Redegørelse om Københavns Kommunes medvirken ved arrangementet af Eurovision Song Contest 2001 i København.

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 15. august 2000

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget tager redegørelsen til efterretning.

Brødrene Olsen vandt det Europæiske Melodi Grand Prix 2000, som blev afholdt i Stockholm.

Dermed fik Danmarks Radio værtsforpligtelsen til at afholde det kommende Melodi Grand Prix.

Danmarks Radio kontaktede primo juni en række kommuner, som havde tilkendegivet interesse for at være værtsby for arrangementet med opfordring til at afgive et bud på, hvorledes disse kommuner kunne forestille en praktisk/økonomisk samarbejdsaftale.

De udvalgte kommuner var Farum, Brøndby, Odense, Århus, Ålborg, Herning, Fredericia og København. Nogle af disse kommuner afstod efterfølgende fra at afgive bud.

Den 6. juli valgte DR og EBU, Den Europæiske Broadcasting Union, København som kommende værtsby og datoen 12. maj som afviklingsdato.

Valget skete på baggrund af et tilbud (en såkaldt bid-book), som var udarbejdet af Københavns Kommune og Wonderful Copenhagen i tæt samarbejde med en række mulige afviklingssteder og en kontrakt, som var forhandlet med og underskrevet af Parken Sport og Entertainment v/direktør Flemming Østergaard og Wonderful Copenhagen.

Da anmodningen om at afgive bud på begivenheden – ikke mindst den praktiske og økonomiske del – indløb, etableredes en task-force med deltagere fra Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, og Wonderful Copenhagen.

Opgaven var at analysere de betingelser, der skulle afgives bud på, at føre forhandlinger med mulige operatører (spillesteder) og at udarbejde et bud på, hvorledes København kunne præsentere sig som et attraktivt valg.

Det var fra starten klart, at det var af betydning for byen at få begivenheden hertil. Erfaringerne fra Stockholm viser, at placeringen af en så stor, tæt mediedækket begivenhed har en stor økonomisk betydning for værtsbyen (WoCo stipulerer en meromsætning i København på ca. 100 mio. kr). Dertil kommer en helt enestående profileringsmulighed både for byen og for regionen.

Det stod endvidere klart, at den fremtidige samarbejdsstruktur måtte baseres på, at der blev fundet en "hovedentreprenør" – et spillested, som kunne påtage sig alt arbejde med selve koncertbegivenhedens afvikling, men også med markedsføring, billetsalg mv.

Kommunens og WoCo's rolle skulle tilsvarende begrænses til at tage ansvaret for en række tilgrænsende opgaver: Modtagelse af delegationer (estimeret ca. 2500 personer) samt presse (estimeret 1000 personer), diverse selskabelige/turistmæssige aktiviteter, presseservice samt diverse traditionelle kongres-aktiviteter (registreringsmulighed, velkomstgave etc.).

Dertil kommer at søge maksimal effekt af arrangementets profilerings- og markedsføringsværdi.

Kommunen og WoCo skulle således holde sig helt klar af selve koncertbegivenheden og dens økonomi.

Ligeledes er foreslået en række "venues" (spillesteder), nemlig Parken, BellaCenter/Forum og B&W-hallerne på Refshaleøen.

Efter modtagelsen af bid-book'en valgte DR at indlede forhandlinger med Parken. Disse forhandlinger førte til den omtalte kontraktindgåelse.

De øvrige arrangementssteder anerkender, at Parken med sin nye overdækning og plads til op til 50.000 tilhørere er det helt logiske valg.

I de næste måneder vil parterne detailplanlægge begivenheden, herunder parternes rolle og opgaver.

Københavns Kommune deltager fuldgyldigt i denne planlægning.

Denne økonomi er Københavns Kommune og WoCo uden del i.

Dertil kommer en række aktiviteter (foreløbigt beskrevet i bid'book-en) i form af supplerende markedsførings-, turistservice- og officielle arrangementer.

Disse er vurderet til ca. 7 mio. kroner.

Københavns Kommunes andel i dette beløb er estimeret til 2-3 mio. kroner i 2001, primært disponeret til modtagelses- og receptionsvirksomhed, etablering af pressefaciliteter, udsmykning af byen mv.

Dette beløb kan endnu ikke indregnes i kommunens budget for 2001, da der ikke er et klart overblik over beløbets størrelse, formål og anvendelse.

Økonomiforvaltningen vil senere vende tilbage til Økonomiudvalget med et detailbudget og en indstilling til Borgerrepræsentationen om at anvise de nødvendige midler fra kontoen for uforudsete udgifter.

Bjarne Winge

/Paul Sax Møller