Kommissorium vedrørende evaluering af Københavns Kommunes revisionsordning

Økonomiudvalget skal godkende kommissorium, som skal danne grundlag for evaluering af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at kommissorium til evaluering af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision (bilag 1) godkendes.

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. marts 2013 (2013-4957), at Økonomiforvaltningen har ansvaret for, at der i 1. halvår 2013 gennemføres en ekstern evaluering af kommunens revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision, på baggrund af de overordnede temaer, som var nærmere beskrevet i bilag 3 til indstillingen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen tiltrådte endvidere Økonomiudvalgets bemærkning om, at designoplæg om evalueringen skal forelægges Økonomiudvalget til godkendelse med forudgående høring i Revisionsudvalget.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet vedlagte forslag til kommissorium som grundlag for evalueringen af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision.

Hovedindholdet i kommissoriet er:

Evalueringen skal jf. Borgerrepræsentationens beslutning tage udgangspunkt i Intern Revisions opgaver (bistå den eksterne revisor, bidrage til god økonomistyring og fungere som interne konsulenter, jf. funktionsbeskrivelsen for Intern Revision), og Revisionsudvalgets rolle, som den er beskrevet i Revisionsregulativet for Københavns Kommune. Om evalueringen af henholdsvis Revisionsudvalget og Intern Revision er anført flg.:

Revisionsudvalget

Der skal foretages en vurdering af

• om Revisionsudvalget har løst sin opgave som beskrevet i udvalgets kommissorium i Københavns Kommunes Revisionsregulativ, herunder opgaven som rådgivende udvalg for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, og
• om arbejdet i udvalget er sket med respekt af dels forudsætningerne for kravene i den kommunale styrelseslov til de formelle rammer for arbejdet i kommunalbestyrelsen og dens udvalg, dels Borgerrepræsentationens beslutninger bl.a. om meroffentlighed i forbindelse med Borgerrepræsentationens og dens udvalgs udvalgsbehandling (BR 106/98). Vurderingen skal således ikke omfatte udvalgets drøftelser, herunder afviklingen og ledelsen af udvalgets møder.

Vurderingen skal foretages på baggrund af gennemgang af praksis for Revisionsudvalgets arbejde, samt interviews med medlemmer af Revisionsudvalget, Økonomiudvalget, kommunens eksterne revisor Deloitte, medarbejdere i Borgerrepræsentationens sekretariat, samt øvrige relevante interessenter.

Intern Revision

Der skal til brug for evalueringen foretages en vurdering af:

• Om Intern Revisions undersøgelser mv. har ligget indenfor rammerne af formålet med Intern Revision og Intern Revisions opgaveportefølje, som beskrevet i Borgerrepræsentationens beslutningsgrundlag for etableringen af Intern Revision, herunder beskrivelsen af de tre hovedområder: 1) bistå kommunens eksterne revisor ved gennemførelsen af den lovpligtige revisionsopgave, 2)sikre en effektiv økonomistyring, og 3)rådgivning og konsultativ bistand til forvaltningerne om økonomistyring mv. Vurderingen skal ikke omfatte en vurdering af konkrete revisionsopgaver, samt konklusionerne af de rapporter, som Intern Revision og Deloitte har udarbejdet.
• om de to allonger til Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision (2009), ligger indenfor rammerne af formålet med Intern Revision og Intern Revisions opgaveportefølje.
• om arbejdsdelingen i praksis mellem Intern Revision og kommunens eksterne lovpligtige revisor (Deloitte) har været i overensstemmelse med forudsætningerne i Borgerrepræsentationens beslutningsgrundlag for etableringen af Intern Revision og som beskrevet i Københavns Kommunes Revisionsregulativ, og
• om Intern Revisions daglige administration af kontrakten med Deloitte, herunder vurdering af uafhængighedsspørgsmål i det omfang Deloitte indgår aftaler om konsulentopgaver eller lign. for kommunens forvaltninger, som ikke er en del af den lovpligtige revisionsopgave, har været i overensstemmelse med lovgivningen på området og Borgerrepræsentationens, Økonomiudvalgets og Revisionsudvalgets beslutninger.

Vurderingen skal tages på baggrund af Intern Revisions gennemførte undersøgelser i perioden 2010-2012, omfanget og indholdet af undersøgelser gennemført af Deloitte for kommunens forvaltninger i perioden 2010-2012, som ikke har været en del af den lovpligtige revisionsopgave, og de udarbejdede uafhængighedsvurderinger mv., samt interviews med borgmestre, medlemmerne af Revisionsudvalget, medlemmer af direktionerne for de 7 forvaltninger, samt øvrige relevante interessenter.

På baggrund af konklusionerne vedr. vurderingerne om Revisionsudvalget og Intern Revision foretages en vurdering af, om der er grundlag for ændringer eller præciseringer af den del af kommunens revisionsordning, der vedrører Revisionsudvalget og Intern Revision.

Kommissoriet har været i høring i Revisionsudvalget. Revisionsudvalgets høringssvar er vedlagt som bilag 2. Revisionsudvalget anbefaler:

1. at der i kommissoriet formuleres et krav om, at evalueringen skal undersøge, hvilken effekt revisionsordningen har haft for kommunen
2. at evalueringen af Intern Revision, tager udgangspunkt i de 4 temaer anført i kommissoriets bilag 1
3. at den kommende eksterne leverandør af evalueringen gives proces- og metodefrihed, og gøres opmærksom på, at dette er givet med henblik på at sikre Revisionsudvalgets og Intern Revision fortsatte uafhængighed. Som følge heraf at kommissoriet tilpasse tilsvarende.
4. at den kommende eksterne leverandør af evaluering henvender sig til alle Revisionsudvalgets og Intern Revisions interessenter i forbindelse med sine undersøgelser.

Økonomiforvaltningen bemærker hertil:

Ad 1. Formålet med evalueringen er en vurdering af organiseringen af kommunens revision med et Revisionsudvalg og en Intern Revision, herunder om der er grundlag for ændringer eller præciseringer af den del af kommunens revisionsordning, der vedrører Revisionsudvalget og Intern Revision, jf. ovenfor. Det vil indebære en overordnet vurdering af værdien af den nuværende organisering. Evalueringen vil derimod ikke indeholde en vurdering af effekten af den gennemførte revision, som i givet fald vil kunne indebære en stillingtagen til konkrete revisionsspørgsmål, som Statsforvaltningen i udtalelsen af 7. februar 2013 har taget forbehold for, ikke er omfattet af evalueringen, bilag 3.

Ad 2. Økonomiforvaltningen er enige, og i kommissoriet side 2, 3. afsnit, er det anført, at vurderingerne foretages med afsæt i en analyse af de 4 temaer, som fremgår af bilag 1.

Ad 3. Økonomiforvaltningen har i kommissoriet udfyldt Borgerrepræsentationens beslutning om formålet med og rammerne for evalueringen. Borgerrepræsentationens beslutning om, at Økonomiforvaltningen har ansvar for, at der gennemføres en ekstern evaluering indebærer, at Økonomiforvaltningen ikke kan stille krav om proces og metode i forbindelse med den konkrete udarbejdelse af evalueringen, som den eksterne leverandør alene har ansvaret for indholdet af. Kommissoriet giver heller ikke Økonomiforvaltningen adgang til at stille krav til den eksterne leverandørs proces og metode i forbindelse hermed.

Ad 4. Økonomiforvaltningen anbefaler, at den eksterne leverandør – som forudsat i kommissoriet - får ansvaret for evalueringens gennemførelse, herunder proces og metode, samt for vurderingen af behovet for omfanget af kontakter til interessenter i den forbindelse. Der er tilføjet til kommissoriet,at den eksterne leverandør skal tage kontakt til relevante interessenter i forhold til udarbejdelsen af evalueringen.

I indstillingen, som blev forelagt Borgerrepræsentationen den 14. marts, blev udgiften anslået til at være 100-200 t. kr. Der er foretaget en ny vurdering af udgifterne, som nu skønnes til at være 300-400 t. kr. Udgifterne finansieres indenfor Økonomiudvalgets ramme.

Økonomiforvaltningen igangsætter evalueringen efter Økonomiudvalgets godkendelse af kommissoriet. Økonomiudvalget vil få forelagt resultatet af evalueringen i 2. halvår 2013.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 2: Kommissorium vedrørende evaluering af Københavns Kommunes revisionsordning

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. maj 2013

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag:

"Det foreslås,

at der i kommissoriet formuleres et krav om, at evalueringen skal undersøge, hvilken effekt revisionsordningen har haft for kommunen."

Ændringsforslaget blev forkastet med 2 stemmer imod 8.

For stemte: C og O.

Imod stemte: A, F og Ø.

Indstillingen blev derefter godkendt uden afstemning.

Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Enhedslisten er af den opfattelse, at ønsket om at foretage en effektvurdering allerede er indeholdt i kommissoriet, som det foreligger.”