Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndtering

for mødet «MDAT» kl Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 16. januar 2001

J.nr. ØU 5/2001

2. Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndtering

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller

at Økonomiudvalget godkender, at der i forbindelse med dels behandling i nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem og dels behandling i traditionelle journalsystemer, kan ske behandling af personoplysninger.

RESUME

I henhold til § 6, stk. 2, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger og/eller bydele træffes af Økonomiudvalget.

Der skal forinden iværksættelsen af behandling foretages anmeldelse og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. §§43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger.

SAGSBESKRIVELSE

Ved dels iværksættelsen af elektronisk sags- og dokumenthåndtering, og dels håndtering af dokumenter i kommunens øvrige journalsystemer, som indebærer behandling af personoplysninger, vil det være nødvendigt at foretage følgende typer af behandlinger:

Journalisering, dokumentregistrering, dokumentindskanning, sagsstyring, lagring og arkivering af kommunens interne dokumenter, ind- og udgående dokumenter, dagsordenfremstilling – herunder oprettelse, lagring, og fremfinding af dagsordenspunkter, dagsordener og dagsordenreferater (primært i forhold til "interne" møder f.eks. samarbejdsudvalg), sagsbehandling, tekstbehandling, informationssøgning og udarbejdelse af statistikker.

Behandlingerne har til formål at opnå en effektiv og rationel sagsstyring og sagsbehandling og foretages ved kommunens løsning af opgaver i forbindelse med de opgaver, som varetages af Københavns Kommune.

Behandlingerne vil i en vis udstrækning blive foretaget ved hjælp af elektronisk databehandling. Der er ingen forskel på adgangsmuligheder i et mere traditionelt journalsystem og det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Adgangsmulighederne defineres ud fra en organisatorisk/ opgavemæssig vurdering.

I forhold til det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem henvises der i øvrigt til indstilling til Borgerrepræsentationen (nr. 386/2000) vedrørende indgåelse af kontrakt med WM-data om levering, implementering og drift af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, behandlet på møde i Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Behandlingerne foretages i forvaltningerne og de fire forsøgsbydele.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal evt. indgå i den løbende statistikproduktion, der foretages i Københavns Statistiske Kontor.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Økonomiforvaltningen er systemansvarlig for de centrale systemer der anvendes ved behandlingen. I forhold til lokale systemer er det de enkelte lokale forvaltninger/bydele, der er systemansvarlige for egen anvendelse af systemet.

Da behandlingerne kan omfatte følsomme oplysninger om menneskers rent private forhold, skal der forinden iværksættelsen udover anmeldelse tillige indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. §§43 og 45 i lov om behandling af personoplysninger.

Anmeldelsen til Datatilsynet vedlægges til orientering. Såfremt Datatilsynet fremkommer med væsentlige bemærkninger til anmeldelsen vil Økonomiudvalget få genforelagt sagen.

Økonomi

Høring

Indstilling og anmeldelse har været forelagt styregruppe for det fælles ESDH-projekt (som består af repræsentanter fra Sundhedsforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, samt Økonomiforvaltningen).

Andre konsekvenser

Bilag

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet.

Erik Jacobsen

/Kurt G. Jensen

Til top