Principper for fælles ejendomsdrift

Økonomiudvalget skal godkende principper for fælles ejendomsdrift med beskrivelse af konkrete pilotprojekter og ramme for efterfølgende evaluering.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at principper for fælles ejendomsdrift og koncept for efterfølgende evaluering godkendes.

Økonomiudvalget besluttede den 26. august 2014, at sagen vedrørende fælles ejendomsdrift udskydes til februar 2015 med henblik på en uddybende høringsrunde hos organisationerne, og at Københavns Ejendomme (KEjd) i samarbejde med forvaltningerne frem mod februar 2015 aftaler pilotprojekter, hvor nye snitflader for ejendomsdrift i Københavns Kommune kan prøves af. Fokus er bl.a. på, hvordan der sikres både en god service overfor institutionerne samt effektiviseringer.

Sagen om principper for fælles ejendomsdrift forelægges nu Økonomiudvalget efter at være behandlet og godkendt i kredsen af administrerende direktører. CSO (Det Centrale Samarbejdsorgan) er også løbende orienteret om sagen.

Ejendomsdrift i Københavns Kommune
Det foreslås, at arbejdet med forbedring af ejendomsdriften – dvs. bedre og mere effektiv ejendomsdrift - tager udgangspunkt i følgende principper:

• Der aftales fælles indikatorer, der kan belyse udviklingen og læringsperspektivet ved pilotprojektet. 
• I løbet af de næste to år arbejdes der videre med pilotprojekter vedrørende fælles ejendomsdrift, hvor KEjd involveres, såfremt der er behov for det, enten som ansvarlig for udførelsen af opgaveporteføljen, eller som konsulent i forbindelse med udvikling af styring og organisering, men hvor det er forvaltningen, som driver projekterne. KEjd’s deltagelse vil fremgå konkret af de enkelte projektbeskrivelser.
• Opgavevaretagelsen organiseres i forhold til projektbeskrivelsen i det enkelte pilotprojekt. Det kan ske ud fra en bestiller udfører model, hvor institutioner eller forvaltninger som i en fritvalgsmodel, hvor der anvendes en incitamentsstruktur, inspireret af det private marked, kan vælge at købe ydelser som enten produceres i fagforvaltningerne eller KEjd – herunder konsulentydelser - eller købes gennem kommunens eksisterende ejendomsdriftsenheder, kommunens rammeaftaler eller bibeholde/ansætter eget personale decentralt. Opgavevaretagelsen i pilotprojekterne kan også organiseres via en samarbejdsmodel, bevillingsoverførsel mv. De indhøstede erfaringer fra pilotprojekterne vil give værdifulde erfaringer til, hvordan ejendomsdriftsområdet skal organiseres fra den 1. januar 2017 og frem.

Forinden indgåelse af aftaler mellem forvaltninger og/eller med KEjd om levering af ejendomsydelser skal der i regi af Innovationshuset med deltagelse af brugere fra forvaltninger og KEjd, ske en udvikling af indholdet af den service, som KEjd skal levere. Målsætningen og kravet er, at der skal leveres service, som understøtter kerneopgaverne i de forskellige forvaltninger.

På grundlag af projekterne evaluerer Københavns Kommune gevinsterne ved en fælles ejendomsdrift. Såfremt der træffes beslutning om at etablere en fælles ejendomsdriftsenhed, kan implementering og idriftsættelse ske med virkning fra den 1. januar 2017. Herudover følger KEjd projekterne og indsamler data til brug ved evalueringen. Evalueringen foretages af Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne og KEjd på baggrund af de indsamlede data og erfaringer.

Konkrete pilotprojekter
På baggrund af ovennævnte principper arbejdes der videre med optimering af ejendomsdriften i nedenstående konkrete pilotprojekter:  

Kultur- og Fritidsforvaltningen
Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) er i gang med at samle alle ejendomsdriftsopgaver og bevillinger fra institutionerne i én enhed.
KEjd er i dialog med KFF om at sælge en række konsulentydelser til KFF på styringsniveau. Denne dialog forventes afsluttet primo 2015. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen
I Børne– og Ungdomsforvaltningen (BUF) omfatter ejendomsdrift hovedydelserne rengøring, indvendig vedligehold og pedel/gårdmandsfunktioner. På rengøringsområdet kan institutionerne fremover vælge at købe ydelser enten via rammeaftaler hos private leverandører, i rengøringsenheden i BUF eller KEjd eller bibeholde/ansætte eget personale.

BUF og KEjd skal udarbejde en fælles standardisering af rengøringsydelser og priser med henblik på at se på mulighederne for - i forbindelse med etableringen af fælles ejendomsdrift - at sammenlægge kommunens rengøringsenheder. På indvendig vedligeholdelse skal institutionerne købe ind via de kommunale rammeaftaler.

Vedrørende pedel/gårdmandsfunktioner kan institutionerne frit vælge om de ønsker at købe ydelser via gårdmandskorpset i BUF, via rammeaftaler, i KEjd som pilotprojekter eller bibeholde/ansætte eget personale.

BUF har i dag et solidt erfaringsgrundlag i forhold til den måde Rengøringssektionen og Gårdmandskorpset fungerer på. Institutionerne har således i over ti år kunne købe rengøring i Rengøringssektionen og gårdmandsydelser af Gårdmandskorpset.

Socialforvaltningen
I Socialforvaltningen (SOF) omfatter ejendomsdrift hovedydelserne rengøring, indvendig vedligeholdelse og udearealer.

SOF vil gennemføre en analyse af to forhold: 

1. Hvilke opgaver inden for de enkelte hovedydelser er særligt følsomme i forhold til særligt udsatte borgergrupper? Dvs. er der opgaver, hvor der kræves helt særlige medarbejderkompetencer? 
2. Hvordan vil der bedst muligt kunne høstes stordriftsfordele i forhold til de tre hovedydelser?

Følgende løsningsmuligheder tænkes inddraget:

• Køb af ydelser hos BUF
• Køb af ydelser hos KEjd
• Fælles tværgående SOF-enhed
• Køb gennem rammeaftaler.

Konkret tværgående pilotprojekt
Der iværksættes et ejendomsdriftsprojekt på tværs af flere forvaltninger i De Gamles By under ledelse af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Dermed afprøves en ny opgaveløsning i et konkret geografisk område.

Formålet med pilotprojektet er at undersøge hvorvidt en ændret organisering af ejendomsdriftsopgaverne på tværs af flere forvaltninger på samme tid kan sikre god service overfor de relevante institutioner og effektiviseringer af driften.

De Gamles By på Nørrebro er velegnet som rammen for et pilotprojekt, idet området huser enheder fra fire forvaltninger (SUF, SOF, BUF og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF)) samt SUFs Tekniske Afdeling og Gartnerenhed. For at få en hensigtsmæssig volumen i pilotprojektet kan det med fordel suppleres med inddragelse af ejendomsdriftsopgaver fra andre enheder på Nørrebro. Dette projekt løber i perioden marts 2015 til november 2015, hvorefter det evalueres.

Fælles terrændrift i Driftscenter Syd
TMF og BUF vil indgå i et samarbejde i om terrænopgaver omfattende to folkeskoler og 5-10 daginstitutioner i et område ved Sydhavnen/Folehaven. Det tværgående opdrag på tværs af forvaltningerne, har følgende driftsopgaver i spil:

• Renhold
• Grøn drift
• Vintervedligehold
• Materiel

Før pilotprojektet sættes i gang, vil BUF og TMF gennemgå de geografiske områder, opgaver, bemanding og økonomi. Denne gennemgang vil ske i tæt samarbejde med begge forvaltninger og det tilknyttede mandskab.

Der vil ikke ske en overflytning af mandskab eller ressourcer mellem forvaltningerne, men udelukkende ske en ændring af arbejdsområderne for mandskabet. Det vil sige, hvor man i dag f.eks. har store græsslåmaskiner, vil disse i pilotprojektet blive anvendt til store græsflader uafhængigt af under hvilken forvaltning disse græsflader henhører. Snerydning af fortove vil ske i én arbejdsgang og affaldsindsamling vil ske af samme renholdelseshold i et nærmere område, igen uafhængigt af forvaltning.

KPI rapportering og Forbedret systemunderstøttelse
Der udarbejdes KPI’er (Key Performance Indicators) til opfølgning på arbejdet med optimering af ejendomsdriften i kommunen.

Pilotprojekterne evalueres med fokus på opnåede erfaringer indenfor felterne:

• Tilfredshed blandt relevante enhedsledere.
• Kvaliteten af de leverede ydelser. 
• Udgifterne medgået til serviceleverancerne. 
• Medarbejdertilfredshed.

Der fastlægges et evalueringskoncept tidligt i processen, så det står klar, hvad der skal måles på og hvordan. I denne sammenhæng udarbejdes en kvalitativ baseline for de enkelte pilotprojekter, som gør det muligt at måle effekten efterfølgende. Dette evalueringskoncept udarbejdes af KEjd i samarbejde med forvaltningerne/projektejerne.

KEjd arbejder i tæt samarbejde med Koncernservice (KS) og bl.a. TMF på at udbyde, og efterfølgende implementere en ny forbedret systemunderstøttelse af ejendomsdriften i Københavns Kommune. Udbuddet forventes afsluttet i foråret 2015.

Målet er at implementere et standardsystem, der understøtter en fælles ejendomsdrift med fokus på optimering af drift og vedligehold på Københavns Kommunes bygninger. Det er vigtigt, at det fremadrettet forbliver muligt at skræddersy brugertilpassede løsninger med kunden i centrum, af hensyn til kernedriften. En forbedret systemunderstøttelse vil gøre det muligt at opnå en bedre styring, større gennemsigtighed og øget effektivitet på ejendomsdriftsopgaverne.

Forvaltningerne udarbejder i samarbejde med KEjd endelige kommissorier for pilotprojekter. Kommissorierne sendes efterfølgende til CSO.

De enkelte forvaltninger forelægger de projekter, som de er involveret i, for deres respektive HovedMed.

For at sikre koordinering og videndeling mellem pilotprojekterne, mødes projektejerne efter behov. KEjd faciliteter disse møder.

Kredsen af administrerende direktører vil følge det videre arbejde med fælles ejendomsdrift, herunder fremdrift og erfaringer i de enkelte pilotprojekter. Der afrapporteres hvert halve år.

På grundlag af projekterne evaluerer Københavns Kommune gevinsterne ved en fælles ejendomsdrift. Såfremt der træffes beslutning om at etablere en fælles ejendomsdriftsenhed, kan implementering og idriftsættelse ske med virkning fra den 1. januar 2017.

Dagsordenspunkt 5: Principper for fælles ejendomsdrift

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. april 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.