Kapitalbevilling til ombygning og indretning af 36 dagbehandlingspladser på Frederikshøj, Primulavej 2, 2720 Vanløse (Socialudvalget)

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 15. august 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 299/2006

 

 

12.                Kapitalbevilling til ombygning og indretning af 36 dagbehandlingspladser på Frederikshøj, Primulavej 2, 2720 Vanløse (Socialudvalget)

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller til Socialudvalget, at udvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen indstiller

 

at der gives en kapitalbevilling til bygningsmæssige arbejder og montering i forbindelse med indretning af 36 dagbehandlingspladser på Frederikshøj, Primulavej 2, 2720 Vanløse, i alt. 3.600.000 kr. Der anvises dækning for udgiften på Socialforvaltningens konto 5.23.1, Børnefamilier med særlige behov.

 

at indstillingen efter procedurerne for inddragelse af Kultur- og Fritidsudvalget i anlægsbevillingssagerne pr. 1. januar 2006 sendes til udtalelse i Kultur- og Fritidsudvalget inden behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

Socialudvalgets beslutning i mødet den 31. maj 2006

Kontorcheferne Birgitte Nystrup Lundgren og Steinar Eggen Kristensen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev tiltrådt af et enigt udvalg.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Kultur- og Fritidsforvaltningen skal på vegne af Kultur- og Fritidsudvalget meddele, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger har til, at sagen gennemføres i den foreliggende form. Der henvises til forvaltningens administrative høringssvar af 27. april 2006 (sagens bilag 1).

Økonomiforvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget indstiller, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet det forudsættes, at eventuelle merudgifter i forbindelse med projektet afholdes indenfor Socialudvalgets ramme.

 

Herudover præciseres følgende:

at der i 2006 gives en negativ tillægsbevilling på 3,6 mio. kr. til Socialudvalget, Bevillingsområde Børnefamilier med særlige behov (funktion 5.23.1 Døgninstitutioner for børn og unge).

at der i 2006 gives en tillægsbevilling på 800.000 kr. til Socialudvalget, Bevillingsområde Børnefamilier med særlige behov (funktion 5.17.3 Dagtilbud for børn med særlige behov).

at der i 2006 gives en tillægsbevilling på 2,8 mio. kr. til Københavns Ejendomme (funktion 5.17.3 Dagtilbud for børn med særlige behov)."

 

RESUME

Forligspartierne bag budgetforliget for 2006 vedtog i forbindelse med dagbehandlings- og døgninstitutionsområdet, at der som en del af finansieringen af ønskeforslagene for 2006 skulle ske en besparelse indenfor området. Besparelsen skulle blandt andet gennemføres ved omlægning af Skole- og behandlingshjemmet Frederikshøj.

 

Omlægningen af Skole- og behandlingshjemmet Frederikshøj er indarbejdet i Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningens omstillingsrapport af november 2005 for det samlede dag- og døgnbehandlingstilbud til børn og unge.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har på møde den 23. november 2005 (FAU 638/2005) tiltrådt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens plan for omstilling og fornyelse af det samlede tilbud på dagbehandlings- og døgninstitutionsområdet.

 

Ifølge planen skal Skole og behandlingshjemmet Frederikshøj omlægges fra døgninstitution med dagpladser til ren dagbehandlingsinstitution. Samtidig skal institutionen sammenlægges med dagbehandlingsinstitutionen Kennedygården. Den nye institution, som får til huse i Frederikshøjs lokaler på Primulavej 2, får i alt 36 dagbehandlingspladser.

 

Der er i samarbejde med Københavns Ejendomme og institutionen Frederikshøj udarbejdet et forslag til ombygning af lokalerne på Frederikshøj, og der søges i denne indstilling om en kapitalbevilling på 3.600.000 kr. til gennemførelse af projektet.   

 

Byggeriet forventes igangsat i september 2006 og afsluttet ultimo 2006.

 

Af den samlede anlægsbevilling overføres 2.800.000 kr. til Københavns Ejendomme til gennemførelse af anlægsdelen, mens 800.000 forbliver i Socialforvaltningen til montering.

 

SAGSBESKRIVELSE

Forligspartierne bag budgetforliget for 2006 vedtog i forbindelse med dagbehandlings- og døgninstitutionsområdet, at der som en del af finansieringen af ønskeforslagene for 2006 skulle ske en besparelse indenfor området. Besparelsen skulle blandt andet gennemføres ved omlægning af Skole- og behandlingshjemmet Frederikshøj.

 

Omlægningen af Skole- og behandlingshjemmet Frederikshøj er indarbejdet i Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningens omstillingsrapport af november 2005 for det samlede dag- og døgnbehandlingstilbud til børn og unge.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har på møde den 23. november 2005 (FAU 638/2005) tiltrådt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens plan for omstilling og fornyelse af det samlede tilbud på dagbehandlings- og døgninstitutionsområdet.

 

I overensstemmelse med forudsætningerne i budgetforliget omhandler planen en omlægning af skole og behandlingshjemmet Frederikshøj fra at være en institution med 3 døgnafdelinger med i alt 25 pladser og 1 dagbehandlingsafdeling med 11 pladser for børn og unge mellem 11 og 18 år til dagbehandlingsinstitution til en dagbehandlingsinstitution med 23 pladser.

 

Samtidig er det besluttet at lægge institutionen sammen med dagbehandlingsinstitutionen Kennedygården, der har 13 pladser for børn mellem 6 – 12 år.

 

Den nye dagbehandlingsinstitution, der efter sammenlægningen vil have 36 pladser for børn og unge mellem 6 og 16 år, får til huse i Frederikshøjs lokaler på Primulavej 2, 2720 Vanløse, der nu foreslås ombygget og indrettet til formålet.

 

Siden indgåelsen af budgetforliget har forvaltningen og repræsentanter for de 2 berørte institutioner indgået i et samarbejde for dels at gennemføre omlægningen og dels at gennemføre sammenlægningen af de 2 institutioner. Heri har bl.a. indgået overvejelser omkring de fysiske rammer for de 3 kommende afdelinger.

 

I foråret 2006 blev nedsat et fælles samarbejdsorgan bestående af den nye forstander og 2 medarbejderrepræsentanter fra begge de 2 involverede institutioner, som har godkendt ombygningsprojektet. 

 

Projektbeskrivelse

Projektet til ombygning af Frederikshøj er udarbejdet i samarbejde med Københavns Ejendomme, Rytter Aps. Arkitekter og institutionen.

 

Omlægningen af institutionen til dagbehandlingspladser og sammenlægningen med Kennedygårdens dagbehandlingspladser betyder, at de to etager med værelser til beboelse ombygges, så der indrettes 3 afdelinger med 2 børne/ungegrupper på hver etage.  

 

På hver etage etableres et køkken/alrum, der skal fungere som fællesrum for etagens 2 afdelinger. Køkkenet indrettes som et husholdningskøkken. Endvidere indrettes fælles personalekontor.

 

Der lægges ny linoleum på gulvene og i lofterne opsættes akustiklofter, ligesom alle vægge males. Eksisterende bad og toiletter til børn og personale bibeholdes, og opmales. Nedrivning og gennembrydning af eksisterende vægge udføres i begrænset omfang.

 

Projektet indeholder desuden renovering af it-kabling, nøglesystem og tyverisikring af bygningen.

 

Tidsplan

Under forudsætning af, at der er givet byggetilladelse kan ombygningen starte primo september 2006 med forventet afslutning december 2006.  

 

Af hensyn til videreførelse af de allerede eksisterende dagbehandlingspladser på Kennedygården (13 pladser) og Frederikshøj (11 pladser) er det nødvendig at gennemføre sammenlægningen af de 2 institutioner, mens ombygningen står på.

 

Efter aftale med institutionen kan dette ske ved at anvende de eksisterende undervisningslokaler på Frederikshøj, som ligger i en sidebygning og samtidig inddrage institutionens koloni Stenhagen, ved Jægerspris, som en supplerende ekstern mulighed i fornødent omfang. Frederikshøj råder over busser, og kan selv stå for kørslen frem og tilbage.

 

Der var i det oprindelige budgetforslag og i omstillingsplanen forudsat, at udgifterne til ombygningen af institutionen ikke ville overstige 2,0 mill. kr., hvorfor der i tidsplanen for byggeprojektet ikke var indarbejdet en behandling af kapitalbevilling i Borgerrepræsentationen, som skal godkendes før byggeriet kan påbegyndes.

 

Ibrugtagning af de 12 nye pladser finder sted når ombygningen er tilendebragt, forventeligt 1. januar 2007.     

   

Husleje

I forbindelse med etableringen af Københavns Ejendomme er det besluttet at indføre en huslejemodel, der betyder at der fremover skal betales husleje til Københavns Ejendomme for brug af kommunale lokaler.

   

Ifølge Københavns Ejendomme udgør den årlige leje for ejendommen nu 972.703,17 kr. beregnet ud fra standardlejekontrakten. Ejendommen har et samlet bygningsareal på 2.460 m², inklusiv 622 m² kælder.

 

Huslejemodellen er udgiftsneutral for forvaltningen, da der er tale om lokaler, som forvaltningen var bruger af pr. 1.1.2006.   

 

MILJØVURDERING

Denne indstilling er omfattet af positivlisten for indstillinger, der skal miljøvurderes.

 

Miljøvurderingen tager udgangspunkt i Københavns Kommunes miljømæssige retningslinier for bygge- og anlægsarbejder indeholdt i pjecen "Miljø i byggeri og anlæg". Heri beskrives en række minimumskrav og anbefalinger på miljøområdet. Desuden følges beskrivelserne i "Positivlisten til miljøvurdering i indstillinger".

 

I forbindelse med nyanvendelse af bygningen på Primulavej 2 er der behov for at foretage en indvendig ombygning af de tidligere værelsesetager. Genbrug og nyanvendelsen af de eksisterende bygninger medfører både energi- og materialebesparelse set i forhold til tilsvarende nybyggeri samt mindre byggeaffald. Denne væsentlige parameter ved dette projekt vurderes at give en positiv effekt i forhold til miljøpåvirkning.

 

Opfyldelse af minimumskrav i "Miljø i byggeri og anlæg":

Indenfor de berørte byggearbejder i projektet for Frederikshøj vil Københavns Kommunes minimumskrav til miljørigtig projektering, el, affald, og materialer blive opfyldt.

 

Realisering af anbefalinger:

Der søges ikke opfyldt nogen af anbefalingerne, da byggeprojektet ikke omfatter de store bygningsmæssige ændringer.

 

ØKONOMI

De samlede udgifter til gennemførelse af projektet beløber sig til 3.600.000 kr.

 

Udgifterne fordeler sig med 2.800.000 kr. til byggeudgifter inklusive omkostninger og honorar og 800.000 kr. til montering. 

 

Af den samlede bevilling på 3.600.000 kr. overføres 2.800.000 kr. til Københavns Ejendomme inklusive administrationsbidrag på 1,5% af bevillingssummen.

 

Udgifterne forventes afholdt i 2006.

 

Midlerne til ombygning tilvejebringes via sparede midler i forbindelse med drift  på institutionen i 2006 og via den bufferpulje, som blev afsat vedrørende 2006 i forbindelse med vedtagelsen af omstillingsplanen for dagbehandlings- og døgninstitutionsområdet.

 

Ved den oprindelige budgettering af omlægningen i 2005 i f.m. omstillingsplanen tog Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen udgangspunkt i den daværende struktur, idet snitfladerne til Københavns Ejendomme på daværende tidspunkt var uklare. Efter etableringen af Københavns Ejendomme har man ibrugtaget en mere omfattende model for beregningen, hvori der bl.a. indgår en bufferpulje til uforudsete udgifter, udgifter til ekstern rådgiver og til Københavns Ejendomme. Yderligere har Københavns Ejendomme erfaret, at de senest budgetterede byggesager prismæssigt er steget betydeligt i f.t. tidligere, hvilket antageligt skyldes den generelt stærkt stigende efterspørgsel på entreprenører og håndværkere. Dette har været medvirkende til den øgede projektsum.

 

Ved budgetlægningen af forslaget og ved udarbejdelsen af omstillingsplanen tog forvaltningen udgangspunkt i lignende tidligere ombygninger og havde ikke på daværende tidspunkt konsulenter involveret i projekteringen. De faktiske lokaleforhold for ejendommen Primulavej 2 har medført et øget udgiftsniveau i forhold til det budgetterede, idet enkeltværelser skal ombygges til undervisningslokaler, behandlings- og fælles opholdsrum med deraf følgende nedbrydning af vægge m.v..

 

Da de endelige planer blev forelagt en ekstern rådgiver med henblik på et prisoverslag modtog forvaltningen et prisoverslag på 4,3 mill.kr., hvorefter følgegruppen i samarbejde med institutionens ledelse og medarbejdere revurderede planerne.

 

Det var derudover forventet, at de samlede omkostninger ikke ville overstige 2,0 mill.kr., som er grænsen for en fremlæggelse for BR, når der anvendes driftsmidler til finansiering af anlægsarbejder. Fremlæggelsen i BR var derfor ikke indarbejdet i den oprindelige planlægning. Dette i sammenhæng med, at den nye struktur på ejendomsområdet i starten af 2006 var uigennemsigtig har gjort, at projektet er blevet forsinket.

 

Der er dækning for udgifterne på Socialforvaltningens budget for 2006, bevillingen Børnefamilier med særlige behov funktion 5.23.1

 

Den varige driftsudgift til den fremtidige dagbehandlingsinstitution er tilvejebragt ved budgetforliget for 2006.

 

HØRING

Efter procedurerne for inddragelse af Kultur- og Fritidsudvalget i anlægsbevillingssagerne pr. 1. januar 2006 skal indstillingen sendes til udtalelse i Kultur- og Fritidsudvalget inden behandling i Økonomiudvalget og  Borgerrepræsentationen.

 

BILAG

Bilag 1:  Høringssvar fra Københavns Ejendomme

 

 

 

Grethe Munk   / Jens Elmelund