Optimering på anlægsområdet - ny proces for nye m2

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Børne- og Ungdomsforvaltningens forslag til ny rolle- og ansvarsfordeling i anlægsprocessen (bilag 1) i Københavns Kommune implementeres med budget 2016,
2. at såvel bestiller som udfører pålægges at styre efter følgende mål for ejendomsoptimering: Lave omkostninger pr./m2 i levetiden, optimering af antal brugere pr./m2, høj brugertilfredshed med slutprodukt og høj brugstid pr./m2,
3. at Økonomiforvaltningen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan til budgetforhandlingerne for 2016 på baggrund af forvaltningernes behovsindmeldinger,
4. at procesplan for det videre arbejde med ejendomsoptimering godkendes, jf. afsnittet videre proces.

Københavns Kommunes (KK) bruttoanlægsudgifter på ejendomsområdet var i 2014 på 1,2 mia. kr., og der forventes et tilsvarende forbrug i 2015. Kommunen anvender i dag ca. 2,4 mio. m² inkl. 3. mandslejemål, og de årlige omkostninger til ejendomsdrift ligger på 1,2 mia. kr. De fysiske rammer for udførelse af de kommunale opgaver er væsentlige for at skabe attraktive og funktionelle institutioner. Men midler frigjort på ejendomsområdet vil kunne anvendes til øget service til borgerne. Derfor er det væsentligt at sætte fokus på ejendomsoptimering.

En opgørelse fra Danmarks Statistik viser, at omkostningerne på boligbyggerier fra 2010-2014 er steget med 10,1 procent. Stigningen tilskrives primært arbejdsomkostninger og i mindre grad stigning i priser på materialer. Sammenholdes denne stigning med de aktuelle konjunkturer og de mange store offentlige byggerier, kan der forventes et yderligere pres på priserne i de kommende år. På grund af den demografiske udvikling i KK er der et stort behov for udbygning. Stigende udbygningsbehov og stigende anlægspriser vil sætte kommunens anlægsøkonomi under pres.

Øget fokus på strategisk styring, tværgående planlægning og etablering af end-to-end processer skal sikre effektiviseringer på anlægs- og ejendomsområdet jf. Økonomiudvalgets (ØU) vedtagne processer og temaer for budget 2016, jf. ØU’s møde den 17. marts 2015. Herudover har flere analyser identificeret en række udfordringer ved de nuværende processer på ejendomsområdet. F.eks. Anlægsanalysen 2014 og EY (tidligere Ernst &Young) analyse af byggeområdet (2015).

 De primære udfordringer kan opsummeres til:

• Uklare mål generelt for ejendomsoptimering og for de enkelte anlægsprojekter, hvor formål ændres undervejs i udførerfasen.
• Delt ansvar for anlægssager, hvor fagforvaltning/fagudvalg har det økonomiske ansvar indtil anlægsudmøtningen, men Københavns Ejendomme i Økonomiforvaltningen (ØKF) køber, sælger og lejer m2. Byggeri København (ByK) under ØKF vurderer byggeomkostninger i budgetnotater, varetager udbud af anlægsopgaver samt styrer byggeprocessen.
• Der er ofte kun fokus på nu og her m2 behov, derfor mister kommunen muligheder for gode m2 løsninger på længere sigt i forbindelse med nye boligområder, med mere.
• Hver forvaltning har fokus på egne m2 behov, der er brug for en koordination og sammentænkning af behov specielt i forbindelse med større anlægsprojekter og på de områder, hvor fælles lokalisering kan give synergi i opgaveløsningen og gevinst for borgerne.
• Udfordringer med at eksekvere – lange beslutningsprocesser og anlægsprocesser ramt af konkurser, forurenet jord og uforudsete udgifter, der kræver behandling af nye anlægsbevillinger.

Derfor har ØKF med de øvrige forvaltninger drøftet mål for ejendomsoptimering og forslag til ny proces for nye m2. Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) har udarbejdet forslag til ny rolle- og ansvarsfordeling i anlægsprocessen (bilag 1). Nærværende indstilling er ØKF’s direkte opfølgning på EY’s anbefalinger fra analysen af byggeområdet.

Endvidere er indstillingen opfølgning på den protokolbemærkning, der blev givet af Socialistisk Folkeparti og støttet af Enhedslisten, Socialdemokraterne, Dansk Folkeparti og Venstre i forbindelse med behandlingen af indstilling om etablering af ByK på BR-mødet den 28. maj 2015. Heraf fremgår: ”SF opfordrer til, at der i ØKF hurtigt opstilles præcise og konkrete mål for Byggeri Københavns Virksomhed og for implementeringsprocessen frem til 2017”.

Mål for ejendomsoptimering

Det foreslås, at såvel bestiller som udfører pålægges at styre efter følgende mål på ejendomsområdet:

1. Lave omkostninger pr./m2 i bygningernes levetid.
2. Optimering af antal brugere pr./m2.
3. Høj brugertilfredshed med slutprodukter på ejendomsområdet.
4. Høj brugstid pr./m2

Der udarbejdes nøgletal for opfyldelse af de opstillede mål for ejendomsoptimering, som forelægges ØU. Nøgletal vil løbende blive drøftet i Plankredsen og Økonomikredsen. Der sættes ekstraordinært fokus på overholdelse af anlægsbudgetterne og ejendomsoptimering. ØKF vender i august/september 2015 tilbage med forslag til plan for en styrket styring af anlægsøkonomien på ejendomsområdet.

Ny rolle og ansvarsfordeling

Af bilag 1 fremgår BUF’s forslag til revideret og mere tydelig rolle- og ansvarsfordeling på anlægsområdet i Københavns Kommune.

Den reviderede rolle- og ansvarsfordeling skal understøtte en hurtigere eksekvering på anlægsområdet, samt en mere langsigtet anlægsplanlægning i de anlægssager, der går på tværs af forvaltningerne og ByK. Rolle- og ansvarsfordelingen er beskrevet for fagforvaltningerne under ét som bestillere, ByK henholdsvis ØKF, da disse aktører i fællesskab varetager kommunens opgaver på anlægsområdet. Blandt de mere centrale ændringer i rolle- og ansvarsfordelingen med betydning for de fremtidige anlægsprocesser kan følgende fremhæves:

• På nuværende tidspunkt overgår anlægsopgaven først til ByK efter, at forvaltningerne har foretaget en anlægsbestilling og brugerinvolvering, og der evt. er vedtaget en anlægsudmøntningsindstilling i udvalg/ØU/BR - typisk 1-1,5 år efter budgetvedtagelsen. BUF foreslår, at anlægsbevillingen på større sager fremover går direkte til ByK, så forvaltningerne får en ren bestillerrolle og kun forholder sig til deres kapacitet og behov, ikke til byggetekniske forhold. Herved sikres hurtigere eksekvering og entydig ansvarsfordeling.
• BUF foreslår, at ØKF rådhus får ansvar for et overblik over anlægsopgaverne, en flerårig Anlægsplan. Planen bliver et centralt redskab til at sikre tidlig koordination af m2-behov, m2-behov indtænkt i den fysiske planlægning og forberedelse af og overblik over anlægsopgaver til budgetforhandlingerne. Anlægsplanen er et fast dokument, der opdateres før hver budgetforhandling.
• ByK får en ren udfører rolle, hvilket giver bedre mulighed for at tage både fremdriftsansvar og økonomisk ansvar, og dertil mulighed for at indhøste stordriftsfordele på baggrund af anlægsplanen.
• ØKF får et øget ansvar for at sikre tværgående koordinering og porteføljestrategiske overvejelser, herunder m2-optimering. ØKF skal endvidere sikre controlling og benchmark på ByK’s performance.

BUF fremhæver behovet for, at den langsigtede planlægning styrkes gennem en anlægsplan. Derfor vil ØKF i samarbejde med forvaltningerne frem mod forhandlingerne for Budget 2016 udarbejde et notat, der indeholder en flerårig anlægsplan med angivelse af fremtidige anlægsbehov. Notatet vil indeholde forslag til forundersøgelser, der foreslås gennemført frem mod budgetforhandlingerne 2017 med henblik på tilvejebringelse af et mere kvalificeret og langsigtet beslutningsgrundlag.

Innovationshuset

Innovationshuset vil efter behov blive inddraget i forhold til udarbejdelse af bestillinger, herunder at sikre fornøden og kvalificeret inddragelse af brugerne med henblik på at sikre en høj brugertilfredshed. Det vil primært ske på konceptniveau, f.eks. i udvikling af funktionsprogrammer. I mindre grad vil Innovationshuset blive inddraget i konkrete projekter, der kræver specifik innovation og/eller nytænkning.

Ny udbudslovgivning

Som et væsentligt tiltag sættes ekstraordinært fokus på overholdelse af anlægsbudgetterne og ejendomsoptimering. ØKF vender i august/september 2015 tilbage med forslag til en plan for en styrket styring af anlægsøkonomien på ejendomsområdet.

Som led i ByK’s strategiske arbejde med at sikre optimeringer og reducere risici i udførelsesfasen vil det blandt andet blive vurderet hvilke muligheder, der ligger i den kommende nationale udbudslov (L 164 forslag til udbudslov), som senest træder i kraft april 2016. Hensigten med lovgivningen er bl.a. at skabe bedre konkurrence og indkøb blandt markedets aktører. Der vil være øgede muligheder for at gennemføre udbud med forhandling efter det nye direktiv, hvilket kan understøtte optimeringer af anlægsøkonomien.

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Dagsordenspunkt 2: Optimering på anlægsområdet - ny proces for nye m2 (2015-0140863)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. juni 2015

Direktør i Børne- og Ungdomsforvaltningen Steen Enemark Kildesgaard var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet med henblik på sagens oplysning.

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med det tekniske ændringsforslag uden afstemning.