Cirkulære for budgetopfølgning 2019

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret og forelægger det for Økonomiudvalget til godkendelse. Cirkulæret fastsætter regler og retningslinjer for budgetopfølgningen i Københavns Kommune med baggrund i bevillingsreglerne. I cirkulæret fremgår således retningslinjerne for de forskellige elementer af kommunens budgetopfølgning, herunder kvartalsprognoserne for årets forventede regnskab, sagerne om bevillingsmæssige ændringer, månedlig opfølgning samt anlægsoversigterne.

Den væsentligste ændring af budgetopfølgningscirkulæret fra 2018 til 2019 er, at det hidtidige krav om, at forvaltningerne og de decentrale enheder primo året skal periodisere deres budget, erstattes af et krav om, at forvaltningerne i stedet løbende skal periodisere deres reelt forventede forbrug. Ændringen hænger sammen med, at overgangen til det nye økonomisystem Kvantum gør det muligt at arbejde mere aktivt med periodisering af det forventede forbrug. Periodisering af det forventede forbrug synliggør i endnu højere grad forventede afvigelser fra budgettet, hvormed det danner bedre grundlag for korrigerende handlinger. Budgetopfølgningscirkulæret for 2019 indeholder herudover overordnet set samme regelsæt og samme processer som i 2018 med enkelte mindre justeringer.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at cirkulære for budgetopfølgning 2019 godkendes, jf. bilag 1.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret med henblik på Økonomiudvalgets godkendelse.

Cirkulærets formål er at sikre en standardiseret, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning i hele Københavns Kommune, som gør det muligt hurtigt at reagere og foretage korrigerende handlinger i forbindelse med budgetafvigelser.

Mere konkret indeholder cirkulæret retningslinjerne for de forskellige elementer i kommunens budgetopfølgning, herunder bl.a.:  

• Kvartalsprognoserne for årets forventede regnskab; hvor der på tværs af styringsområder følges op på forventede afvigelser mellem kommunens forventede korrigerede budget og forventede reelle forbrug.
• Sagerne om bevillingsmæssige ændringer; hvormed der kan ansøges om omplaceringer af midler mellem bevillinger og udvalg, hvilket kræver Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationens (BR) godkendelse.
• Månedlig opfølgning; som indeholder månedlig status på områder, hvor det forventede regnskab for året afviger med mere end 10 mio. kr. i forhold til korrigeret budget.
• Anlægsoversigten; hvormed der fire gange årligt følges op på anlægsudgifterne og foretages periodiseringer mellem årene.

Cirkulæret udarbejdes indenfor rammerne af såvel statslige regler og aftaler samt interne retningslinjer. Cirkulæret understøtter således, at såvel de statslige regler i budget- og regnskabssystem for kommuner som Københavns Kommunes egne bevillingsregler overholdes, ligesom cirkulæret skal understøtte, at kommunen bidrager til overholdelse af Aftale om kommunernes økonomi.

Løsning

I forbindelse med opdatering af budgetopfølgningscirkulæret fra 2018 til 2019 har cirkulæret været i høring hos forvaltningerne og Intern Revision, hvorefter cirkulæret er blevet godkendt af forvaltningerne i regi af Budget- og regnskabskredsen.

Cirkulæret inklusiv bilag, herunder tidsplan for de forskellige elementer i budgetopfølgningen, er vedlagt indstillingen.

Nedenfor gennemgås de væsentligste ændringer af cirkulæret fra 2018 til 2019. 

Krav om periodisering af forventet forbrug i stedet for periodisering af budget
Den væsentligste ændring af budgetopfølgningscirkulæret fra 2018 til 2019 indebærer, at et hidtidigt krav om, at forvaltningerne og deres decentrale enheder primo året skal periodisere deres budget på måneder, erstattes af et krav om løbende periodisering af det forventede forbrug på måneder i forbindelse med kvartalsprognoserne. Det understreges, at ændringen ikke ændrer ved kravet om, at forvaltningerne er rammestyrede og skal overholde deres tildelte budgetramme for året.

Overgangen til det nye økonomisystem Kvantum gør det muligt at arbejde mere aktivt med det forventede forbrug, som er sammensat af både de hidtil realiserede udgifter, de allerede kendte forestående udgifter (disponeringer, primært løn) samt de hertil lagte yderligere forventede udgifter (plantal). Periodisering af budgettet skal altid holde sig inden for det tildelte årsbudget, mens periodisering af forventet forbrug vil synliggøre afvigelser i forhold til årets budget. Forvaltningerne får dermed en øget styringsmæssig gevinst, idet det giver de centrale økonomikontorer i forvaltningerne bedre muligheder for at vurdere behov for korrigerende handlinger i de underliggende enheder.

Det periodiserede budget er hidtil blevet anvendt i forbindelse med de såkaldte kvartalsregnskaber, hvor forvaltningerne i forbindelse med prognoserne har fulgt op på det kvartalsvise forbrug i forhold til det periodiserede budget. I og med at kravet til periodiseringen ændres, erstattes forvaltningernes kvartalsregnskaber af, at Økonomiforvaltningen i forbindelse med kvartalsprognoserne i stedet udarbejder et samlet kvartalsregnskab for kommunen, som tager udgangspunkt i forvaltningernes realiserede forbrug og forventede forbrug for resten af året sammenholdt med, hvordan forbruget har fordelt sig indenfor de forudgående år.

Interne lån og fastsættelse af den interne rente
Herudover er der i cirkulæret tilføjet et afsnit om interne lån og fastsættelsen af renten på interne lån. Interne lån optages typisk i løbet af året eller i regnskabssituationen, hvis der er opstået merforbrug, som forvaltningerne ved hjælp af det interne lån dækker i de efterfølgende år. Renten på interne lån er hidtil blevet fastsat i forbindelse med indkaldelsescirkulæret i starten af året. Med tilføjelsen vil renten nu i stedet blive fastsat i forbindelse med budgetopfølgningscirkulæret, som Økonomiudvalget forelægges ultimo året. Herved vil renten for de lån, der som udgangspunkt vil træde i kraft i det efterfølgende år, blive fastsat ud fra et mere aktuelt skøn for det generelle renteniveau.

Den interne rente fastsættes på baggrund af Økonomi- og Indenrigsministeriets skøn for den 10-årige statsobligation i budgetåret tillagt 1 pct. Det nuværende skøn for 2019 er 1,0 pct., hvormed den interne rente fastsættes til 2,0 pct. med virkning fra 2019.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen, udsendes cirkulæret til forvaltningerne, ligesom det vil blive publiceret på Økonomiportalen.

Forvaltningerne er herefter ansvarlige for at følge cirkulærets retningslinjer i forbindelse med budgetopfølgningen, ligesom forvaltningerne er ansvarlige for, at ændringer i cirkulæret er kendt og bliver implementeret på de relevante niveauer i forvaltningerne.

Peter Stensgaard Mørch                        /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 5: Cirkulære for budgetopfølgning 2019 (2018-0241804)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. november 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.