføres, eller hvorvidt eksempelvis prioritet 3
aktiviteterne ikke skal gennemføres.
BILAG VEDLAGT
Bilag 1 – Detaljeret oversigt over aktiviteter der ønskes overførelse til
Erik Jacobsen
Helge Jacobsen
8. august 2005
Administrationssekretariatet