Sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer

Indstilling

Gruppeformandskredsen anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at Borgerrepræsentationen godkender de i løsningsafsnittet beskrevne overordnede rammer for sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationens medlemmer samt bemyndiger Økonomiforvaltningen til en løbende opdatering af administrationsgrundlaget indenfor disse rammer.

Problemstilling

Efter kommunestyrelsesloven kan Borgerrepræsentationen træffe beslutning om, at forvaltningen stiller sekretariatsbetjening til rådighed for medlemmerne, og herunder beslutte, hvad omfanget af en sådan betjening skal være. Det følger af lovens § 8, stk. 6 og § 16, stk. 11 (jfr. om disse bestemmelser i bilag 1.B).

Den bistand, som forvaltningen kan yde, skal have relation til kommunalbestyrelsens kompetenceområde, dvs. til sager, der kan behandles af kommunalbestyrelsen. Forvaltningen kan ikke bistå medlemmerne i deres egenskab af privatpersoner, i deres erhverv, i deres partipolitiske virke eller i sager i øvrigt, som falder uden for kommunalbestyrelsens kompetence.

I København har Borgerrepræsentationen truffet beslutning om rammerne for sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer i 2005 (BR 361/05) (bilag 2).

Økonomi- og Indenrigsministeriet har i 2017 afgivet en udtalelse, som præciserer de juridiske rammer, og samtidig anbefalet, at kommunalbestyrelserne træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang forvaltningen kan yde bistand til medlemmer. (bilag 3).

Løsning

De overordnede rammer for bistand til Borgerrepræsentationens medlemmer og ajourføring af administrationsgrundlaget

De overordnede rammer for bistand til Borgerrepræsentationens medlemmer

Det indstilles, at de nuværende overordnede rammer for bistand til Borgerrepræsentationens medlemmer, herunder medlemssekretærordningen, opretholdes. De overordnede rammer er nærmere beskrevet indledningsvis i administrationsgrundlaget, vedlagt som bilag 1.

Ajourført administrationsgrundlag for sekretariatsbetjeningen

Da Økonomi- og Indenrigsministeriets udtalelse tydeliggør den retlige ramme for forvaltningernes betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer, har Økonomiforvaltningen udarbejdet vedlagte administrationsgrundlag (bilag 1), som udover de overordnede rammer tillige beskriver indholdet af den bistand, som medlemmerne af Borgerrepræsentationen tilbydes.

Der er tale om en ajourføring af det nuværende administrationsgrundlag fra 2005 (BR 361/05).

Det indstilles, at Borgerrepræsentationen ved godkendelsen bemyndiger Økonomiforvaltningen til fremover at opdatere administrationsgrundlaget løbende i takt med erfaringerne og udviklingen og evt. yderligere præciseringer af det juridiske grundlag indenfor de af Borgerrepræsentationen godkendte rammer. Det skal ske med nødvendig inddragelse af gruppeformandskredsen og ud fra princippet om, at Borgerrepræsentationens medlemmer altid gives den bedst mulige betjening inden for lovens rammer og den af Borgerrepræsentationen afsatte budgetramme.

Nærmere om betydningen af Økonomi og Indenrigsministeriets generelle udtalelse om bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer

Økonomi- og Indenrigsministeriet afgav den 30. juni 2017 en generel udtalelse som tydeliggør, hvilke muligheder lovgivningen giver for, at forvaltningen kan yde bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et notat om udtalelsens konklusioner (bilag 4). Man skal være særligt opmærksom på følgende i ministeriets udtalelse:

Det er ministeriets opfattelse, at pligten til at overholde lovgivningen, sandhedspligten, pligten til at handle inden for rammerne af almindelig faglighed og pligten til at være partipolitisk neutral, er normer, som det kommunale embedsværk skal efterleve. Derfor er det ministeriets opfattelse, at disse normer kan medvirke til at danne grundlag for en indholdsmæssig, retlig afgrænsning af den bistand, som kommunalbestyrelsen kan beslutte, at forvaltningen kan yde kommunalbestyrelsens medlemmer (udtalelsens side 11).

Kravet om, at forvaltningen skal være partipolitisk neutral, betyder at forvaltningen ikke må bistå ved partipolitiske aktiviteter. Ved den nærmere afgrænsning af, hvad der er omfattet af sådanne partipolitiske aktiviteter, som forvaltningen skal holde sig udenfor, må der efter Økonomi- og Indenrigsministeriets opfattelse lægges vægt på formålene med kravet. Kravet om embedsværkets partipolitiske neutralitet har således bl.a. det formål, at forvaltningen ikke må kunne ses som en del af det politiske spil, der kan foregå i forbindelse med behandlingen af kommunale sager i kommunalbestyrelse og byråd (udtalelsens side 64).

Kravet om partipolitisk neutralitet indebærer derfor efter Økonomi- og Indenrigsministeriets opfattelse (udtalelsens side 64), at

• Forvaltningen må ikke rådgive eller bistå i forbindelse med konstitueringsdrøftelser i kommunen – ud over rent juridiske og valgtekniske forhold.
• Forvaltningens rådgivning vil ikke kunne omfatte politisk rådgivning på tværs af sager, herunder f.eks. om hvordan et medlem eller en gruppe ved at være fleksibel eller indtage en bestemt opfattelse i én sag, må forventes at kunne få flertal for sit forslag i en anden sag, dvs. om hvor der er mulighed for at lave et politisk kompromis på tværs af sager.
• Kravet om forvaltningens partipolitiske neutralitet indebærer også, at forvaltningen ikke vil kunne arbejde for at fremme de enkelte medlemmers politik over for offentligheden. Herunder vil forvaltningen f.eks. ikke kunne udarbejde udkast til pressemeddelelser på vegne af et medlem eller en gruppe, hvori medlemmet eller gruppen offentligt præsenterer sin holdning eller sit forslag i en kommunal sag, eller udarbejde talepapirer til brug for offentlige møder til præsentation af sådanne forslag eller holdninger. Dog vil forvaltningen godt kunne bidrage til sådant materiale med oplysninger om indholdet af forslaget, dets juridiske og økonomiske konsekvenser m.v.

ØIM udtalelsen set i sammenhæng med
Københavns Kommunes administrationsgrundlag på området

Økonomiforvaltningen har indarbejdet ovenstående punkter i det ajourførte administrationsgrundlag for bistand til Borgerrepræsentationens medlemmer. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at Københavns Kommunes nuværende praksis for bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer, herunder medlemssekretærordningen, med disse præciseringer falder inden for rammerne af ministeriets udtalelse.

Særligt om betydningen for kodeks for forvaltningens bistand

Forvaltningens bistand til det enkelte medlem af Borgerrepræsentationen skal ses i sammenhæng med regler og normer for forvaltningens rådgivning og bistand til Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene som vedtaget af Borgerrepræsentationen på sit møde den 22. juni 2016 (bilag 5).

Kodekset beskriver syv centrale pligter, som ansatte i Københavns Kommune har i relation til rådgivning og bistand til Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene. Kodekset tager sit udgangspunkt i de pligter, der antages at gælde for danske embedsmænd i almindelighed og er en parallel til et tilsvarende kodeks for ministerierne. Kodekset er baseret på anbefalingerne fra Bo Smith-udvalget.

Særligt følgende fire pligter anses som centrale i forvaltningens bistand til det enkelte medlem (se også ØIM udtalelsens side 10-13) og danner grundlag for den indholdsmæssige, retlige afgrænsning af den bistand, som forvaltningen kan yde Borgerrepræsentationens medlemmer:

Lovlighed – Sandhed – Faglighed - Partipolitisk neutralitet

Særligt om forvaltningernes betjening af de kommunalpolitiske organer

Ministeriet redegør i udtalelsen også for forvaltningernes betjening af de kommunalpolitiske organer. Ved de kommunalpolitiske organer forstås de organer i kommunen, som kommunestyrelsesloven tillægger beslutningskompetence. De organer, der er tale om er kommunalbestyrelsen, de stående udvalg og økonomiudvalget samt for så vidt angår den administrative ledelse af kommunen borgmesteren. Borgmestrene er endvidere i særlige tilfælde tillagt beføjelse til at træffe enkelte afgørelser. Endvidere er der i et vist begrænset omfang mulighed for at tillægge beslutningskompetence til særlige udvalg nedsat efter § 17, stk. 4, i kommunestyrelsesloven.

Økonomiforvaltningen udarbejdede som forberedelse til kommunevalget i 2017 et notat, der beskriver forvaltningernes betjening af borgmestrene. Notatet vedlægges til orientering (bilag 6.)

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter Borgerrepræsentationens behandling opdatere Københavns Kommunes hjemmeside samt Håndbog for Borgerrepræsentationen med det ny samlede administrationsgrundlag.

Peter Stensgaard Mørch                    /Christian Vigh

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Borgerrepræsentationen godkender de i løsningsafsnittet beskrevne overordnede rammer for sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationens medlemmer samt bemyndiger Økonomiforvaltningen til en løbende opdatering af administrationsgrundlaget indenfor disse rammer.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 22. juni 2018

Indstillingen blev anbefalet overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Dagsordenspunkt 23: Sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer (2018-0123120)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. august 2018

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Det er væsentligt, at borgerrepræsentanterne har samme rettigheder og muligheder, og at der ikke sker nogen forskelsbehandling. Idet det bemærkes, at fagborgmestrene er formænd for deres respektive fagudvalg, forudsættes det, at fagforvaltningernes betjening af fagborgmestrene er begrænset til betjening af borgmesteren indenfor vedkommendes borgmesteressort.”