Revisionsrapport vedr. takster på Socialforvaltningens område

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport om takster på Socialforvaltningens området, samt Socialforvaltningens handleplaner hertil, til efterretning.

Problemstilling

Kommunens interne revision har gennemført en revision Socialforvaltningens beregning af takster. Revisionen omfatter både eksterne takster, herunder hhv. borgerrettede takster og mellemkommunale takster, samt interne takster til afregning mellem forvaltningerne.

Revisionen har givet en rød bemærkning vedr. de eksterne takster, som dækker over borgerrettede takster og mellemkommunale takster. Herudover er der givet en gul bemærkning vedr. de interne takster til afregning på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune.

Alle revisionsrapporter med røde (prioritet 1) bemærkninger, som ikke vedrører enten hele kommunen eller Økonomiudvalgets eget ressort, optages som B-sager på Økonomiudvalgets dagsorden. Rapporten behandles på Socialudvalgets møde den 8. juni 2022.

De eksterne borgerrettede takster omfatter valgfrie ydelser – såsom kost, vask, toilet- og rengøringsartikler mv. Revisionen har fundet fejl i samtlige stikprøver vedrørende takster på valgfrie ydelser og finder forholdene kritiske. Fejlene drejer sig primært om manglende dokumentation.

Det er usikkert i hvilket omfang, der er borgere, som har betalt for lidt hhv. for meget for de enkelte ydelser. Socialforvaltningen har iværksat en undersøgelse for at afdække dette. Socialforvaltningen har anmodet advokatfirmaet Horten om en vurdering af en eventuel tilbagebetalingspligt til borgere.

Herudover dækker de eksterne takster over mellemkommunale takster, som andre kommuner skal betale for ydelser, de køber hos Københavns Kommune. For de eksterne mellemkommunale takster er der generelt konstateret fejl i form af utilstrækkelig dokumentation og afstemning af de budgetter/udgifter, der skal indgå i taksterne, hvilket Socialforvaltningen bør være opmærksom på fremadrettet for at sikre kommunen mod økonomiske tab.

Det bemærkes, at revisionsbemærkningen vedrørende de eksterne takster er medtaget i revisionsberetningen for 2021 fsva. den del, der vedrører de borgerrettede takster (revisionsbemærkning 12). Revisionsberetningen vil fremgå til orientering på aflæggerbordet (meddelelser fra overborgermesteren).

Revisionen har for de interne takster til afregningen mellem forvaltningerne fundet, at takstberegningerne ikke lever op til kommunens regelsæt, og at derfor er risiko for, at der ikke opkræves den omkostningsægte pris for ydelserne, hvorfor der på dette område er givet en gul revisionsbemærkning.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som fremgår af revisionsrapporten. Handleplanen adresserer overordnet Intern Revisions henstillingen med nedenstående:  

Eksterne takster (rød)
I relation til de eksterne borgerrettede takster, vil Socialforvaltningen sikre, at taksterne for 2023 er opgjort på et dokumenteret og beregnet grundlag og fremgår af takstbilaget, som Borgerrepræsentationen godkender. Socialforvaltningen vil endvidere udarbejde en model for beregning af de indirekte omkostninger, som fremadrettet skal gælde for beregningen af taksten for kost

Herudover har Socialforvaltningen iværksat en undersøgelse af beregningen af alle valgfrie ydelser for 2021 med henblik på at efterprøve, om borgere er blevet opkrævet for meget eller for lidt. Analysen skal være med til at give input til, hvordan området afkompliceres.

På området eksterne mellemkommunale takster vil forretningsgangen blive præciseret mhp. sikring af, at taksterne fremadrettet er dokumenteret og afstemt. Der vil endvidere blive udarbejdet ens skabeloner til brug for takstberegningen, som kan understøtte arbejdet med at sikre dokumentation og afstemning. Complianceenheden i Socialforvaltningen har igangsat et projekt vedr. takstberegning, som skal sikre, at der sker en fuldstændig og korrekt omkostningsopgørelse, samt at alle fordelingsnøgler er beskrevet og valideret efter ensartede retningslinjer.

Interne takster (gul)
Socialforvaltningen vil revidere forretningsgangen for opgørelse af interne takster på de tre dagbehandlingsskoler, hvor Socialforvaltningen opkræver interne takster fra Børne- og Ungdomsforvaltningen. Socialforvaltningen vil sikre, at taksterne er korrekt opgjort forud for 2023.

Økonomi

Socialforvaltningen kan endnu ikke opgøre omfanget af en evt. tilbagebetaling til borgere. Socialforvaltningen vil frem mod sommerferien danne sig et overblik over de takster, som har været for høje. Socialforvaltningen vil efterse, om der har være for høje taksten 3 år tilbage, da der indtræder forældelse herefter. Ud fra et ressourcehensyn vil Socialforvaltningen vurdere, om tilbagebetaling bør håndteres som direkte tilbagebetaling eller ved regulering af fremtidige takster. Kommunens advokat Horten har meddelt Socialforvaltningen, at begge dele er lovmedholdeligt. Der foretages ikke opkrævning i tilfælde, hvor borgere har betalt for lidt. 

Videre proces

I forlængelse af revision af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres. Nærværende rapport indeholder en rød revisionsbemærkning, som dermed vil indgå i revisionsberetningen for 2021.

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall