Deloittes revision af indkøbsområdet for 2014

Økonomiudvalget skal godkende forvaltningens besvarelse til kommunens eksterne revisor, Deloitte, vedrørende revisionens bemærkninger og anbefalinger til indkøbsområdet 2014.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at bilag 1, som indeholder Deloittes Direktionsnotat vedrørende revision af indkøbsområdet 2014 for Økonomiforvaltningen, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til Deloittes Direktionsnotat vedrørende revision af indkøbsområdet 2014 for Økonomiforvaltningen, godkendes.

Problemstilling

Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har fremsendt Direktionsnotat vedrørende revision af indkøbsområdet for 2014 til Økonomiforvaltningen. Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag i forhold til Deloittes revision fremgår nedenfor.

Løsning

Deloitte har i deres revision af indkøbsområdet 6 observationer, der giver anledning til særlig opmærksomhed. For de 3 bemærkninger vedrørende henholdsvis workflow, brugeradgange og kreditnotaer, vurderer Deloitte, at der er tale om kritiske forhold, der kan give anledning til revisionsbemærkninger. Disse er kategoriseret med farven 'rød'. For så vidt angår de 3 bemærkninger vedrørende henholdsvis betalingsfrister, indkøbsaftaler samt e-fakturaer, vurderer Deloitte, at der er tale om væsentlige forhold. Disse er markeret med gul. Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag i forhold til Deloittes bemærkninger fremgår nedenfor.

Økonomiforvaltningen har overfor Deloitte gjort opmærksom på, at Økonomiudvalget (ØU) den 17. marts 2015 behandlede en sag vedrørende sikring af betryggende kontrolmiljø i Københavns Kommune. Forretningsgange vedrørende indkøb og øvrige administrative processer relateret til indkøb, er et af de områder, der indgår i den besluttede analyseramme. ØU forelægges handlingsplan på mødet den 16. juni 2015.

Tabel 1: Tre bemærkninger, hvor der er tale om kritiske forhold

Observation	Vurdering	Kommentarer og tiltag
Workflow: Revisionen har konstateret, at 28 medarbejdere har ubegrænset godkendelses-grænse i Workflow. Endvidere har analysen vist, at der er gennemført 43.389 indkøb, hvor der kun er en systemunderstøttet godkender. Samlet beløb overstiger 1.000 mio. kr.	Rød	Økonomiforvaltningen iværksætter en gennemgang i Økonomiforvaltningens enheder med henblik på at få reduceret antallet af medarbejdere, som har ubegrænset godkendelsesgrænse i workflow. Deadline: 1. Juli 2015 De 43.389 fakturaer fordeler sig med: 30.026 hos Københavns Ejendomme (945.666.982 kr.), 9.637 hos Koncernservice (56.727.262 kr.), 3.724 hos Københavns Rådhus (40.075.477 kr.). 2 hos Københavns Brandvæsen (118.350 kr.). På ejendomsområdets forretningsgange fremgår det, at der skal to godkendelser på alle fakturaer. På anlægsprojekter ligger 1. godkendelsen typisk hos en ekstern rådgiver, og fakturaen godkendes herefter i Københavns Ejendomme. I første omgang sker dette hos en administrativ medarbejder, som konterer fakturaen og i notefeltet i workflow angiver, hvem der har sagt god for varemodtagelsen, hvilket bør anses som 1. godkendelsen. Fakturaen videresendes herefter til anden godkendelse, hvilket betyder, at den administrative medarbejder ikke kommer til at figurere som 1. godkender i workflow. Koncernservice har en forretningsgang med krav om to godkendere på fakturaer over 10.000 kr., og således eneprokura under 10.000 kr. Af de 9.637 fakturaer vedr. Koncernservice vedrører 8.644 fakturaer (16.821.323 kr.) beløb i intervallet plus/minus 10.000 kr. og er således i tråd med nuværende og fremtidige bestemmelser. I den del af Økonomiforvaltningen, der ligger på rådhuset er der eneprokura op til 10.000 kr. Derefter skal der være to godkendere på fakturaer over 10.000 kr. Af de 3.724 fakturaer vedrørende Københavns Rådhus vedrører de 3.455 fakturaer (4.756.454 kr.) beløb i intervallet plus/minus 10.000 kr., og de er således i tråd med nuværende og fremtidige bestemmelser. Der udestår efterfølgende 269 fakturaer med beløb over 10.000 kr. Hertil skal det bemærkes, at der forventeligt i de fleste tilfælde reelt har været to godkendere af fakturaen, men at første godkender videresender fakturaen til anden godkender, i stedet for at godkende og vælge anden godkender. Derfor kan det i det nuværende workflow ske, at det i systemet ser ud som om, der kun er en godkender på trods af, at den er godkendt af to og dermed efter reglerne. Ved fakturaer over 500.000 kr. sendes den til godkendelse hos et direktionsmedlem, hvilket skal understøttes af en mail med dokumentation for budgetmæssig dækning, den politiske beslutning og øvrige påkrævede information til brug for, at direktionsmedlemmet kan godkende fakturaen. Økonomiforvaltningen har igennem en årrække gennemført udvidet budgetopfølgning, hvor fakturaer med eneprokura kontrolleres af den budgetansvarlige kontorchef. Dette indgår tilsvarende i det midlertidige ledelsestilsyn, som er udarbejdet af Koncernservice, som er gældende frem til 1. maj 2015. Der indføres en ny fælles forretningsgang for fakturagodkendelse, som skal være fuldt implementeret den 1. maj 2015. Her begrænses eneprokura til fakturaer op til 10.000 kr. for hele kommunen. Den ny forretningsgang vil fra 1. maj 2015 være systemunderstøttet, hvilket betyder, at der ikke længere kan gennemføres betalinger af fakturaer op til 10.000 kr. uden to godkendere. For at reducere relevante risici for fakturaer under 10.000 kr., etableres der en række kompenserende kontroller, herunder krav om udvidet budgetopfølgning, indførsel af kontrolanalyse og legalitetskontrol samt uddannelse i ledelsestilsyn. Økonomiforvaltningen vil udarbejde ny forretningsgang. Deadline: 1. maj 2015
Brugeradgange: Revisionen har konstateret, at 193 medarbejdere i Økonomiforvaltningen har adgang til at bogføre direkte i KØR Kreditormodulet (økonomisystemet) uden om selvbetjeningsløsningen på bogføringskonti, tilhørende alle kommunens enheder. 205 medarbejdere i Økonomiforvaltningen (inkl. 7 medarbejdere hos KMD) har adgang til at bogføre finansposteringer eller omposteringer direkte i KØR på alle kommunens bogføringskonti og enheder uden om selvbetjeningsløsningen.	Rød	Der er udarbejdet en ny forretningsgang for tildeling af brugerrettigheder og adgange til kommunens økonomisystem (KØR) og tilhørende selvbetjeningsløsninger. Den ny forretningsgang skal være fuldt implementeret 1. maj 2015. Den nye forretningsgang indeholder elementer i forhold til at begrænse antallet af personer, der kan bogføre direkte i KØR. Der er iværksat en gennemgang i Økonomiforvaltningens enheder med henblik på, at få reduceret antallet af adgange til direkte bogføring i KØR til et minimum. Ansvarlig for gennemgang af adgange til direkte bogføring: Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation. Deadline: 1. juli 2015
Kreditnotaer: Den systemunderstøttede proces, der modregner åbne kreditnotaer i efterfølgende fakturaer fra leverandøren er kun effektiv i de tilfælde, hvor alle leverandørens fakturaer har betalingsstatus Nem-konto. Derfor er der etableret en kompenserende og tidskrævende manuel kontrol, der skal sikre modregning i kommende betalinger til leverandøren. Der er ikke udarbejdet en forretningsgang for overdragelse af tilgodehavender fra leverandører, som ikke anvendes jævnligt, til den centrale inddrivelsesenhed. Hermed sikres ligeledes, at der sker anmeldelse af eventuelt tilgodehavende i boet, når en leverandør går konkurs	Rød	Økonomiforvaltningen er enig i bemærkningen. Økonomiforvaltningen vil udarbejde en forretningsgang vedrørende behandling af kreditnotaer i Koncernservice. I den forbindelse vil Koncernservice undersøge mulighederne for at automatisere processen. Forretningsgangen vil være færdigudarbejdet og klar til implementering den 1. august 2015. Deadline: 1. august 2015

Tabel 2: Tre bemærkninger, hvor der er tale om væsentlige forhold

Observation	Vurdering	Kommentarer og tiltag
Deloitte har foretaget revision af tilfældigt udvalgte fakturaer og i nogle tilfælde konstateret, at betalingsfrister ikke var overholdt. Ifølge Koncernservices analyse fra november 2014 blev 56% af fakturaer stilet til Økonomiforvaltningen betalt til tiden.	Gul	17 ud af i alt 21 af de for sent betalte fakturaer ligger i Københavns Ejendomme. Når en faktura modtages i KEjd, skal denne typisk videresendes til den eksterne rådgiver, som skal godkende modtagelsen af varen og returnere fakturaen til KEjd til bogføring. Denne proces kræver en relativt lang betalingsfrist. Fakturaerne i Københavns Ejendomme indeholder endvidere tre kreditnotaer samt to fakturaer, der har ventet på, at leverandøren fremsendte kreditnota. Med henblik på at overholde betalingsfristen på fakturaer, herunder reducere kommunes morarenter og kompensationsgebyr ved for sen betaling, har Økonomiforvaltningen udarbejdet nye forretningsgange for en effektiv fakturabehandlingsproces for hele Københavns Kommune. Den nye forretningsgang skal være fuldt implementeret 1. maj 2015. Den nye forretningsgang specificerer rollerne i forbindelse med godkendelse af fakturaer. I forbindelse med implementeringen heraf afholder Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i samarbejde med Koncernservice seminarer for at sikre, at alle relevante medarbejdere er orienteret omkring de handlinger, der skal foretages i forbindelse med betalingen af en faktura. Deadline: 1. juni 2015
Deloitte har i forbindelse med stikprøven observeret enkelte tilfælde, hvor indkøbsaftaler ikke er overholdt.	Gul	Økonomiforvaltningen har udviklet et ledelsesinformationsværktøj, der viser en score for compliance for kommunens indkøbsaftaler fordelt på enheder. Dette indgår i kommunens BI-system (business intelligence system), Rubin. Compliance i forhold til kommunens indkøbsaftaler skal endvidere vises på kommunens ”lederside”. ØU har den 17. marts behandlet en sag vedrørende sikring af betryggende kontrolmiljø i Københavns Kommune. Forretningsgange vedrørende indkøb og øvrige administrative processer relateret til indkøb er et af de områder, der indgår i den besluttede analyseramme. ØU forelægges handlingsplan 16. juni 2015. Deadline: 16. juni 2015.
Revisionen har observeret, at der er fakturaer i Gateway, som ikke er dispached inden for de oplyste tidsfrister.	Gul	Økonomiforvaltningen er enig i bemærkningen. En evt. forskel mellem datoer kan skyldes, at der for e-fakturaer, som er sendt via et indscanningsbureau (i alt ca. 10 pct.), kan være forskel på faktura- og modtagelsesdato. Desuden skyldes nogle af forsinkelserne, at der kan forekomme indlæsningsfejl af e-fakturaer, som skyldes systemtekniske forhold. Økonomiforvaltningen er i gang med at udarbejde en daglig kontrol af e-fakturaer, der har ligget i Gateway i mere end én dag. Rapporten forventes at være klar til anvendelse medio marts 2015. Deadline: Medio marts 2015

Videre proces

Forretningsgange samt øvrige administrative processer relateret til indkøb indgår i den besluttede analyseramme. ØU forelægges handlingsplan herfor den 16. juni 2015.

Mikkel Hemmingsen / Bjarne Winge

Beslutning

Dagsordenspunkt 3: Deloittes revision af indkøbsområdet for 2014

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. april 2015

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning. Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.