Intern Revisions rapport om administrationsbidrag og forrentning på affaldsområdet, Teknik- og Miljøforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at udvalget tager Intern Revisions rapport omkring revision af administrationsbidrag og forrentning til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har, i overensstemmelse med revisionsplanen for 2015, udarbejdet en rapport om Teknik- og Miljøforvaltningens administration og forrentning på affaldsområdet. Rapporten blev sendt til Teknik- og Miljøforvaltningen d. 24. februar 2016.

I Intern Revisions undersøgelse blev to af områderne i Teknik- og Miljøforvaltningen vurderet til prioritet 1 (Rød markering). Det drejer sig om budgettering og fordelingsnøgle, og prissætning af interne administrationsomkostninger.

Budgettering og fordelingsnøgler

Budgettet, der vedrører administrationsudgifter, som ligger til grund for de beregnede takster for 2015, vurderes ikke at være præcist nok til at udgøre et validt styringsgrundlag. I 2014 var forskellen mellem de budgetterede og faktiske udgifter på ca. 21 %. Der er tale om mindreforbrug (altså at er der blevet opkrævet mere, end der rent faktisk administreres for) og der vil derfor ske en nedsættelse af gebyret i 2017-18.

Intern Revision påpeger endvidere, at der ikke er forelagt dokumentation for de fordelingsnøgler, der anvendes ved fordeling af administrationsudgifterne mellem husholdninger og erhvervsaffald. Det betyder, at det ikke er muligt at sikre, at der ikke sker krydssubsidiering mellem husholdninger og erhverv.

Prissætning af interne administrationsomkostninger

Intern Revision har ikke fået forelagt dokumentation for, at prissætningen af de interne administrationsomkostninger, der er forbundet med opkrævningen, afspejler de faktiske kostpriser. En del af de omkostninger, der indgår i de realiserede administrationsudgifter, består af udgifter, som overføres fra det brugerfinansierede område til det skattefinansierede område. For kontrol af, at der ikke sker subsidiering mellem det skattefinansierede og det brugerfinansierede, skal det dokumenteres, at priserne er omkostningsægte. De interne administrationsomkostninger stammer fra udgifter internt i Teknik- og Miljøforvaltningen samt udgifter til administration i både Koncernservice og Københavns Borgerservice.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser, at der er igangsat flere tiltag, der skal imødegå rapportens anbefalinger.

1. Yderligere fokus på budgettering og prognosticering, særligt i forhold til Ressource- og Affaldsplan 2018 og de øvrige udviklingsinitiativer. Det betyder, at det samlede budget- og opfølgningsansvar koncentreres på færre hænder.

    

2. Revision af fordelingsnøgler i forlængelse af totalomkostningsanalysen af erhvervsadministrationsgebyret, jf. Budget 2016. Forvaltningen har igangsat en omfattende revidering af fordelingsnøglerne, hvori indgår en gennemgang af samtlige budgetposter hver for sig for at identificere det bedste grundlag til at fordele disse efter.
   
   

3. Tilvejebringelse af nødvendigt dokumentation hos Koncernservice og Københavns Borgerservice for fakturering af erhvervsaffaldsgebyrer og opkrævning via ejendomsskattebilletten. Det er for at undgå, at der sås tvivl om hvorvidt de reelle udgifter bliver afspejlet, så der ikke sker krydssubsidiering mellem den takstfinansierede og skattefinansierede drift.
   
   

4. Genberegninger af administrationsbidraget for forvaltningens interne centrale overhead med udgangspunkt i den nye organisering i Teknik- og Miljøforvaltningen inkl. det såkaldte rådhusbidrag. Forvaltningen overvåger og foretager løbende genberegning ved væsentlige ændringer. Beregningerne vil ligge til grund for økonomistyringen.
   
   

5. Med virkning fra 2016 er der oprettet nye balancekonti, så mellemværendet for den enkelte ordning opdelt på husholdninger og erhverv kan følges direkte, da håndtering af husholdningsaffald og erhvervsaffald ifølge revisionsrapporten skal holdes økonomisk adskilt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen vil sikre, at forvaltningens planlagte tiltag vil blive implementeret løbende, jf. de i revisionsrapporten fastsatte tidspunkter, således at alle tiltag er implementeret ved udgangen af 2016.

Intern Revision oplyser, at de ultimo 2016 / primo 2017 vil foretage en opfølgning på implementeringen af forvaltningens tiltag.

Mikkel Hemmingsen                       /Bjarne Winge