Kommentarer til revisionsundersøgelse af KØR-systemet. (Udsat i mødet 9. maj 2000)

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 16. maj 2000

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager denne redegørelse til efterretning.

Økonomiudvalget besluttede i juni 1999 på baggrund af indstilling fra Økonomiforvaltningen at iværksætte en revisionsmæssig undersøgelse af KØR.

Økonomiforvaltningens kommentarer til de specifikke punkter er indarbejdet i Revisionens notat.

I juni 1999 besluttede Økonomiudvalget samtidig at gennemføre en ekstern repræsentativ undersøgelse af brugernes vurdering af anvendelsen af KØR.

Økonomiudvalget behandlede i oktober 1999 indstillingen om brugertilfredshedsundersøgelsen. Brugertilfredshedsundersøgelsen blev gennemført som en anonym spørgeskemaundersøgelse på et repræsentativt udsnit af KØR's brugere (1000 stk.) med en svarprocent på 70.

På baggrund af redegørelse om KØR-systemet (Ø145/99) og indstilling fra Økonomiforvaltningen besluttede Økonomiudvalget på sit møde den 8. juni 1999 at gennemføre

1) en ekstern undersøgelse af brugernes vurdering af anvendelsen af KØR og

2) en revisionsmæssig undersøgelse af KØR-systemet.

Den eksterne undersøgelse fra PLS-Consult af brugernes vurdering blev afsluttet og fremlagt for Økonomiudvalget (ØU311/99) i efteråret.

Den revisonsmæssige undersøgelse har omfattet

• KØR's funktionalitet på de samme områder som brugertilfredsundersøgelsen fra efteråret.
• undersøgelse og vurdering af forretningsgange i KØR.
• vurdering af KØR's potentiale til at understøtte kommunens fremtidige økonomistyring.
• undersøgelse af, om kommunen har modtaget det forudsatte, og om der i benægtende fald kan gøres krav gældende over for leverandøren af KØR.

Undersøgelsen foreligger nu og er gennemført ved at spørge 9 institutioner i forskellige forvaltninger.

Økonomiforvaltningen har følgende generelle bemærkninger til revisionens konklusioner i undersøgelsen:

Økonomiforvaltningen lægger vægt på, at dialogen med brugerne foregår i samarbejdsfora, hvor ændringsønsker til KØR rejses og diskuteres. Det sker i Brugergruppen, hvor alle forvaltninger og bydele er repræsenteret. Alle vejledninger og oplysninger formidles via intranetsiden (http\:finansinfo).

Ændringer i KØR er gennemført i samarbejde med Brugergruppe og Styregruppe og derfor prioriteret i forhold til den oprindelige kravspecifikation. Der er derfor nogle krav, der efter samråd med Brugergruppen og Styregruppen er frafaldet, fordi KØR har udviklet sig på en måde, der har gjort kravene uaktuelle eller overflødige. De første ændringer i forhold til kravspecifikationen skete allerede under analysefasen i 1997, hvor forvaltningerne også deltog. Brugergruppen drøfter også løbende hensigtsmæssig brug af KØR.

Økonomiforvaltningen har udviklet første trin til et datawarehouse med det formål, at gøre forespørgsler og rapportering af KØR-data lettere. Det er samtidig sket for at begrænse KØR's ressourcetræk hos KMD. Rapporteringsmulighederne har tidligere været mangelfulde.

Brugervejledninger har eksisteret siden ibrugtagningen af KØR. Den løbende vedligeholdelse er nu prioriteret højt. Det er korrekt, at de tidligere ikke har været vedligeholdt i tilstrækkeligt omfang.

Økonomiforvaltningen har løbende afholdt kurser, når der har været nye tiltag/ændringer af større betydning. De KØR-organisationer, der er etableret i forvaltningerne og bydelene skal selv videreformidle informationen til slutbrugerne. Økonomiforvaltningen har efter ønske fra forvaltningerne og bydelene sikret, at der er etableret eksterne uddannelsestilbud i KØR (hos Kursuscenteret). Nogle forvaltninger har også lavet interne uddannelsestilbud.

Økonomiforvaltningens vurdering er, at KØR er stabilt, og at brugerne nu har lært at bruge det nye system. KØR havde en vanskelig start, men det netop afsluttede regnskab 1999 viser, at KØR nu fungerer for brugerne. Samtidig havde KØR i februar og marts en driftsoppetid på 100 pct.

Økonomiforvaltningen tager til efterretning, at de nuværende centrale forretningsgangsbeskrivelser skal samles. Arbejdet er igangsat og forventes færdigt inden sommerferien.

Samtidig arbejder Økonomiforvaltningen på de indsatsområder som efterårets repræsentative brugerundersøgelse og revisionens undersøgelse har afdækket. Økonomiforvaltningen har siden efteråret arbejdet med bl.a. datawarehouse og kontoplan. Se bilag 2.

Økonomiforvaltningen planlægger en teknisk omlægning af KØR til en mere stadardiseret platform for at gøre driften billigere på længere sigt.

Økonomiforvaltningen planlægger en udvidelse af KØR med nye moduler med henblik på at kunne understøtte og forbedre kommunens økonomistyring yderligere. Disse planer forventes implementeret inden udgangen af 2001.

Økonomiforvaltningen gentager brugertilfredsundersøgelsen til efteråret for igen at måle brugernes tilfredshed med KØR og de nye initiativer.

-

Bilag 2: Indsatsområder i KØR efter brugerundersøgelsen og revisionsundersøgelsen.

/ Bjarne Winge