Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2020

Københavns Kommune har modtaget revisionsberetningen for 2020, med denne indstilling forelægges beretningen og tilhørende handleplaner. Med beretningen godkender kommunens eksterne revisor Deloitte regnskabet uden forbehold, og afgiver 11 revisionsbemærkninger, hvilket er et fald på 4 siden 2019.

Med indstillingen gives en status på kommunens fakturahåndtering og arbejdet med kommunens kontrolmiljø, herudover fremlægges en opdateret proces for kommunens revisionsopfølgning.

Økonomiudvalget skal godkende Økonomiforvaltningens handleplaner og oversende alle forvaltningers handleplaner til revision. De øvrige forvaltningers handleplaner er behandlet på fagudvalgene i løbet af august 2021.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens handleplaner på baggrund af revisionsberetningen for 2020 godkendes,
2. at forvaltningernes handleplaner tages til efterretning,
3. at det godkendes, at Revisionsberetningen og udvalgenes besvarelser heraf oversendes til Revisionsudvalget.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2021 revisionsberetningen til regnskabet for 2020. Med beretningen godkender kommunens eksterne revisor Deloitte årsregnskabet for 2020 uden forbehold og skriver følgende:

Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

Revisionen anfører desuden, at det generelt er vurderingen, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis. Der gives med beretningen 11 revisionsbemærkninger, hvilket er et fald på 4 siden 2019.

Økonomiudvalget godkendte den 12. januar 2021 medlemsforslag om fast track for betaling af kommunens regninger, på baggrund af dette, samt revisionens kritik i den løbende revision, gives med denne indstilling en status på arbejdet med rettidig håndtering og betaling af kommunens fakturaer. Desuden følges der op på igangsatte initiativer i forlængelse af Intern Revisions vurdering af det samlede kontrolmiljø på det finansielle område, som blev forelagt Økonomiudvalget den 10. november 2020.

På baggrund af revisionsberetningen har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde. Disse er godkendt på de respektive udvalg i løbet af august 2021.

Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at

Økonomiudvalget har efter styrelsesloven til opgave at foranledige, at der sker besvarelse af revisionens bemærkninger til årsregnskabet – både for så vidt angår bemærkninger til forvaltningen under Økonomiudvalget som under de stående udvalg.

Økonomiudvalget forelægges derfor med denne indstilling revisionsbemærkningerne (bilag 1) og handleplanerne hertil (bilag 2).

Afgivne revisionsbemærkninger

Der gives med beretningen i alt 11 revisionsbemærkninger, hvilket er et fald på 4 bemærkninger siden 2019. Der lukkes med beretningen 7 revisionsbemærkninger, mens der gives 2 nye revisionsbemærkninger vedrørende igangværende anlægsarbejder (nr. 5) og momsrefusionsordningen (nr. 6). Hertil kommer, at revisionsbemærkningen vedrørende revisionserklæringer (nr. 11) i år er en selvstændig revisionsbemærkning omhandlende revisorerklæringer til systemerne Kvantum, Opus debitor og KSD (Kommunernes Sygedagpengesystem), modsat i 2019, hvor området indgik som delbemærkning i revisionsbemærkningen vedrørende generelle it-kontroller og omhandlede revisorerklæringer for Kvantum og Opus debitor.

To revisionsbemærkninger (nr. 1 og 2) vedrører indholdet af den løbende revision af hhv. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller og generelle it-kontroller, som har været forelagt Økonomiudvalget den 23. februar 2021, hvor udvalget godkendte de udarbejdede handleplaner hertil. Af bilag 2 fremgår status på arbejdet med handleplanerne til de to bemærkninger. På nuværende tidspunkt forventes det, at alle handleplaner vedrørende den løbende revision af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller er håndteret inden området igen revideres. For generelle it-kontroller forventes det, at delbemærkningen vedrørende handleplanen for håndtering af nye roller i Kvantum løber ind i 2022 grundet arbejdet med opgradering af Kvantum og efterfølgende regnskabsaflæggelse for 2021.

I efteråret 2021 gennemføres den løbende revision af områderne løn, regnskabsføring og generelle it-kontroller, som vil kunne give anledning til revisionsbemærkninger.

Der er iværksat initiativer, der skal imødekomme alle forhold omtalt i de 9 revisionsbemærkninger givet til årsregnskabet (nr. 3 til nr. 11) og på den baggrund forventes det på nuværende tidspunkt, at 7 af disse bemærkninger vil kunne afsluttes med revisionen af regnskab 2021, mens 2 forventes gentaget, jf. tabel 1. Handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne fremgår af bilag 2.

Tabel 1 – Revisionsbemærkninger til regnskab 2020

TMF = Teknik- og Miljøforvaltningen

Kommunens kontrolmiljø

Kommunens interne revision foretog i 2020 en vurdering af det samlede kontrolmiljø på det finansielle område og konkluderede, at kommunen helt overordnet har et godt kontrolmiljø. For yderligere at styrke rammerne omkring de nuværende ledelseskontroller har revisionen anbefalet, at der etableres en fastere struktur for ledelsestilsyn i forvaltningerne.

I forlængelse heraf har kredsen af økonomidirektører igangsat en afklaring af hvilke indsatser, der bør igangsættes for at imødegå Intern Revisions anbefalinger. Dette har i første halvår af 2021 indebåret, at der blandt kommunens økonomichefer og økonomidirektører er gennemført temadrøftelser om ledelsestilsyn, compliance og risikostyring med inspirationsoplæg fra andre offentlige myndigheder. På baggrund af drøftelserne er det klarlagt, at forvaltningerne har forskellige udgangspunkter i forhold til at arbejde med risikostyring og sikre compliance.

Kredsen af økonomidirektører har i forlængelse heraf besluttet, at der udarbejdes en fælles metode for risikostyring i Københavns Kommune med afsæt i de finansielle risici, som har til formål at løfte kommunens viden og kompetencer indenfor risikostyring og samtidig give mulighed for at forvaltningerne kan tilrette ledelsestilsynet efter egne behov. Herudover etableres et tværgående netværk, der skal drøfte erfaringer og best practice på området, ligesom konkrete behov for fælles kompetenceudviklingsindsatser kortlægges og igangsættes. Arbejdet forventes afsluttet i 2. kvartal 2022. Indsatserne er konkretiseret i bilag 3.

Rettidig betaling af kommunens fakturaer

I løbende revision af kommunens fakturahåndtering konstaterede kommunens revision, at der pr. 15. september 2020 var i alt 1.790 forfaldne fakturaer for et beløb på 51 mio. kr. På baggrund af et medlemsforslag besluttede Økonomiudvalget på sit møde den 26. januar 2021, at man ønskede at modtage en månedlig afrapportering på antallet af forfaldne fakturaer, samt at de besluttede initiativer skulle evalueres med nærværende sag. Af bilag 4 fremgår en status på arbejdet.

Siden marts har niveauet af forfaldne fakturaer generelt ligget under 10 mio. kr. Den seneste status efter august (periode 8) viser i alt 583 forfaldne fakturaer for et beløb på i alt 3,7 mio. kr., hvilket dermed svarer til niveauet fra før sommerferien, jf. bilag 5. Økonomiforvaltningen vil sammen med de øvrige forvaltninger fortsat have fokus på at betale til tiden og vil i resten af 2021 fortsat rapportere en månedlig status herpå til økonomiudvalget.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Efter behandlingen i Økonomiudvalget oversendes handleplanerne til Revisionsudvalget, der herefter udarbejder revisionsbetænkningen. Revisionsbetænkningen er revisionsudvalgets betænkning over årsregnskabet og revisionen heraf og danner grundlag for Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet.

Betænkningen behandles på Revisionsudvalget i løbet af september 2021, hvorefter betænkningen, beretningen og årsregnskabet forelægges til endelig godkendelse i Økonomiudvalget den 26. oktober 2021 og Borgerrepræsentationen den 4. november 2021.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med kommunens interne revision fastlagt en ny proces for rapportering af revisionsberetning og -handleplaner. Den opdaterede proces indebærer, at revisionen fremsender de løbende revisionsrapporter så disse kan forelægges samlet i løbet af januar måned. Her vil Økonomiudvalget også modtage status på handleplanerne for årsrevisionen fra det foregående år. Økonomiudvalget vil derfor få forelagt de løbende revisionsrapporter, samt opfølgning på årsrevisionen i januar 2022.

Søren Hartmann Hede      / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 2: Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2020 (2021-0250263)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. september 2021

Revisor Lars Kronow fra Deloitte samt chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.