Revisionsrapporter – Risikobaseret ledelsestilsyn 2018

Se alle bilag

Med denne indstilling forelægges Økonomiudvalget Intern Revisions rapport vedrørende kommunens risikobaserede ledelsestilsyn, samt rapporterne om ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger. Ledelsestilsynet omfatter de regler, der følger af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og Informationssikkerhedsregulativ samt de risikoområder, der er identificeret i samarbejde med forvaltningerne. Fokus for arbejdet i 2018 været it-området og de identificerede risikoområder.

I forhold til kommunens styringsregler vurderer revisionen, at Økonomiforvaltningens arbejde med kommunens styringsregler på it-området er forløbet godt og planmæssigt. Man har i 2018 udført de planlagte aktiviteter og der er udarbejdet en plan for at komme i mål med det resterende i løbet af 2019.

Revisionen har udover styringsregler gennemgået ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger, hvor man blandt andet har haft fokus på udarbejdelse af forretningsgange. Rapporterne indeholder ingen røde bemærkninger (prioritet 1), der er givet i alt tre gule bemærkninger (prioritet 2) heraf to til Børne- og Ungdomsforvaltningen og en til Økonomiforvaltningen, hvor der vurderes at være udeståender. Revisionen bemærker, at deres opfølgning på fokusområder i 2018 generelt har vist, at forvaltningerne i al væsentlighed har gennemført de planlagte aktiviteter.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at Intern Revisions rapport om revision af ledelsestilsynet i Københavns Kommune tages til efterretning,
at forvaltningernes tiltag, som beskrevet i afsnittet ”Løsning”, tages til efterretning.

Problemstilling

På baggrund af Intern Revisions kritik af ledelsestilsyn fra 2015 besluttede Økonomiudvalget på deres møde den 12. april 2016, at revisionen i forbindelse med årsregnskabet skulle rapportere til udvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

På denne baggrund har Intern Revision udarbejdet en samlet rapport for hele kommunen, der sammenfatter revisionen af ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger (bilag 1), samt en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 2-8). Der gives ikke røde bemærkninger i nogen af rapporterne, de enkelte bemærkninger og handleplanerne hertil fremgår af bilag 1.

Løsning

Design af kommunens styringsregler - Økonomiforvaltningen

Revisionen foretager i forbindelse med ledelsestilsynet også en overordnet vurdering af kommunens design af styringsregler, som varetages af Økonomiforvaltningen som ansvarlige for kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og Informationssikkerhedsregulativ.

I 2017 påtalte revisionen, at Økonomiforvaltningen ikke havde udarbejdet de nødvendige styringsregler, en informationssikkerhedspolitik og et informationssikkerhedsregulativ vedrørende databeskyttelse. Revisionen kvitterer i denne rapport for, at alle de nødvendige regulativer og cirkulærer, er blevet udarbejdet og godkendt i løbet af 2018.

Revisionen bemærker dog også, at kommunen endnu ikke har anskaffet den besluttede portal til kommunens dokumentation af forretningsgange og kommunikation af gældende regler. Der har været udfordringer med udbuddet heraf, samt ressourcetrækket i Økonomiforvaltningen, Økonomiforvaltningen vil dog igangsætte arbejdet i 2019.

Revisionens gennemgang har herudover ikke medført bemærkninger til kommunens styringsregler.

Implementering af regler og retningslinjer

I de forvaltningsspecifikke rapporter er vurderet forvaltningernes implementering af ledelsestilsynet i forhold til håndtering af risikoområder herunder dokumentation af forretningsgange og design og implementering af interne kontroller til imødegåelse af identificerede risici. Revisionens gennemgang har ført til at fem forvaltninger alene har fået grønne bemærkninger, mens Økonomiforvaltningen har fået en gul bemærkninger og Børne- og Ungdomsforvaltningen har fået to gule bemærkninger.

Gul bemærkning – Økonomiforvaltningen

Der er afgivet en gul bemærkning til Økonomiforvaltningen vedrørende de risikoområder revisionen identificerede i 2017. Revisionen konstaterer, at ni ud af atten prioriterede risikoområder, er håndteret, mens ni forhold videreføres. Revisionen vurderer overordnet, at forvaltningens arbejde med håndtering af risikoområder stort set forløber godt og planmæssigt.

De ni forhold, der videreføres, er der allerede i 2018 udarbejdet handleplaner for, som skal sikre, at forholdene bør være håndteret senest ved udgangen af 2019. Hertil kommer nye risikoområder vedrørende opgørelse af kommunens tilbagekøbsrettigheder, samt tværgående og forvaltningsspecifikke risici og ledelsesinformation på både løn- og økonomiområdet. Disse forhold vil blive indarbejdet i Økonomiforvaltningens løbende risikobaserede ledelsestilsyn, som skal sikre, at risikoområderne håndteres hensigtsmæssigt, og at der er den nødvendige understøttelse til stede til at håndtere forholdene

I rapporten for 2017 påtalte revisionen, at der udestod en fuldstændig delegation af beslutningskompetence i Økonomiforvaltningen; dette arbejde er gennemført i løbet af 2018, hvilket revisionen kvitterer for i rapporten. Delegationsbeskrivelserne opdateres fremadrettet årligt, samt ved behov i forbindelse med fx organisationsændringer.

Gule bemærkninger – Børne- og Ungdomsforvaltningen

Der er afgivet to gule bemærkninger til Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende forvaltningen delegationsbeskrivelser og arbejdet med at håndtere de identificerede risikoområder.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i 2018 udarbejdet generiske beskrivelser af ledernes delegerede ansvar til alle niveauer i organisationen. Implementeringen af disse forventes afsluttet med udgangen af maj 2019. Revisionen har anbefalet, at oversigten over ledere med delegeret ansvar løbende ajourføres og forvaltningen har udarbejdet en plan for løbende ajourføring heraf.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i 2018 arbejdet på at håndtere risici og har udarbejdet forretningsgange for forvaltningens systemer på økonomiområdet. Dette arbejde er gennemført for to systemer, men udestår forsat for to systemer. Forvaltningen er i gang med dette arbejde, som forventes afsluttet med udgangen af juni 2019.