Godkendelse af regnskab 2017

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Revisionsudvalget noterer sig, at revisor i bemærkningerne 2 og 3 anfører, at processen og forløbet vedrørende regnskabsaflæggelsen generelt ikke har været tilfredsstillende, og at revisor ganske usædvanligt anfører, at revisionen af balancen har givet anledning til kritisable forhold. Revisor peger endvidere på, at disse 2 bemærkninger i lighed med Bemærkning nr. 11, som omhandler drift og vedligeholdelse af Kvantum, omhandler forhold, der kan medføre en forøget risiko for besvigelser.

Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget har øget fokus på at få disse bemærkninger håndteret i 2018.

Økonomiforvaltningen har iværksat en handleplan, der skal sikre en sikker drift i kommunens økonomiprocesser, samt at ansvaret i forbindelse med kommunens regnskabsprocesserne er tydeligt forankret i både Økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger. Koncernservice udarbejder inden regnskabet for 2018 forretningsgange for alle tværgående økonomiprocesser, således at ansvarsfordelingen er klart beskrevet og der sikres sikker drift i alle processer. Der er etableret et samarbejde med KMD for at sikre, at de identificerede kontrolsvagheder i systemet imødegås.

For at imødekomme revisionsbemærkningen vedrørende intern kontrol af balancekonti, har Koncernservice igangsat et arbejde, der skal sikre kvalitet i kommunens balanceafstemninger; dette indbefatter blandt andet udarbejdelse af regelsæt og styringsdokumenter for balancen og eventuelle systemtilpasninger til forretningsregler.

Vedrørende ”Revisionsbemærkning nr. 9 Indkøb, Manglende overholdelse af KK’s indkøbsaftaler på mindre indkøb/opgaver, herunder digitaliseret understøttelse af indkøb”, anbefaler Revisionsudvalget, at der fortsat er stort fokus på at få implementeret en komplet elektronisk indkøbsløsning i Kvantum, der sikrer en nem og effektiv bestillingsproces gennem et styret workflow og en aftaledækning, som skaber værdi for både Københavns Kommune og den enkelte indkøber.

Økonomiforvaltningen har igangsat et arbejde, der skal understøtte større compliance på indkøbsområdet. Alle forvaltninger arbejder aktivt med at skabe større compliance på området, herunder med kommunikation til de decentrale enheder og centralisering af indkøbsfunktionen. Københavns Ejendomme og Indkøb har udarbejdet en samlet handleplan, som understøtter forvaltningernes handleplaner.

Endvidere noterer Revisionsudvalget sig, at handleplanen vedrørende Bemærkning nr. 10, Kultur- og Fritidsforvaltningens arbejde med genopretning af tilskudsområdet i forhold til at sikre hjemmelsgrundlag samt en mere korrekt regnskabsføring vedrørende både indtægter og udgifter er igangsat. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om at påse og vurdere fremdrift og kvalitet i genopretningsarbejdet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har på baggrund af revisionens kritik igangsat et arbejde med kortlægning og risikovurdering af alle brugs- og driftsaftaler, samt en fuldstændig dokumentation og beskrivelse af forretningsgange for de respektive tilskudstyper med henblik på etablering af ledelsestilsyn.

Økonomiforvaltningen følger ved den løbende rapportering på revisionsbemærkningerne op på handleplanen i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Endeligt noterer Revisionsudvalget sig, at der på det sociale område er 5 nye bemærkninger (9 mod 4 i 2016). Særligt bemærkning nr. 18 "Min plan" som dækker mange sagsområder giver anledning til opmærksomhed, da "Min plan" er det centrale element i sagsbehandlingen og skal anvendes for alle borgere, der får en indsats i jobcenteret, og indeholder al information om den fremadrettede beskæftigelsesindsats. (…)

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev den 24. september 2018 forelagt forvaltningens forslag til kvalitetsforbedrende initiativer, som omfatter faglig ledelse, ledelsesinformation om publicering/fremsendelse af "Min Plan", kompetenceudvikling og gennemgang af arbejdsgange. Initiativerne vil indgå i forvaltningens endelige handleplan for forbedring af kvaliteten af "Min Plan".

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen arbejder målrettet med at løse de forhold, der danner grund for revisionens kritik. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen arbejder med at implementere de besluttede initiativer i forhold til "Min Plan", mens Socialforvaltningen laver sagsgennemgang og eventuel revurdering af relevante sager.

Økonomiforvaltningen følger ved den løbende rapportering på revisionsbemærkningerne op på handleplanen i Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Revisionsudvalget har ligeledes fokus på, hvordan forvaltningerne arbejder med at forebygge/undgå fremtidige revisionsbemærkninger. Derfor lægger Revisionsudvalget stadig stor vægt på, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende. (…)

Samlet set er det revisionens vurdering, at forvaltningerne fortsat har en positiv tilgang til arbejdet med implementering af et risikobaseret ledelsestilsyn, men arbejdet med design af procesbeskrivelser, interne kontroller og ledelsesinformation vil være en flerårig proces. Opfølgningen af de områder, der har været fokus på i forvaltningernes handleplaner for 2017, har vist, at de fleste forvaltninger har fået gennemført de planlagte aktiviteter, og kun enkelte forvaltninger er endnu ikke helt i mål med beskrivelse af delegation samt selvevaluering og prioritering af risikoområder.

Revisionsudvalget anbefaler, at der i forvaltningerne fortsat er stærk bevågenhed i forhold til arbejdet med ledelsestilsyn, og at de besluttede handleplaner for 2018 effektueres.

Økonomiforvaltningen har fortsat fokus på implementeringen af et betryggende ledelsestilsyn i hele kommunen. Det sker blandt andet med, at der laves en række forebyggende kontroller på de fælles administrative områder i Koncernservice.

Herudover arbejder alle forvaltninger med et ledelsestilsyn i forlængelse af forretningscirkulæret herfor.

Intern Revision følger løbende op på forvaltningernes ledelsestilsyn og rapporterer til økonomiudvalget i forbindelse med årsregnskabet.