Regnskabscirkulære 2018

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at regnskabscirkulære 2018 godkendes som Københavns Kommunes retningslinjer for aflæggelsen af regnskab 2018, jf. bilag 1.

Problemstilling

I denne sag fremlægges retningslinjer for afslutningen af kommunens regnskab for 2018, som er det første samlede regnskab, som Københavns Kommune aflægger i Kvantum.

Der var ved regnskabsafslutningen for 2017 en række udfordringer, idet 2017 var et usædvanligt år med særlige udfordringer på regnskabsområdet på grund af overgangen mellem to økonomisystemer. På baggrund heraf er der i 2018 et skærpet fokus på processerne i forbindelse med regnskabsafslutningen, heriblandt systemafstemninger og at kommunens balance er rigtig.

Processen for aflæggelsen af regnskab 2018 starter med Økonomiudvalgets godkendelse af regnskabscirkulæret og afsluttes ved Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet henholdsvis den 2. april 2019 og den 11. april 2019. Når regnskabet er godkendt af Borgerrepræsentationen, oversendes det til revisionen (Deloitte). Den endelige godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2018 inkl. revisionens bemærkninger forventes at ske den 10. oktober 2019.

Løsning

Formålet med regnskabscirkulæret er, at arbejdet med aflæggelsen af Københavns Kommunes regnskab sker efter gældende lovgivning og interne regler i Københavns Kommune.

Regnskabscirkulæret beskriver retningslinjerne for afslutningen af regnskabet for 2018, både de overordnede retningslinjer for aflæggelsen af kommunens regnskab samt hovedprocesser i forbindelse med registrerings- og rapporteringsfasen.

Kommunens regler for regnskabsaflæggelsen er uafhængige af systemet, hvorfor de grundlæggende regler og procedurer/processer ikke er ændret til regnskabet for 2018.

Der er ved regnskabet for 2018 særlig fokus på korrekt afstemning af fagsystemer op mod kommunens økonomisystem, samt afstemninger af balancekonti generelt.

Der er ligeledes ved regnskabet for 2018 fokus på periodisering, hvor kommunens regler er forenklet, hvilket indebærer, at indregning af udgifter som udgangspunkt alene kan ske, når der foreligger en faktura. Indregning af øvrige udgifter kræver særskilt aftale herom med Økonomiforvaltningen.

Regnskabscirkulæret har været i høring i forvaltningerne og Intern Revision og er godkendt i kredsen af økonomidirektører.

Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer skal Københavns Kommunes regnskab for 2018 overgives til revision (Deloitte) senest den 1. maj 2019. I nedenstående tabel 1 fremgår de vigtigste tidsfrister for regnskabsafslutningen for regnskab 2018.

Tabel 1 Vigtige tidsfrister for regnskabsafslutningen 2018

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Regnskabscirkulære 2018 udsendes til forvaltningerne og lægges på Økonomiportalen, hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen.