Nyt e-rekrutteringssystem i Københavns Kommune
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
-
at det godkendes, at der afsættes et rådighedsbeløb og gives en anlægsbevilling på i alt 2,041 mio. kr. samt en servicebevilling på 26 t.kr. til anskaffelsen af et nyt e-rekrutteringssystem. Midlerne finansieres af investeringspuljen afsat til strategien for smarte investeringer. Forslaget medfører effektiviseringer for 360 t.kr. i 2017 og 494 t.kr. i 2018 og frem.
Problemstilling
Københavns Kommune (KK) benytter på nuværende tidspunkt et e-rekrutteringssystem fra en ekstern leverandør. Det nuværende e-rekrutteringssystem blev implementeret i 2012 og understøtter i dag ca. 5.569 rekrutteringssager årligt samt annoncering af informationsannoncer, dødsannoncer mv. i KK.
E-rekrutteringssystemet har ikke været en ubetinget succes – bl.a. på grund af manglende brugervenlighed og tekniske problemer. Samtidig har brugen af det nuværende e-rekrutteringssystem i de sidste fire år gjort kommunen klogere på, hvilke behov og ønsker der er til et e-rekrutteringssystem.
Kontrakten med den nuværende leverandør af e-rekruttering i KK udløber den 1. september 2016.
Løsning
Det anbefales, at der gennemføres en anskaffelse af et nyt standard e-rekrutteringssystem, som i højere grad reflekterer KKs behov for e-rekruttering.
Alle forvaltninger har været involveret i udarbejdelsen af forslaget og er enige i dette.
Økonomi
Tabellerne nedenfor viser de økonomiske konsekvenser af business casen, jf. bilag 1 (FORTROLIGT), der er godkendt i 7DIR den 12. maj 2016. Der er samlet set en positiv business case i anskaffelsen af et nyt e-rekrutteringssystem, som skyldes forventede besparelser på driften af systemet.
Det forventes, at det nye e-rekrutteringssystem kan tages i anvendelse ultimo 2016. Projektplanen er lagt efter, at der ikke skal gennemføres EU-udbud, da anskaffelsesprisen til leverandøren på det nye e-rekrutteringssystem forventes at kunne holdes under den nyligt forhøjede udbudsgrænseværdi på 1.558.000 kr.
De bevillingsmæssige konsekvenser af nærværende indstilling fremgår af nedenstående tabel 1.
Anlægsmidlerne, der ønskes frigivet, fremgår af tabel 2.
Status for investeringspuljen fremgår af tabel 3.
Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser
|
At- punkt |
Udvalg |
Bevilling |
Funktion |
Indtægt (I)/ Udgift(U) |
Beløb i 1.000 kr.(2016 p/l) |
Varig |
|
|||
|
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
|
||||||
|
1 |
ØU |
312300000 Fælles anlægspuljer |
6.45.51.3 |
U |
-1.903 |
-138 |
- |
- |
Nej |
|
|
1 |
ØU |
319000000 Koncernservice, anlæg |
6.45.52.3 |
U |
1.903 |
138 |
- |
- |
Nej |
|
|
1 |
ØU |
111200000 Fælles Ramme Pulje |
6.45.51.1 |
U |
-26 |
- |
- |
- |
Nej |
|
|
1 |
ØU |
119000000 Koncernservice, service |
6.45.52.1 |
U |
26 |
-360 |
-494 |
-494 |
Ja |
|
|
I alt |
|
|
|
|
0 |
-360 |
-494 | -494 |
|
|
*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.
ØU = Økonomiudvalget
Tabel 2. Anlægsbevillinger - frigivelse af anlægsmidler
|
Udvalg |
Aktivitet/projekt |
Bevilling |
Funktion |
Beløb i 1.000 kr.(2016 p/l) |
|||
|
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
||||
|
ØU |
Nyt e-rekrutteringssystem i Københavns Kommune |
319000000 - Koncernservice, Anlæg |
6.45.52.3 |
1.903 |
138 |
- |
- |
|
I alt |
|
|
|
1.903 |
138 |
- |
- |
Tabel 3. Status for Investeringspuljen
|
Udmøntning af investeringspuljen |
Anlæg |
Drift |
Herunder grundinvesteringer i IT |
Innovation |
Samlet effektivisering ved fuld indfasning |
|
Samlet pulje(VB2016) |
221.000 |
221.000 |
- |
10.000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtaget af BR |
210.888 |
157.047 |
16.204 |
6.125 |
-168.544 |
|
Status efter BR vedtagelse |
10.112 |
63.953 |
|
3.875 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Til godkendelse i ØU 14. juni (ØKF, KFF) |
21.135 |
26 |
0 |
0 |
-6.371 |
|
Herunder1 business cases fra ØKF |
2.041 |
26 |
0 |
0 |
-494 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Status givet ovenstående godkendes i BR |
-11.023 |
63.927 |
- |
3.875 |
- |
Note: Status pr. 31. maj. 1000 kr. 2016 pl. Økonomiforvaltningen vil med juniindstillingen omflytte midler fra driftspuljen til anlægspuljen.
KKF = Kultur- og Fritidsforvaltningen, ØKF = Økonomiforvaltningen, BR = Borgerrepræsentationen.
Videre proces
Såfremt ØU godkender nærværende indstilling, sendes den videre til BE med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljen til Smarte Investeringer den 22. juni 2016.
Beslutning
Dagsordenspunkt 12: Nyt e-rekrutteringssystem i Københavns Kommune (2015-0159467)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. juni 2016
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.