Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 15. august 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 283/2006

 

 

2.                   Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget:

 

·        At vedlagte redegørelse om økonomistyringen på folkeskoleområdet og fritidshjem- og klubområdet tages til efterretning

 

·        At de foreslåede initiativer til forbedring af økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen sættes i værk og

 

·        At der følges op på implementeringen af initiativerne og rapporteres herom til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget i regnskabsprognoserne i 2006 og 2007

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 21. juni 2006

Indstillingen blev godkendt.

 

B, O og V ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "B, O og V er skeptiske over for redegørelsen, og det er forstemmende, at det skulle komme hertil. Vi mener ikke, det alene skyldes Accentures dårlige tackling af lønsystemet, men at forvaltningen ikke har været nøjeregnende nok i sin håndtering af forvaltningens økonomi."

 

RESUME

På baggrund af etableringen af den nye Børne- og Ungdomsforvaltning og et merforbrug i regnskab 2005 på 179,1 mill. kr. på driften besluttede Økonomiudvalget den 28. februar 2006 (ØU 63/06), at Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet skulle udarbejde en kortlægning af den hidtidige økonomistyring på folkeskole-, fritidshjem- og klubområdet, redegøre for hvorfor styringen ikke har fungeret i 2004-2005 og opstille forslag til forbedring af økonomistyringen. Vedlagte rapport udgør denne redegørelse.

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har ikke forudset omfanget af fejl, varighed og konsekvenser som følge af skiftet af lønleverandør i kommunen, og forvaltningens økonomiske styring har ikke kunnet håndtere dette skift trods forsøg på kompenserende tiltag, jf. nedenfor om lønsumsstyring og controlling på løn.

 

Kortlægningen af økonomistyringen viser, at der har været mangler i den hidtidige økonomistyring, herunder:

·        Der har ikke været en entydig definition og fast forankring af budgetansvar i forvaltningen, herunder fastlagt procedure for rapportering ved afvigelser

·        Budgetudmeldingen til specielt skolerne har været kompleks, udmeldt af forskellige enheder i centralforvaltningen, på forskellige tidspunkter, nogle dele i kr. og andre i timer, nogle efter kalenderår andre efter skoleår

·        Styringen på skolerne er vanskeliggjort af, at budgettet følger kalenderåret og ikke skoleåret

·        For de timestyrede skoler har der centralt været fokus på timestyring og ikke på opfølgning på den samlede ressourceanvendelse og budgetoverholdelse

·        Regnskab sprognoser har ikke været baseret på indrapporteringer fra de decentrale institutioner og skoler

·        For de lønsumsstyrede institutioner og skoler har der manglet et værktøj til lønsumsstyring, der var stillet i udsigt af lønleverandøren.

·        Skoler og institutioner peger på, at der ikke har været de fornødne praktiske instrukser og værktøjer i økonomistyringen

·        Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har manglet det styringsmæssige beredskab, der skulle til at håndtere den fejlmængde m.v., der var tilfældet med indførelsen af det nye lønsystem.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har ikke før 2004 haft et samlet merforbrug.

 

Merforbruget i regnskaberne 2004 og 2005 kunne primært henføres til lønområdet, herunder feriepenge, refusioner m.v. Samlet set må det konstateres, at processer, værktøjer, datagrundlag og kompetencer i økonomistyringen har ikke været tilstrækkelige – og dette bliver særligt tydeligt i forbindelse med håndtering af den kompleksitet og fejlrettelser, der fulgte med indførelsen af det nye lønsystem. Decentralt har institutioner og skoler ikke haft de nødvendige instrukser eller kompetencer til at håndtere skiftet i lønsystem samtidig, med at nogle af dem skulle overgå til lønsumsstyring i perioden. Derfor blev merudgifterne på Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område så store.

 

For så vidt angår merforbruget særligt i forbindelse med ferie og refusioner er en væsentlig grund formentlig problemer med funktionaliteter og registreringer i det system, der håndterer fravær i kommunen (VagtPlan). Systemet blev indført i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i forbindelse med skiftet i lønleverandør. Centralforvaltningen har i et vist omfang udviklet alternative opfølgningsmuligheder til decentrale institutioner og skoler i form af forbrugslister m.v., men samlet må det imidlertid konkluderes, at de kompetencer og ressourcer, der i centralforvaltningen har været til opfølgning, fejlrettelser m.v.- og som har kunnet tilvejebringes - har været utilstrækkelige.

 

I forlængelse af kortlægningen af økonomistyringen og de konstaterede mangler foreslås i rapporten 23 forslag til forbedring af økonomistyringen (kapitel 6). Forslagene foreslås gennemført i tre tempi, der strækker sig over det kommende år. Der er i prioriteringen lagt vægt på hurtigt at få den påkrævede forbedring af økonomistyringen.

 

Det er direktionen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, der har ansvaret for at gennemføre de 23 forslag og opnå en økonomistyring, der lever op til gældende regler i Københavns Kommune.

 

Forbedring af økonomistyringen "her og nu"

De tiltag, der er afgørende for at sikre, at der sker den nødvendige opstramning af økonomistyring, er gennemført eller gennemføres i perioden frem til august-september 2006. Tiltagene skal sikre, at økonomistyringen hurtigt kommer på ret kurs.

Initiativer, der er gennemført:

·        Der er indført lønsumsstyring på alle skoler pr. 1. januar 2006

·        Borgerrepræsentationen har tiltrådt en ny ressourceudmeldingsmodel til skolerne (BR 69/06), hvilket er en del af forslagene i vedlagte rapport

·   ;      Entydig definition og fastlæggelse af budgetansvar på alle organisatoriske niveauer. Da dette har afgørende betydning, vil dette have første prioritet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, således at dette vil blive bragt på plads umiddelbart, dog under hensyntagen til skolernes sommerferie.

 

Initiativer, der gennemføres frem til august–september 2006: 

·        Budgetopfølgning i større institutioner og rapportering ved større afvigelser

·        Indskærpelse af Budget- og Regnskabshåndbogens regler om månedlige opfølgninger

·        Understøttelse af decentrale institutioners styring af fravær og refusioner

·        Månedlig opfølgning på indtægtsbudgettet i forhold til belagte pladser vedrørende fritidshjem og klubber i lighed med daginstitutionsområdet

 

Forbedring af økonomistyringen i efteråret 2006

Indtil udgangen af 2006 gennemføres en række forslag, der blandt andet er knyttet til budgetprocessen og budgetudmeldingen i Børne- og Ungdomsforvaltningen ultimo året. Det drejer sig blandt andet om:

·        En forenklet budgetudmelding til skoler og institutioner baseret på enhedspriser til hhv. løn og øvrig drift – men hvor der samtidig er taget højde for de særlige politiske prioriteringer og krav

·        Budgetopfølgning i decentrale institutioner og skoler med rapportering ved større budgetafvigelser (controlling)

·        Fastlæggelse af organisatorisk forankring af plads- og kapacitetsstyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder placering af ansvar for etablering af nye pladser m.v.

·        Udarbejdelse af enkle instrukser til de forskellige aktører til støtte i den daglige økonomistyring

·        Understøttelse af de medarbejdergrupper, der arbejder med økonomistyring decentralt og i distrikterne via kurser, workshops m.v.

 

Forbedring af økonomistyringen 1. halvår af 2007

En række forslag knytter sig til det kommende år, herunder regnskabsafslutning primo 2007 og overførsler mellem årene. Disse forslag gennemføres i 1. halvår af 2007.

·        Opstilling af konkrete mål for økonomistyring og udvikling heraf til alle organisatoriske dele af forvaltningen – f.eks. i kommende resultatkontrakter (incitamenter)

·        Afslutning af institutionsregnskaber inden regnskabsåret afsluttes, og aflæggelse af påtegnede regnskaber for decentrale institutioner, distrikter m.fl. til centralforvaltningen.

·        Indførelse af ensartet håndtering af overførsler mellem årene

 

Herudover fastholdes kommunens mål om at nå økonomistyringsniveau 3 (aktivitetsstyring) i kommunens benchmarkingværktøj på Børne- og Ungdomsforvaltningens institutioner.

 

I rapporten opstilles en tidsplan for forslagenes gennemførelse.

 

Det indstilles, at der sker en opfølgning på implementeringen af initiativerne i forbindelse med de kvartalsvise regnskabsprognoser til henholdsvis Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomudvalget. 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Børne- og Ungdomsforvaltningen blev etableret den 1. januar 2006 ved en sammenlægning mellem den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltning og daginstitutionsområdet fra den tidligere Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens regnskaber for 2004 og 2005 er endt med et merforbrug på driften. Regnskab 2005 viste således et merforbrug på 179,1 mill. kr. på driften.

Borgerrepræsentationen har den 18. maj 2006 bevilget Børne- og Ungdomsudvalget et internt lån på 179,1 mill. kr. i henhold til bevillingsreglerne (BR 280/06). Lånet tilbagebetales med 41,7 mill. kr. årligt i perioden 2007 til 2011.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har ikke før 2004 haft et samlet merforbrug.

 

Tabel 1. Uddannelses- og Ungdomsudvalgets budget og regnskab 2004 og 2005, rammebelagt drift, mill. kr., netto (løbende priser)

Bevillingsområde	2004				2005
	Vedtaget budget	Korrigeret budget2	Regnskab	Afvigelse	Vedtaget budget	Korrigeret budget2	Regnskab	Afvigelse
Folkeskole	2.446,0	2.492,0	2.522,0	30,0	2.525,0	2.540,6	2.587,0	46,4
Ungdomsuddannelse	434,8	450,2	443,5	-6,7	444,9	465,5	508,0	42,6
Voksenuddannelse	185,2	189,6	208,4	18,8	185,4	218,5	227,2	8,7
Undervisning af voksne indvandrere	52,6	53,4	40,0	-13,4	43,4	47,7	44,4	-3,3
Fritidshjem og klubber	702,9	729,0	736,2	7,2	752,2	734,1	765,2	31,2
Administration1	114,9	111,3	111,5	0,2	107,3	58,0	111,5	53,6
I alt	3.936,4	4.025,6	4.061,7	36,13	4.058,2	4.064,2	4.243,3	179,1

1: Merforbruget i regnskab 2004 blev overført til budget 2005 som en negativ tillægsbevilling, der blev placeret under bevillingsområdet Administration. Denne negative tillægsbevilling afspejles i merforbruget på Administration i 2005.

2: Korrigeret budget er vedtaget budget inkl. tillægsbevillinger i løbet af året, primært overførsler fra tidligere år.

3: Merforbruget i regnskabet for 2004 udgør på grund af øvrige overførsler samlet 56,6 mill. kr. under rammebelagt drift.

 

I forbindelse med etableringen af den nye forvaltning og det konstaterede merforbrug besluttede Økonomiudvalget den 28. februar 2006 (ØU 63/06):

"Børne- og Ungdomsforvaltningen skal i samarbejde med Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen udarbejde en redegørelse for den nuværende styring i forvaltningen, hvad der er baggrunden for, at styringen ikke har fungeret i 2004-2005 på klub- og skoleområdet samt udarbejde en detaljeret plan til forbedring af økonomistyringen. Der nedsættes en styregruppe med deltagelse på direktionsniveau fra Børne- og Ungdomsforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet. Redegørelsen skal forelægges Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget inden sommerferien."

 

Vedlagte rapport udgør nævnte redegørelse.

Kommunernes Landsforenings Konsulentenhed (KLK) har gennemført en analyse af folkeskolen og af de administrative konsekvenser og synergieffekter af ny struktur (maj 2006). Vedlagte rapport om økonomistyringen og KLKs rapport supplerer hinanden.

 

Vedlagte rapport om økonomistyring indeholder en kortlægning af økonomistyringen (afsnit 5.1 og 5.2), en redegørelse hvorfor økonomistyringen ikke har fungeret i 2004-2005 (afsnit 5.3) og opstilling af en række forslag til forbedring af økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen (kapitel 6). Herefter følger en tidsplan for implementering af de opstillede forslag (kapitel 7).

 

KLK har gennemført en analyse af folkeskolen og af de administrative konsekvenser og synergieffekter af ny struktur (maj 2006). Vedlagte rapport om økonomistyringen og KLKs rapport supplerer hinanden.

 

Kortlægning af den hidtidige økonomistyring på folkeskoleområdet

Overordnet var budgettet på folkeskoleområdet marginalbudgetteret suppleret med midler baseret på den demografiske udvikling. Folkeskolebudgettet blev herefter fordelt på hhv. decentrale institutioner og en række afdelinger i centralforvaltningen.

Budgetudmeldingen til folkeskolerne har bestået af dels ressourcer til løn/timer og dels ressourcer til øvrig drift. For så vidt angår udmeldingen af ressourcer til løn/timer har økonomistyringen på folkeskoleområdet i den betragtede periode været præget af, at nogle skoler deltog i et forsøg med lønsumsstyring, mens andre fortsat var timestyrede.

 

I økonomistyringen centralt i årets løb har skolerne været betragtet som én helhed og fokus var på opfølgning og styring på de udmeldte timer til folkeskolerne. Den interne kommunikation i centralforvaltningen vedrørende indgåelse af lokalaftaler har ikke været god nok, og controllingen på løn har båret præg heraf. Regnskabsprognoser var baseret på opdaterede elevtal på forskellige områder og indrapporteringer fra centrale afdelinger, men ikke på forventede forbrugstal indrapporteret fra skolerne. Der blev ikke foretaget en særskilt opfølgning på skolernes brug af driftsmidler ud fra en vurdering af den samlede budgetmæssige betydning.

 

Økonomistyringen af dagpengeområdet i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen var præget af, at forvaltningen i forbindelse med skiftet af lønsystem i kommunen - som den eneste forvaltning - skulle implementere et nyt system til registrering af fravær m.v. (VagtPlan). Implementeringen voldte vanskelligheder, da der var problemer med funktionaliteter og vejledningsmateriale. Centralforvaltningen stillede i et vist omfang alternative forbrugslister m.v. til rådighed for de decentrale institutioner og skoler, men samlet set var opgaven mere omfattende, end forvaltningen havde forudset. Konkret på dagpengeområdet blev der ikke af lønleverandøren udskrevet dagpengeskemaer fra 1. juni til 30. september 2004, og da fristerne for fremsendelse af dagpengeskemaer til bopælskommunen er relativt korte, betyder det, at den enkelte skole/institution har et tab af refusionsindtægt.

Styringen på skolerne handlede overordnet om at tilpasse ressourceanvendelsen i skoleåret med den planlægning, der er foretaget af den enkelte lærers arbejdstid, og samtidig overholde budgettet i kalenderåret.

 

For hvert skoleår opgøres et (positivt eller negativt) resttimetal, der indregnes i det efterfølgende skoleårs timeudmelding for så vidt angår de timestyrede skoler. De lønsumsstyrede skoler har overførselsadgang mellem kalenderåret. Regnskabsaflæggelsen centralt har været præget af, at styringen af timer foregik på skoleår og oplysninger fra timestyringen kunne således ikke anvendes til at identificere afvigelser på hovedaktiviteten undervisning på folkeskolerne. Fra 1. januar 2006 er alle skoler lønsumsstyrede.

 

Kortlægning af den hidtidige økonomistyring på fritidshjem- og klubområdet

I lighed med folkeskoleområdet har budgettet på fritidshjem- og klubområdet været marginalbudgetteret suppleret med midler baseret på den demografiske udvikling. Udgiftsbudgettet blev fordelt på hhv. decentrale institutioner og en række afdelinger i centralforvaltningen. Driftsudgifter budgetteres adskilt fra budgetteringen af forældrebetalingen.

 

Budgetudmeldingen til fritidshjem og klubber baseres på den enkelte institutions normering. Den faktiske belægning har de senere år udgjort 98 % af normeringen. Der er en politisk vedtaget pladsgaranti på området. For juniorklubber og ungdomsklubber har institutionerne selv stået for indskrivning og opkrævning af betaling. Der er nu indført en ny klubmodel, der betyder, at forældrebetalingen opkræves centralt. 

 

Udmeldingen af budget til fritidshjem og klubber følger kalenderåret, og er opdelt i en lønramme til en række personalekategorier og et driftsbudget. Driftsbudgettet er opdelt i ejendomsudgifter, fast udgifter og fleksible udgifter, idet sidstnævnte bliver reguleret ved ændring i normeringen. Fritidshjem og klubber var også med i lønsumsstyringsforsøget, men da området allerede var lønsumsstyret, var det her kun præmisserne, der var ændret.

 

Regnskabsprognoser har været baseret på forventede antal pladser og beregnede forventede pladspriser, men var ikke baseret på indrapporteringer fra institutionerne. I centralforvaltningen stod Børne- og Ungeområderne for opnormering af institutionen, Bestiller - og Planlægningsenheden stod for den langsigtede planlægning og dimensionering af området, og Økonomiområdet stod for opfølgningsansvaret. Der var således ikke af disse årsager sammenfald mellem beslutningskompetence og budgetansvar i centralforvaltningen.

 

I forbindelse med regnskabet sker der en justering af lønbudgettet ud fra afvigelser i den faktiske belægning i forhold til det normerede, så institutionen kun får dækket de reelle aktiviteter. Der er overførselsadgang mellem regnskabsårene for fritidshjem og klubber. 

 

Baggrunden for at styringen ikke har fungeret i 2004-2005

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har ikke forudset omfanget af fejl, varighed og konsekvenser som følge af skiftet af lønleverandør i kommunen, og forvaltningens økonomiske styring har ikke kunnet håndtere dette skift trods forsøg på kompenserende tiltag, jf. nedenfor om lønsumsstyring og controlling på løn.

 

Kortlægningen af økonomistyringen viser, at der har været mangler i den hidtidige økonomistyring, herunder:

·        Der har ikke været en entydig definition og fast forankring af budgetansvar i forvaltningen, herunder fastlagt procedure for rapportering ved afvigelser

·        Budgetudmeldingen til specielt skolerne har været kompleks, udmeldt af forskellige enheder i centralforvaltningen, på forskellige tidspunkter, nogle dele i kr. og andre i timer, nogle efter kalenderår andre efter skoleår

·        Styringen på skolerne er vanskelliggjort af, at budgettet følger kalenderåret, hvilket ikke er tilfældet for skoleåret

·        For de timestyrede skoler har der været fokus på timestyring og ikke på opfølgning på den samlede ressourceanvendelse og budgetoverholdelse, og denne styring har ikke været robust i forhold til at håndtere den kompleksitet, der fulgte med indførelsen af det nye lønsystem i kommunen

·        Regnskabsprognoser har ikke været baseret på indrapporteringer fra de decentrale institutioner og skoler

·        For de lønsumsstyrede institutioner og skoler har der manglet et værktøj til lønsumsstyring, der var stillet i udsigt af lønleverandøren.

·        Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har manglet det styringsmæssige beredskab, der skulle til at håndtere den fejlmængde m.v., der var tilfældet med indførelsen af det nye lønsystem

 

Merforbruget i regnskaberne 2004 og 2005 kunne primært henføres til lønområdet, herunder feriepenge, refusioner m.v. Samlet set må det konstateres, at processer, værktøjer, datagrundlag og kompetencer i økonomistyringen har ikke været tilstrækkelige – og dette bliver særligt tydeligt i forbindelse med håndtering af den kompleksitet og fejlrettelser, der fulgte med indførelsen af det nye lønsystem. Decentralt har institutioner og skoler ikke haft de nødvendige instrukser eller kompetencer til at håndtere skiftet i lønsystem samtidig, med at nogle af dem skulle overgå til lønsumsstyring i perioden. Derfor blev merudgifterne på Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område så store.

 

For så vidt angår merforbruget særligt i forbindelse med ferie og refusioner er en væsentlig grund formentlig problemer med funktionaliteter og registreringer i det system, der håndterer fravær i kommunen (VagtPlan). Systemet blev indført i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i forbindelse med skiftet i lønleverandør. Centralforvaltningen har i et vist omfang udviklet alternative opfølgningsmuligheder til decentrale institutioner og skoler i form af forbrugslister m.v., men som ikke i tilstrækkeligt omfang har kunnet afhjælpe problemerne.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har oplyst, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i perioden kanaliserede alle kvalificerede ressourcer til at løse problemer i forh old til den enkelte lønmodtager og til aflastning af de løn- og personaleadministrative medarbejdere for at effektivisere sagsbehandlingen (etablering af call-center, brug af vikarbureau m.v.). Forvaltningen måtte efter flere forsøg konstatere, at det ikke var praktisk muligt at tiltrække supplerende kvalificeret personale på området.

 

Forslag til forbedring af økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen

I forlængelse af kortlægningen af økonomistyringen og de konstaterede mangler foreslås i rapporten 23 forslag til forbedring af økonomistyringen (kapitel 6).

 

Forslagene foreslås gennemført i tre tempi, der strækker sig over det kommende år. Der er i prioriteringen lagt vægt på hurtigt at få den påkrævede forbedring af økonomistyringen.

 

Det er direktionen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, der har ansvaret for at gennemføre de 23 forslag og opnå en økonomistyring, der lever op til gældende regler i Københavns Kommune.

 

Forbedring af økonomistyringen "her og nu"

De tiltag, der er afgørende for at sikre, at der sker den nødvendige opstramning af økonomistyring, er gennemført eller gennemføres i perioden frem til august-september 2006. Tiltagene skal sikre, at økonomistyringen hurtigt kommer på ret kurs.

 

Initiativer, der er gennemført:

·        Der er indført lønsumsstyring på alle skoler pr. 1. januar 2006

·        Borgerrepræsentationen har tiltrådt en ny ressourceudmeldingsmodel til skolerne (BR 69/06), hvilket er en del af forslagene i vedlagte rapport

·        Entydig definition og fastlæggelse af budgetansvar på alle organisatoriske niveauer. Da dette har afgørende betydning, vil dette have første prioritet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, således at dette vil blive bragt på plads umiddelbart, dog under hensyntagen til skolernes sommerferie.

 

Initiativer, der gennemføres frem til august–september 2006: 

·        Budgetopfølgning i større institutioner og rapportering ved større afvigelser

·        Indskærpelse af Budget- og Regnskabshåndbogens regler om månedlige opfølgninger

·        Understøttelse af decentrale institutioners styring af fravær og refusioner

·        Månedlig opfølgning på indtægtsbudgettet i forhold til belagte pladser vedrørende fritidshjem og klubber i lighed med daginstitutionsområdet

 

Forbedring af økonomistyringen i efteråret 2006

Indtil udgangen af 2006 gennemføres en række forslag, der blandt andet er knyttet til budgetprocessen og budgetudmeldingen i Børne- og Ungdomsforvaltningen ultimo året. Det drejer sig blandt andet om:

·        En forenklet budgetudmelding til skoler og institutioner baseret på enhedspriser til hhv. løn og øvrig drift – men hvor der samtidig er taget højde for de særlige politiske prioriteringer og krav

·        Budgetopfølgning i decentrale institutioner og skoler med rapportering ved større budgetafvigelser (controlling)

·        Fastlæggelse af organisatorisk forankring af plads- og kapacitetsstyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder placering af ansvar for etablering af nye pladser m.v.

·        Udarbejdelse af enkle instrukser til de forskellige aktører til støtte i den daglige økonomistyring

·        Understøttelse af de medarbejdergrupper, der arbejder med økonomistyring decentralt og i distrikterne via kurser, workshops m.v.

 

Forbedring af økonomistyringen 1. halvår af 2007

En række forslag knytter sig til det kommende år, herunder regnskabsafslutning primo 2007 og overførsler mellem årene. Disse forslag gennemføres i 1. halvår af 2007.

·        Opstilling af konkrete mål for økonomistyring og udvikling heraf til alle organisatoriske dele af forvaltningen – f.eks. i kommende resultatkontrakter (incitamenter)

·        Afslutning af institutionsregnskaber inden regnskabsåret afsluttes, og aflæggelse af påtegnede regnskaber for decentrale institutioner, distrikter m.fl. til centralforvaltningen.

·        Indførelse af ensartet håndtering af overførsler mellem årene

 

Herudover fastholdes kommunens mål om at nå økonomistyringsniveau 3 (aktivitetsstyring) i kommunens benchmarkingværktøj på Børne- og Ungdomsforvaltningens institutioner.

 

I rapportens kapitel 7 opstilles en tidsplan for forslagenes gennemførelse.

 

Det indstilles, at der sker en opfølgning på implementeringen af initiativerne i forbindelse med de kvartalsvise regnskabsprogno ser til henholdsvis Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomudvalget. 

 

ØKONOMI

Der er ingen særskilte økonomiske konsekvenser af nærværende indstilling

 

MILJØVURDERING

Ikke relevant

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

Rapport:       Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen – en kortlægning af den hidtidige økonomistyring på folkeskoleområdet og fritidshjem/klubområdet og forslag til forbedring af økonomistyring i forvaltningen

 

 

 

Peter Rasmussen                                                          Claus Juhl