Intern Revisions rapport om administration af beboermidler i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport "Administration af beboermidler" til efterretning

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2016, har Intern Revision foretaget en undersøgelse af administration af beboermidler på to kommunale institutioner i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF).

Intern Revisions gennemgang har ikke givet anledning til kritiske (kategori 1 markering) eller væsentlige bemærkninger (kategori 2 markering). Rapportens (Bilag 1) observationer er alle markeret som mindre væsentlige (kategori 3 markering), hvilket kun rapporteres til ledelsen som opmærksomhedspunkter. 

Undersøgelsen er gennemført med det formål at gennemgå og vurdere kommunens regelsæt for administration af beboermidler, samt at påse hvorvidt regelsættet er implementeret på institutionerne. Intern Revision har også stikprøvevis gennemgået udvalgte beboerregnskaber på institutioner med det formål at påse, hvorvidt kontrollerne har fungeret efter hensigten og har medvirket til at forebygge eller opdage tilsigtede samt utilsigtede fejl.  

Revisionen har givet anledning til følgende observationer:

1. I forhold til design af regler og retningslinjer er det Intern Revisions vurdering, at SUFs retningslinjer er udarbejdet i overensstemmelse med kommunens overordnede retningslinjer, og at regler og retningslinjer samlet set er designet hensigtsmæssigt og betryggende. Revisionen bemærker, at de nuværende regelsæt er midlertidige, da der arbejdes på implementering af en cashguard-løsning.
2. I forhold til implementering af regler og retningslinjer har Intern Revision på to udvalgte institutioner kunne konstatere, at disse var bekendt med regelsættet, og at dette var implementeret i de daglige rutiner. De to institutioner har anvendt egne administrationsaftaler, som i al væsentlighed indeholder de samme oplysninger som kommunens administrationsaftaler. Revisionen bemærker dog, at administrationsaftalerne ikke var påført underskrift af parterne.
3. Intern Revision har stikprøvevis indhentet dokumentation for transaktioners rigtighed i udvalgte beboerregnskaber. Gennemgangen gav ikke anledning til bemærkninger.

Løsning

I forhold til design af regler og retningslinjer, oplyser Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, at alle institutioner med håndtering af beboermidler vil være overgået til en cashguard-løsning inden udgangen af 2016. Herefter vil den praktiske håndtering blive indført i regelsættet for området.

I forhold til implementering af regler og retningslinjer, oplyser Sundheds- og Omsorgsforvaltningen at de, inden af udgangen af 2016, vil implementere kommunes skabelonerne til administrationsaftaler, således at disse benyttes når nye beboere tilkommer institutionerne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i gang med implementeringen af cashguard-løsningen og vil inden udgangen af 2016 være implementeret i alle institutioner.

Inden udgangen af 2016 vil forvaltningen have implementeret kommunens skabeloner til administrationsaftaler.

Søren Tegen Pedersen                                      / Mads Grønvall