Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 20/1999. (Bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed).

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 15. august 2000

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender de nedenfor anførte bemærkninger til Revisionsdirektoratets protokollat nr. 20/1999 (Bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed).

Revisionsdirektoratet har afgivet revisionsprotokollat nr. 20/1999 om Bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed.

I henhold til revisionsvedtægtens § 12, stk. 4, skal revisionsprotokollater besvares af udvalget snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen.

Under hensyntagen til sommerferieperioden betyder dette, at besvarelsen forelægges Økonomiudvalget på udvalgets første møde efter sommerferien.

Revisionsdirektoratet har foretaget en tværgående undersøgelse af bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed. I protokollatet peger direktoratet bl.a. på, at der mangler præciseringer og vejledninger til det eksisterende regelsæt.

Økonomiforvaltningen vil overveje, hvordan styringen af anlægsområdet kan forbedres, herunder hvordan forvaltningernes styring af anlægsprojekter kan understøttes. Økonomiforvaltningen vil i overvejelserne inddrage muligheden for understøttelse ved hjælp af udarbejdelse af et paradigme for anlægsbevillinger og -regnskaber og via IT.

Nedenfor under sagsbeskrivelsen er gengivet Revisionsdirektoratets bemærkninger

(anført med kursiv) samt Økonomiforvaltningens besvarelse.

Revisionsdirektoratet afgav den 4. juli 2000 et revisionsprotokollat nr. 20/1999 om Bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed - med en anmodning om en udtalelse til de synspunkter og bemærkninger, der er fremdraget i protokollatet. Der henvises til protokollatet.

Revisionsdirektoratet gennemgår Indenrigsministeriets og kommunens interne regler for anlægsbevillinger og –regnskaber. Direktoratet peger på, at der mangler præciseringer og vejledninger til det eksisterende regelsæt samt konkrete rapporter til støtte for styringen af anlægsprojekter.

Økonomiforvaltningen vil overveje, hvordan styringen af anlægsområdet kan forbedres, dels på baggrund af Revisionsdirektoratets undersøgelse og dels generelt.

I arbejdet vil der indgå overvejelser om mulighederne for at understøtte forvaltningernes styring af anlægsprojekter. Økonomiforvaltningen vil bl.a. indrage muligheder for understøttelse via:

• IT-tiltag

• Udarbejdelse af paradigme for anlægsbevillinger og -regnskaber.

Overvejelserne om tiltag på IT-området omfatter bl.a. mulighederne for udarbejdelse af rapporter i KØR, brug af datawarehouse og ibrugtagningen af anlægsmodulet i KØR.

I forbindelse med udarbejdelse af et eventuelt paradigme for anlægsbevillinger og -regnskaber vil Økonomiforvaltningen inddrage overvejelser om form og indhold af bevillingsindstillinger, pris- og lønfremskrivninger i regnskaberne samt udarbejdelse af en generel vejledning for anlægsinvesteringer.

Økonomiforvaltningen forventer, at der foreligger resultater af ovennævnte initiativer til understøttelse af styringen på anlægsområdet i efteråret 2000.

Det bemærkes i øvrigt, at Økonomiforvaltningen har igangsat et projekt om bedre styring af ejendomsområdet, jf. Indstilling om bedre styring af ejendomsområdet (ØU 127/2000).

" Revisionsdirektoratet anfører, at det ikke er muligt ud fra investeringsoversigten at udlede, hvor stor en del pris- og lønstigninger udgør af rådighedsbeløbsbevillinger i de tre budgetoverslagsår", (side 6 afsnit 2 pkt. 8).

Ifølge det kommunale budget- og regnskabssystem opgøres beløbene i investeringsoversigten i 1.000 kr. Der er således ikke krav om, at pris- og lønstigninger skal fremgå.

I budgettets flerårsoversigt skal beløbene angives i faste priser (budgetårets priser), sådan at det alene er planlagte aktivitetsændringer, der fremgår. Pris- og lønstigningen i budgetoverslagsårene opgøres for sig. I kommunens flerårsoversigt er det således muligt at se pris- og lønstigningen for drift og anlæg under ét.

"Revisionsdirektoratet anfører, at der ikke for alle de udvalgte områder foreligger fyldestgørende retningslinier for udarbejdelse af bevillingsindstillinger på anlægsområdet. Direktoratet anser det for væsentligt, at der især ved større anlægsprojekter bliver foretaget en risikovurdering og usikkerhedsanalyse af projektet, og at budgetteringsforudsætningerne oplyses på en klar og gennemskuelig måde", (side 10 pkt. 17).

Budget- og regnskabshåndbogen indeholder et afsnit om udformning af indstillinger og dagsordener bl.a. med krav om overskuelighed i indstillingerne og særlige afsnit om økonomiske forhold.

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med udarbejdelse af et eventuelt paradigme for anlægsbevillinger overveje mulige præciseringer og uddybende vejledninger for bevillingsindstillinger på anlægsområdet.

"Revisionsdirektoratet finder, at der i Budget- og Regnskabshåndbogen bør ske en præcisering af reglerne for, hvornår der bør indhentes tillægsbevilling hos Borgerrepræsentationen, herunder i hvilke tilfælde der bør ajourføres for pris- og lønstigninger ved tillægsbevilling, når der er tale om anlægsbevillinger, som strækker sig over flere år og andrager væsentlige beløb. Der bør tillige fastsættes nærmere kriterier for, hvornår der foreligger en uvæsentlig budgetafvigelse, der kan henvises til regnskabsmæssig forklaring", (side 22 pkt. 27).

Økonomiforvaltningen har i et brev til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen m. fl. præciseret reglerne vedrørende tillægsbevilling til anlægsbevillinger. Heraf fremgår bl.a., at:

• der ved væsentlige ændringer i de beløbs- og indholdsmæssige forudsætninger for en konkret anlægsbevilling tiltrådt af Borgerrepræsentationen skal indhentes bevilling via Borgerrepræsentationen.
• forskydninger af udgifter til anlægsarbejder, f.eks. nødvendige fremrykninger af arbejder, ændrede tekniske forudsætninger m.v. kan ske uden forelæggelse for Borgerrepræsentationen.

Økonomiforvaltningen vil indarbejde præciseringen i Budget- og Regnskabshåndbogen.

"Revisionsdirektoratet skal bede oplyst begrundelsen for nødvendigheden af, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anvender økonomiske midler til ekstern rådgivning", (side 23 pkt. 28).

Borgerrepræsentationen bemyndiger udvalgene til at agere inden for de økonomiske rammer og øvrige vilkår fastsat i budgettet. Økonomiudvalget sikrer sig i den kvartalsvise budgetopfølgning, at udvalgene overholder de tildelte bevillinger. Det er op til de enkelte udvalg at forvalte de tildelte midler effektivt inden for de rammer, som Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget udstikker.

En forvaltnings afvejning af om f.eks. projektstyring varetages mest effektivt af forvaltningen selv eller af eksterne rådgivere må bero på den konkrete situation. I denne afvejning kan indgå forhold som antal igangværende projekter i forvaltningen, projektets størrelse, projektrisici, behovet for særlige kompetencer og lignende.

"Revisionsdirektoratet henstiller, at Økonomiforvaltningen drager omsorg for at der snarest udarbejdes en rapport til kontrol af forbrug på anlægsbevillinger", (side 23 pkt. 29).

Kontrol af forbrug på rådighedsbeløbsbevillinger kan ske via Økonomiforvaltningens samlede rapport til brug for budgetopfølgning og regnskab. Der foreligger ikke nogen central rapport til brug for kontrol af anlægsbevillinger. Der har derfor ikke - da der heller ikke er lovkrav herom - været en oversigt over forbruget på anlægsbevillinger i årsregnskaberne for 1998 og 1999.

Økonomiforvaltningen vil løbende arbejde med at understøtte forvaltningernes styring af anlægsprojekter gennem tilvejebringelse af styringsværktøjer, herunder rapporter, IT (datawarehouse, anlægsmodul i KØR m.v.).

"Revisionsdirektoratet henstiller, at der fra Økonomiforvaltningens side sker en præcisering og eventuel vurdering af reglerne for regnskabsaflæggelse, herunder for udarbejdelse af foreløbige regnskaber, med henblik på at sikre at forvaltningerne overholder reglerne", (side 24 pkt. 35).

Økonomiforvaltningen har udarbejdet kortfattede, præcise regler for aflæggelse af regnskaber i Budget- og Regnskabshåndbogen. Som supplement hertil vil Økonomiforvaltningen inddrage mulige forbedringer gennem udarbejdelse af et eventuelt paradigme, herunder for anlægsregnskaber, jf. de generelle bemærkninger.

"Revisionsdirektoratet skal henstille, at Økonomiforvaltningen udarbejder klarere retningslinier for pris- og lønfremskrivningen på anlægsområdet", (side 25, afsnit 4 pkt. 38).

Der er ikke regler om pris- og lønfremskrivningsmetoder på anlægsområdet i Budget- og Regnskabshåndbogen. Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med et eventuelt paradigme for anlægsområdet undersøge, om der kan peges på nogle let administrerbare retningslinier for pris- og lønfremskrivninger til brug ved udarbejdelsen af anlægsregnskaber.

-

-

Revisionsprotokollat nr. 20/1999.

Bjarne Winge

/ Ulrik Rosenberg