Opfølgning på revisionsbemærkningerne for regnskab 2009

Økonomiudvalget behandlede den 8. februar og 14. april 2011 opfølgning på de handlingsplaner for de tre tværgående områder, som Deloitte fandt ”ikke betryggende” i deres revision af regnskab 2009. Denne indstilling er en opfølgning på handlingsplanen, samt indstillingen af 14. april, hvor der gives en status på fremdriften

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at status for opfølgning på handlingsplanen tages til efterretning, med den ændring at implementering af workflow i BUF først forventes implementeret den 15. oktober 2011 og at bogføringsadgangen i KØR lukkes med afslutningen af regnskab 2011,
2. at det indgår i forhandlingerne til budget 2012 som led i pakken ”Styr på økonomien 4.0”, at der oprettes en central lønafstemningsenhed og en samlet enhed i kommunen, der varetager opgaverne med hjemtagelse af refusioner og rådgivning af kommunens institutioner i spørgsmål om refusioner, samt
3. at der til budget 2012, som led i pakken ”Styr på økonomien 4.0” fremlægges initiativer, som kan forbedre kommunens samlede økonomistyring, herunder de værktøjer der benyttes til budgetlægning, kvartalsregnskaber og prognoser, regnskabsstyring samt projekt- og anlægsstyring. Der indgår heri en plan for en ny kontoplan for kommunen, der er en forudsætning for en forbedret økonomistyring.

Økonomiudvalget godkendte 12. oktober 2010 en række handlingsplaner for opfølgning på revisionens bemærkninger til regnskab 2009 (2010-92048). ØU har besluttet at der skal fremlægges en fornyet status for ØU i juni, hvilket gøres i denne indstilling.

Forretningsgange og interne kontroller på lønområdet

Revisionen konstaterede i deres gennemgang af lønområdet en række svagheder i forretningsgangene. Som led i opfølgningen har revisionen anbefalet, at en række vejledende forretningsgange gøres til obligatoriske forretningsgange, som forvaltningerne skal følge.

Området følger den plan der blev fremlagt for ØU hhv. den 8. februar og 14. april 2011.

Obligatoriske retningslinjer for kontrol af vederlag og løn til Borgerrepræsentationen og direktionerne er implementeret i forvaltningerne, således at der i 2011 gennemføres løbende kontrol.

Der udsendes i juni obligatoriske retningsliner for ansatte med adgang til lønsystemet.

Den 1. juli 2011 implementeres en standardiseret afstemningsproces på lønområdet for hele kommunen. Til at understøtte den standardiserede afstemningsproces indstilles det, at det indgår i forhandlingerne til budget 2012, som led i pakken ”Styr på økonomien 4.0”, at der oprettes en central afstemningsenhed, der har som opgave at sikre at lønsystemet altid er afstemt med økonomisystemet. Udgifterne til afstemningsenheden forventes finansieret inden for den nuværende budgetramme til kommunens lønsystem. Økonomiforvaltningen vil i ”Styr på økonomien 4.0” endvidere fremlægge initiativer, som kan forbedre kommunens samlede lønstyring.

Hjemtagelse af refusioner

Revisionen har påpeget, at proceduren for hjemtagelse af dagpenge-, barsels- og flexjobrefusioner ikke fungerer betryggende, idet refusionskrav ikke fremsendes rettidigt. ØU har på den baggrund besluttet, at der fastsættes ensartet regler og forretningsgange for kontering og håndtering af refusionsanmodninger og hjemtagelse af refusioner. Der vil på en baggrund blive udstedt i fælles obligatorisk forretningsgang i juni 2011 i kommunen for hjemtagelse af refusioner.

Fra 2012 ændres reglerne for kontering og håndtering af refusioner af området mhp., at der sker en korrekt, ensartet og rettidig hjemtagelse af refusioner i hele kommunen fra 2012. Ændringen følger de anbefalinger som revisionen er kommet med.

Med ændringen vil kommunens institutioner kunne disponere over refusionsbeløbet på det tidspunkt hvor medarbejderen faktisk er fraværende og ikke som nu den dag, hvor kommunen modtager refusionsbeløbet. Dette er af stor betydning for den enkelte institutions ledelsesrum og dermed for den service der kan ydes.

For at understøtte en effektiv varetagelse af refusionsopgaverne indstilles det, at det indgår i forhandlingerne til budget 2012, som led i pakken ”Styr på økonomien 4.0”, at der 1. januar oprettes en samlet enhed i kommunen, der varetager opgaverne med hjemtagelse af refusioner og rådgivning af kommunens institutioner i spørgsmål om refusioner. En samling af opgaverne i en enhed vil kunne øge kommunens samlede hjemtagelse af refusioner, gennem en professionalisering og digitalisering af opgaverne.

Finansieringen af enhedens opgaver, omkostninger ved eventuelle tab i refusionsprocessen samt gevinsterne ved en øget refusionshjemtagelse fastlægges som led i vedtagelsen af budgettet for 2012.

Kommunens økonomisystemer

Økonomiudvalget har den 8. februar bedt om at få fremlagt en analyse, der vurdere hvilke tiltag, der skal tage såfremt at kommunens økonomistyringssystem (KØR) skal kunne håndtere de styringsbehov, der i dag håndteres af Navision i TMF og Brandvæsnet.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med TMF bedt et uafhængigt konsulenthus, Herbert Nathan, om at undersøge mulighederne for at KØR, der bygger på Oracle, kan håndtere TMFs samt Brandvæsnets styringsbehov. Undersøgelsen viser at opgavevariationen i TMF er stor, dækkende fra traditionel myndighedsvaretagelse omfattende sagsbehandling med høj specialiseringsgrad til produktion, som i en traditionel entreprenørvirksomhed. Herbert Nathan beskriver i undersøgelsen, at TMF bedst kan sammenlignes med et konglomerat, og at forretningsbehovene som en konsekvens tilsvarende er betydelige.

Resultatet af undersøgelsen viser, at KØR i sin nuværende opsætning ikke kan håndtere styringsbehovene. Derimod vurderes det, at en opgradering af KØR til en ny version af Oracles økonomistyringssystem, i vid omfang vil kunne håndtere de styringsstyringsbehov, der findes i TMF. Grundet Københavns Brandvæsens særlige forretning anbefaler konsulenthuset ikke, at Navision i Bandvæsnet udskiftes med Oracle, da de økonomiske omkostninger overstiger de økonomiske fordelene ved et skifte.

Der fremgår endvidere af undersøgelsen, at en opgradering til en ny version af Oracles økonomisystem vil endvidere betyde, at kommunen vil kunne få systemunderstøttet en række andre præciserende styringsbehov bl.a. budgettering, disponeringsregnskaber og projekt- og anlægsstyring. Dette vil samlet set understøtte at kommunen kan nå de mål, der er fastlagt i beslutningerne om Styr på økonomien 1-3 bl.a. aflæggelse af hurtigere prognoser og halvårsregnskaber.

Det er vurderingen, at et skift fra Navision til nyt opgraderet økonomistyringssystem kan gøres inden for en tidshorisont på mellem 2,5 og 4 år alt afhængig af om ændringen kun omfatter TMF eller om ændringen omfatter hele kommunen. En forudsætning for et skift af økonomisystem er, at kommunen ændrer opbygningen af kontoplanen. Det understreges i undersøgelsen, at en opgradering er en ganske stor og kompleks opgave, der indebærer en række risici i processen bl.a. om kommunen har og kan frigøre de rigtige kompetencer til rådighed til projektet.

Økonomiforvaltningen vil som led i budget 2012 fremlægge initiativer, som kan forbedre kommunens samlede økonomistyring, herunder de værktøjer der benyttes til budgetlægning, kvartalsregnskaber og prognoser, regnskabsstyring samt projekt- og anlægsstyring. Der vil endvidere indgå en plan for en ændring af kommunens kontoplan, så den kan bringes til at understøtte de styringsbehov, som findes i de enkelte enheder og for kommunen som helhed. Dette vil indgå i en samlet pakke for Styr på økonomien 4.0.

Betalingssystemer og processer

ØU besluttede den 8. februar, at workflow skal være implementeret i alle forvaltninger senest 1. juli 2011, dog i BUF den 1. september 2011, og at de digitale selvbetjeningsløsninger er implementeret i alle forvaltninger den 1. december 2011.

Det blev endvidere besluttet, at der lukkes for at bogføre direkte i kommunens økonomisystem KØR i Kreditor og Finans umiddelbart efter implementering af selvbetjeningsløsningerne i de enkelte forvaltninger samt, at det fra 1. januar 2012 er obligatorisk at anvende de digitale selvbetjeningsløsninger.

Implementeringen af workflow i forvaltningerne følger den plan der blev fremlagt for ØU den 8. februar 2011, dog således at BUF forventer en forsinkelse på 14 dage, hvilket betyder at workflow først er fuldt ud implementeret den 15. oktober 2011. Endvidere forventes workflow implementeret i KFF 1. juli 2011, dog med undtagelse af Københavns Ejendomme, hvor dette først er implementeret ultimo september 2011.

Som led i lukningen af bogføringsadgangen skal der udvikles i alt 5 selvbetjeningsløsninger. De to første er sat i drift og de 3 sidste løsninger sættes i drift i 2. halvår 2011. Det betyder, at der først kan lukkes fuldt ud for bogføringsadgangen i forvaltningerne med afslutningen af regnskab 2011 og ikke løbende i 2. halvår 2011, hvilket er afspejlet i tabel 1. i bilag 2.

Intern Revision udarbejder på baggrund af spørgsmål i Økonomiudvalget en opgørelse af de reelle omkostninger og besparelser for de enkelte forvaltninger, som følge af anvendelse af selvbetjeningsløsningerne. ØU orienteres om undersøgelsen, når den er færdig, hvilket forventes at ske i september måned.

Generelle IT-forhold

KS følger tidsplanen i indstillingen af 12. april 2011, hvori i der indgik at der udarbejdes en ledelsesgodkendt it-risikoanalyse og en it-beredskabsplan for de systemer der driftes af KS inden 1. juli 2011.  I 2. halvår 2011 udarbejdes der risikoanalyser for forvaltningerne, der muliggør, at it-beredskabsplanen kan udvides til at dække alle kommunens systemer.

Da en stor del af forholdene på it-området først er bragt i orden i 2010 og 1. kvartal 2011, vil der ved revisionens aflæggelse af revisionsrapporten for 2010 fortsat indgå områder, der vurderes som ikke-betryggende. Dette skyldes, at effekten af de implementerede ændringer først afspejles ved revisionen for 2011, der på it-området gennemføres i januar 2012.

Ingen bemærkninger

Denne indstilling er vendt med Deloitte og Intern Revision, der er enige i den aflagte status.

Økonomiudvalget vil i november 2011 få forelagt en fornyet status.  Der vil endvidere som led i forhandlingerne om budget 2012 blive fremlagt en samlet økonomistyringspakke ”Styr på økonomien 4.0”, hvor der skal tages stilling til de nye initiativer og de økonomiske konsekvenser.

KS vil løbende føre kontrol med, at de obligatoriske forretningsgange implementeres i forvaltningernes styring.

Claus Juhl                                                  /Bjarne Winge

Lynge Skovgaard fra Deloitte og Ulrik Larsen fra Gartner kom med oplæg til punktet.

1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. – 3. at-punkt blev godkendt.