Plan for "Åbenhed på Rådhuset"

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 16. maj 2006

 

 

J.nr. ØU 168/2006

 

3. Plan for "Åbenhed på Rådhuset"

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler følgende at-punkter, hvoraf de seks første er nye punkter, tilføjet efter høringen af planen:

- at planen for "Åbenhed på Rådhuset" evalueres to gange - medio 2007 og medio 2009.

- at der under initiativet med tilbagemeldingsgarantien præciseres, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser - herunder e-mail - og ikke telefoniske eller personlige henvendelser, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle henvendelser – uanset om de angår nye sager eller igangværende sager, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser, hvor selve sagsbehandlingstiden overstiger 10 dage, at brevet med tilbagemeldingen skal indeholde oplysninger om lovmæssigt sagsbehandlingstid for den pågældende type sag, hvis en sådan er fastsat, at det tilstræbes, at kommunen altid oplyser navnet på enten en konkret sagsbehandler eller navnene på sagsbehandlerne i det team, der har ansvaret for sagen.

- at forvaltningerne hver især udarbejder forslag til et standardbrev til tilbagemeldingsgarantien.

- at Borgerrådgiveren får ansvar for at påse, at tilbagemeldingsgarantien overholdes i forbindelse med behandling af konkrete sager.

- at de enkelte fagudvalg pålægges at tage stilling til og offentliggøre, hvordan de vil gå i dialog med de enheder, institutioner og brugergrupper, der hører til deres forvaltningsområde. De nuværende udvalg pålægges at gøre dette inden udgangen af 2006 og kommende udvalg pålægges at gøre det i starten af valgperioden.

- at Økonomiforvaltningen undersøger de tekniske muligheder for udarbejdelse af åbne postlister i Københavns Kommune, samt undersøge hvilke erfaringer andre større kommuners har med åbne postlister. På baggrund af undersøgelsen udarbejdes en indstilling til ØU. Indstillingen udarbejdes og fremlægges senest i oktober 2006.

 

Oprindelige at-punkter:

-at tilbyde, at der oprettes informationssider for Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk med det beskrevne indhold.

-at tilbyde, at der oprettes informationssider for borgmestrene på www.kk.dk med det beskrevne indhold.

-at tilbyde, at Borgerrepræsentanterne kan oprette hjemmesider på www.kk.dk med det beskrevne indhold.

-at indarbejde 0,5 mio. årligt i budgetterne for 2007-2009 til afholdelse af 4 årlige "åbent hus" arrangementer på Rådhuset i perioden fra 2006-2009. Udgiften i 2006 på 0,5 mio. kr. afholdes på Økonomiudvalgets budget 2006, Økonomisk drift, 6.51.

-at kommunen udsteder en tilbagemeldingsgaranti på maksimalt 10 dage for henvendelser til kommunen.

-at bevilge yderligere 1 mio. fra den pulje på 8 mio. der er afsat til etablering af én telefonisk indgang til kommunen. Pengene skal bruges til at forcere arbejdet med at udarbejde kravspecifikation og gennemføre EU-udbud.

-at anvise dækning for udgifter på 0,5 mio. på Økonomiforvaltningens budget 2006 til udvikling af kursusmateriale og uddannelse af "sprogrøgtere". Udgiften afholdes på bevillingen Økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.51.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. maj 2006

Martin Geertsen (V), Mogens Lønborg (C) og Carl Christian Ebbesen (O) stillede følgende ændringsforslag:

1. At samtlige forvaltninger inden årets udgang fremkommer med forslag til, hvorledes der kan opstilles kvalitetsstandarder på samtlige kommunale institutioner og tilbud.

2. At samtlige forvaltninger i forlængelse heraf inden årets udgang fremkommer med forslag til ensartet koncept for kvalitative og kvantitative brugerundersøgelser på samtlige kommunale institutioner og tilbud.

3. At samtlige forvaltninger halvårligt offentliggør udviklingen i antallet af ansatte i rådhussekretariaterne startende 1. januar 2006.

4. At samtlige forvaltninger inden årets udgang for Borgerrepræsentationen fremlægger forslag og visioner til mere fleksible åbningstider på kommunens institutioner på hverdage og i weekender, samt at der i forslag og visioner gøres rede for eventuelle økonomiske konsekvenser af mere fleksible åbningstider."

Camilla Burgwald (F) stillede underændringsforslag til ændringsforslagets 4. at om, at ordene "og sociale" indsættes efter ordet "økonomiske" i 4. linje.

Jacob Hougaard (A) stillede underændringsforslag til ændringsforslagets 4. at om, at ordene "samt efterspørgsel efter" indsættes efter ordene "visioner til" i 2. linje.

Overborgmesteren stillede følgende ændringsforslag:

"at Økonomiforvaltningen koordinerer processen og sørger for sammenlignelige resultater."

 

Økonomiudvalget godkendte underændringsforslagene og ændringsforslagene, herunder det således ændrede 4. at, uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev herefter anbefalet uden afstemning.

 

 

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

I forbindelse med februars projekt i "180 grader rundt på 180 dage" om "Åbenhed på Rådhuset" blev der fremlagt en plan med en række konkrete initiativer, der kan sikre øget åbenhed og gennemsigtighed omkring byens styre og forvaltningernes arbejde og styrke dialogen mellem københavnerne og politikerne.

På ØU-mødet den 28. februar blev det besluttet, at sende indstillingen om plan for "Åbenhed på Rådhuset", inklusiv de stillede ændringsforslag, i ekstern høring hos organisationer, foreninger, ældreråd, lokalråd m.v. Listen over høringsparter blev udarbejdet ud fra forvaltningernes tilbagemeldinger om, hvilke parter de mente var relevante for deres forvaltningsområde.

På ØU-mødet den 28. februar blev det endvidere besluttet, at sende forslagene om tilbagemeldingsgarantien og informationssider for borgmestrene i høring hos forvaltningerne, samt at der blev lavet en intern høringsproces, hvor borgerrepræsentanterne høres om informationssider og hjemmesider for medlemmerne.

Høringsfristen blev fastsat til 19. april 2006.

Der indkom 16 høringssvar til den samlede plan og svar fra alle forvaltninger vedrørende tilbagemeldingsgarantien og oplysningssiderne for borgmestre.

Bilag 1 indeholder en opsummering af høringssvarene og Økonomiforvaltningens bemærkninger til høringssvarene.

De første fem at-punkter i indstillingen er tilføjelser til den oprindelige indstilling, tilføjet på baggrund af de indkomne høringssvar. Mens det sjette nye at-punkt er tilføjet på baggrund af ændringsforslaget ved behandlingen i Økonomiudvalget

I beskrivelsen af de enkelte initiativer nedenfor, fremgår det, om der søges om godkendelse til initiativet i denne indstilling, om der efterfølgende kommer indstillinger om initiativet eller om initiativet umiddelbart kan gennemføres uden politisk behandling. Det fremgår desuden, om høringen har givet anledning til tilføjelser til initiativet.

Følgende initiativer indgår i planen:

Under overskriften "rene linjer":

·        Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk

·        Borgmestrene på www.kk.dk

·        Borgerrepræsentanternes hjemmesider

·        Direktionerne på www.kk.dk

 

Under overskriften "endnu større gennemsigtighed":

·        Forbedrede indstillinger og ny teknisk platform for mødemateriale

·        Forbedret overskuelighed omkring sagsforløb og mulighed for indflydelse

·        "Min side"

·        Åbne postlister

 

Under overskriften "endnu bedre dialog":

·        Café på Rådhuset

·        "åbent hus" på Rådhuset

·        Byforum

·        Dialog mellem udvalg og deres ansvarsområde

 

Under overskriften "endnu bedre service":

·        Tilbagemeldingsgaranti

·        Sammenlignelige priser på kommunens serviceydelser

·        Ét telefonnummer / kontaktcenter

·        "Sprogrøgtere"