Ny styrings- og governancemodel for indkøbsområdet

I forlængelse af vedtagelsen af Indkøbsprogrammet ved budgetforhandlingerne for 2017, har Københavns Ejendomme og Indkøb udarbejdet en fælles styrings- og governancemodel for indkøbsområdet, som udgangspunkt for det fremtidige arbejde med indkøbsområdet i Københavns Kommune.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at den fremlagte styrings- og governancemodel for indkøbsområdet træder i kraft d. 1. januar 2017

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede den 9. oktober 2014 Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018. Indkøbspolitikken udstikker rammerne for kommunens indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver og gælder for samtlige udbud og indkøb. To af de centrale mål i indkøbspolitikken er for det første, at Københavns Kommune skal være effektiv i alle sine indkøb, gennem fokus på pris, driftsomkostninger, kvalitet samt organisering og styring. For det andet at indkøbsaftalerne og netbutikken er brugervenlige og understøtter kommunens opgaveløsning. For at understøtte disse mål udrulles der en ny indkøbsløsning i forbindelse med implementeringen af det nye økonomisystem Kvantum i Københavns Kommune. Derudover blev der med Budget 2017 besluttet et egentligt indkøbsprogram, hvor det er forudsat, at der over de næste fire år skal findes 120 mio. kr. i effektiviseringer gennem udbud af nye områder og genudbud af allerede indgået aftaler.

Alle syv forvaltninger gennemfører udbud og indkøb, og uden en styrings- og governancemodel er det meget vanskeligt at understøtte brugernes behov for én indgang til indkøb, idet der mangler klarhed omkring ansvarsfordelingen mellem forvaltningerne. For at lykkes med indkøbspolitiken og indkøbsprogrammet er det derfor nødvendigt, at der etableres en styrings- og governancemodel.

Indkøbsområdet er en fælles opgave, og for at sikre fremdrift i overensstemmelse med indkøbsprogram og Kvantum skal beslutningsstrukturer (governance) formaliseres. Det er derfor kritisk nødvendigt at få placeret et entydigt ejerskab til indkøbskataloger, stamdata og vedligeholdelse heraf. Ligeledes er der behov for udarbejdelse af ledelsesinformation, således at der kan ageres effektivt og rettidigt på manglende compliance og sikre fokus på kontinuerlige forbedringer. Kvantums indkøbsløsning sætter ligeledes krav til stamdata, indkøbskataloger, indkøbsprocessen og vedligehold af data.

I forbindelse med vedtagelsen af indkøbsprogrammet ved budgetforhandlingerne for 2017 er der besluttet en række målsætninger for indkøbsområdet:

1. 95 pct. af alle rekvisitioner skal foretages gennem indkøbssystemet
2. Der skal etableres et brugervenligt og elektronisk indkøbs- og bestillingssystem i Kvantum, der automatiserer indkøbsprocessen og sikre compliancen og reduceret transaktionsomkostninger
3. Samtlige indkøb skal kunne foretages i samme indkøbsportal
4. Indkøbsaftalerne skal være opdaterede og korrekte med konkurrencedygtige priser, og kommunens politisk besluttede krav skal overholdes
5. Aftaleindgåelse skal styrkes, således at der er fuldt dækkende aftaler for kommunens samlede indkøb
6. I forbindelse med udbud skal være et øget fokus på kvaliteten af de aftaler, der indgås

Løsning

Københavns Ejendomme & Indkøb (KEID) har identificeret syv bærende forudsætninger for styrings- og governancestruktur på indkøbsområdet.

1. Indkøbsområdet skal anses som fælles opgave i kommunen og ikke en centraliseret opgave i KEID

2. Kompetenceniveauet inden for indkøb skal løftes i KEID og i forvaltningerne

3. Alle forvaltninger skal have én indkøbskoordinator/chef, som kan træffe beslutninger på vegne af forvaltningen i overensstemmelse med governance-modellen

4. Beslutningerne skal være baseret på objektive fakta og på et oplyst grundlag for at sikre

   beslutningsgange

5. Stamdata skabes og vedligeholdes ét sted i KEID

6. Rapportering, opfølgning og compliancerapporter generes i KEID, men det er forvaltningernes ansvar at agere på manglende compliance

7. Digitale processer funderes centralt i KEID med entydigt ejerskab til leverandør og stamdata samt på sigt med en rekvirentsupport

Endvidere vil KEID løbende indsamle og sikre, at flere og flere aftaler bliver tilgængelige således, at der ved afslutning af 2017 vil være et mål om at alle køb sker igennem indkøbsportalen. Målsætningen vil specifikt blive udfoldet per forvaltning i takt med, at de hver især overgår til Kvantum. Dog er der mulighed for fritekstordrer på estimeret 10-20 pct. af indkøbet. Disse vil blive håndteret via indføring af rekvirentsupport i KEID.

Det noteres i øvrigt, at indkøb af tjenesteydelser og stående ordrer ofte vil blive håndteret ved en anden systemunderstøttet fremgangsmåde end indkøb via katalog i indkøbsløsningen.

I forlængelse af vedtagelsen af Indkøbsprogrammet ved budgetforhandlingerne for 2017, har KEID udarbejdet en fælles model for styring og governance af Indkøbsområdet som udgangspunkt for det fremtidige arbejde med indkøbsområdet i Københavns Kommune. Denne indstilling indeholder en overordnet beskrivelse af modellen, og den konkrete implementering af modellen vil blive aftalt og gennemført i Indkøbskredsen.

Modellen bygger på overstående forudsætninger og vil sikre en klar ansvarsfordeling og beslutningsstruktur på indkøbsområdet, hvilket er afgørende for at realisere de politisk besluttede målsætninger i forhold til besparelser og optimeringer på indkøbsområdet

Indholdet i modellen for henholdsvis governance og styring er beskrevet i bilag 1 og kort opsummeret herunder. Modellen har været drøftet i indkøbskoordinationsgruppen samt ved individuelle møder med alle forvaltningers økonomidirektører samt direktionen for ERP-systemet Kvantum i efteråret 2016. Modellen er endvidere blevet godkendt af Økonomikredsen d. 11. november 2016 og af 7-direktørkredsen d. 24. november 2016.

Styrings- og governancemodel

Indkøbskredsen, hvor alle forvaltninger er repræsenteret, vil være omdrejningspunkt for styrings- og governancemodellen. Indkøbskredsen ledes og sekretariatetsbetjenes af indkøbschefen. Beslutninger, der vurderes af indkøbskredsen at have strategisk betydning for indkøbsområdet, vil blive løftet til henholdsvis økonomikredsen og 7-direktørkredsen.

Ansvaret for stamdata og datavedligeholdelse placeres i KEID. Ligeledes placeres ansvaret for fælles aftaler (udbud) som udgangspunkt i KEID.

Ansvaret for forvaltningsaftaler (udbud og implementering) placeres hos forvaltningerne, som ligeledes er ansvarlige for at beslutte, hvilke medarbejdere i de respektive forvaltninger, der må foretage rekvisitioner.

Ansvaret for indkøbskategorier og strategien er herfor placeres hos indkøbskredsen.

Ansvaret for kontraktimplementering og styring vil være fælles for KEID og forvaltninger. KEID påtager sig ansvaret for at indsamle og kommunikere relevant information på tværs. Ligeledes vi KEID understøtte forvaltningerne med data og ledelsesinformation på indkøbsområdet, mens det vil være forvaltningernes ansvar at agere på denne information.

Overstående er opsummeret i nedenstående tabel og uddybet i bilag 1.

Tabel 1 Ansvarsfordeling

Københavns Ejendomme & Indkøb	Indkøbskredsen (fælles opgave)	Forvaltningerne Politikerbetjening
Drift af styrings- og governancemodel	Kategoristrategi	Forvaltningsaftaler
BI og rapportering	Udbudsplanlægning	Driftscontrolling
Kategoriprofiler	Fællesaftaler	Økonomisk controlling
Kategoriopfølgning	Aftaleimplementering
SKI-aftaler
Complianceopfølgning
Stamdata
Implementering af leverandørkatalog
Indkøbsportal
Indkøbssupport

Økonomi

Sagen har ikke økonomiske konsekvenser, da indkøbsprogrammet er finansieret via den godkendte business case ved budgetforhandlingerne 2017.

Videre proces

Ved ØU-godkendelse træder den nye styrings- og governancemodel for indkøbsområdet i kraft per 1. januar 2017.

 

Søren Tegen Pedersen / Simon Kaiser

 

Dagsordenspunkt 9: Ny styrings- og governancemodel for indkøbsområdet (2016-0417849)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. december 2016

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

 

Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Indstillingen er et skridt i den rette retning, men på den lange bane er det vigtigt at arbejde hen imod et mere entydigt ansvar for indkøbsområdet med fokus på de decentrale brugere og deres behov.”