Status på implementering af Sygefraværsstrategi 2020

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at tage til efterretning, at de første kerneaktiviteter i "Sygefraværsstrategi 2020" - en guide, et dialogværktøj og en kursuspakke om sygefraværshåndtering - implementeres i kommunens forvaltninger.

Problemstilling

Et højt sygefravær blandt de ansatte belaster kommunens økonomi, og det kan også gå ud over kvaliteten i ydelserne til borgerne, stabiliteten på arbejdspladserne og medarbejdernes trivsel. Sygefraværet i Københavns Kommune (KK) har været støt faldende de seneste 10 år, men sammenlignes med landets øvrige kommuner har KK fortsat relativt højt sygefravær. Med et fald i sygefraværet i 2017 på hele 0,8 dag i gennemsnit pr. ansat endte KK med et sygefravær på 11,2 dage, hvilket bragte kommunen fra en 50. plads til 36. plads over kommuner med lavest sygefravær.

Der er således fortsat et stykke vej, før kommunen når den af Økonomiudvalget (ØU) vedtagne ambition om, at KK skal ligge blandt den fjerdedel af landets kommuner, der har lavest sygefravær. Måltallet for 2018 er 10,9 sygefraværsdage i gennemsnit pr. ansat.

For at understøtte at KK når ambitionen, vedtog ØU den 3. oktober 2017 den tværgående strategi "Sygefraværsstrategi 2020 - bedre fælles forebyggelse og øget professionalisering". Denne skal supplere forvaltningernes sygefraværspolitikker. Strategien blev udarbejdet i regi af det Centrale Samarbejdsorgan i kommunen (CSO), og forvaltningernes HovedMED-udvalg blev hørt. Såvel ledelsessiden som medarbejdersiden er således involveret i indsatsen.

Et væsentligt element i Sygefraværsstrategien er implementering af modellen "Huset - 6 elementer i en effektiv sygefraværsindsats", der er udviklet af KL og Forhandlingsfællesskabet. KK har givet input til udviklingen af modellen.

Løsning

Sagsfremstilling
Lige siden ØU's godkendelse af Sygefraværsstrategi 2020 har en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra kommunens syv forvaltninger, Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF) og Arbejdsmiljø København (AMK) arbejdet på udviklingen af de første værktøjer til understøttelse af implementering af strategien.

CSO har ligeledes været involveret i udviklingen af værktøjerne og drøftede implementering på mødet den 31. maj 2018.

Beskrivelse af aktiviteterne/værktøjerne
Sygefraværsstrategien indeholder følgende fire kerneaktiviteter (værktøjer):

1. Guide til Sygefraværsstrategien og Huset
2. Dialog- og vurderingsværktøj
3. Kursuspakke i sygefraværshåndtering til ledere, tillidsrepræsentanter (TR) og arbejdsmiljørepræsentanter (AMR)
4. Portal om sygefravær

Status er, at de første tre værktøjer er klar til implementering i forvaltningerne m.h.p. ibrugtagning på arbejdspladserne. Alle aktiviteter/værktøjer lanceres under et fælles, overordnet slogan: "Kom i hus med sygefraværsopgaven".

Fælles for produkterne er, at de bygger på de gode erfaringer i kommunen om, hvad der virker i forhold til at styrke trivslen og nedbringe sygefraværet. Ligeledes har udviklingen taget afsæt i AMKs store sygefraværsanalyse, der indgik i udarbejdelsen af Sygefraværsstrategi 2020.

Nedenfor beskrives aktiviteterne/værktøjerne.

Ad. a). Guide til Sygefraværsstrategien og Huset
Der er udviklet en guide, der beskriver, hvordan man kan styrke den konkrete sygefraværsindsats på arbejdspladsen indenfor hver af de seks byggesten i Huset: Tydelig Ledelse, Fælles Ejerskab, Ordentlig Statistik, Systematiske Samtaler, Tidlige Indsatser samt Trivsel, Arbejdsmiljø, Social Kapital og Arbejdsfællesskaber. Guiden findes som trykt pjece (Bilag 1) og som pdf.fil på hjemmesiden www.medarbejder.kk.dk.

Formålet med guiden er at sikre et fælles sprog i KK om sygefraværsindsatsen og at udbrede en fælles struktur, systematik og tilgang til sygefraværsopgaven ud fra Sygefraværsstrategien og Huset. Guiden rummer også konkrete værktøjer og anbefalinger indenfor de seks byggesten. Guiden er praksisnær og har fokus på handling, optimering og professionalisering.

Ad. b). Dialog- og vurderingsværktøj
Der er udviklet et dialog- og vurderingsværktøj, der har dels lederen/ledelsesgruppen og dels MED-udvalg/Trio'en/arbejdsmiljøgruppen som målgrupper. Værktøjet består af et spørgeskema ud fra hvilken, målgruppen vurderer og scorer den nuværende sygefraværsindsats. På baggrund af efterfølgende refleksion og dialog opstilles en handlingsplan. Dialogværktøjet findes som trykt pjece (Bilag 2) og som pdf.fil på hjemmesiden www.medarbejder.kk.dk. Der er også udviklet et hjælpeværktøj, så arbejdspladserne selv kan gennemføre dialogprocessen. Flere forvaltninger har dog HR-konsulenter, der er trænede i at bruge værktøjet. AMK understøtter ligeledes værktøjet. 

Formålet er, at lederen, TR og AMR vurderer og evaluerer sygefraværsindsatsen ud fra Husets seks byggesten, og bringer viden og erfaringer i spil ift. den fremadrettede indsats m.h.p. at denne kan blive så involverende, professionel og effektfuld som muligt.

Ad. c). Kursuspakke i sygefraværshåndtering
Der er udviklet en samlet kursuspakke med kurser i forskellige aspekter af sygefraværshåndteringen. Målgruppen er primært lederne, men der er også et nyt kursus for lederen sammen med TR og AMR. Udviklingen af de enkelte kurser bygger bl.a. på de ønsker og behov, der blev udtrykt i AMKs sygefraværsundersøgelse. Nogle kurser er en videreudvikling af eksisterende kurser, mens andre er nye. Der kan komme yderligere til, hvis der viser sig et behov. Der er bl.a. kurser i personalejura ift. sygefravær, den vanskelige sygefraværssamtale, administrative procedurer og brug af ledelsesinformationsværktøjer. Kursuspakken med kursusbeskrivelserne er vedlagt (Bilag 3).

Formålet med kurserne er at stille kompetenceudvikling til rådighed for lederne og de tillidsvalgte ift. de forventninger, som bl.a. beskrives i Sygefraværsstrategi 2020, forvaltningernes sygefraværspolitikker og de krav ift. sygefravær, som stilles i forvaltningernes ledelsestilsyn.

Kurserne udbydes allerede nu.

Ad. d). Portal om sygefravær
Status for udviklingen af en fælles web-portal om sygefravær i KK er, at der udarbejdes en behovsafdækning og kravspecifikation efter sommeren. Indtil denne portal går i luften lægges relevante dokumenter og værktøjer på www.medarbejder.kk.dk.

Implementeringsplan og kommunikation
CSO har besluttet, at implementeringen og udrulningen af værktøjerne skal ske i de enkelte forvaltninger m.h.p., at de sættes ind i de lokale kontekster og igangværende sygefraværstiltag. I relevant omfang inddrages forvaltningens HovedMED.

Der gennemføres også en tværgående kommunikationsindsats om de nye værktøjer.

Videre proces

1. Implementering i forvaltningerne
På baggrund af ØU's behandling implementerer forvaltningerne de første kerneaktiviteter i Sygefraværsstrategien jf. nærværende indstilling.

2. Halvårsrapport om sygefravær 2018
Halvårsrapporten over sygefraværet i KK forelægges ØU september 2018. Denne viser en prognose for årets sygefravær samt benchmarks til øvrige kommuner.

3. Nye måltal for 2019-2020
ØU har besluttet måltal for kommunens og forvaltningernes sygefravær siden 2007. De nuværende måltal gælder for 2017-2018. Der skal således fremlægges forslag til nye måltal for de næste år.

4. Opfølgning på udrulning af Sygefraværsstrategi 2020 og de første kerneaktiviteter
Medio 2019 gennemfører Økonomiforvaltningen en opfølgning på udrulningen af Sygefraværsstrategi 2020 og brugen af de nye værktøjer. Denne forelægges CSO og efterfølgende ØU.

Peter Stensgaard Mørch                            /Mads Grønvall