Økonomiforvaltningens handleplan ifm. Intern Revisions rapport om beregning af interne takster mv. samt drøftelse af rengøringsområdet

Økonomiforvaltningen har i Intern Revisions rapport om beregning af interne takster mv. modtaget en rød bemærkning på rengøringsområdet samt en gul bemærkning vedr. beregning af det administrative overhead, rådhusbidraget. Derudover har Økonomiudvalget bedt om en drøftelse af rengøringsområdet, herunder opgavesnit og ansættelsesvilkår. Nærværende sag fremlægger den handleplan, som er iværksat for at imødekomme revisionens henstillinger, samt den ønskede drøftelse af rengøringsområdet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at tage Intern Revisions rapport om beregning af takster mv., jf. bilag 1, til efterretning,
2. at godkende Økonomiforvaltningens handleplaner hertil,
3. at tage opgavefordeling og ansættelsesvilkår på rengøringsområdet til efterretning.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen (ØKF) har modtaget Intern Revisions rapport om beregning af interne takster og rådhusbidrag i ØKF den 1. november 2022. For at imødekomme kravet om, at røde revisionsbemærkninger forelægges Økonomiudvalget (ØU) senest tre uger efter modtagelsen, blev ØU orienteret om revisionsrapporten på ØU-mødet den 22. november.

Intern Revisions rapport og ØKF’s handleplan fremgår i sin helhed af bilag 1. Overordnet finder Intern Revision, at ØKF’s vejledninger vedrørende beregning af interne takster og timepriser er designet hensigtsmæssigt og betryggende. Intern Revisions gennemgang af de konkrete prisberegninger mv. har dog givet anledning til en rød og en gul bemærkning:

• Rød bemærkning vedr. rengøringsområdet: Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har ikke realiseret de effektiviseringer, der blev besluttet i forbindelse med etablering af et rengøringsfælleskab på tværs af Københavns Kommune (KK). Revisionen henstiller, at økonomistyringen i KEID forbedres, så den nødvendige balance i økonomien på rengøringsområdet sikres. KEID har derudover ikke hjemmel til at udføre rengøringsopgaver for Hovedstadens Beredskab. Kontrakten skal derfor ophøre.

• Gul bemærkning vedr. opgørelsen af Rådhusbidraget, som er et fælleskommunalt overhead. Intern Revision har konstateret fejl og mangler i opgørelsen af Rådhusbidraget. Revisionen henstiller, at der etableres en proces for intern kvalitetssikring i ØKF.

• Hertil kommer en grøn bemærkning vedrørende timepriser i KoncernIT.

Løsning

ØKF’s plan for at udbedre de bemærkninger, som revisionsrapporten påpeger, vil blive gennemgået nedenfor.

Rådhusbidraget/det fælleskommunale overhead
ØKF har udarbejdet en procesplan, der sikrer rettidig meddelelse af det fælleskommunale overhead til forvaltningerne til brug for deres beregning af takster. Der sikres intern kontrol af modellen i ØKF. ØKF udarbejder derudover principper og vejledning for beregning af satsen.

Henstilling om ophør af rengøringskontrakten med Hovedstadens Beredskab
Kontrakten mellem KK og Hovedstadens Beredskab fsva. rengøringsydelser er opsagt pr. 7. september 2022, og KEID vil ikke længere gøre rent for Hovedstadens Beredskab pr. 1. april 2023. 

Henstilling til at realisere de besluttede effektiviseringer samt forbedre økonomistyringen på rengøringsområdet
Rengøringsområdet har i væsentligt omfang været udfordret af ekstraopgaver relateret til corona. Derfor har konsolideringen af området som en fælles enhed i kommunen ikke været prioriteret tilstrækkeligt siden etableringen 1. januar 2020. Med konsolidering forstås særligt etablering af et fælles organisatorisk set-up og administrative sagsgange, der sikrer korrekt faktureringsgrundlag og kontrol med afregning fra beregnet rengøringstid til betalt ydelse.

KEID har iværksat seks delprojekter, der uddybes nedenfor. Formålet er at sikre den konsolidering af rengøringsområdet, der blev forudsat i businesscasen om etablering af et rengøringsfællesskab på tværs af KK i 2020. Det er en meget ambitiøs tidsplan, hvor KEID ønsker at samle og styrke rengøringsområdet, mens de ca. 1.000 adresser, som KEID gør rent på, fortsat får leveret rengøringsydelser i den aftalte kvalitet:

1. Processer Mere effektive, administrative processer skal identificeres, tegnes og implementeres fra den første kundehenvendelse til slutafregning. Forretnings- og arbejdsgange udarbejdes og organiseringen af rengøringsområdet tilpasses i overensstemmelse hermed.
   
   
2. Grundlag for korrekt fakturering I delprojektet genbesøges, opmåles og genberegnes rengøringstiden på alle ca. 1.000 adresser, hvor KEID leverer rengøringsydelser, og faktureringen tilpasses til den i businesscasen vedtagne fælles model for standarder og kvalitet baseret på forvaltningernes nuværende anvendelse af adresserne. Forvaltningerne vil blive grundigt og løbende orienteret om eventuelle ændringer i faktureringsgrundlaget.
   
   
3. Økonomimodel Der etableres en økonomiopfølgningsmodel med tilhørende prognoseværktøjer, som sikrer transparent opfølgning på økonomien og udvalgte variable (f.eks. vikardækning, indkøb af rengøringsartikler) på rengøringsområdet.
   
   
4. Rengøringsmodel En ensartet, transparent rengøringsmodel skal etableres og implementeres i rengøringsydelserne inden for den politisk vedtagne standardrengøring.
   
   
5. Håndtering af udestående effektivisering Ved samlingen af de kommunale rengøringsenheder i én organisatorisk enhed i 2020 blev det med Borgerrepræsentationens beslutning af 12. december 2019  forudsat, at KEID skulle tilvejebringe effektiviseringer på samlet 19,3 mio. kr. i 22-priser over perioden 2021-2023. KEID har tilvejebragt timereduktioner svarende til samlet 15,9 mio. kr. ved at omlægge rengøringen til den fællesnordiske Insta800 standard og strømline rengøringsstandarden, så den er ensartet i alle forvaltninger. Der udestår fortsat realisering af yderligere 3,4 mio. kr. fra og med 2023. Forvaltningernes budgetter er reduceret som en del af business casen. Den manglende effektivisering vil derfor blive dækket af KEID i 2023.
   
   
6. IT-understøttelse For at lykkes med den konsolidering af rengøringsområdet, som der lægges op til, er indkøb og implementering af it-understøttelse til styringen af den daglige drift en forudsætning. Udbuddet af IT-systemet er i gang i KEID, og systemet vil efter anskaffelsen primo 2023 blive implementeret trinvist med fuld indfasning i 2024.

Rengøringsprogrammets seks delprojekter er gensidigt afhængige og skal tilsammen sikre en transparent økonomi på rengøringsområdet i KEID. Overblikket over de økonomiske forhold forventes at kunne implementeres med virkning fra 1. januar 2024. KEID vil løbende sikre dialog med forvaltningerne om den budgetvirkning, det eventuelt vil have i 2024.

Hvis omkostningerne ved en udført rengøringstime herefter overstiger vedtagne pris, som blev ensrettet og fastlagt politisk med Borgerrepræsentationens vedtagelse i 2019, vil ØKF udarbejde tiltag, der kan sikre den nødvendige balance mellem indtægter og udgifter. I 2023 vil Rengøringsprogrammet sikre, at det står klart hvorvidt den økonomiske ubalance skyldes manglende grundlag for korrekt fakturering, for højt serviceniveau ift. det aftalte og/eller en for lavt beregnet takst for en rengøringstime. På den baggrund vil ØU i fornødent omfang blive forelagt en indstilling, således at forvaltningerne kan nå at indarbejde eventuelle budgetmæssige konsekvenser for 2024.

Opgavefordeling og ansættelsesvilkår på rengøringsområdet
På ØU’s møde den 25. oktober 2022 blev der fremsat et ønske om en drøftelse i ØU af Københavns Kommunes Rengøringsservice (KKRS), herunder opgavesnit og ansættelsesvilkår mv.

KKRS blev dannet som en tværgående, kommunal rengøringsenhed i Københavns Kommune den 1. januar 2020 med organisatorisk placering i KEID i ØKF.

KEID varetager i udgangspunktet rengøring på alle kommunens ejendomme med undtagelse af rengøringen i Kultur- og Fritidsforvaltningen og rengøring i private hjem under Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, herunder plejehjem. Institutioner og skoler i Børne- og Ungdomsforvaltningen kan frit vælge, hvorvidt de vil anvende KEID eller i stedet ønsker at ansætte eget personale til at levere rengøringsydelser. Sidstnævnte model kaldes Fritvalgsordningen.

Figur 1: Oversigt over forvaltningernes rengøringsleverandører
 

KEID anvender den fællesnordiske standard DS/INSTA 800 til fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvaliteten og dermed den udmålte rengøringstid. Standarden beskriver et lokales rengøringskvalitet efter endt rengøring.

Ved samlingen af de kommunale rengøringsenheder i 2020 blev det forudsat, at KEID skulle eksekvere effektiviseringer ved at omlægge rengøringen til INSTA800 og strømline rengøringsstandarden, så den er ensartet i alle forvaltninger. Det er sket i 2021 og 2022.

INSTA800 er behovsbaseret, men medarbejdernes arbejdsplaner er tilrettelagt efter en fast frekvens, alt afhængig af anvendelse og lokaletype. Det betyder, at f.eks. kontor- og mødelokaler i administrationsbygninger (som f.eks. Fuglebakken eller Rådhuset) rengøres én gang ugentligt, medmindre andet tilkøbes. Tømning af skraldespande er som udgangspunkt også et tilkøb.

KKRS er Svanemærket, hvilket betyder, at rengøringen lever op til skrappe miljøkrav og samtidig begrænser forbruget af kemikalier. Det er både godt for miljøet og for rengøringsmedarbejdernes sundhed. For at blive godkendt som en svanemærket rengøringsorganisation skal følgende krav opfyldes:

• Et lavt forbrug af rengørings- og vaskemidler samt at mindst 80 pct. af de midler, som bliver anvendt til daglig rengøring, er miljømærkede
• Rengøringen skal leve op til specifikke kvalitetskrav. Den rengøring, der bliver udført, vurderes som professionel og af høj kvalitet
• Det er et krav, at medarbejderne er oplært i håndtering af rengøringsmidler, herunder at de er instrueret i de rette blandingsforhold, samt at de arbejder under ordnede forhold ved bl.a. at være under en overenskomst

• Derudover er det vigtigt, at transport sker under miljøvenlige forhold. Det vil sige, at Svanemærket stiller krav til, at KKRS’ køretøjer udleder så lidt CO² som muligt

Medarbejdernes ansættelsesvilkår
Medarbejderne i KKRS er ansat på gældende overenskomst for ikke-faglærte rengørings- og køkkenmedarbejdere og rengøringsteknikere.  Der tages udgangspunkt i et princip om synlig rengøring, så medarbejderne i videst muligt omfang ikke arbejder i ydertidspunkterne eller om natten.

Medarbejderne får instruktion og vejledning i rengøringsmeto­der, rengøringsplaner, ergonomi, hygiejne, rengøringskemi, kvalitetsstyring, servicefor­ståelse, miljøvenlig rengøring, kundekontakt samt sikkerhed og førstehjælp. Disse kompe­tencer erhverves via et internt uddannelsesfor­løb, og derudover modtager medarbejderen en opkvalificering igennem en uddannelse i INSTA800 på arbejdsmarkedsuddannelserne (AMU-kurser). Såfremt medarbejderen har dansksproglige udfordringer, modtager medarbejderen fagunderstøttende danskundervisning ifm. uddannelsesforløbet.

Medarbejdere, herunder vikarer, der arbejder på tandlægeklinikker og syge­plejeklinikker, bærer særlig arbejdsbeklæd­ning og sko og følger de Nationale Infekti­onshygiejniske Retningslinjer (NIR). Disse medarbejdere har gennemgået et særligt internt uddannelsesforløb.

Som offentlig rengøringsorganisation deltager KEID i jobrotationsordningen, hvor ledige fungerer som rengøringsvikarer, imens de faste medarbejdere er på uddannelse. Formålet er at understøtte integrationsindsatsen i KK og lediges tilknytning til arbejdsmarkedet.

KEID samarbejder med KL og Forhandlingsfællesskabet om at skabe flere fuldtidsstillinger for vores medarbejdere. Formålet er at skabe stillinger, som medarbejdere kan leve af. Siden 2020 har KEID etableret 107 nye fuldtidsstillinger.

Eksterne vikarers ansættelsesvilkår
KEID har et internt vikarkorps med ca. 220 fastansatte rengøringsmedarbejdere. Alle vikarer er ansat på et fast timeantal og ikke f.eks. på nultimerskontrakter. Når de interne vikarer ikke kan dække ved fravær (sygdom, uddannelse, ferie etc.), benyttes eksterne vikarer. Det er i så fald vikarbureauerne Adecco, Hartmann og De 5 Stjerner, der anvendes.

Vikarbureauerne har underskrevet Københavns Kommunes arbejdstagerklausul vedr. sikring af arbejdstagerrettigheder, der forpligter leverandøren ift. de ansattes løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår. Vilkårene må ikke være mindre gunstige end de vilkår, som følger af en kollektiv overenskomst. 

CSR-enheden i KEID foretager stikprøvekontroller hos KKRS’ underleverandører, og alle leverandører overholder på nuværende tidspunkt de gældende aftaler.

Der blev udført kontrol af De 5 Stjerner i 2021, hvor man fandt overtrædelser hos en betydelig del af medarbejderne på grund af en regnefejl i forbindelse med lønudbetalingen. Fejlen blev rettet, og samtlige medarbejdere modtog tilbagebetaling. Der er sidenhen fortaget opfølgende kontrol, hvor der ikke er fundet overtrædelser.

Økonomi

Det er forventningen, at indtægter og udgifter på rengøringsområdet i KEID fortsat ikke vil stemme overens i 2023. ØKF forventer at optage et internt lån for at dække ubalancen, hvilket vil blive behandlet i en særskilt sag til ØU.

Videre proces

Arbejdet med at udbedre revisionens bemærkninger fortsætter.

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Økonomiforvaltningens handleplan ifm. Intern Revisions rapport om beregning af interne takster mv. samt drøftelse af rengøringsområdet (2022-0371832)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. december 2022

Chef for Intern Revision, Jesper Andersen, og centerchef i KEID, Laura Togsverd-Madum deltog under sagens behandling af hensyn til sagens oplysning.

Enhedslisten og SF fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1):

”At indstillingen sendes tilbage til forvaltningen med henblik på yderligere oplysning.”

SF fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2) som nyt 4. at-punkt:

”I forhold til afsnittet om opgavefordelingen og ansættelsesvilkår på rengøringsområdet er figur 1 retvisende for forvaltningernes rengøringsleverandører.”

Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF3) som tilføjelse til 2. at-punkt:

”dog således at konsekvenserne ikke implementeres, før Økonomiudvalget har fået forelagt en indstilling herom.”

Det af Enhedslisten og SF fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev forkastet med 8 stemmer mod 5. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: Ø og F.

Imod stemte: A, C, B, V og I.

Det af SF fremsatte ændringsforslag (ÆF2) blev godkendt uden afstemning.

Det af Enhedslisten fremsatte ændringsforslag (ÆF3) blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 1. at-punkt blev herefter taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens ændrede 2. at-punkt blev godkendt med 12 stemmer mod 1. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, C, B, V og I.

Imod stemte: F.

Indstillingens 3. at-punkt blev taget til efterretning med 8 stemmer mod 1. 4 medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, C, B, V og I.

Imod stemte: F.

Undlod at stemme: Ø.

Det Konservative Folkeparti, Radikale Venstre og Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Vi ser gerne, at rengøringsområdet på sigt markedstestes, evt. ved udbud.”

SF afgav følgende protokolbemærkning:

”SF mener ikke, at sagen er fuldt oplyst, og kan derfor ikke godkende 2. og 3. at-punkt.