Byggesagsgebyr 2019

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at byggesagsgebyret pr. 1. januar 2019 opkræves med 782 kr. pr. forbrugt time, jf. bilag 2,
2. at de afsatte ekstra 5,4 mio. kr. (2019 p/l) i budgetkompensation til generel gebyrnedsættelse fra Budget 2018 tilbageføres til kommunekassen i 2019 og frem, jf. økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Taksten for byggesagsbehandling for 2018 er fastsat til 693 kr. pr. time (Teknik- og Miljøudvalget (TMU) 7. maj 2017). Udgangspunktet for fastsættelsen var en beregningsmodel udarbejdet i 2016 med ekstern revisionsmæssig bistand (Deloitte). Beregningsmodellen var udarbejdet som konsekvens af en bemærkning fra Intern Revision om bl.a. manglende tidsregistrering og omkostningsvurdering. Intern Revision vurderede imidlertid efterfølgende, at takstberegningerne fortsat ikke var tilstrækkeligt gennemsigtige (TMU 27. november 2017).

Teknik- og Miljøforvaltningen har derfor i dialog med Intern Revision udarbejdet en ny takstberegningsmodel, som er afsæt for forslaget til takst for 2019. Jf. budgetaftalen for 2015 er det hensigten, at vurdering af ressourcebehov til byggesagsbehandling skal indgå i budgetforhandlingerne.

Løsning

Ved opkrævning af timebetaling skal alle gebyrbelagte byggesager i henhold til lovgivningen opkræves den samme timetakst. Tidsforbruget (antal timer) varierer dog fra sag til sag - også mellem i udgangspunktet ensartede sager, da sagsbehandlingstiden afhænger af de helt konkrete forhold. Gebyret opkræves hos ejendommens ejer ved udstedelse af både byggetilladelse og igen ved ibrugtagningstilladelse. I Budget 2015 og 2016 blev der afsat midler til fritagelse af enkelte sagstyper fra gebyr, samt til at en del af området skattefinansieres for at sænke gebyret generelt.

Den nye takstberegningsmodel, som primo 2018 er udarbejdet i dialog med Intern Revision, er anvendt til efterkalkulation af taksten for 2017. Efterkalkulationen er baseret på tidsregistreringsdata for hele 2017, og resultatet blev behandlet på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 28. maj 2018. Af indstillingen fremgik, at Intern Revision med den nye beregningsmodel anså revisionsbemærkningen fra 2016 om manglende gennemsigtighed for afsluttet.

Der er endnu ikke foretaget efterkalkulation af taksten for 2018, da grundlaget herfor først foreligger i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Taksten for 2018 på 693 kr. er beregnet efter den tidligere takstmodel, og kan derfor ikke umiddelbart sammenlignes med den foreslåede takst for 2019. Blandt forskellene er, at der i 2018 er indregnet en forhøjet budgetkompensation på 5,4 mio. kr. (2019 p/l), hvilket ikke er sket i 2019, hvilket i sin tid reducerede taksten fra 776 kr. til 693 kr. Dette uddybes yderligere nedenfor.

Beregningen af taksten for 2019 er baseret på fremskrivning af de tidsregistreringsdata, som blev anvendt ved efterkalkulationen for 2017.

Takstberegningen i 2019 skal tage højde for de ”almindelige” forventede ændringer i byggeaktiviteten sammenholdt med 2017, men også for en markant ændring af byggesagsarbejdet som følge af det nye Bygningsreglement (BR18). BR18 er formelt trådt i kraft 1. januar 2018, men indføres i praksis gradvist med en lang implementeringsperiode frem mod udgangen af 2019. En del af sagsbehandlingen - på eksisterende sager - i 2019 vil derfor fortsat foregå med udgangspunkt i det tidligere Bygningsreglement 2015 (BR15).

BR18 indebærer en ændret ansvarsfordeling i byggesagsbehandlingen, herunder at den tekniske byggesagsbehandling gradvist bortfalder og med en overgangsordning erstattes af en certificeringsordning. Desuden skal der fremover skal udføres stikprøvekontrol i 10 % af alle sager.

De ændrede opgaver og den relativt lange implementeringsperiode for BR18 betyder i praksis, at erfaringsgrundlaget og dermed indsigten i ressourcebelastningen i 2019 og fremefter er begrænset. Det giver en stor usikkerhed i takstberegningen for 2019, der i vid udstrækning må baseres på skøn i forhold til den forventede aktivitet. 

Uddybning af usikkerheder i takstberegningen i 2019

• Datagrundlaget i form af tidsregistrering, der skal afspejle et år med behandling af sager efter såvel BR15 som BR18, er ikke til stede.
• Den beregnede takst er derfor behæftet med usikkerhed, da det har været nødvendigt at supplere tidsregistreringsdata med skøn for timeforbruget på de sager, der skal gennemføres med udgangspunkt i BR18. Forvaltningens skøn er baseret på en gennemgang af 60 udvalgte, repræsentative sager foretaget i samarbejde med ekstern konsulent.
• Fordelingen mellem antal sager/timer, der skal behandles efter henholdsvis BR15 og BR18 i 2019, er ligeledes skønnet med udgangspunkt i erfaringer fra tidligere år om, hvor stor en andel af sager/timer i et givent år, der er opstartet i tidligere år.
• Beregningen tager herudover udgangspunkt i, at sagstilgangen som følge af stigende aktivitet i byggeriet kan håndteres med de nuværende medarbejdere.

Samlet betyder dette, at der er en risiko for, at der budgetteres med overkapacitet i 2019. Denne nedbringes dog af, at der som nævnt ikke forudsættes ansat flere byggesagsbehandlere som følge af stigning i byggeaktiviteten. Det skal desuden understreges, at den potentielle overkapacitet ikke er af et omfang, der medfører risiko for, at de opkrævede indtægter vil overstige omkostningerne til byggesagsbehandlingen, da der i takstfastsættelsen indgår en skattefinansieret budgetkompensation på 33,5 mio. kr. til generel gebyrnedsættelse.

Det beregnede forslag til timetakst for byggesagsbehandling i 2019 med indregning af effekten af implementeringen af det nye Bygningsreglement er på den baggrund 782 kr. Såfremt taksten havde kunnet fastsættes med udgangspunkt i en videreførelse af aktiviteterne i henhold til det tidligere Bygningsreglement (BR15), ville den have været 722 kr.

Vurdering af budgetkompensation

Borgerrepræsentationen vedtog i forbindelse med budget 2015 at halvere byggesagsgebyrerne set under ét i forhold til 2014. Hertil blev der afsat 45,6 mio. kr. (2019 p/l). Halveringen blev konkret udmøntet ved, at nogle typer byggeri (almene boliger, kollegie- og ungdomsboliger, mindre byggesager samt byggetilsyn for alle byggerier) blev gjort gebyrfri, mens de øvrige typer byggesager skulle opkræves ud fra en fast timetakst. Overskydende midler blev herefter afsat til generelle takstnedsættelser.

I Budget 2016 blev det vedtaget at nedsætte byggesagsgebyrerne generelt med yderligere 15,9 mio. kr. (2019 p/l). Endelig blev byggesagsgebyrerne i Budget 2018 nedsat med ekstra 5,4 mio. kr. (2019 p/l), da gebyrberegningen for 2018 viste, at der ikke resterede tilstrækkelig budgetkompensation til at fastholde den generelle takstnedsættelse på 15,9 mio. kr. (2019 p/l). Gebyrerne er dermed i 2018 i alt nedsat med ca. 61,5 mio. kr. i 2019 p/l.

Den nye gebyrberegningsmodel har imidlertid vist, at antallet af timer på gebyrfritagne sager er væsentligt lavere end antaget ved takstberegningen for 2018. Derfor er udfordringen med, at den generelle budgetkompensation ikke kan fastholdes på 15,9 mio. kr. ikke længere aktuel for 2018. Forvaltningen foreslår derfor, at de afsatte ekstra 5,4 mio. kr. (2019 p/l) fra 2019 og frem tilbageføres til kommunekassen, se også økonomiafsnittet. Takstberegningen på 782 kr. er foretaget uden indregning af disse midler. De afsatte midler i budgetåret 2018 foreslås ikke tilbagebetalt, da disse er indregnet i takstfastsættelsen som reducerede indtægter.

Det lavere budgetterede forbrug på gebyrfritagne sager skyldes især, at de forbedrede tidsregistreringsdata viser, at der anvendes relativt flere timer på gebyrbelagte sager i forhold til gebyrfritagne, hvilket nedbringer omkostningerne til sidstnævnte, og får budgetkompensationen til at ”række længere”.

Derudover er det ved udarbejdelsen af den nye model blevet klart, at en række byggesagsbehandlingstimer, som hidtil har været forudsat dækket af den politisk fastsatte budgetkompensation til gebyrfritagelse, fremover skal finansieres uden for takstberegningsmodellen. Det gælder bl.a. tidsforbrug til behandling af planlovssager. Dette aflaster ligeledes budgetkompensationen. Endelig har det vist sig, at en række byggesagsrelaterede opgaver, der har karakter af generel vejledning, som tidligere var indregnet i taksten, fremover skal skattefinansieres. Omvendt kan flere omkostninger til overhead fremover indregnes, da der er tale om en totalomkostningsmodel.

Samlet medfører ændringerne i modellen en finansieringsudfordring på forvaltningens skattefinansierede ramme på 6,3 mio. kr. (2019 p/l). Forvaltningen udarbejder budgetnotat herom til forhandlingerne om Budget 2019.

Alternativt til en bevilling i budgetforhandlingerne kan budgetkompensations formål udvides, så ovennævnte sagsområder kan dækkes af den afsatte budgetkompensation, før der opgøres en rest til generel takstnedsættelse. Det vil betyde, at taksten i 2019 vil stige med 85 kr. til 867 kr.

Økonomi

Med denne indstilling skal de afsatte ekstra 5,4 mio. kr. (2019 p/l) i budgetkompensation til generel gebyrnedsættelse fra Budget 2018 tilbageføres til kommunekassen i 2019 og frem, se også tabellen nedenfor:

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

ØU = Økonomiudvalget

* Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter ikke er indikeret med et fortegn. Øgede udgifter er indikeret uden fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Takstberegningen er som nævnt baseret på en ny model, der er udarbejdet i dialog med Intern Revision. Fastsættelsen af taksten sker overordnet som en fordeling af de forventede totale direkte og indirekte omkostninger til byggesagsbehandling fratrukket den afsatte budgetkompensation til takstnedsættelse på det forventede antal timer til opkrævning. Det er især tidsregistreringsdata fra seneste hele regnskabsår (2017), der danner baggrund for beregningen. Data er, jf. ovenfor, justeret med henblik på det forventede ressourcebehov i 2019.

Da takstfastsættelsen sker med udgangspunkt i de samlede omkostninger, forventer forvaltningen, at der med den foreslåede takst vil være tilnærmelsesvis balance mellem indtægter og omkostninger til byggesagsbehandling, dog med de nævnte usikkerheder.

Budgetbehov/omprioritering af skattekompensation til håndtering af udfordringer på forvaltningens skattefinansierede ramme på samlet 6,3 mio. kr. (2019 p/l) indgår i forhandlingerne om Budget 2019.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, videresendes taksten til godkendelse i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Teknik- og Miljøforvaltningen vil udarbejde et budgetnotat med henblik på forhandlingerne om Budget 2019.

Pernille Andersen                    /Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at byggesagsgebyret pr. 1. januar 2019 opkræves med 782 kr. pr. forbrugt time, jf. bilag 2
2. at de afsatte ekstra 5,4 mio. kr. (2019 p/l) i budgetkompensation til generel gebyrnedsættelse fra Budget 2018 tilbageføres til kommunekassen i 2019 og frem, jf. økonomiafsnittet.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 18. juni 2018

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag:
”At taksten for 2019 omberegnes efter en ny og højere produktivitet og en efterfølgende budgetreduktion.”

Ændringsforslaget blev ikke vedtaget med tre stemmer mod syv. Ingen undlod at stemme.

For stemte: C, B og I.
Imod stemte: A, F, Ø og Å.

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med otte stemmer mod to. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, Ø og Å.
Imod stemte: C og I.

Radikale Venstre, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Alternativet afgav følgende protokolbemærkning:
”Partierne noterer sig, at der er allerede er indregnet en vis produktivitetsstigning i fastsættelsen af byggesagsgebyret, hvilket blandt andet betyder, at hver medarbejder behandler flere sager.”

Dagsordenspunkt 29: Byggesagsgebyr 2019 (2018-0143499)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. august 2018

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 11 stemmer mod 2. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, Å, B, F og O.

Imod stemte: V og C.

Enhedslisten, Alternativet, Radikale Venstre og SF videreførte deres protokolbemærkning fra Teknik- og Miljøudvalgets møde den 18. juni 2018:

”Partierne noterer sig, at der er allerede er indregnet en vis produktivitetsstigning i fastsættelsen af byggesagsgebyret, hvilket blandt andet betyder, at hver medarbejder behandler flere sager.”

Venstre og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”At taksten for 2019 omberegnes efter en ny og højere produktivitet og en efterfølgende budgetreduktion.”