Revisionsrapport - Smarte investeringer i kernevelfærden

I Revisionsplanen for 2018 (Revisionsudvalget den 21. marts 2018) blev det besluttet at foretage en undersøgelse af strategien om smarte investeringer i kernevelfærden. På den baggrund forelægges Økonomiudvalget Intern Revisions rapport om smarte investeringer i kernevelfærden.

Intern Revision konkluderer, at regelsættet og skabelonen for strategien i al væsentlighed er hensigtsmæssig og betryggende. Undersøgelsen har hertil givet anledning til konklusioner og anbefalinger inden for fire områder – heraf to med røde anmærkninger. Forvaltningerne har opstillet tiltag for at imødegå Intern Revisions bemærkninger.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport om smarte investeringer i kernevelfærden tages til efterretning, jf. bilag 1,
2. at de beskrevne tiltag i afsnittet ”Løsning” tages til efterretning.

Problemstilling

Med budgetaftale 2016 indførte Københavns Kommune strategien om smarte investeringer i kernevelfærden. Som følge heraf blev der afsat to investeringspuljer og en innovationspulje på tilsammen 450 mio. kr. i 2016. Tilsvarende beløb er blevet afsat i de følgende års budgetter. Siden indførslen af strategien om smarte investeringer i 2016 er der blevet vedtaget 234 business cases, hvoraf 31 er innovationsforslag. For at gennemføre projekterne er der blevet udmøntet i alt 1.588 mio. kr. fra investeringspuljerne, som har ledt til varige effektiviseringer på 935 mio. kr. årligt.  

Intern Revision har i undersøgelsen udvalgt 14 business cases fra kommunens strategi for smarte investeringer i 2016 og 2017 til undersøgelsen af strategien. Intern Revision konkluderer, at regelsættet og skabelonen for strategien i al væsentlighed er hensigtsmæssig og betryggende. Intern Revisions undersøgelse har hertil givet anledning til konklusioner og anbefalinger inden for fire områder.

1. Design af regler og retningslinjer (grøn anmærkning)
2. Efterlevelse af regelsæt (implementering) (rød anmærkning)
3. Anvendelse til formålet (rød anmærkning)
4. Dokumentation for realisering af det økonomiske potentiale (gul anmærkning)

Løsning

Forvaltningerne har opstillet nedenstående tiltag for at imødegå Intern Revisions bemærkninger til strategien for smarte investeringer. Tiltagene er uddybet i bilag 1 afsnit 3.

1) Design af regler og retningslinjer (grøn anmærkning) – Økonomiforvaltningen (ØKF)

Intern Revision bemærker, at der er behov for klarere retningslinjer, når et udvalg ønsker at tilpasse en vedtaget business case, samt hvordan eventuelle overskydende midler håndteres. Derudover bør den vejledende beregning for overheadudgifter genovervejes.

ØKF vil udarbejde retningslinjer for tilbageførelse af uforbrugte investeringsmidler og håndtering af ændringer i budgetterede effektiviseringer samt præcisere i skabelonen for business cases, at der skal følges op på økonomiske mål. ØKF vil i samarbejde med forvaltningerne opdatere beregningen for overheadudgifter.

2) Efterlevelse af regelsæt (implementering) (rød anmærkning) - alle forvaltninger

Intern Revision bemærker, at forvaltningerne i en række af de gennemgåede forslag fra 2016 og 2017 ikke har dokumenteret beregningsforudsætningerne for investeringsbehovene og/eller for effektiviseringsgevinsterne tilstrækkeligt, og i ni cases er der ikke beskrevet milepæle mv. for opfølgning på de økonomiske målsætninger. Intern Revision konkluderer på den baggrund, at ØKFs kontrol af business casene i 2016 og 2017 ikke har været effektiv nok.

Økonomiforvaltningen bemærker, at der i dag er en tæt kontrol med, at alle afsnit i skabelonen er udfyldt, at tilbagebetalingstiden er overholdt, og at investeringsbehov er udspecificerede. Hertil er der i ØKFs kontrol særligt fokus på, at der er realistisk sammenhæng mellem investering og effektivisering, at risikovurderingen er afbalanceret, og at forslagene vurderes i overensstemmelse med puljens formål.

ØKF vil i samarbejde med fagforvaltningerne afstemme fælles retningslinjer for beregningsforudsætninger og økonomiske opfølgningsmål i investeringsforslag. ØKF vil hertil gennemgå interne arbejdsgangsbeskrivelser og præcisere forudsætningerne for, at investeringsforslagene opfylder puljens kriterier for at sikre kvalitetskontrollen.

3) Anvendelse til formålet (rød anmærkning) - Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF)

Intern Revision bemærker, at BUF og TMF i en enkelt business case hver ikke har kunnet redegøre for, at midlerne er blevet anvendt til formålet opstillet i business casene. Intern Revision henstiller til, at kommunens bevillingsregler overholdes.

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen vil på møder i hhv. Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) d. 22. maj 2019 og Teknik- og Miljøudvalget (TMU) d. 27. maj 2019 fremlægge tiltag i forhold til håndtering af bemærkningen, jf. bilag 1 afsnit 3.

4) Dokumentation for realisering af det økonomiske potentiale (gul anmærkning) - alle forvaltninger

Intern Revision bemærker, at mange business cases er forsinket minimum et år, idet effektiviseringerne budgetteres for optimistisk. Forvaltningerne har generelt svært ved at dokumentere, om det økonomiske potentiale er realiseret eller vil blive realiseret som forudsat.

ØKF og forvaltningerne vil skærpe fokus på effektiv projektstyring, realistisk igangsætning og fremdrift i projekterne. Tiltag i de enkelte forvaltninger fremgår af bilag 1 afsnit 3.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

ØKF vil i samarbejde med forvaltningerne sørge for, at der indarbejdes økonomiske opfølgningsmål i investeringsforslag, der forelægges fra og med forhandlingerne om budget 2020.

ØKF vil i samarbejde med forvaltningerne gennemføre de øvrige opstillede tiltag med henblik på, at de indgår i den årligt tilbagevendende indstilling om proces og principper for smarte investeringer, der næste gang bliver forelagt Økonomiudvalget ultimo 2019.

Peter Stensgaard Mørch                                           /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4: Revisionsrapport - Smarte investeringer i kernevelfærden (2019-0089885)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. maj 2019

Chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.