Finansiering af Kvantum-opgradering

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at der anvendes 6 mio. kr. af anlægsbevillingen til indkøb til opgradering af Kvantum til nyeste systemversion.

Problemstilling

Københavns Kommune har i 2018 implementeret et nyt økonomisystem, Kvantum.

Implementeringen af Kvantum, herunder opbygning af driftsorganisation til understøttelse af Københavns Kommunes forretningsprocesser og integration til fagsystemer i forvaltningerne, blev igangsat i 2015.

Københavns Kommune gennemførte i 2019 en evaluering af Kvantum i forhold til om Kvantum understøtter kommunens målbillede for økonomistyring og et mere teknisk spor, hvor Københavns Kommune så på opsætningen og anvendelsen af systemet.

En af hovedkonklusionerne fra evalueringen var, at der er et behov for at styrke modenheden i økonomistyringen i Københavns Kommune og der er på den baggrund igangsat et arbejde som er forankret i kredsen af økonomidirektører, der har til formål at styrke den basale forretningsunderstøttelse. Arbejdet øger kvaliteten i økonomistyringen via uddannelse, fælles processer og arbejdsgange samt bedre styring, og sikrer dermed en større ensartethed og compliance på tværs af Københavns Kommune.

Rent systemmæssigt vedligeholdes Kvantum løbende for at kunne understøtte et stabilt og driftssikkert miljø. Imidlertid udvikler det bagvedliggende system (SAP) sig teknologisk, hvilket betyder, at Kvantum skal opgraderes for at være tidssvarende, herunder sikkerhedsmæssigt tidssvarende.

Økonomiforvaltningen vurderer, at det er vigtigt, at fundamentet for Kvantum er opdateret, når der løbende videreudvikles på løsningen og laves ændringer som følge af eksterne krav, f.eks. ændret lovgivning. I forbindelse med opgradering af systemet skal ændringerne revurderes eller tilpasses den nyeste SAP-version – og jo længere afstand der er mellem versionerne, jo dyrere vil det være at opgradere, dette kaldes teknisk gæld.

I forhold til finansieringen af den tekniske opgradering foreslår Økonomiforvaltningen, at der anvendes en andel af anlægsbevillingen til indkøb. Anlægsbevillingen til indkøb blev bevilliget i forbindelse med Budget 2017.

Økonomiforvaltningen bemærker i den forbindelse, at anvendelse af anlægsbevillingen til indkøb til finansiering af den tekniske opgradering forudsætter godkendelse i Borgerrepræsentationen, da den tekniske opgradering ikke ligger inde for det oprindelige formål med anlægsbevillingen.

Løsning

Økonomiforvaltningen vurderer, at det er nødvendigt at opgradere Kvantum i 2021 til den nyeste systemversion. Økonomiforvaltningen bemærker i forlængelse heraf, at en teknisk opgradering af Kvantum vil kunne styrke især rapportering og systemunderstøttelsen af budget- og opfølgningsprocessen via en forbedret teknisk platform samt understøtte en øget automatisering af finans- og økonomiprocesserne.

Økonomiforvaltningen vurderer desuden, at den tekniske opgradering af Kvantum er en forudsætning for den videre udvikling af økonomistyringen i Københavns Kommune og en styrket understøttelse af forvaltningernes styring fremover, blandt andet i form af, at det fra 2022 bliver muligt at idriftsætte mere brugervenlig funktionalitet. En opgradering af Kvantum er en forudsætning for at implementere den brugervenlige funktionalitet i løsningen.

Sammen med det igangsatte arbejde i forlængelse af Kvantum evalueringen, vil opgraderingen øge modenheden i økonomistyringen på sigt. Opgraderingen af Kvantum har været drøftet i kredsen af økonomidirektører, der bakker op om forslaget.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der kan anvendes 6 mio. kr. af anlægsbevillingen til indkøb. Den resterende del af anlægsbevillingen til indkøbsløsningen vil indgå som bidrag til den forsatte udvikling af indkøbsløsningen. Derudover bemærkes det, at en teknisk opgradering af Kvantum er en forudsætning for, at den nuværende indkøbsløsning løbende kan opgraderes. Dette betyder også, at der kan implementeres ny funktionalitet og øget brugervenlighed i indkøbsløsningen til gavn for kommunens indkøbere.

Økonomi

KMD, der varetager drift og udviklingsopgaver for Kvantum, har estimeret at en teknisk opgradering af Kvantum kan gennemføres uden væsentlige systemmæssige problemer og vil koste ca. 9,4 mio. kr. Derudover har Økonomiforvaltningen foreløbigt estimeret yderligere 1,5 mio. kr. til interne ressourcer til projektledelse og opgraderingsaktiviteter samt ekstern bistand til projektledelse og forretningsafdækning på 1,5 mio. kr. Udgiften forventes derfor at blive 12,4 mio. kr. i alt i 2021, jf. tabel 1.

Tabel 1: Udgifter ved opgradering

Økonomiforvaltningen foreslår, at den tekniske opgradering af Kvantum finansieres af den faste bevilling til udvikling og vedligeholdelse af Kvantum på 3,4 mio. kr. og den resterende anlægsbevilling vedrørende nyt økonomisystem på 3 mio. kr. samt ved at anvende 6 mio. kr. af anlægsbevillingen til indkøb. Økonomiforvaltningen tilvejebringer anlægsmåltal på i alt 9 mio. kr. (indkøb og ERP-bevilling) jf. tabel 2.

Tabel 2: Finansiering af opgradering

* Økonomiforvaltningen vurderer, at der ved en opgradering bruges mindre på generelt vedligehold og ændringer af Kvantum i 2021, og derfor kan der bruges midler af denne bevilling

Tabel 3: Anlægsbevillingen til indkøb – tal fra december 2020

* Som følge af forskellige p/l fremskrivninger og satser, og anlægsperiodiseringer er bevillingen i dag på 22,1 mio.kr.

Økonomiudvalget godkendte den 3. oktober 2017 at omprioritere midlerne på anlægsbevillingen til indkøb på oprindelig 20 mio.kr., til tilpasning af den nuværende indkøbsløsning i forhold til øget brugervenlighed samt etablering af indkøbssupport i Center for Indkøb og Forsikring.

Der er anvendt 5,5 mio. kr. af bevillingen til at udvikle og ændre på indkøbsløsningen i Kvantum. Såfremt Økonomiudvalget godkender, at der anvendes 6 mio. kr. af anlægsbevillingen til indkøb til at opgradere Kvantum i 2021 vil der være 10,6 mio. kr. tilbage på bevillingen, som ligeledes vil blive anvendt til tilpasning af indkøbsløsningen, jf. tabel 3.     

Videre proces