Revisionsrapport - Beskæftigelses- og integrationsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at revisionsrapport vedr. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision (IR) har fortaget en gennemgang og revision af saldoen på konti i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens (BIF) balance forud for indlæsningen som åbningsbalance i Kvantum.

Af de 174 konti, der danner BIF’s balance i KØR, er 129 konti klar til indlæsning i Kvantum uden yderligere korrektioner/bemærkninger.

De resterende 44 konti, som udestår, kan:

• 15 konti henføres til afstemning af KMD Aktiv

• 29 konti henføres til manglende afstemning og/eller dokumentation

KMD-Aktiv

I forbindelse med klargøringen til Kvantum er der i Koncernservice blevet udarbejdet afstemning af KMD Aktiv-systemet. Der er ikke modtaget en endelig tilkendegivelse/kvalitetssikring fra BIF omkring rigtigheden af afstemningsarbejdet, herunder også en tilkendegivelse af hvordan det forventes implementeret i den fremadrettede styring af systemet.

I forhold til ”Kommunal andel af tilgodehavende kontanthjælp, dagpenge mv.”, er der en mindre difference på 0,197 mio. kr. Det er aftalt med BIF, at der vil ske udligning af differencen i Kvantum.

Det drejer sig om samlet 15 konti, der indgår i afstemningsarbejdet. Se bilag 1.

Manglende afstemning

I forbindelse med klargøring af åbningsbalancen er der 29 konti, som ikke har været afstemt eller dokumenteret. Se bilag 1.

Det har således ikke været muligt, at få valideret om de saldi, der skal indgå i sign-off, indeholder valide og veldokumenterede krav.

Det drejer sig om samlet 29 konti, hvor der mangler dokumentation og/eller afstemninger, der kan henføres til:

• Diverse debitortilgodehavender retur fra Betaling og Kontrol

• Refusionsafregning

• Løndebitor

• Håndtering af konkursbo

• leverandørgæld

• Statsrefusion

IR henstiller, at BIF hurtigst muligt får sikret, at posteringerne i Kvantum er specificeret således, at de samlede mellemværender i systemerne ultimo regnskab 2017 kan dokumenteres.

Løsning

BIF noterer sig rapportens konklusioner. I forhold til de udestående afstemninger, er der tale om et arbejde, der udføres i samarbejde med Koncernservice (KS) som de praktisk udførende.

BIF er meget opmærksomme på problemstillingerne. I forhold til KMD-aktiv afventet den endelige afstemning og fremtidige arbejdsgange fra BDO. Disse forventer forvaltningen at have godkendt omkring udgangen af 2. kvartal 2018.

I forhold til de øvrige manglende afstemninger forventer forvaltningen ligeledes, at arbejdet i KS – med løbende dialog med BIF om tvivlsspørgsmål – er afsluttet omkring udgangen af 2. kvartal 2018.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

BIF vil arbejde med at sikre, at forvaltningen kommer i mål med hele åbningsbalancen og IR vil følge processen tæt.