Forretningscirkulære for løn og personale

Forretningscirkulæret er udarbejdet med henblik på at give Københavns Kommunes ledere et overblik over de rammer og retningslinjer, der gælder for administrationen af løn og personaleområdet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at forretningscirkulære for løn og personale, jf. bilag 1, godkendes.

Problemstilling

Økonomiudvalget (ØU) behandlede på mødet den 13. april 2016 sagen "Status og revideret handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer i Københavns Kommune". Af handleplanen fremgår det, at der skal implementeres et regelhierarki for Københavns Kommune, som sikrer, at der er en sammenhæng mellem de overordnede regler i lovgivningen og kasse- og regnskabsregulativet ned til den enkelte instruks, og at der er fuld klarhed over ansvarsdelingen.

Det fremgår af handleplanen, at de styringsmæssige forhold i de administrative processer fremover defineres i et cirkulære for hver af kommunens hovedprocesser; løn (personale), indtægter og indkøb og således sikres sammenhængende styringsprincipper i processerne end-to-end. Ved ØU's godkendelse af forretningscirkulærer på mødet den 21. marts 2017 udestod forretningscirkulære for løn og personale.

Løsning

Økonomiforvaltningen har med sparring fra Intern Revision udarbejdet forretningscirkulæret for løn og personale, og det er efterfølgende godkendt af Budget- og regnskabskredsen samt Økonomikredsen.

Forretningscirkulæret er udarbejdet ud fra det vedtagne regelhierarki i Københavns Kommune og er en del af handleplanen for betryggende administrative processer. Forretningscirkulæret er underlagt kommunens kasse- og regnskabsregulativ og formålet med disse styringsdokumenter er følgende:

• at sikre en betryggende administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen,
• at fastlægge rammerne for et kontrolmiljø i balance og således tager udgangspunkt i risiko og væsentlighed,
• at sikre fælles retningslinjer på tværs af kommunen,
• at definere kommunens fortolkning af budget- og ledelsesansvar.

Kasse- og regnskabsregulativet beskriver, hvad der skal være regler for. Herunder kommer forretningscirkulærerne, der beskriver hvad reglerne er.

Forretningscirkulæret for løn og personale fastsætter rammer og retningslinjer for Københavns Kommunes administration af løn- og personaleområdet. I cirkulæret behandles områdets styringsregler, bemyndigelse og væsentligste processer i forbindelse med medarbejderes ansættelsesforhold.

Forretningscirkulæret beskriver de retningslinjer forvaltningerne er underlagt. Der er ikke tale om nye retningslinjer, men en samling af de eksisterende retningslinjer på området. Det er forvaltningernes ansvar, at retningslinjerne efterleves. Det betyder blandt andet, at forvaltningerne skal efterleve de fællesadministrative forretningsgange samt i nødvendigt omfang udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgange i overensstemmelse med forretningscirkulæret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ved Økonomiudvalgets godkendelse den 15. august 2017 træder forretningscirkulæret for løn og personale i kraft.

Peter Stensgaard Mørch                              / Mads Grønvall          

Dagsordenspunkt 6: Forretningscirkulære for løn og personale (2017-0217997)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 15. august 2017

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.