Udbud af betalingsformidling. Igangsættelse af proces mod udbud af betalingsformidling

Indstillingen indeholder en redegørelse for tilrettelæggelse af et udbud af betalingsformidling m.v.

Økonomiforvaltningen indstiller over for  Økonomiudvalget, 

1. at redegørelse om udbud af betalingsformidling m.v. tages til efterretning.  

Københavns Kommune bruger i dag de to største banker i Danmark, Nordea og Danske Bank til betalingsformidling, og har hos Nordea desuden en kassekredit på 3 mia. kr. Herudover har kommunen efter udbud i 2007 etableret en investeringsforening, hvor fire forvaltere for kommunen samlet bestyrer en portefølje på p.t. over 6 mia. kr. 
Nordea betragtes som kommunens hovedbank, men også forretningsomfanget med Danske Bank er ganske betydeligt: 

Det er således lovpligtigt for kommuner at bruge statens såkaldte OBS-system (offentligt betalingssystem), der håndteres af Danske Bank. OBS bruges til afregning af beløb mellem staten og kommuner og regioner. Det omfatter bl.a. indbetaling af A-skat, udbetaling af en række sociale ydelser til borgerne og refusioner eller bidrag i forbindelse med den kommunale udligningsordning og tilskud, herunder de såkaldte 12-dels betalinger.

Skønsmæssigt sker der indbetalinger via Danske Bank til kommunen på 50 mia. kr. årligt. Summen af ind- og udbetalinger og interne betalinger alene via Danske Bank løber op i omkring 200 mia. kr. årligt. Den overvejende del af de øvrige betalinger foretages via Nordea, der bl.a. også administrerer kommunens firmadankort. Desuden har kommunen hos Nordea kreditfaciliteter i form af en kassekredit på 3 mia. kr.

Forvaltningen af kommunens formue i investeringsforening sker i selvstændigt regi, ligesom kommunens obligationsdepoter gør det.

Økonomiforvaltningen vurderer løbende kommunens aftaler på det finansielle område og vilkårene for kommunens betalingsformidling.

Økonomiforvaltningen har i foråret lavet forundersøgelser ift. et udbud af betalingsformidling, herunder en række ydelser f.eks. firmadankort, og har ligeledes drøftet problemstillingen med bl.a. andre kommuner og med Økonomistyrelsen, der administrerer aftalen med Danske Bank om kommunernes OBS-betalinger. Drøftelserne har vist, at Økonomistyrelsen pt. søger at udbrede OBS-systemet til kommuner, udover den obligatoriske anvendelse jf. ovenfor.

Økonomiforvaltningen vil derfor på baggrund heraf igangsætte en egentlig proces, der skal føre frem til et udbud af kommunens betalingsformidling m.m. med forventet endelig implementering og valg af  hovedbank i 2012 eller 2013.  
Overordnet kan kommunen anvende en af to tilgange, enten:
1. Lave et selvstændigt udbud
2. Koble sig på statens udvidede OBS-system, og lade staten forestå bankudbud.

Ved et selvstændigt udbud skal der som del af processen foretages analyser af kommunens behov og krav, IT o.s.v., udarbejdes udbudsmateriale, foretages et egentligt udbud, ske valg af bank og endelig implementering i kommunen. Det forventes at være forbundet med udgifter til forberedelse, udbudsproces og efterfølgende implementering i kommunen.

Ved at koble sig på statens udvidede OBS-system skal der ligeledes som en del af processen foretages analyser af kommunens behov og krav, IT o.s.v., men udarbejdelse af udbudsmateriale og valg af bank foretages af staten. 

Uanset hvilken af de to tilgange, der vælges, vil Økonomiforvaltningen i den videre proces stille en lang række krav, herunder
- at kommunen så vidt muligt sikres mod tab ved bankens eventuelle konkurs (såkaldt modpartsrisiko)
- effektiv betalingsformidling, herunder firmadankort til kommunens institutioner med direkte bogføring i kommunens økonomisystem
- gode kreditfaciliteter

Kravene og kommunens størrelse og store betalingsstrømme taget i betragtning, forventes det, at kun nogle få store og meget kreditværdige banker reelt kan tænkes at komme på tale. Et udbud vil ikke omfatte kommunens kapitalforvaltning i form af bl.a. investeringsforening og kommunens obligationsbeholdninger da disse opgaver som nævnt varetages i selvstændigt regi. 

Det er endvidere Økonomiforvaltningens opfattelse, at der særligt kan være udfordringer i et skifte af betalingsformidling ift:
- Implementering af evt. nye betalingskort til institutionerne, og oprettelse af nye konti i kommunen.
- Integration til kommunens øvrige IT-systemer. 

Omvendt vil der være et potentiale for sænkning af kommunens udgifter til betalingsformidling, der dog ikke kan estimeres p.t.

På baggrund af opgavens kompleksitet er det centralt, at der sker en inddragelse af kommunens forvaltninger. Dette er særligt centralt i implementeringsfasen.  

Udgifterne til det videre arbejde afholdes indenfor de eksisterende budgetter. Der vil være udgifter til udarbejdelse af kravspecifikation, vurdering af tilbud, evt. implementering af bankskifte etc. Der vil overvejende blive anvendt interne ressourcer. Udgifterne, primært i form af interne arbejdstimer, skønnes foreløbigt at udgøre i størrelsesordenen 1,0-1,8 mio. kr., og formentlig lavere hvis kommunen kobler sig på statens udbud. Udgifter til ekstern konsulent- og advokatbistand vil blive søgt undgået / begrænset mest muligt. 

Økonomiforvaltningen igangsætter en proces, der skal føre frem mod et bankudbud med implementering i 2012 eller 2013. Økonomiforvaltningen vil i fornødent omfang orientere Økonomiudvalget om den videre proces, og herunder forelægge sag til politisk beslutning ved valg af leverandør.

Indstillingen blev taget til efterretning.