Revisionsrapport - Løn- og personaleområdet 2019

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport – Løn- og Personaleområdet 2019”, jf. bilag 1, tages til efterretning,    
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,    
3. at de øvrige forvaltningers handleplaner jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab 2019 har Deloitte og Intern Revision foretaget en revision af løn- og personaleområdet i 2019. Revisionens formål er at undersøge om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Revisionen vurderer, at der generelt er etableret et kontrolmiljø, hvor automatiske og forebyggende kontroller sikrer, at fejl og mangler identificeres og at konstaterede fejl i høj grad rettes inden lønudbetalingen sker. Der er dog i forbindelse med arbejdet fundet systematiske fejl i forhold til kørselsgodtgørelse og udbetaling af merarbejde til medarbejdere uden øvre arbejdstid, hvilket har givet anledning til en rød (prioritet 1) bemærkning. Der gives endvidere seks gule (prioritet 2) bemærkninger vedrørende ikke systematiske fejl, heraf fem til Økonomiforvaltningen (Koncernservice) og en til alle forvaltninger.

Løsning

Der gives med rapporten en enkelt rød (prioritet 1) bemærkning. Økonomiforvaltningen har udarbejdet en handleplan hertil, som implementeres primo januar 2020.

Sagsgennemgang 2019 - Revisionen har konstateret 2 fejl, der kan karakteriseres som systematiske. Fejlene kan henføres til manglende efterlevelse af SKAT’s krav til dokumentation for udbetaling af kørselsgodtgørelse, samt manglende dokumentation for at overenskomsten er efterlevet forud for udbetaling af mer- og overarbejde til medarbejdere uden højeste tjenestetid. Øvrige konstaterede fejl er vurderet som enkeltstående.

Økonomiforvaltningen har iværksat en række tiltag, der skal imødekomme revisionens bemærkninger. Her er det primære, at der laves en standardiseret indberetning, opfølgende kontrol og en kommunikationsindsats overfor forvaltningerne for at sikre overholdelse af dokumentationskravene. Disse implementeres i første halvdel af januar 2020. Der vil efterfølgende ske en opdatering af de fælles administrative forretningsgange på området.

Der er herudover afgivet fem gule (prioritet to) bemærkninger til Økonomiforvaltningen som tværgående ansvarlige. Det drejer sig om stikprøveresultaterne af sagsgennemgangen, beregning af anciennitet, den faglige lønkontrol, udbetalingssystemet CICS og løn vedr. selvejende institutioner. Koncernservice har udarbejdet handleplaner til disse bemærkninger, som forventes afsluttet senest 1. april 2020.

Med rapporten gives en gul bemærkning til alle forvaltninger vedrørende forventninger og styringsinformation på de fælles administrative områder, som vedrører implementeringen af kontrollerne vedrørende ledelsestilsynet på de personaleadministrative områder. Her har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner for arbejdet med en struktureret proces på området.

Med dette års rapport lukkes bemærkningen vedrørende lønadministration af selvejende institutioner, som har været gentaget siden 2015.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 på deres mødet den 11. august 2020.